Projektportfolio-Management

Projektportfolio-Management ist das zentrale Management aller Bestandteile eines Projekts, von Prozessen und Methoden bis hin zu Technologien. Projekte werden auf der Grundlage ihrer quantitativen und qualitativen Faktoren priorisiert, was die Effizienz steigert, indem nur die zuverlässigsten, profitabelsten und risikoärmsten Projekte implementiert werden.

Wir haben alles zusammengestellt, was Sie zu PPM wissen müssen, darunter eine umfassende Übersicht, eine Erklärung der PPM-Phasen und die strategischen Vorteile bei der Implementierung eines Projektportfolio-Management-Tools. Darüber hinaus finden Sie eine schrittweise Anleitung, wie Sie das richtige PPM-Tool für Ihre Geschäftsanforderungen auswählen.

Was ist Projektportfolio-Management (PPM)?

Projektportfolio-Management (PPM) ist eine Managementstrategie, mit der potenzielle Projekte bewertet und so priorisiert und umgesetzt werden. Zusammen analysieren Projektmanager und Beteiligte potenzielle Projekte anhand von datengesteuerten Ergebnissen, die Entscheidungsträger auf die am besten geeigneten und einträglichsten Projekte hinweisen. Sowohl qualitative als auch quantitative Faktoren gehen in die Bewertung potenzieller Projekte ein.

Das Ziel von PPM besteht darin, die Effizienz zu steigern, indem ein datengesteuerter Prozess zum Einsatz kommt, sodass nur die effizientesten, einträglichsten Projekte ausgewählt werden. PPM zielt darauf ab, die Erfolgswahrscheinlichkeit eines Projekts zu bewerten, zusammen mit den zugrunde liegenden Risiken. Dies ermöglicht eine strategische Organisation von Projekten, die die Unternehmenseffizienz maximiert.

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Projektportfolio-Management-Phasen

Obwohl PPM ein lebendiger, kontinuierlicher Prozess ist, gibt es eine Reihe von Phasen, denen PPM unterliegt, sodass jedes Projekt oder Programm genau bewertet werden kann. Diese Vorhaben, die PPM bewertet, werden auch Komponenten genannt und können von einem Business Case bis hin zu einem größeren Projekt praktisch alles sein.

 

Project Portfolio Management Phases

Das Project Management Institute (PMI) identifiziert 10 wichtige Phasen des Projektportfolio-Managements, und diese Phasen können in drei weitere Kategorien unterteilt werden, sogenannte Gruppen. Zu diesen Gruppen und ihren Koordinationsphasen gehören:

  • Die Gruppe „Prozesse abstimmen“ (Phase 1-7): Bei dieser Gruppe von Phasen dreht sich alles um die Vorbereitungsarbeiten, bevor ein Projekt genehmigt oder ausgeführt wird. Die Phasen sind:

    • Identifizierung: Listen Sie alle Komponenten auf, die mit PPM verwaltet werden, sowohl fortlaufende als auch neue.

    • Kategorisierung: Teilen Sie Komponenten in ihre entsprechenden Geschäftsgruppen ein.

    • Bewertung: Erfassen Sie für jede Komponente Daten, um den Wert zu definieren. Die Bewertung ist datengesteuert, kann aber sowohl aus qualitativen als auch quantitativen Variablen abgeleitet werden.

    • Auswahl: Wählen Sie die wertvollsten Komponenten der vorherigen Phase aus und erstellen Sie eine Liste.

    • Priorisierung: Stufen Sie die einzelnen Komponenten auf der Grundlage strategischer Kategorien ein (d. h. Beispiel, Innovation, Risiko und Rendite, Kostenersparnisse usw.).

    • Portfolio-Balance: Ordnen Sie wertvolle Komponenten, um einen zusammenhängenden und sinnvollen Business-Plan zu erstellen.

    • Autorisierung: Kommunizieren Sie Entscheidungen und lassen Sie Termine, Budget und Zeitachsen genehmigen. Weisen Sie alle benötigten Ressourcen für das Projekt zu.

  • Die Gruppe „Überwachung“ (Phase 8-9): Diese Phasen umfassen die Berichterstellung und Überprüfung des Projekts. In diesen Phasen überprüfen PPM-Teams die Prozesse und ändern sie bei Bedarf.

    • Regelmäßige Portfolio-Überprüfung und -Berichterstellung: Erfassen und analysieren Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs). Überprüfen Sie KPIs im Rahmen regelmäßiger, vorgegebener Termine, um die Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Dies ist eine Überprüfung des gesamten PPM-Prozesses, nicht der einzelnen Komponenten.

    • Strategische Änderungen: Analysieren Sie Ihre strategischen Prozesse nach Bedarf, basierend auf Ihrer Überprüfung, und nehmen Sie die Feinabstimmung vor.

  • Die Komponentenprozesse (Phase 10): Diese Phase analysiert die Leistung der Komponenten.

    • Komponentenausführung und Reporting: Nachdem die Komponenten abgeschlossen sind, überprüfen Sie die Leistung jeder einzelnen. Der relative Erfolg jeder Komponente gibt Aufschluss über die Stärke der gesamten PPM-Prozesse.

Vorteile des Projektportfolio-Managements

PPM hilft ihnen, ein zuverlässiges System zu schaffen, in dem Unternehmen ihre Prozesse und Programme einheitlich verwalten können. Bei richtiger Implementierung kann PPM große Vorteile für ein Unternehmen bieten, darunter:

  • Risikominderung: Sie können Risiken mindern, noch bevor ein Projekt gestartet wird, da PPM alle Komponenten berücksichtigt.

  • Die Möglichkeit von Budgetanpassungen: PPM stützt sich auf die Darstellung von Kosten und die Ermittlung realistischer Ausgaben für alle potenziellen Projekte, was bedeutet, dass sich Ihr Unternehmen der Kosten des Projekts von Anfang an bewusst ist.

  • Optimierung des Ressourcenmanagements: Alle für ein potenzielles Projekt erforderlichen Ressourcen werden identifiziert, damit Sie abwägen können, ob Ihr Unternehmen das Projekt bewältigen kann.

  • Förderung der kollaborativen Entscheidungsfindung: PPM fördert eine kollaborative Kultur unter PPM-Experten, Projektmanagern und Programmmanagern. Aufgrund der datengesteuerten PPM-Entscheidungstaktik können alle Teammitglieder zusammenarbeiten, ohne sich auf persönliche Vorlieben oder Meinungen zu verlassen.

  • Transparenter Projektwert für Beteiligte: Beteiligte und Führungskräfte erhalten einen Überblick über die Priorisierung bestimmter Projekte gegenüber anderen Projekten.

  • Wachsende Projekterfolgsrate: PPM ermöglicht das Ranking und die Priorisierung von Projekten, um den Erfolg jedes Projekts sowie das Wachstum der Organisation insgesamt zu maximieren. Dieses zuverlässige System lässt sehr wenig Raum für Risiken, Verzögerungen oder Projekte, die zu keinem Abschluss kommen.

So wählen Sie ein Projektportfolio-Management-Tool aus

Ein funktionales, effizientes Projektmanagement-Tool sollte Ihren Geschäftsanforderungen entsprechen und dazu beitragen, Prozesse zu optimieren und Kosten, Zeitaufwand und Ressourcen zu minimieren. Obwohl es eine Vielzahl von Komponenten gibt, die es zu berücksichtigen gilt, bieten wir im Folgenden zumindest einige wichtige Leitfragen, anhand derer Sie ermitteln können, wie sich PPM in Ihr Unternehmen integrieren ließe:

  1. Wie planen Sie, das Tool zu verwenden?

  2. Welche Funktionen sind für Sie wichtig?

  3. Ist die Kompatibilität mit anderen Programmen eine wichtige Anforderung?

  4. Verwendet Ihr Unternehmen eine bestimmte PM-Methode, wie Scrum oder Agile?

  5. Wenn ja, funktioniert das Tool in dieser Umgebung?

  6. Ist das Thema Workflow eine wichtige Überlegung?

  7. Wenn die Teams an mehreren Orten verteilt sind, bietet das Tool angemessene Funktionen für die Zusammenarbeit?

  8. Stellt das Tool unterschiedliche Zugriffsberechtigungen und Informationen für Führungskräfte und Projektressourcen zur Verfügung?

Nachdem Sie diese Fragen beantwortet haben und geprüft haben, inwiefern das Tool zu Ihrem Unternehmen passt und welche Kosten auf Sie zukommen, bestimmen Sie als Nächstes, inwieweit ein Tool Ihren Anforderungen entsprechen sollte (und könnte), insbesondere auf lange Sicht.

Verbinden Sie Ihre Mitarbeiter, Prozesse und Tools mit einer einfachen, benutzerfreundlichen Plattform.

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