Implementierungsprozess für das Projektportfoliomanagement
Der Implementierungsprozess des Projektportfoliomanagements (PPM) ist ein organisatorisches Unterfangen. Das Unternehmen erstellt einen Aktionsplan und einen Rahmen für die Governance und standardisiert dann die neuen Praktiken anhand dieser Elemente. Voraussetzung für die erfolgreiche Implementierung von PPM ist, dass Sie den Wandel auf allen Ebenen vorantreiben.
„Auf operativer Ebene konzentrieren sich die meisten Unternehmen auf die Projektauswahl, -Governance und -aufsicht. Bei der Projektauswahl werden Projektanforderungen oder -vorschläge überprüft, um dann zu entscheiden, welche Projekte auf der Grundlage der strategischen Ausrichtung, der Investitionsrendite oder anderer unternehmensspezifischer Faktoren verfolgt werden sollen. Governance und Aufsicht sind die Prozesse, um standardisierte Liefermuster zu erstellen, über die Projektleistung zu berichten und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen“, sagt Alan Zucker, Gründungsleiter von Project Management Essentials.
Projektportfoliomanagement ist ein effektives Governance-Instrument für die Koordination und das Management vieler Projekte. Weitere Informationen über PPM finden Sie in diesem Leitfaden zum Projektportfoliomanagement.
So implementieren Sie das Projektportfoliomanagement
Das Projektportfoliomanagement ist eine Philosophie, für die es keine einheitliche, universelle Methodik gibt; allerdings erfordern alle Implementierungsansätze die Zustimmung des gesamten Unternehmens, die Einhaltung des festgelegten Rahmens und die sorgfältige Berücksichtigung der Ziele und Werte des Unternehmens.
Es gibt Manager, die einen geradlinigen, auf ein einziges Ziel ausgerichteten Ansatz für das Portfoliomanagement verfolgen, während andere die Vielseitigkeit agiler Ansätze bevorzugen. Ihr erstes Ziel ist es, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
„Beim Projektportfoliomanagement verfolgen Sie ein einziges Ziel: die Ermittlung und Verbesserung der Rendite eines Projekts. Die Festlegung eines Ansatzes sollte sich aus den Fragen ergeben, die Sie bezüglich des in Betracht gezogenen Projekts haben – sei es [in Bezug auf] Produktivität, Qualität oder Gesamtkosteneffizienz. Wenn Sie Ihr Ziel vor Augen haben, lassen sich Verbesserungs- und Erweiterungsmöglichkeiten erkennen“, sagt Alex Mastin, Gründer und CEO von Home Grounds.
Um Ihr Konzept für das Portfoliomanagement zu definieren, sollten Sie zunächst Ihre Ziele festlegen: „Setzen Sie sich im Vorfeld klare Ziele“, empfiehlt Jake Carroll, Gründer von Create Kaizen. Er fügt hinzu: „Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele, die Anforderungen an die Berichterstattung usw. von Anfang an klar sind – selbst eine kleine Änderung dieser [Überlegungen] kann die Art und Weise, wie Sie die Berichterstattung zum Portfoliomanagement gestalten, drastisch verändern.“
Auch die Zielsetzung Ihres Unternehmens (sowie seine Größe und Branche) spielt beim Management Ihres Portfolios eine wichtige Rolle. Die Bereitschaft Ihres Unternehmens, sich an Veränderungen anzupassen, ist ein weiterer Faktor, der bei der Ermittlung Ihres PPM-Konzepts berücksichtigt werden kann. Darüber hinaus müssen Sie einen Ansatz wählen, der Ihren Zeitrahmen und andere Ziele angemessen und daher erreichbar macht.
Achten Sie frühzeitig darauf, dass alle Teammitglieder mit Ihrem Konzept einverstanden sind. Am besten gelingt das, wenn Sie eine Leitfigur für Ihren Prozess bestimmen, die eine Führungsrolle in Ihrem Unternehmen einnimmt. Wenn Sie die Unterstützung der Führungsebene haben, werden die anderen bald folgen. Auch die Unterstützung anderer Abteilungsleiter und Manager ist wichtig, da für das Portfoliomanagement einheitliche, standardisierte Prozesse erforderlich sind. Wenn ein einziges Team die Dinge anders handhabt, wird Ihr Ansatz viel schwieriger umzusetzen sein.
„Jedes Unternehmen konfiguriert seine Portfoliomanagementpraktiken etwas anders. In kleinen Unternehmen gibt es vielleicht nur ein einziges Portfolio, in großen Unternehmen dagegen mehrere. In der Regel sollte ein Senior Manager das Portfoliomanagementteam leiten. Dieses Team kann in der Finanz-, Planungs- oder Technologieabteilung angesiedelt sein, die Mitglieder sollten jedoch immer einem leitenden Angestellten unterstellt sein“, empfiehlt Zucker.
Legen Sie einen Rahmen für Ihr Projektportfoliomanagement fest, der die wichtigsten Werte Ihres Unternehmens hervorhebt. Setzen Sie einen Zeitplan für die Priorisierung fest und berücksichtigen Sie, dass die Priorisierung der gleichen Projekte im Laufe der Zeit immer wieder überprüft werden muss. Der Rahmen sollte die wichtigsten Ziele für Ihr Portfoliomanagement umreißen und sämtliche Entscheidungen sollten unter Berücksichtigung dieses Referenzrahmens getroffen werden.
Die sechs Schritte zur Implementierung des Projektportfoliomanagements
Zur Implementierung des Projektportfoliomanagements sind sechs Schritte erforderlich. Zunächst müssen Sie Ihren Ansatz definieren und sich die Unterstützung der Führungsebene sichern. Dann stellen Sie dem Team Ihr Konzept vor. Anschließend sammeln Sie Portfoliodaten und ordnen diese nach Prioritäten. Und zuletzt überwachen und verwalten Sie Ihr Portfolio.
Schritt 1: Definieren Sie Ihren Ansatz für das Projektportfoliomanagement
Definieren Sie Ihr Konzept für das Projektportfoliomanagement, indem Sie die Ziele Ihres Unternehmens ermitteln, Ihren Rahmen festlegen und die Änderungsbereitschaft und -fähigkeit Ihres Unternehmens analysieren, sodass Sie einen realistischen Zeitplan für Ihre Arbeit erstellen können.
„Zunächst sollten Sie entscheiden, welche Aspekte bei der Auswahl und Überwachung der Projektdurchführung für Ihr Unternehmen wichtig sind. In einem zweiten Schritt wird ein grundlegender Prozess entwickelt und umgesetzt, der diese minimalen Anforderungen erfüllt. Für die erste Iteration des Prozesses sollten Sie Tools verwenden, die auf Papier basieren oder leicht zu handhaben sind, damit Sie Aktualisierungen oder Änderungen des Prozesses nach und nach einfließen lassen können“, sagt Zucker.
Schritt 2: Sichern Sie sich die Unterstützung der Führungsebene für Ihren Projektportfolioplan
Organisatorische Veränderungen erfordern starke Unterstützung und Beispiele von der Führung. Wenn die Führungskräfte mit den neuen Praktiken einverstanden sind, ist das der beste Weg, auch die anderen zum Mitmachen zu bewegen.
Schritt 3: Sichern Sie sich die Unterstützung des Teams für Ihren Projektportfolioplan
Sobald Sie die Führungsebene an Bord haben, sprechen Sie mit anderen Managern und Abteilungsleitern, um sie mit ins Boot zu holen. Das Projektportfoliomanagement wirkt sich auf alle Projekte und Teams aus, sodass Sie frühzeitig einen Präzedenzfall schaffen müssen, um sicherzustellen, dass Sie die neuen Standards im gesamten Unternehmen erfüllen.
Schritt 4: Sammeln Sie Portfoliodaten
Erstellen Sie eine umfassende Liste der aktuellen und potenziellen Projekte des Unternehmens. Stellen Sie sicher, dass Sie über Daten zu diesen Projekten verfügen, wie Zeitachsen, Meilensteine, potenzielle Risiken, Ressourcenbedarf und ROI.
Schritt 5: Legen Sie Prioritäten für Ihr Projektportfolio fest
Priorisieren Sie die Projekte basierend auf Ihrem Rahmen. Entweder ziehen Sie Projekte mit höherem ROI ungeachtet des Risikos vor oder Sie bevorzugen einen weniger risikofreudigen Ansatz. Ganz gleich, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden – bleiben Sie objektiv und behalten Sie die Unternehmensziele im Auge.
Schritt 6: Lernen Sie aus Ihrem Projektportfolio und entwickeln Sie es weiter
Mit der Zeit ändern sich die Situationen und damit auch die Portfolios. Es ist wichtig, Ihr Portfolio regelmäßig zu bewerten, um sicherzustellen, dass Ihr derzeitiger Rahmen und Ansatz weiterhin mit den Unternehmenszielen in Einklang stehen.
Scheuen Sie sich nicht, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen: „Sobald Sie einige Erfahrungen mit dem Prozess gesammelt haben, bewerten Sie ihn. Bitten Sie um Feedback von leitenden Führungskräften, dem Management und den Projektteams. Werden die ‚richtigen‘ Projekte ausgewählt? Ist der Prozess transparent und übersichtlich? Basierend auf dem Feedback sollten Sie bei Bedarf Anpassungen vornehmen“, empfiehlt Zucker.
Lesen Sie diesen Leitfaden über den Prozess, die Schritte und Abläufe des Projektportfoliomanagements, um mehr über das Portfoliomanagement nach der Implementierung zu erfahren.
Implementierungsstrategie für das Projektportfoliomanagement
Gestalten Sie Ihre Implementierungsstrategie so, dass Sie in möglichst kurzer Zeit die besten Ergebnisse erzielen. Planen Sie ein gewisses Maß an Flexibilität ein, um mehrere Abteilungen mit unterschiedlichen Ergebnissen zu berücksichtigen, aber achten Sie darauf, dass Sie denselben grundlegenden Ansatz beibehalten.
Strukturieren Sie Ihre Portfolios anhand einheitlicher Rangfolgekriterien. Übermitteln Sie die gleichen Informationen und halten Sie die gleichen wichtigen Besprechungen für alle potenziellen und laufenden Projekte ab.
Implementierungs-Roadmap für das Projektportfoliomanagement
Eine Implementierungs-Roadmap ist eine vereinfachte, leicht verständliche Version Ihres Implementierungsplans. Definieren Sie Ihren Ansatz, sichern Sie sich die Unterstützung der Führungsebene, holen Sie das Team an Bord, sammeln Sie Projektinformationen, strukturieren Sie diese Projekte, setzen Sie Prioritäten und optimieren Sie Ihren Ansatz laufend und je nach Bedarf.
Implementierungskosten des Projektportfoliomanagements
Das ultimative Ziel des Projektportfoliomanagements ist es, Verbesserungen für die Prozesse einzuführen, die wertvoller als Ihre Kosten sind.
Dabei handelt es sich nicht nur um finanzielle Kosten, sondern auch um Trainings-, Software- und Zeitaufwand. Doch die Vorteile einer erfolgreichen Implementierung ergeben einen größeren Projekterfolg, einen besseren ROI und eine gesteigerte Effizienz.
Pat Khumprakob, ein unabhängiger IT-Produkt- und Innovationsberater, berichtet über seine Erfahrungen mit den Kosten für die Implementierung des Projektportfoliomanagements: „Die Kosten sind enorm, vor allem für Unternehmen, die stark reguliert sind oder seit langem nach einem festen Schema arbeiten. Zwar ist die Einstellung neuer Mitarbeiter mit Kosten verbunden, doch sehe ich größere Kosten bei der Anpassung des vorhandenen Personals an neue Modelle.“
Khumprakob fügt hinzu: „In den letzten 20 Jahren hat sich in der Technologiebranche viel verändert. Wenn man alteingesessene Mitarbeiter bittet, sich an Dinge wie Agile, DevOps, Design Thinking usw. anzupassen, fühlen sie sich unter Umständen ziemlich unwohl. Sie sind an ein System gewöhnt, in dem sie, wenn sie ihre Arbeit erledigen, sie fehlerfrei machen und pünktlich liefern, ihre Boni und Gehaltserhöhungen bekommen. Das Ausprobieren von etwas Neuem stellt dieses Belohnungssystem direkt in Frage.
„Ein Großteil der Kosten geht auf Veränderungen zurück“, so Khumprakob weiter. „Wie können wir Veränderungen bei bestehenden Mitarbeitern, Prozessen, Systemen usw. fördern, damit sie sich an neue Praktiken und Techniken anpassen? Wie können wir Mitarbeiter coachen, trainieren und betreuen, sodass sie das System verstehen und gleichzeitig ihre neuen Perspektiven oder ihr langjähriges Fachwissen einbringen können? Das ist sehr schwierig.“
Khumprakob berichtet: „Ich habe für ein Unternehmen gearbeitet, das mich zum Aufbau einer digitalen Produktorganisation auf Teamebene eingesetzt hat. Zu Beginn meiner Tätigkeit stellte ich schnell fest, dass diese Initiative von der obersten Ebene nicht unterstützt wurde. Business und IT passten nicht zusammen (und es handelte sich um eine IT-Initiative); es gab weder eine Führungsrichtung noch eine bestimmte Denkweise – das Ganze entwickelte sich zu einem Albtraum. Qualifizierte Mitarbeiter verließen rasch das Unternehmen, weil sie erkannten, dass die Infrastruktur für den Erfolg nicht vorhanden war.
Bei der Implementierung einer neuen Managementstruktur braucht man eine Person an der Spitze, die die Vision, die Zielrichtung und den Einfluss hat, andere Führungskräfte mit ins Boot zu holen. Danach können Sie damit beginnen, Top-Talente einzubinden oder zu rekrutieren, um die Vision voranzutreiben. Anschließend können Sie Nachwuchskräfte einbeziehen, die Sie coachen und betreuen können.
Eine neue Managementstruktur kann, wenn sie richtig umgesetzt wird, großartige Ergebnisse liefern. Bei schlechter Umsetzung kann sie mehr kosten als nur die Einstellung einiger wichtiger Mitarbeiter“, so Khumprakob abschließend.
Die Vorteile und Herausforderungen von PPM finden Sie diesem Vergleich der Vor- und Nachteile des Projektportfoliomanagements.
Vorlage für einen Implementierungsplan des Projektportfoliomanagements
Vorlage für einen Implementierungsplan des Projektportfoliomanagements herunterladen
Sie können diese Vorlage verwenden, um die Implementierung Ihres Portfoliomanagementplans zu organisieren. Sie können damit Ihre Ziele und Rahmenbedingungen skizzieren, Ihre wichtigsten Teammitglieder bestimmen und Ihr Projektportfolio einfach und übersichtlich auflisten.
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Herausforderungen bei der Implementierung des Projektportfoliomanagements
Die Implementierung des Projektportfoliomanagements kann ein schwieriger und komplizierter Prozess sein. Portfoliomanager müssen viele Herausforderungen meistern – von der Einstellung neuer Mitarbeiter über die Einarbeitung des Teams in neue Verfahren bis hin zur Organisation und Priorisierung bestehender Projekte und Daten.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Herausforderungen, die bei der Implementierung des Projektportfoliomanagements zu bewältigen sind:
- Sicherstellung der Zustimmung: Es kann schwierig sein, die Zustimmung sowohl der Führungskräfte als auch der Abteilungs- oder Projektleiter zu gewinnen. Denn es gilt, unterschiedliche Managementanforderungen und -stile so miteinander zu verbinden, dass alle zufrieden sind. „Die Implementierung des Projektportfoliomanagements geht mit den Anlaufschwierigkeiten der Einführung einher. Sie müssen die Auswirkungen auf die wichtigsten Stakeholder klar benennen und sich vor der Implementierung die Zustimmung der Beteiligten einholen“, warnt Carroll.
- Verwendung eines Einheitskonzepts für alle: Alle Projekte sind unterschiedlich, sodass das Beseitigen von Nuancen im Management- und Priorisierungsprozess sowohl positive als auch negative Ergebnisse bringen kann. Wenn Sie sicherstellen, dass Ihr Prioritätsrahmen wirklich Ihre Unternehmenswerte widerspiegelt, können Sie die positiven Ergebnisse verstärken und das Risiko für negative Ergebnisse verringern.
- Training und Umstrukturierung: Einstellungen und Trainings sind teuer. Neue Strategien für das Projektportfoliomanagement erfordern möglicherweise die Einstellung neuer Portfoliomanager und auf jeden Fall ein Training bestehender Projektmanager in allen neuen Verfahren.
- Kennen der eigenen Grenzen: Bei der Einführung des Projektportfoliomanagements ist es entscheidend, die Grenzen der eigenen Ressourcen und des eigenen Teams zu kennen. „Sie sollten wissen, wo Sie Ihre Ressourcen ausschöpfen können und wo Sie sich zurückhalten müssen. Ihre Einnahmen hängen nicht nur davon ab, wie lange ein Projekt dauert, sondern auch davon, wie viele Ressourcen Sie in dieses Projekt investieren. Variablen sind ein Teil des Geschäfts und Ihre Ressourcen können variabel sein. Es ist sehr wichtig, anpassungsfähig und offen für Veränderungen zu sein“, sagt Mastin.
- Der Umgang mit Komplexität: „Bei der Implementierung des Projektportfoliomanagements kann man leicht den Überblick verlieren und ein komplexes System schaffen, dessen Pflege mehr Arbeit macht, als es wert ist. Das bringt zwei Probleme mit sich: Erstens werden Daten und Ergebnisse unklar, was zu einer schlechten Entscheidungsfindung führt; zweitens wird die Bedeutung des Projektportfoliomanagements in Ihrem Unternehmen nicht ausreichend gewürdigt. Projektportfoliomanagement ist ein sehr leistungsstarkes Instrument, doch schlecht begründete Entscheidungen können zu einem langwierigen und harten Weg der Einführung und Wiederherstellung führen“, mahnt Carroll
- Sammeln von Daten: Wenn Sie mit dem Projektportfoliomanagement beginnen, müssen Sie eine riesige Menge an Daten sammeln und sortieren, die wahrscheinlich alle in verschiedenen Formaten mit unterschiedlichen Namensstrukturen auf verschiedenen Servern in verschiedenen Abteilungen liegen. „Analysieren Sie die Daten über einen bestimmten Zeitraum, bevor Sie Entscheidungen treffen. Einer der häufigsten Fehler von Initiatoren des Projektportfoliomanagements besteht darin, bei der Entscheidungsfindung zu voreilig zu sein. Geduld wird mit besser kalibrierten Ergebnissen belohnt. Sie müssen die langfristigen Vorteile identifizieren, um den nachhaltigen Geschäftserfolg sicherzustellen“, erklärt Mastin.
- Bewältigung sich ändernder Projektprioritäten: Das Projektmanagement im Rahmen eines neuen Modells ist schwierig. Sollten Sie beispielsweise gerade mehrere laufende Projekte verwalten, während die Führungsebene beschließt, anderen Projekten eine höhere Priorität zuzuweisen, so kann es vorkommen, dass Ihre einst vorrangigen Projekte verschoben oder ganz aufgegeben werden.
- Belastung durch Geld- und Zeitaufwand: Die Implementierung des Projektportfoliomanagements kostet sowohl Geld als auch Zeit. Das Planen und Sammeln von Daten, die Einstellung und das Training neuer Mitarbeiter, die Zahlung laufender Gehälter, der Zeitaufwand für die Umstellung von Prozessen und die Investitionen in neue Software – all dies sind Beispiele für die Kosten, die mit der Implementierung verbunden sind.
| Herausforderungen | Lösung |
|---|---|
| Sicherstellung der Zustimmung | Beginnen Sie auf Führungsebene. Eine frühzeitige Zustimmung auf hoher Ebene fördert die Zusammenarbeit auf unterer Ebene und zwischen den Abteilungen. |
| Einführung eines Einheitskonzepts für alle | Stellen Sie sicher, dass Ihr Priorisierungsrahmen die Anforderungen und Ziele Ihres Unternehmens wirklich widerspiegelt. So können Sie den besten Projekten den Vorzug geben und sicherstellen, dass Sie Ihre Ressourcen auf die effizienteste Weise einsetzen. |
| Training und Umstrukturierung | Einstellung, Training und Umstrukturierung sind teure, aber notwendige Bestandteile der Implementierung des Projektportfoliomanagements. Die Aufstellung eines soliden Implementierungsplans und die Gewährleistung der Zusammenarbeit aller Abteilungen können dazu beitragen, diese laufenden Kosten zu minimieren. |
| Kennen der eigenen Grenzen | Die Grenzen Ihrer Ressourcen und Ihres Teams zu kennen, erfordert Erfahrung und Geschick. Beobachten Sie laufende Projekte genau, um sicherzustellen, dass Sie Ihr Team nicht über seine Möglichkeiten hinaus beanspruchen. |
| Sammeln von Daten | Implementieren Sie eine unternehmensweite Namens- und Speicherstruktur für Projekte und Berichte, unabhängig von der Abteilung. Auf diese Weise können Sie Projekte und Berichte übersichtlich und zugänglich halten. Zudem sollten Sie ein standardisiertes Berichtssystem erstellen, damit Sie bestimmte KPIs projektübergreifend vergleichen können. |
| Bewältigung sich ändernder Projektprioritäten | Starten Sie den Implementierungsprozess langsam und warten Sie, wenn möglich, bis alle größeren Projekte abgeschlossen sind, bevor Sie umfangreiche Änderungen einführen. Beginnen Sie mit der neuen Berichterstattung und den Priorisierungsverfahren, wenn neue Projekte starten, anstatt sie erst umzusetzen, wenn Projekte bereits ausgeführt werden. |
| Belastung durch Geld- und Zeitaufwand | Die Implementierung des Projektportfoliomanagements ist an sich bereits ein Großprojekt. Schätzen Sie die Kosten und Ressourcen, die Sie für die Implementierung benötigen, genau wie bei jedem anderen Projekt, und vergewissern Sie sich, dass Ihr Budget alle notwendigen Ressourcen und Ausgaben berücksichtigt. |
Tipps zur Implementierung des Projektportfoliomanagements
Sie können viele Strategien verwenden, um die erfolgreiche Implementierung des Portfoliomanagements sicherzustellen, von der Erstellung eines detaillierten Plans bis hin zu einer sichtbaren und offenen Kommunikation. Im Folgenden finden Sie eine Liste mit Expertentipps:
- Erstellen Sie einen detaillierten Plan: Entwerfen Sie einen detaillierten Implementierungsplan mit einem Rahmen, der Ihre Unternehmensziele widerspiegelt. Geben Sie Ihrem Plan die Möglichkeit, sich zu bewähren, doch zögern Sie nicht, bei Bedarf etwas zu ändern.
- Fördern Sie Transparenz und offene Kommunikation: Informieren Sie alle Beteiligten von Anfang an über die Art des Plans und sorgen Sie während der Implementierung für sichtbare Fortschritte.
- Stellen Sie ein Implementierungsteam zusammen: Legen Sie mehrere Experten auf verschiedenen Ebenen in verschiedenen Abteilungen fest, die alle einer Führungskraft unterstellt sind. Halten Sie regelmäßig Rücksprache und stellen Sie sicher, dass alles nach Plan läuft.
- Nutzen Sie verfügbare Software: Verwenden Sie ein Softwaretool für das Projektportfoliomanagement, das Ihr Konzept ergänzt. „Es gibt zahlreiche Geschichten, die man mit Daten erzählen kann, und die Infrastruktur, die Ihre Projektportfoliomanagement-Tools übernehmen, wird die Daten widerspiegeln, die Sie letztendlich aus [dieser Infrastruktur] erhalten. Recherchieren Sie und wählen Sie das Tool aus, das zu Ihrem Team und Ihrem Prozess passt, nicht umgekehrt“, rät Carroll.
- Nutzen Sie die bestehende Unternehmenskultur: Untersuchen Sie die bestehenden Abläufe und die Unternehmenskultur und erstellen Sie einen Plan, der sich in diese Struktur einfügt. „Bei der Implementierung eines Programms für das Projektportfoliomanagement ist es wichtig, den organisatorischen und kulturellen Kontext zu verstehen. Viele neue Programme scheitern, weil sie Praktiken einführen, die aus dem Zusammenhang gerissen sind. Erfolgreiche Programme legen klare Geschäftsziele auf Grundlage der bestehenden Kultur fest. Anschließend führen diese Programme Prozesse und Praktiken ein, mit denen sich das Unternehmen in die neue Richtung bewegt“, so Zucker.
- Halten Sie es möglichst einfach: Projektportfoliomanagement ist ein komplexer Prozess, der schnell unübersichtlich werden kann. „Finden Sie die einfachste und flexibelste Methode, um Ihre Anwendungsfälle zu lösen Halten Sie es möglichst einfach. Tools und Prozesse werden schnell kompliziert. Wenn Sie auch nach längerer Zeit agil bleiben möchten, denken Sie daran: Einfacher ist besser“, betont Carroll.
- Organisieren: Organisieren Sie alle vorhandenen Projektdaten und erstellen Sie eine Namens- und Organisationsstruktur, um Daten zu speichern und zukünftige Projekte zu referenzieren.
- Automatisieren Sie so viel wie möglich: Je mehr Sie die Berichterstattung über das Projektportfoliomanagement für einen Produktmanager oder Teamleiter automatisieren können, desto höher ist die Qualität Ihrer Daten; und je besser die Daten sind, umso mehr können Sie den Erkenntnissen vertrauen, die Sie aus diesen Daten gewinnen.
- Nehmen Sie Änderungen vor, wenn nötig: Geben Sie neuen Ansätzen eine Chance, aber erkennen Sie auch, wenn Änderungen erforderlich sind. „Die Einführung von Tools und Prozessen verläuft nur selten wie geplant, daher sollten Sie frühzeitige und häufige Kontaktpunkte festlegen. So können Sie Feedback einholen und neue Ansätze noch flexibel anpassen“, erläutert Carroll.
- Unterstützen Sie Ihre Teams: Ihr Team ist eine der wertvollsten Ressourcen und seine Erfahrung und sein Wert werden mit der Zeit immer größer. „Eines unserer wichtigsten Prinzipien lautet: ‚Finanzieren Sie die Teams, nicht das Projekt‘. Das bedeutet, dass wir die Projektteams finanzieren und dann entscheiden, welche Teams welche Arbeiten oder Projekte durchführen sollen. Dadurch wird der Aufwand für die Bildung und Auflösung unserer Projektteams reduziert. Dank des schlanken Projektportfoliomanagements können Sie die Projekte schnell nach Prioritäten ordnen. Sobald ein Team ein Projekt abgeschlossen hat, wird ihm das nächste Projekt zugewiesen (d. h. das Projekt, das ganz oben auf der Prioritätenliste steht)“, erklärt Zucker.
Fallstudie zur Implementierung des Projektportfoliomanagements
Blackboard, ein Software-Gigant im Bildungswesen, suchte ein Tool, mit dem sich die zahlreichen Projektportfolios organisieren und verwalten lassen.
Mit Tausenden von Benutzern, von denen jeder seine eigenen individuellen Bedürfnisse und Herausforderungen hat, brauchte Blackboard eine Lösung, die einfach einsetzbar und in zahlreichen verschiedenen Ökosystemen implementierbar war. Das Unternehmen entschied sich für Smartsheet als geeignete Software für seine Anforderungen.
Vor der Einführung von Smartsheet hatte das Team Probleme mit dem umfangreichen Projektportfoliomanagement. Der Erfahrungsbericht enthält das folgende Testimonial von David Minutella, PMP, Senior Manager of Client Services bei Blackboard Transact:
„Wir haben viele E-Mails hin und her geschickt und mit Excel-Dokumenten gearbeitet. Die Versionskontrolle in diesem Tool war wirklich kompliziert und schwierig zu verwalten“, berichtet er. „Dieses Problem vermittelte dem Kunden einen Eindruck von Unprofessionalität.“
Die Implementierung von Smartsheet als Tool für das Projektportfoliomanagement gab Blackboard die Möglichkeit, zwei wichtige Verbesserungen vorzunehmen: Zum einen konnte das Unternehmen die Erwartungen bei potenziellen Kunden besser einschätzen; zum anderen konnte es bestehenden und laufenden Kunden einen besseren Einblick in die Projektprozesse (während der gesamten Projektlaufzeit) bieten.
Dank dieser beiden Änderungen ist Blackboard nun besser in der Lage, die Arbeitslasten zahlreicher Kunden zu verteilen und die Transparenz für wichtige Beteiligte zu verbessern. Das Unternehmen kann jährlich Tausende von Sitzungsstunden einsparen, indem es Aktualisierungen und Fortschrittsberichte in Echtzeit an einem Ort sammelt.
Durch die Verbesserung dieser Prozesse tritt das Unternehmen nun professioneller gegenüber potenziellen Kunden auf, was wiederum zu höheren Verkaufszahlen und zur Akzeptanz der eigenen Plattform führt.
Weitere Informationen über PPM für Unternehmen finden Sie in diesem vollständigen Leitfaden zum Projektportfoliomanagement für Unternehmen.
Verbesserte Zusammenarbeit und erhöhte Arbeitsgeschwindigkeit mit Projektportfoliomanagement in Smartsheet
Von einfacher Aufgabenverwaltung und Projektplanung bis zu komplexem Ressourcen- und Portfoliomanagement hilft Ihnen Smartsheet, die Zusammenarbeit zu verbessern und das Arbeitstempo zu erhöhen – und befähigt Sie, mehr zu schaffen. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.