Was ist Projektportfoliomanagement?
Projektportfoliomanagement (PPM) bezieht sich auf die konsolidierte Planung, Nachverfolgung und Verwaltung von Prozessen, Projekten und Technologien, um Projektmanagern zu helfen, bestehende und vorgeschlagene Projekte auf der Grundlage spezifischer Details zu kontrollieren und zu bewerten.
Mit PPM wollen Unternehmen ihre strategischen Ziele und Zielvorgaben erreichen und dabei Faktoren wie Marktbedingungen, Wettbewerber, Kundenwünsche und -bedürfnisse sowie behördliche Anforderungen berücksichtigen.
PPM zielt außerdem darauf ab, ein Informationsportal zu schaffen, das alle projektorientierten Ziele und Initiativen umfasst. Dies hilft Teammitgliedern und wichtigen Beteiligten, alle wichtigen Projekt-, Organisations- und Leistungsdaten leicht einzusehen, um beurteilen zu können, welche Projekte dem Unternehmen dienlich und welche ihm hinderlich sind.
Das PPM hat folgende weitere Ziele:
- Bereitstellung ausreichender Informationen, damit wichtige Beteiligte die besten und fundiertesten Geschäftsentscheidungen über Projekte, Prioritäten und Ressourcen treffen können.
- Aufrechterhaltung der Transparenz aller wichtigen Projektinformationen in der gesamten Organisation sowohl auf allgemeiner als auch auf detaillierter Ebene
- Implementierung einer Möglichkeit der Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten, damit Sie bei der Abstimmung von Projekten auf die Unternehmensziele einen präzisen Konsens erzielen
Während sich das allgemeine Projektmanagement auf je ein bestimmtes Projekt konzentriert, etabliert PPM einen Prozess, bei dem Unternehmen gemeinsam zusammenarbeiten, sich einigen und auf bestimmte Programme reagieren können, die die allgemeinen Geschäftsziele unterstützen.
Portfolio-Management-Prozess im Projektmanagement
Teams verwenden PPM im Projektmanagement, um Prozesse zu erschaffen und zu pflegen, die alle Projekte kontinuierlich im Zusammenhang mit den allgemeinen Geschäftszielen und strategischen Zielen berücksichtigen. Das hilft dabei, Projekte zu priorisieren und zu validieren, sobald sie entstehen.
Dieser Prozess hilft Unternehmen auch, Projekte angemessen zu finanzieren und mit Ressourcen auszustatten.
Projektportfoliomanagement-Phasen
Der PPM-Prozess zielt darauf ab, bestimmte Phasen festzulegen, in denen Teammitglieder über verschiedene Projektmeilensteine benachrichtigt werden, zum Beispiel wenn Sie Ressourcenschwellen erreichen, Projektkonflikte auftreten oder Budgets überschritten werden.
Die Phasen des PPM-Prozesses helfen, ein strategisches Bindeglied zwischen der gesamtwirtschaftlichen Strategie, der Projektauswahl und der Projektdurchführung zu schaffen.
Aligning-Prozessgruppe (Phasen 1 bis 7) des PPM-Prozesses
Die erste Phasengruppe im PPM-Prozess ist die Aligning-Prozessgruppe, die sich um alle vorbereitenden Arbeiten dreht, die ein Team vor der Genehmigung oder dem Start eines Projekts erledigen muss.
- Identifizierung: Dokumentieren Sie alle laufenden und neuen Prozesse und Projekte, die mit PPM verwaltet werden sollten.
- Kategorisierung: Sortieren Sie diese Prozesse und Projekte in geeignete Geschäftsgruppen oder Einheiten.
- Bewertung: Bewerten Sie jeden Prozess oder jedes Projekt, um seinen Geschäftswert zu bestimmen. Die Bewertung sollte datengestützt sein, kann aber sowohl auf qualitative als auch auf quantitative Variablen angewendet werden.
- Auswahl: Wählen Sie die wertvollsten und effektivsten Prozesse oder Projekte aus der Bewertungsphase aus und erstellen Sie eine umfassende Liste.
- Priorisierung: Ordnen Sie jeden Prozess oder jedes Projekt nach bestimmten strategischen Kategorien wie Risiko und Rendite, Kosteneinsparungen, Innovation, Wettbewerbsvorteil usw. Am häufigsten bestimmen Unternehmen den Rang anhand eines Bewertungsmodells, einer Form der Analyse, bei der Entscheidungsträger das Projekt anhand einer Reihe von Fragen bewerten, durch die sich überlegene Projekte auszeichnen (in der Regel auf einer Skala von 1–5 oder 0–10). Dieser Wert dient als Indikator für den Wert des Projekts für das Unternehmen, umfasst aber auch die Strategie, die Hebelwirkung und andere Faktoren als finanzielle Kennzahlen.
- Portfolio-Balancing: Organisieren Sie Projekte nach ihrem Wert und erstellen Sie einen vernünftigen Business-Plan basierend auf ihrer Priorisierung.
- Autorisierung: Kommunizieren Sie die Priorisierung und Strategie, die Sie in den vorherigen Schritten ermittelt haben, holen Sie die erforderliche Zustimmung zu Budget und Zeitplänen ein und weisen Sie Ressourcen entsprechend zu.
Vorteile der Aligning-Prozessgruppe des PPM-Prozesses
Der Hauptvorteil der Aligning-Prozessgruppe besteht darin, dass sie Unternehmen ermöglicht, alle Projekte und Prozesse zu bewerten und dann nur die auszuwählen, die dem Unternehmen den größten Wert bieten und am besten mit den allgemeinen Geschäftszielen im Einklang stehen.
Herausforderungen der Aligning-Prozessgruppe des PPM-Prozesses
Die Aligning-Prozessgruppe kann schwierig zu navigieren sein, da sie Unternehmen vor die Herausforderung stellt, alle aktuellen Projekte und Prozesse aufzulisten und sie dann auf Grundlage ihres ROI und der Ausrichtung auf die Geschäftsziele zu bewerten, was schwierig sein kann.
Monitoring-Prozessgruppe (Phasen 8 bis 9) des PPM-Prozesses
Die nächste Phase des PPM-Prozesses ist die Monitoring-Prozessgruppe, bei der es um die Analyse, Berichterstattung und Überprüfung eines Projekts geht. In dieser Phase überprüfen PPM-Teams alle Projekte und die zugehörigen Prozesse und ändern sie bei Bedarf.
- Regelmäßige Portfolio-Überprüfung und -Berichterstellung: Erfassen und analysieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) im Hinblick auf Ihre Geschäftsziele. Überprüfen Sie diese KPIs in regelmäßigen Abständen, um die internen Prozesse ständig zu verbessern.
- Strategische Änderungen: Analysieren Sie Ihre strategischen Prozesse nach Bedarf eingehender, basierend auf der Überprüfung im vorherigen Schritt, und nehmen Sie die Feinabstimmung vor.
Vorteile der Monitoring-Prozessgruppe des PPM-Prozesses
Der wesentliche Vorteil der Monitoring-Prozessgruppe besteht darin, dass sie bestimmte Schritte bei der Analyse und Überprüfung aller Projekte anhand von vorbestimmten KPIs in Bezug auf die Geschäftsziele bietet. So können Unternehmen ihre Projekte und Prozesse konsequent verbessern.
Herausforderungen der Monitoring-Prozessgruppe des PPM-Prozesses
Die Monitoring-Prozessgruppe kann sich schwierig gestalten, da Unternehmen die Projekte und Prozesse anhand bestimmter KPIs bewerten müssen, die strategisch aktualisiert werden müssen, je nachdem, was funktioniert und was nicht.
Komponentenprozess (Phase 10) des PPM-Prozesses
Die letzte Phase des PPM-Prozesses ist der Komponentenprozess, in dem Sie die Leistung der Komponenten analysieren, die am gesamten PPM-Prozess beteiligt sind.
Komponentenausführung und Berichterstattung: Analysieren Sie die Leistung jeder Komponente und bestimmen Sie den relativen Erfolg jeder Komponente, um Feedback zu den Stärken Ihres PPM-Prozesses als Ganzes zu erhalten.
Vorteile des Komponentenprozesses des PPM-Prozesses
Die Komponentenprozessgruppe bietet den Vorteil, die erfolgreichen Komponenten zu bestimmen, und bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren gesamten PPM-Prozess zu stärken.
Herausforderungen des Komponentenprozesses des PPM-Prozesses
Die primäre Herausforderung des Komponentenprozesses ist die tatsächliche Analyse jeder Komponente, wobei es schwierig sein kann, jede einzelne Komponente zu betrachten und sie nach ihrem Erfolg zu beurteilen.
Was ist der Projektportfoliomanagement-Prozess?
Der Prozess des Projektportfoliomanagements ist ein kontinuierlicher Prozess, obwohl er nach einer bestimmten Reihe von Phasen erfolgt, die jedes Projekt oder jede Reihe von Projekten angemessen bewertet.
Im Folgenden finden Sie den PPM-Prozess, der von der Identifizierung über die Ausführung bis hin zum Reporting beschrieben wird:
So definieren Sie einen Projektportfoliomanagement-Prozess
Der PPM-Prozess umfasst einen kontinuierlichen Prozess der Identifizierung, Auswahl, Planung, Nachverfolgung und Verwaltung von Projekten, die den maximalen Geschäftswert und den maximalen ROI liefern und mit den strategischen Zielen im Einklang stehen.
PPM ist ein dynamischer Entscheidungsprozess, der die beste Nutzung von Ressourcen definiert und angemessene und realistische Zeitpläne und Budgets für Projekte festlegt, die mit den allgemeinen Geschäftszielen im Einklang stehen.
Schritte des Projektportfoliomanagement-Prozesses
Die Schritte im PPM-Prozess sind die gleichen wie die Phasen, die aus drei Kerngruppen (Aligning, Monitoring und Komponenten) bestehen, wie oben näher beschrieben.
Vorlage für den Projektportfoliomanagement-Prozess
Verwenden Sie diese Vorlage, um einen zusammenhängenden Prozess für die PPM-Komponenten zu erstellen. Beginnen Sie damit, alle Ihre Projekte zu identifizieren und aufzulisten und enden Sie mit einer vollständigen Analyse Ihrer Komponenten. Diese Vorlage bietet einen Rahmen für einen PPM-Prozess, den Sie unternehmensweit implementieren können.
Vorlage für den Projektportfoliomanagement-Prozess herunterladen
In diesem Artikel finden Sie weitere PPM-bezogene Vorlagen, darunter Vorlagen, die auf den PPM-Prozess ausgerichtet sind.
Ablauf des Projektportfoliomanagement-Prozesses
Der PPM-Prozess ist ein lebendiger, agiler Ablauf, der die oben beschriebenen Phasen umfasst, in denen Sie jedes Projekt und Programm genau anhand der allgemeinen Geschäftsziele bewerten.
Beispielhafter Projektportfoliomanagement-Prozess für Unternehmen
Ein PPM-Prozess auf Unternehmensebene muss besonders darauf achten, Projekte und Programme mit den Zielen und strategischen Zielen des gesamten Unternehmens in Einklang zu bringen, was in einem Großunternehmen durchaus schwierig werden kann.
Hier ein Beispiel für einen PPM-Prozess für Unternehmen, der es Ihnen ermöglicht, alle Projekte innerhalb des Unternehmens zu erfassen, sie anhand bestimmter Kriterien zu bewerten und sie während ihres gesamten Lebenszyklus zu priorisieren, mit Ressourcen auszustatten und zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen.
Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über PPM speziell für Unternehmen zu erfahren.
Best Practices für den Projektportfoliomanagement-Prozess
Um den effektivsten PPM-Prozess in Ihrem Unternehmen zu erstellen und zu implementieren, identifizieren Sie zunächst Ihre kurz- und langfristigen Geschäftsziele.
Dies hilft Ihnen und dem Rest Ihres Unternehmens, einen spezifischen Handlungsplan zu entwickeln, mit dem Sie vorankommen können, basierend darauf, wie sie mit Ihrer strategischen Vision im Einklang stehen.
Zu den weiteren bewährten Vorgehensweisen, die Sie bei der Entwicklung Ihres PPM-Prozesses verwenden sollten, gehören die folgenden:
- Einrichtung eines Projektbüros (PMO): Ein PMO ist eine bestimmte Geschäftseinheit, die den gesamten PPM-Prozess überwachen und Projekt- und Programmaktivitäten unternehmensweit koordinieren soll, um sicherzustellen, dass die Projekte mit der Geschäftsstrategie des Unternehmens im Einklang stehen.
- Spezifische Projektbewertungskriterien erstellen: Diese Kriterien helfen der Organisation, Projekte effektiv zu überprüfen, zu bewerten und zu priorisieren, sodass Sie leicht feststellen können, welche Projekte fortgesetzt werden können und welche Projekte zurückgestellt werden sollen. Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen:
- Wie bringt das Projekt die Geschäftsziele voran?
- Was sind die erwarteten Ergebnisse des Projekts?
- Gibt es bereits ein weiteres Projekt, das ähnliche Ergebnisse erzielen kann?
- Was ist das Risiko-Rendite-Profil des Projekts?
- Welche Ressourcen benötigen Sie für das Projekt und haben Sie die Bandbreite und die Finanzen, um sie zu beschaffen?
- Entwickeln Sie eine Risikomanagementstrategie: Schaffen Sie die Möglichkeit, die potenziellen und inhärenten Risiken eines Projekts zu bewerten, sowie die Möglichkeit, Risikobewertungen während des gesamten Projektverlaufs durchzuführen.
- Recherche und Implementierung einer PPM-Lösung oder eines Tools: Ein PPM-Tool kann dazu beitragen, die Transparenz des PPM-Prozesses zu erhöhen, sodass alle Beteiligten und Teammitglieder sehen können, wie Projekte den Prozess von Anfang bis Ende durchlaufen.
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