Was ist Projektportfoliomanagement?
Der Begriff Projektportfoliomanagement (PPM) bezieht sich darauf, wie ein Team Gruppen verwandter Projekte organisiert und verwaltet, um strategische Ziele effizient zu erreichen. Manager priorisieren Portfolios anhand vorgegebener Kriterien, um Ressourcen auf die effizienteste Weise zuzuweisen.
„Alle möglichen Projektinvestitionen als Portfolio statt als einzelne Projekte zu betrachten, trägt dazu bei, ein Gleichgewicht bei der Priorisierung, Auswahl und Aufrechterhaltung von Projekten zu schaffen“, sagt Jack Miles, Inhaber von Sarasota Mold Pros. „Große Änderungen können bewältigt werden, indem Projekte im Makroportfoliobereich optimiert werden, anstatt zu versuchen, organisatorische Änderungen auf Mikroprojektebene vorzunehmen.“ Portfoliomanagement ist auch nützlich, weil es ein größeres Bild der Abläufe eines Unternehmens in einem gewissen Zeitraum liefern kann, wodurch Aktionen, die gut gelaufen sind und solche, die verbessert werden müssen, leichter hervorgehoben werden können.
Das Portfoliomanagement kann einem Unternehmen auch dabei helfen, sicherzustellen, dass es Projekte mit einem standardisierten Ansatz priorisiert, die sich an den Unternehmenszielen orientieren. Weitere Informationen über die Grundlagen von PPM finden Sie in den „Grundlagen des Projektportfoliomanagements“. Hilfe bei der Entwicklung Ihrer PPM-Strategie finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zum PPM-Prozess.
Der große Vorteil des Projektportfoliomanagements besteht darin, ein zuverlässiges System zu schaffen, in dem Unternehmen ihre Projekte und Programme konsistent verwalten können. Weitere Vorteile sind die Minimierung von Risiken, die Maximierung von Gewinnen und die Sicherstellung einer intelligenten Ressourcenzuweisung.
Lesen Sie unseren Leitfaden zu den Vor- und Nachteilen des Projektportfoliomanagements, um mehr über die Vorteile zu erfahren.
Was sind die Vorteile des Projektportfoliomanagements?
Projektportfoliomanagement hat viele Vorteile. Am bedeutendsten ist vielleicht, dass es Ihnen ermöglicht, ein standardisiertes System von Best Practices für Ihr Unternehmen zu erstellen. Die Einführung von PPM kann auch Risiken minimieren, den Gewinn maximieren und eine intelligente Ressourcenzuweisung sicherstellen.
Alan Zucker, ein Projektmanagement-Profi mit mehr als 25 Jahren Erfahrung, fasst folgendermaßen zusammen: „Der erwartete Vorteil von PPM besteht darin, dass das Unternehmen seine Projektinvestitionen verwalten, kontrollieren und steuern kann, um seinen Return on Investment (ROI) zu maximieren und sicherzustellen, dass alle Bemühungen auf die Unternehmensstrategie abgestimmt sind.“
Darüber hinaus kann PPM Ihr Unternehmen auf folgende Weise unterstützen:
- Minimiert Risiken, um den Business-Impact zu maximieren: Risiken sind in jedem Projekt unvermeidbar, aber PPM kann dabei helfen, Risiken zu identifizieren und zu mindern, bevor sie zu Problemen werden. Ein standardisierter Ansatz für die Entscheidungsfindung kann Unternehmen auch dabei helfen, nach weniger offensichtlichen Risiken Ausschau zu halten, indem neue potenzielle Projekte mit ähnlichen Bemühungen aus der Vergangenheit verglichen werden.
„Obwohl das Wort 'Risiko' eine starke negative Konnotation hat, ist es manchmal unvermeidlich. Aufgrund der Wahrscheinlichkeit, Art und Auswirkungen verschiedener Risiken müssen Sie mit einem effektiven Risikomanagementplan Optionen erkunden, wie Sie Projekte auf Kurs halten“, sagt Daniel Carter, Schuldnerberater bei IVA Advice. Er fährt fort: „Risiken haben finanzielle und programmatische Auswirkungen, und ihre Reduzierung hilft Ihnen, den für zukünftige und laufende Initiativen erforderlichen Aufwand nicht zu unterschätzen.“ - Beschleunigt den Projektabschluss: Durch die Implementierung eines standardisierten Ansatzes für die Entscheidungsfindung reduzieren Sie den Zeitaufwand, der für die Priorisierung und Auswahl von Projekten benötigt wird, und folglich den Zeitaufwand, der benötigt wird, um sie abzuschließen.
„Seitdem wir eine Portfolio-Projektmanagementstrategie und eine kollaborative PPM-Software verwenden, hat sich die durchschnittliche Länge unserer Projekte um etwa 15 Prozent verkürzt", sagt John Li, CTO für Portfolio-Projektmanagement für Fig Loans. „Fast jeder Teil unserer Projekte geht schneller voran, von der Projektauswahl bis zur Strategieplanung und -umsetzung. Jetzt, da bei uns Informationen in und aus einer integrierten Quelle fließen, können das Management und die Hauptakteure unsere Projektstrategie besser mit der tatsächlichen Ausführung verknüpfen. Kurz gesagt, da die Hauptakteure alle eine klare Vision von Aufgaben und Strategie haben, schließen wir mehr Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets ab.“ - Ermöglicht eine bessere Budgetausrichtung: Erstellen Sie einen realistischen Überblick über die Kosten für alle potenziellen Projekte und verwenden Sie diese Prognosen, um die Projektbereitschaft zu beurteilen. „Die PPM-Methode kann helfen, Budgetdiskrepanzen zwischen geplanten und tatsächlichen Aktivitäten in Echtzeit zu identifizieren, wodurch Sie finanzielle Risiken minimieren können, nachdem ein Projekt begonnen hat“, sagt Carter. „PPM-Software kann Sie vor nicht realisierbaren Anstrengungen warnen, indem sie mögliche Geldüberschreitungen, Zeitplanverzögerungen und technologische Mängel aufzeigt. Es verhindert, dass sich diese Risiken während der Projektlieferung manifestieren, so dass Ihre Initiativen höherwertiger und risikoärmer sind.“
- Optimiert Ressourcenmanagement: Mit Projektportfoliomanagement können Sie alle notwendigen Ressourcen bestimmen, die Sie für potenzielle Projekte benötigen. Mit diesen Informationen können Sie anhand Ihrer Bandbreite entscheiden, ob Sie das Projekt ausführen können.
„Eine kompetente Ressourcenzuweisung ermöglicht Ihrem Unternehmen, die verfügbaren Ressourcen und Kompetenzen optimal zu nutzen, indem es sie auf die wichtigsten Aufgaben ausrichtet“, sagt Daniel Foley, SEO-Spezialist bei CloudTech24. „Zum Beispiel liefert Ressourcenprofiling ein aktualisiertes Kompetenzinventar, das dazu beiträgt, dass Zeiträume mit hohen Anforderungen nicht von einem Kompetenzdefizit betroffen sind. Es bewertet die Machbarkeit und verteilt Kompetenzen nach wissenschaftlich berechneten Proportionen auf mehrere Aufgaben. Die Projektanforderungen können für diese Ressourcenkapazität prognostiziert werden, sodass Sie Ihre Ressourcen auf lohnenswerte Projekte konzentrieren können, ohne zu viel oder zu wenig Ressourcen dafür aufzuwenden.“
- Fördert kollaborative Entscheidungsfindung: Projektportfoliomanagement kann dazu beitragen, die Zusammenarbeit zwischen PPM-Experten, Projektmanagern und Programmmanagern zu fördern, wenn es an der Zeit ist, Projekte auszuwählen. Da PPM die datenbasierte Entscheidungsfindung in den Vordergrund stellt, müssen sich Teammitglieder für ihre Partnerschaften nicht auf persönliche Präferenzen stützen. Diese Partnerschaften können im Laufe der gemeinsamen Arbeit die Beziehung und Vertrauen stärken.
- Demonstriert den Projektwert für Stakeholder: Führungskräfte erhalten einen Einblick in die Gründe, warum Teams bestimmte Projekte gegenüber anderen priorisiert haben. „Wenn Sie statt einzelner Projekte ein Projektportfolio präsentieren, kann sich die Kommunikation verbessern, indem Sie dazu beitragen, die Lücke zwischen den Managern dieser Projekte und den Führungskräften, die sie finanzieren, zu schließen“, sagt Miles.
- Erhöht die Projekterfolgsquote: Durch die Verwendung von PPM können Sie sich auf Projekte konzentrieren und sequenzieren, die sowohl für das einzelne Projekt als auch für Ihr Unternehmen als Ganzes maximalen Erfolg bringen. Dies kann wiederum einen Wettbewerbsvorteil bieten, da Sie über ein zuverlässiges System zur Auswahl von Projekten verfügen, das wenig Raum für Risiken, Verzögerungen oder fehlgeschlagene Projekte lässt.
„PPM zieht die Aufmerksamkeit des Managements in jeder Phase des Projektfortschritts auf sich, was uns hilft, bessere Leistungen zu erbringen. Gutes Projektmanagement reduziert das Risiko, dass ein Projekts scheitert, weil zu viele Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden“, sagt Olga Voronkova, Digital Marketing Strategist bei KeyUA.
Joe Pusz, Gründer und CEO von The PMO Squad, über die Vorteile von PPM: „Der Vorteil einer gut umgesetzten PPM-Strategie besteht darin, Projekte umzusetzen, die dem Unternehmen den größten Return-on-Investment bieten. Manager starten viel zu oft ein Projekt, weil eine Führungskraft eine lokalisierte Verbesserung innerhalb der Abteilung wünscht, selbst wenn das Projekt dem Unternehmen selbst nur minimalen Wert bietet.
„Während der ROI ein unmittelbarer Vorteil eines guten PPM ist, gehören zu den mittelbaren Vorteilen glückliche Mitarbeiter und leistungsstarke Teams. Die Ressourcenauslastung wird direkt durch schlechte PPM-Entscheidungen beeinflusst und führt häufig zu einer niedrigen Moral und mangelndem Vertrauen in die Unternehmensführung. Wenn Sie Teammitglieder ohne eine ordnungsgemäße PPM-Bewertung zu vielen Projekten zuweisen, trägt die Ressource die Last von zusätzlichen Stunden, verringerter Qualität und letztendlich einer schlechten Leistungsbewertung“, sagt er.
Allerdings erklärt Zucker, dass die Vorteile von PPM weder binär noch automatisch sind. Vorteile ergeben sich nicht einfach so; Ergebnisse sind nicht sofort erkennbar. Stattdessen hängt das Profitieren von PPM-Vorteilen von der Disziplin Ihres Unternehmens sowie vom Engagement und der kontinuierlichen Anpassung an die festgelegten Prozesse ab.
„Die Vorteile der Entwicklung und Ausreifung eines PPM-Prozesses stellen ein Kontinuum dar“, sagt Zucker. „Das eine Extrem ist das Chaos; Geld wird ohne Kontrolle, Ausrichtung oder Verantwortungsbewusstsein für Projekte ausgegeben. Am anderen Ende des Spektrums gibt es einen effizienten und transparenten Prozess. Das Unternehmen kann seine Investitionen effektiv verwalten, um Übereinstimmung sicherzustellen und Investitionen zu maximieren. Es gäbe Transparenz über den Status von Projekten und Programmen, so dass bei Problemen geeignete Korrekturmaßnahmen ergriffen werden könnten.“
Was sind die Nachteile des Portfoliomanagements?
Portfoliomanagement kann kostenintensiv sein, sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Geld. Es kann auch bei der Priorisierung die wertvolle Erfahrung von Projektmanagern außer Acht lassen, ein Faktor, der berücksichtigt werden sollte, wenn man diese Methode wählen möchte.
Zu den möglichen Nachteilen des PPM gehören unter anderem:
- Unangemessene Zuweisung von Ressourcen: Zeit und Geld sind zwei wesentliche Ressourcen für Unternehmen jeder Größe, und PPM beansprucht beide. „Abhängig von der Größe des Unternehmens kann der Einsatz von Finanz- und Arbeitsressourcen durch das Projektportfoliomanagement vermieden werden. Wenn Ihr Unternehmen weniger als fünf Mitarbeiter umfasst oder nicht häufig an umfangreichen Projekten arbeitet, können Sie auf PPM verzichten. Investieren Sie nur darin, wenn der erweiterte Managementumfang Ihrem Unternehmen hilft, zu wachsen und den Umsatz zu steigern“, sagt Li.
- Schwierige Entscheidungen: Die Priorisierung kann sehr schwierig sein und manchmal müssen Sie schwierige Entscheidungen treffen. Wenn Ihr Portfoliomanagement-Team nicht in der Lage oder nicht dazu befugt ist, diese Entscheidungen zu treffen, kann dies zu einer verminderten Effizienz innerhalb des Unternehmens führen.
- Lässt Projekt-Know-How bei Entscheidungen außer Acht: Die Manager Ihrer Projekte wissen genau über Ihre Prozesse und die Projekte an sich Bescheid, aber die Verwendung von Portfoliomanagement-Methoden kann dieses Wissen ignorieren. Eine standardisierte Entscheidungsfindung ist zwar effizient, ignoriert jedoch die Erfahrung Ihrer Teamleiter, die möglicherweise Kenntnis von winzigen technischen Details haben, die dem Portfoliomanager möglicherweise nicht bekannt sind.
- Zeitaufwand für administrative Aufgaben: Die ordnungsgemäße Verwaltung eines Projektportfolios nimmt viel Zeit in Anspruch – das eigentliche Projektmanagement nicht eingeschlossen. Ein Portfoliomanager muss Zeit investieren, um aktuelle Prioritäten zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Dinge auf Kurs sind, sowie Berichte zu erstellen, E-Mails zu schreiben und Meetings abzuhalten. Probleme wie Scope-Creep bei einem einzelnen Projekt können sich auch auf die Zeitinvestition eines Portfoliomanagers auswirken, da häufige Neubewertungen erforderlich sind. „Selbst kleinste Projektänderungen können Budgets belasten und Verzögerungen verursachen“, sagt Carter.
- Kosten: Alles kostet Geld, von PPM-Softwarelösungen bis hin zum Personal. Mehr Produkte, mehr Teammitglieder und mehr Manager bedeuten mehr monatliche Gebühren und Gehälter.
„Sie können PPM verwenden, um mühsame, zeitaufwändige und dennoch wichtige Aufgaben wie Inventar und Produktverzeichnung zu straffen. Diese Aktivitäten erfordern in der Regel mindestens ein oder zwei Vollzeitbeschäftigte, was sich auf Tausende von Dollar an Mitarbeitergehältern summieren kann“, sagt Nick Drewe, CEO von Wethrift. „Der vielleicht größte Nachteil ist, abhängig von Ihren Projektmanagementanforderungen, dass PPM-Systeme Sie jeden Monat ein paar hundert Dollar kosten kann. Während große Unternehmen sich das problemlos leisten können, verfügen kleine und mittelgroße Unternehmen möglicherweise nicht über die nötigen Mittel.“
Es gibt viele kostenlose Ressourcen, um Ihre Projektportfolios zu verwalten, einschließlich Software und Vorlagen. Wir haben eine Liste mit kostenlosen PPM-Vorlagen zusammengestellt, um Unternehmen dabei zu helfen, auf Kurs zu bleiben. - Schwierigkeit, Zustimmung von Vorgesetzten zu sichern: Viele Faktoren können zu fehlender Zustimmung durch Vorgesetzte führen, einschließlich mangelnder Sichtbarkeit und schlechter Kommunikation. Es kann schwierig sein, Führungskräfte auf Ihre Seite zu ziehen, aber letztendlich führt die Unterstützung des Führungsteams zu einem größeren Erfolg für Ihre Portfolioprozesse.
Weitere Informationen zur Einbeziehung des Führungsteams in Ihre Portfolioentscheidungen finden Sie in unserem Leitfaden zum Enterprise-Projektportfoliomanagement.
Kurzanleitung zu den Vor- und Nachteilen des Projektportfoliomanagements
Es gibt viel zu beachten, wenn Sie entscheiden, ob Sie Projekte als Portfolio organisieren und verwalten möchten. Verwenden Sie diese Kurzanleitung, um die Vor- und Nachteile der Implementierung von Projektportfoliomanagement zu vergleichen.
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| Minimierte Risiken: Identifizieren und mindern Sie Risiken, bevor sie zu Problemen werden. | Kosten: Berücksichtigen Sie die Rekrutierung, Training, Software und Entwicklung neuer Verfahren. |
| Beschleunigter Projektabschluss: Standardisierte Prozesse führen zu weniger Zeitaufwand für redundante Aufgaben und Projekte insgesamt. | Ressourcenzuweisung: PPM erfordert Ressourcen, die kleinen Unternehmen möglicherweise nicht zur Verfügung stehen. |
| Budgetausrichtung: Stellen Sie Kosten anhand von Daten aus aktuellen und früheren Projekten realistisch dar. | Schwierige Entscheidungen: Priorisierung bedeutet, viele schwierige Entscheidungen zu vielen wichtigen Projekten zu treffen. |
| Optimierte Ressourcennutzung: Mit der Portfolioansicht können Sie sehen, welche Ressourcen tatsächlich verfügbar sind und welche Ressourcen für neue Projekte benötigt werden. | Lässt PM-Expertise außer Acht: Standardisierte Priorisierungsprozesse können den Input Ihrer Manager vor Ort reduzieren, die genau über die täglichen Aktivitäten Bescheid wissen. |
| Erhöhte Projekterfolgsquote: Standardisierte Praktiken führen mit der Zeit zu einer besseren Vorhersage des Projektoutputs und zu einer höheren Erfolgschance. | Zeit: Zeit ist eine wertvolle Ressource. Die Entwicklung und Implementierung von PPM-Prozessen verbraucht Zeit, die sonst an anderer Stelle benötigt werden könnte. |
| Besser zusammenarbeitende Teams: Eine Kultur der sichtbaren Entscheidungsfindung zu schaffen, führt zu einer verbesserten Kommunikation und mehr Zusammenhalt in Teams. | Sicherung der Zustimmung von Vorgesetzten: Es kann schwierig sein, sich bei der Implementierung neuer PPM-Prozesse die Zustimmung von Vorgesetzten für unerprobte Prozesse zu sichern. |
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Was sind die Vorteile von Projektportfoliomanagement-Software?
Die richtige Software macht die Verwaltung von Projektportfolios zum Kinderspiel. Diese Programme sind leistungsstarke Tool-Sets, die sich problemlos in viele Ihrer bestehenden Prozesse einfügen. Verwenden Sie sie, um Aufgaben zu automatisieren, Erinnerungen einzurichten und manuelle Prozesse zu straffen, die sonst Zeit verschwenden würden.
- Verbesserte Organisation und Sichtbarkeit: Organisation und Sichtbarkeit sind entscheidend für den Erfolg von Projekten. PPM-Software kann ein zentrales, zugängliches Dashboard für Projektaktualisierungen und eine leicht verständliche visuelle Organisation der Projekte in Ihrem Portfolio bereitstellen. „Diese Plattformen ermöglichen uns, unseren Projektmanagementprozess zu optimieren, indem wir umfangreiche, zugängliche Portfolios zusammenstellen“, sagt Drewe.
- Einfache Freigabe: Die Verwendung von PPM-Software in einem Unternehmen erleichtert die gemeinsame Nutzung von Updates und Ergebnissen zwischen Abteilungen und Managern. Wenn alle das gleiche Standardprogramm verwenden, treten weniger häufig Verwirrungen auf. „Da wir mehrere Arten von Projekten gleichzeitig durchführen, verwenden wir eine PPM-Software, die benutzerfreundlich ist und sich an unsere sich ändernden Anforderungen zwischen Abteilungen anpassen kann. Es passt sich auch an die Projektgröße an“, sagt Voronkova.
- Zeitersparnis: Mit PPM-Software können Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren und Aktualisierungen und Erinnerungen planen, was Zeit und Geld spart. Manager können sich anderen, detaillierteren Aufgaben widmen, während sich die Software um die einfachen Dinge kümmert.
- Unterstützung der Entscheidungsfindung von Führungskräften: PPM-Software bietet einen einfachen Einblick in den Prozess des Portfoliomanagements. Führungskräfte erhalten einen guten Überblick über die Portfolio-Dashboards, um zu sehen, welche Entscheidungen getroffen werden, wie Teammitglieder zu diesen Entscheidungen gelangt sind und wie sie entsprechend neue Entscheidungen treffen können.
- Berichterstellung: PPM-Software kann benutzerdefinierte Berichte für viele verschiedene Situationen erstellen. Standardisierte, konsistente Berichte machen es einfach, Ergebnisse anzuzeigen und für künftige Referenz zu speichern. „Ich verwende Software, die uns die beste KPI-Analyse liefern kann, damit ich die bestmöglichen Managemententscheidungen für künftiges Wachstum treffen kann“, sagt Li.
Verwenden Sie unseren einfachen Fragebogen, um Ihre Möglichkeiten einzugrenzen und das richtige PPM-Tool für Ihr Unternehmen auszuwählen. „Glücklicherweise bietet der Markt jetzt ein umfangreicheres Angebot an PPM. Ich ermutige Benutzer, ihre Möglichkeiten zu erkunden, bis sie eine Plattform finden, die ihren Anforderungen entspricht und zu ihrem Budgetplan passt“, meint Drewe.
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