Was ist Enterprise-Projektportfoliomanagement?
Beim Enterprise-Projektportfoliomanagement (Enterprise Project Portfolio Management, EPPM) wird eine übergeordnete Unternehmensstrategie in kleinere Initiativen unterteilt, um die auf taktischer Ebene zu erledigende Arbeit zu verstehen.
Effektives EPPM verbessert die Abstimmung zwischen den Projekten, Programmen, Portfolios und der gesamten Geschäftsstrategie eines Unternehmens. Unternehmen, die EPPM erfolgreich implementieren, sind auf Unternehmensstrategieebene synchron und erzielen langfristig erfolgreichere Projekte.
EPPM wird oft von einem Enterprise Portfolio Management Office (EPMO) geleitet, das hilft, die Governance dieser spezifischen Programme und Projekte sowohl festzulegen als auch zu überwachen. Ein EPMO integriert und skaliert die Prioritäten, die Strategen auf Unternehmensebene entwickelt haben, um sicherzustellen, dass Teams Ressourcen effektiv zuweisen und ihre Ziele erreichen.
Wie profitieren Unternehmen vom Enterprise-Projektportfoliomanagement?
EPPM bietet Unternehmen einen Überblick über aktive Arbeiten. Diese Erkenntnisse stellen sicher, dass alle laufenden Arbeiten mit den Strategien und Zielen eines Unternehmens verknüpft sind.
Darüber hinaus ermöglicht EPPM Unternehmen, die Durchführung von Projekten und Programmen besser zu verwalten und wichtige Erkenntnisse zu gewinnen, wie zum Beispiel, ob sich ein Projekt auf ein strategisches Ziel auswirkt, welche Geschäftsbereiche an denselben oder ähnlichen Projekten arbeiten, die für jedes Projekt zugewiesenen Ressourcen und die prognostizierten Projekt- und Programmkosten.
Mit EPPM kann sich jeder Bereich eines Unternehmens auf die größeren Unternehmensziele ausrichten und zusammenarbeiten, um Redundanzen zu vermeiden und den ROI zu maximieren.
Um ein effektives EPPM zu erreichen, müssen Unternehmen das EPMO nutzen, das idealerweise die folgenden Punkte in Angriff nehmen sollte:
- Zu finanzierende Projekte
- Projekte, die abgesagt oder verschoben werden sollen
- Projekte mit unzureichender Leistung oder Projekte, die ein Eingreifen von außen erfordern
- Erkenntnisse im Hinblick darauf, wie sich das Projektrisiko minimieren und wie sich Compliance-Management und Überwachung verbessern lassen
- Gewinnung, Bindung und Motivation aller Mitarbeiter und Teammitglieder
- Produkt- und Projektkosten sowie die Möglichkeiten, wie sie die Gewinnmargen verbessern oder beeinträchtigen können
- Die geschäftskritischsten Projekte für das kommende Quartal und Jahr
Warum benötigen Unternehmen ein Enterprise Portfolio Management Office?
Unternehmen benötigen ein Enterprise Portfolio Management Office (EPMO), um Projekte im Hinblick auf die größeren Geschäftsziele zu bewerten und zu priorisieren. Diese Analyse hilft ihnen, Ressourcen und Budgets besser zuzuweisen.
Jason Kinder ist Director of Marketing bei Pinnacle Management Systems. „Unternehmen müssen in der Lage sein, sich schnell anzupassen und schnell zu reagieren, was die Notwendigkeit mit sich bringt, traditionell getrennte Systeme aus einer einheitlichen Unternehmensperspektive zu betrachten“, sagt er.
Die Rolle des Enterprise Portfolio Management Office
Ein Enterprise Portfolio Management Office hilft auch, die folgenden Probleme zu lösen:
- Teamübergreifende Redundanzen
- Mangelnde Transparenz in Bezug auf die geleistete Arbeit und deren Übereinstimmung mit den übergeordneten strategischen Zielen
- Projektverzögerungen und verpasste Fristen
- Engpässe bei der Ressourcenbeschaffung
- Unnötige Ausgaben und verpasster ROI
Wie unterscheidet sich Enterprise-PPM von traditionellem PPM?
Während sich das traditionelle Projektportfoliomanagement auf die Durchführung von Projekten auf Geschäftsbereichsebene konzentriert, umfasst Enterprise PPM alle Projekte, Programme und Portfolios, die mit den strategischen Zielen des Unternehmens im Einklang stehen.
Laut Keith Gillette, Gründer und CEO von TaskTrain, „integriert EPPM PPM in der Regel in den gesamten betrieblichen Kontext des Unternehmens als integrierte Geschäftsmanagementlösung … Das Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement eines Unternehmens integriert diese projektorientierten Praktiken und Systeme in die laufenden Produktions- und unterstützenden Geschäftsprozesse der Organisation in Übereinstimmung mit den strategischen Zielen, um ein einheitliches Unternehmensmanagementsystem zu schaffen.“
Margaret Meloni, President von Meloni Coaching Solutions, Inc., sagt: „Wenn ich an EPPM denke, denke ich an das beste, effizienteste und erfolgreichste PMO auf Steroiden – aber im positiven Sinne. Mit ‚auf Steroiden‘ meine ich, dass es groß und stark und in der Lage ist, das Unternehmen durch erfolgreiche Projektausführung zum Erfolg zu bringen.“
Ziele des Enterprise-Projektportfoliomanagements
Das Hauptziel von EPPM ist es, eine 360-Grad-Übersicht über alle Projekte, Programme, Portfolios und gemeinsamen Bemühungen einer Organisation zu bieten. Dieser Überblick ist entscheidend, um ein Unternehmen reibungslos zu führen und sich effektiv an Veränderungen anzupassen.
Laut einer Studie von CB Insights brauchen 60 Prozent der Unternehmen mehr als ein Jahr, um ein neues Produkt auf den Markt zu bringen. Dies allein ist ein Grund, warum sich Unternehmen auf PPM stützen, um alle Komponenten ihrer Programme zusammenzuführen und sicherzustellen, dass die Pläne reibungslos, effizient und schnell durchgeführt werden.
EPPM sollte auch alle Komponenten eines Projekts oder Programms zusammenführen, z. B. Finanzbuchhaltung, Lieferkettenmanagement und CRM.
Vorteile des Enterprise-Projektportfoliomanagements
EPPM bietet viele Vorteile, darunter eine bessere Abstimmung zwischen einem einmaligen Projekt und größeren Geschäftszielen, weniger Redundanzen und weniger Arbeitsunterbrechungen.
Zu den weiteren Vorteilen gehören:
- Bessere Mittel- und Budgetzuweisung
- Verbesserte Vorhersehbarkeit in Bezug auf Projektrahmen und -ansätze
- Weniger reaktionäre Entscheidungen
- Bessere Projektpriorisierung
- Verbessertes Projekt-ROI-Tracking
Gillette betont diese Vorteile. „EPPM verspricht Unternehmen die Fähigkeit, operative Exzellenz zu erreichen und sich gleichzeitig an sich schnell ändernde Marktbedingungen anzupassen“, sagt er.
Ähnlich steht Kinder zu EPPM: „Management nach dem Ausnahmeprinzip ist etwas, wofür ich mich immer eingesetzt habe. Ein EPPM-System weist auf Probleme hin, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und verhindert, dass diese Probleme in der Masse untergehen.“
Projektportfoliomanagement-Prozess im Unternehmen einrichten
Der Aufbau eines effektiven Projektportfoliomanagement-Prozesses für Unternehmen kann einfach und nahtlos erfolgen, wenn Sie eine Vorlage verwenden. Um Ihren eigenen Prozess zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus.
- Projektbestandsverzeichnis erstellen: Beginnen Sie damit, alle Projekte, Programme und Portfolios im gesamten Unternehmen zu ermitteln, einschließlich wichtiger Informationen und Projektdetails. Organisieren Sie dann die Projekte nach Priorität und Abstimmung mit den strategischen Zielen der Organisation. Hier kann ein PMO eine wertvolle Rolle spielen, wenn es darum geht herauszufinden, welche Projekte fortgeführt werden können.
- Kritische Fragen besprechen: Stellen Sie sich bei der Erstellung Ihres Projektbestandsverzeichnisses folgende Fragen:
- Was sind die geschäftskritischsten Projekte, die im Laufe des nächsten Jahres abgeschlossen werden müssen?
- Welche Projekte sollten wir finanzieren?
- Welche Projekte sind mit dem höchsten Risiko verbunden und wie können wir diese Risiken mindern?
- Welche bestehenden Projekte bleiben hinter den Erwartungen zurück?
- Wie können wir das Projektmonitoring im Hinblick auf Risiko und Compliance verbessern?
- Wie können wir unsere Mitarbeiter effektiv gewinnen, halten und zu Höchstleistungen motivieren?
- Wie können wir die Projektkosten besser verwalten und die Margen verbessern?
- Entwickeln Sie Ihr EPMO: Wenn Sie die Projekte und Programme und ihre relevanten Prioritäten durcharbeiten, beginnen Sie damit, Ihr EPMO zu integrieren und es richtig innerhalb des Unternehmens zu positionieren (dies geschieht in der Regel überall dort, wo strategische Planung stattfindet).
- Projekte aufeinander abstimmen: Nachdem Sie jetzt eine Vorstellung von den Projekten haben, die Sie voranbringen möchten, richten Sie diese auf die Gesamtstrategie und die Ziele des Unternehmens aus, damit Sie bewerten können, wie Sie sie budgetieren und planen sollen.
- Ernennen eines Implementierungsteams: Dieses Team sollte aus wichtigen Beteiligten, Portfolio-, Programm- und Projektmanagern und den Teammitgliedern bestehen, die die neuen Systeme, die an Ihrem EPPM beteiligt sind, unterstützen.
- Starten Sie Ihr EPPM: Implementieren Sie Ihr neu entwickeltes EPPM mit einer zentralen EPM-Plattform, über die der Fortschritt aller Projekte, die Erfolgsmesszahlen, interne und externe Projektressourcen, strategische Ziele und andere wichtige Details nachverfolgt werden.
- Umsetzung und Compliance überwachen: Ihr EPPM-System sollte den Projektstatus und den Fortschritt regelmäßig überwachen, damit Sie die Beteiligten kontinuierlich auf dem Laufenden halten können. Darüber hinaus sollte Ihr System eine angemessene Projekt-Governance für die Rechenschaftspflicht und die Abstimmung zwischen Projektteams und dem Unternehmen sicherstellen.
- Gewinnen Sie umsetzbare Geschäftseinblicke: Ihr EPPM-System sollte in der Lage sein, rollenbasierte Einblicke zu gewähren, sodass Sie jederzeit Informationen über die Verantwortlichkeiten der einzelnen Rollen und den Stand der Teammitglieder im Hinblick auf den Gesamtprojektfortschritt haben.
Wie Kinder sagt: „Unterschiedliche Funktionen erfordern unterschiedliche Daten. Stellen Sie sicher, dass Dashboards rollenspezifisch sind und die richtigen Daten für den Benutzer liefern, um fundierte Entscheidungen zu treffen.“ - Muster der Rückverfolgbarkeit einrichten: Um Ihr EPPM so effektiv wie möglich zu gestalten, müssen Sie in der Lage sein, das „Wer“, „Was“ und „Wann“ für jedes Projekt und Programm nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass alle Aktionen mit den wichtigsten Zielen im Einklang stehen. So wird gewährleistet, dass jeder Beteiligte Zugriff auf die richtigen Informationen hat und keine Zeit damit verschwenden muss, nach den richtigen Daten zu suchen, um Geschäftsentscheidungen zu treffen.
- Ein Dokument für die gewonnenen Erkenntnisse erstellen: Dieses Dokument sollte die aus jedem Projekt gewonnenen Erkenntnisse enthalten und als Post-mortem-Referenz dienen. Auf diese Weise können Sie Maßnahmen wiederholen, die gut gelaufen sind, und Fehler vermeiden, die zu Projektverzögerungen geführt haben. Dieses Dokument sollte für alle Bereiche Ihres Unternehmens leicht zugänglich sein.
Lebenszyklus des Enterprise-Projektportfolios
Der Lebenszyklus des Enterprise-Projektportfolios umfasst drei Hauptkomponenten: Entscheidungsfindung in der Anfangsphase, Investitions- und Budgetverwaltung und Planung der Ausstiegsstrategie.
- Entscheidungsfindung in der Anfangsphase: Dieser Teil des Lebenszyklus wird auch als Greenlighting oder Einholung der Zustimmung von Beteiligten und Unternehmen bezeichnet und befasst sich mit den Erfolgsmetriken, die verwendet werden, um jedes Projekt nachzuverfolgen und zu bewerten. Dokumentieren Sie alle Änderungen, die an diesen anfänglichen Entscheidungen vorgenommen wurden, in einem Änderungsprotokoll.
- Investitions- und Budgetverwaltung: Sobald Ihr EPPM im Gange ist, sollten Sie die geplanten und tatsächlichen Ausgaben ständig im Blick behalten, um ein genaues Bild des Budgets zu haben. Dies hilft Ihnen und anderen wichtigen Beteiligten auch, zu entscheiden, ob Sie Projekte einstellen oder eine Geschäftsstrategie überdenken sollten.
- Ausstiegsstrategieplanung: Dieser Teil des Lebenszyklus, im Englischen auch als Sunsetting oder Retirement Planning bezeichnet, sollte Ihnen helfen, eine Ausstiegsstrategie für ein Projekt oder Programm zu erstellen, wenn dies erforderlich ist.
Tipps für die Umsetzung von EPPM
Zu den hilfreichsten Tipps von PPM-Experten für Unternehmen gehören die Priorisierung von Projektrisiken und die Identifizierung von Abhilfemaßnahmen. Wenn möglich, sollten Sie Projekte einstellen, die nicht mehr mit den Strategien des Unternehmens übereinstimmen, und Mikromanagement vermeiden.
Weitere Tipps zum Enterprise-Projektportfoliomanagement:
- Geben Sie den Teammitgliedern die Autonomie und Flexibilität, ihre Arbeit auf der Grundlage des EPPM zu erledigen, indem Sie das Zeit- und Aufgabenmanagement vereinfachen.
- Priorisieren Sie die Datenerfassung in Echtzeit, damit Sie schneller Geschäftsentscheidungen treffen und Projektanforderungen und Fristen besser einhalten können.
- Verwenden Sie automatisierte EPPM-Tools und -Software, um Ihre Prozesse zu vereinfachen und alle Beteiligten mit Echtzeit-Reporting auf dem Laufenden zu halten.
- Gewinnen Sie die Zustimmung der Beteiligten so schnell wie möglich.
„EPPM ist ein Toolset auf Unternehmensebene, das Führungskräften bei der strategischen Entscheidungsfindung dient“, sagt Gillette. „Daher ist es von entscheidender Bedeutung, die Zustimmung der Top-Führungskräfte für die Implementierung einzuholen.“
Meloni äußert sich in Bezug auf Zustimmung und Implementierung sehr ähnlich: „Die Umsetzung beginnt schon in den Herzen und Köpfen Ihrer Mitarbeiter. Es gibt keinen Platz für negative Politik und Machtergreifung. Es muss einen Geist der Zusammenarbeit und des Vertrauens geben. Jeder muss verstehen, dass der berufliche Aufstieg aus der Unterstützung des Systems heraus realisiert wird, nicht aus dem Umgehen des Systems.“
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Messzahlen des Enterprise-Projektportfolios
Der Erfolg eines EPPM kann mithilfe einer Vielzahl von Messzahlen gemessen werden, darunter Finanzkennzahlen (z. B. ROI) sowie qualitativere Kennzahlen wie die Mitarbeiterzufriedenheit.
Sie können die Strategie und den Erfolg Ihres EPPM auch anhand ausgewogener Wertungslistenkriterien identifizieren und messen. Darüber hinaus können Sie den spezifischen Erfolg messen, indem Sie die Messzahlen nach Funktion aufschlüsseln. Zum Beispiel kann ein Projektmanager den Erfolg anhand der Kosten und der Tage bis zur Fertigstellung eines Projekts bewerten, während ein Buchhaltungsleiter den Erfolg anhand seiner offenen Verbindlichkeiten, seiner offenen Forderungen und der Anzahl der Rechnungen messen könnte.
Gillette sagt: „Die besten Maßnahmen für den Erfolg der EPPM-Implementierung sind diejenigen, die das Unternehmen bereits verwendet, um sich selbst zu beurteilen: Haben sich die wichtigsten Leistungskennzahlen aus dem bestehenden Leistungsmessungssystem eines Unternehmens ein Jahr nach der Implementierung verbessert? Sind Gewinn, Umsatz oder Marktanteil gestiegen, sodass sich eine Investitionsrendite für die Kosten der EPPM-Implementierung ergibt?“
Kinder hingegen sagt, dass die Benutzerakzeptanz seine wichtigste Kennzahl ist. „Das EPPM-System ist erfolgreich, wenn ich unser Ziel zur Steigerung der Benutzeranzahl übertreffe. Das sagt mir, dass das System nützlich ist und ihnen die richtigen Daten liefert, um fundierte Entscheidungen zu treffen.“
Meloni hat ähnliche Gedanken. „Es gibt zwar einige Umfangs-, Termin-, Budget-, Qualitäts- und Änderungsmesszahlen, die weit verbreitet sind, aber die richtigen Messzahlen sind die, die den Grund für die Einführung von EPPM unterstützen. Hier geht es darum, zu messen, was für Ihr Unternehmen wichtig ist“, sagt sie.
Herausforderungen des Enterprise-Projektportfoliomanagements
Zu den wichtigsten Herausforderungen des Enterprise-PPM gehören die komplexe Governance über einzelne Projekte und Programme sowie die Entwicklung eines strategischen, gut durchdachten und gut dokumentierten Umsetzungsplans.
Zu den weiteren Herausforderungen des Enterprise-PPM gehören:
- Strenges Finanzmanagement: Wenn es darum geht, die mit Ihren Projekten und Programmen verbundenen Finanzen zu autorisieren, zu erfassen und zu melden, sind Fehler unzulässig. Um den ROI zu steigern und Ineffizienzen zu beseitigen, muss ein Unternehmen strikte Finanzkontrollen und Compliance umsetzen.
- Fehlende spezifische Managementfähigkeiten: Bei der Implementierung eines EPPM müssen Sie die Fähigkeiten des Projektteams berücksichtigen und bei Bedarf Training durchführen.
- Wahl der EPPM-Tools: Wie Kinder sagt: „Investieren Sie die nötige Zeit im Voraus für die Definition von Anforderungen und die Bewertung von Tools. Ich habe es immer wieder gesehen: Die Entscheidung für den Kauf eines Tools wurde ohne gründliche Bewertung getroffen und innerhalb von ein oder zwei Jahren wurde nach einem Ersatz gesucht.“
- Übermaß an KPI: Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viele KPIs zu überwachen und auszuführen haben. Kinder empfiehlt: „Vier bis sechs KPIs pro Dashboard und dann können Sie beginnen, sich mit der Wurzel des Problems zu befassen. Überfordern Sie die Menschen nicht mit Dutzenden von KPIs, denn nicht jede Messzahl ist entscheidend.“
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