Was ist Programmmanagement?
Programmmanagement bezieht sich darauf, wie Sie eine Gruppe verwandter Projekte verwalten, um die Effizienz und effektive Ressourcenzuweisung sicherzustellen. Das oberste Ziel des Programmmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass alle Projekte zusammenwirken, um ein gemeinsames Unternehmensziel zu erreichen.
Einige Organisationen beauftragen ein Programmmanagementbüro (PgMO), um organisatorische Programme zu koordinieren. (Hinweis: Viele Organisationen verwenden das Akronym PMO, was jedoch mit dem Standard-Akronym für ein Projektmanagementbüro verwechselt werden kann. Zum Zweck der Klarheit verwenden wir in diesem Artikel „PgMO“.) Viele Unternehmen haben jedoch kein festes PgMO – in diesen Fällen können Projektmanager direkt für Programmmanager arbeiten, um ein Programm voranzutreiben, oder innerhalb bestimmter Abteilungen eines Unternehmens agieren, wo sie dem jeweiligen Abteilungsleiter unterstellt sind. Aber auch die Organisation überträgt diesen Projektmanagern die Zusammenarbeit mit Programmmanagern, wenn diese bei bestimmten Programmen ihr Fachwissen benötigen.
Programmmanagement vs. Projektmanagement
Beim Projektmanagement wird die Arbeit an einem einzigen Projekt mit einem bestimmten Ziel und Enddatum überwacht, während das Programmmanagement die Arbeit an einer Reihe verwandter Projekte umfasst. Im Allgemeinen konzentriert sich ein Programm eher auf die größeren, strategieorientierteren Ziele eines Unternehmens.
Im Gegensatz zu einem Projekt hat ein Programm nicht zwingend ein festgelegtes Enddatum. Alternativ kann das Enddatum eines Programms Jahre in der Zukunft liegen.
Programmmanager überwachen und leiten in der Regel die Arbeit von Projektmanagern. Ein Programmmanager konzentriert sich auch eher auf den langfristigen Unternehmensumsatz und interagiert mehr mit der Unternehmensleitung. Erfahren Sie mehr über die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Programmmanagers.
„CEOs werden Ihnen sagen, dass eine hohe Nachfrage nach talentierten Programmmanagern herrscht. Sie würden dafür töten, um diese Position in ihrem Unternehmen mit einer starken Persönlichkeit besetzen zu können“, erklärt Dr. James T. Brown, ehemaliger Associate Director of Logistics Systems bei der NASA im Kennedy Space Center und Autor von The Handbook of Program Management: How to Facilitate Project Success with Optimal Program Management. „Zudem ist Programmmanagement tatsächlich mehr Kunst als Wissenschaft. Mich interessiert nicht, wie viel Erfahrung jemand in einer Rolle hat; wenn der Programmmanager nicht über künstlerisches Geschick – also eine eigene Sichtweise darauf, wie die Dinge laufen sollten, – verfügt, wird er nicht erfolgreich sein.“
Experten sagen auch, dass ein Programmmanager sich bei Projekten nicht in Einzelheiten verzetteln darf. „Programmmanager sollten kein Micromanagement betreiben und das Projektmanagement den Projektmanagern überlassen“, erklärt Tech Recruiter Janis Strathearn in ihrem beliebten LinkedIn-Blogpost zum Thema. „Projektmanager brauchen [von ihren Programmmanagern] klare Vorgaben und Verhältnisse. Dies ermöglicht es ihnen, die unmittelbaren Aufgaben, Zeitvorgaben und Ziele des Projekts zu erfüllen.“
Dan Friedmann, seines Zeichens Programm-, Projekt- und Produktmanager, der umfassend über Programm- und Projektmanagement geschrieben hat, betrachtet Programmmanager als „Meta-Projektmanager“. In diesem Modell kann ein einzelnes Programm aus bis zu 10 verwandten Projekte bestehen. „Der Programmmanager jongliert mit Ressourcen und Zeitplänen für alle ihre Projekte und hat die Verantwortung, Geld, Mitarbeiter oder Zeit von einem Projekt nach Bedarf abzuziehen und neu einzusetzen“, so Friedman.
Programmmanagement vs. Portfoliomanagement
Portfoliomanagement (oft Projektportfoliomanagement oder PPM genannt) umfasst einen noch breiteren Gesamtzusammenhang als das Programmmanagement. Das Programmmanagement umfasst mehrere Projekte, die sich an den Zielen eines Unternehmens orientieren, wohingegen sich das PPM auf die Annahme und Priorisierung passender Projekte konzentriert.
Beim PPM wird analysiert, ob Projekte und Programme aufeinander abgestimmt sind und einen echten Mehrwert für das Unternehmen liefern. Beim PPM analysieren Sie auch vorgeschlagene Projekte und Programme und lehnen diejenigen ab, die dem Unternehmen nicht genug Mehrwert liefern.
Erfahren Sie mehr über das Projektportfoliomanagement, einschließlich seiner Phasen und seiner strategischen Vorteile für ein Unternehmen.
Programmmanagement vs. PgMO
Viele Organisationen – insbesondere größere – verfügen über ein Programmmanagementbüro (PgMO), das hilft, Projekte und Programme zu leiten und ihnen wichtige Ressourcen zu bieten. Nichtsdestotrotz können Sie Ihre Programmmanagement-Aufgaben auch ohne ein PgMO erledigen.
Wenn Unternehmen kein PgMO haben, müssen Programmmanager mehr Aufwand betreiben, um sicherzustellen, dass sie bei der Umsetzung ihrer Programme und Projekte bewährte Vorgehensweisen nutzen, die Teil davon sein können. Erfahren Sie mehr darüber, was ein Programmmanagementbüro tut und wie Sie eines für Ihr Unternehmen einrichten können.
Eine noch strategischere Einheit innerhalb einiger Organisationen ist ein Enterprise-Programmmanagementbüro (EPMO). Dieses Büro konzentriert sich auf alle Projekte, Programme und Portfoliomanagement, die auf die langfristigen strategischen Zielen eines Unternehmens ausgerichtet sind. Erfahren Sie mehr darüber, was ein EPMO tut, und erhalten Sie zusätzliche Informationen über weitere Grundlagen des Enterprise-Programmmanagements.
Programmmanagement vs. Produktmanagement
Das Produktmanagement konzentriert sich auf die Entwicklung eines neuen Produkts für ein Unternehmen. Während sich das Programmmanagement auf die Leitung eines Programms konzentriert (und ein Produktentwicklungsteam umfassen kann), agiert die Produktentwicklung oft in Eigenregie.
Im Allgemeinen hat ein Produktmanager, der für das Produktmanagement verantwortlich ist, einen viel begrenzteren Fokus als ein Programmmanager, der für das Programmmanagement verantwortlich ist.
Programmmanagement vs. Arbeitsmanagement
Das Programmmanagement umfasst die Verwaltung mehrerer Projekte, die Teil eines größeren Programms sind. Im Arbeitsmanagement analysieren und koordinieren Mitarbeiter Workflows, um ihre Arbeitsweise zu optimieren und die Effizienz steigern.
Unternehmen verwenden oft Arbeitsmanagement-Software, um ihre Arbeitsprozesse zu koordinieren und zu verwalten.
Programmmanagementphasen
Experten unterteilen das Programmmanagement in drei Hauptphasen: Programmdefinition, Programmleistungen und Programmabschluss. Mehr über diese drei Phasen und die damit verbundenen Teilphasen erfahren Sie in unserem Leitfaden zum Programmmanagementlebenszyklus.
Wichtige Programmmanagement-Komponenten
Experten empfehlen Programmmanagern, mehrere Komponenten oder Pläne zu erstellen und zu verwenden, die ihnen helfen können, ein Programm zu verwalten. Diese Komponenten und Pläne können helfen, das Programm zu leiten und sicherzustellen, dass es auf einem guten Weg ist.
Hier sind mehrere wichtige Bestandteile:
- Programmmanagementplan: Ein Programmmanagementplan ist die umfassende Leitlinie für das gesamte Programm. Listen Sie im Plan die Ziele und Bestandteile des Programms und alle Projekte auf, die Teil davon sind, sowie die Teammitglieder, die für jedes Projekt verantwortlich sind. Skizzieren Sie dann die Zeitachsen und Leistungen des Programms. Je umfassender ein Programmmanagementplan ist, desto nützlicher ist er für diejenigen, die an Projekten und dem Programm als Ganzes arbeiten. Der Programmmanagementplan ist ein lebendiges Dokument; der Programmmanager und andere können ihn bei Bedarf aktualisieren. Laden Sie eine Vorlage für den Programmmanagementplan oder eine Reihe anderer nützlicher Vorlagen für das Programmmanagement herunter.
- Programmmanagementbüro-Satzung: Nicht jedes Unternehmen hat ein PgMO. Doch wenn, dann ist es wichtig, eine PgMO-Satzung zu haben, die den Umfang, die Ziele und das Budget des PgMO festlegt. Dieses Dokument kann auch die Kommunikation und Zusammenarbeit der Teammitglieder fördern. Am wichtigsten ist, dass in der Satzung die wichtigsten Pfeiler des Programms festgelegt sind, damit Sie zukünftige Projekte gegenprüfen können, um sicherzustellen, dass diese darauf abgestimmt und effektiv sind.
- Programm-Governance-Plan: In diesem einfachen Dokument identifizieren Sie, wer für die Governance und das Management des Programms verantwortlich ist. Sie sollten auch einen groben Plan für die Verwaltung und Überprüfung des Programms festlegen.
- Programmkommunikationsplan: Dieser Plan kann die interne Kommunikation (Informationstechnikanforderungen, Aufgaben zu Inhalten oder Grafiken usw.) sowie externe Nachrichten umfassen. Diese Nachrichten können einfach nur für Kunden oder Beteiligte sein, aber sie können auch Presseerklärungen, Medienkommunikation, Newsletter und Marketingkampagnen umfassen. Ein Programmmanager sollte alle benötigten Kommunikationsströme intern und extern identifizieren und planen.
- Programmbeteiligtenanalyse: Verwenden Sie dieses Dokument, um den Überblick über alle Beteiligten und das, was sie wann wissen müssen, zu behalten Dieses Dokument ist in der Regel eine Checkliste, die alle potenziellen Beteiligten auflistet, einschließlich interner Beteiligte, wie das obere Unternehmensmanagement, Informationstechnologiemanager, Kundendienstleister und andere Teammitglieder. Sie sollten auch externe Beteiligte wie Kunden, Lieferanten, Bauunternehmer und Branchenmedien einbeziehen. Im Allgemeinen wird die Programmbeteiligtenanalyse von Ihrem Programmmanager verwendet; Ihr Unternehmen wird sie wahrscheinlich nicht extern teilen. Diese Analyse ist jedoch ein gutes Planungsinstrument, um sicherzustellen, dass die Beteiligten in der Art und Häufigkeit Informationen erhalten, wie es für sie erforderlich ist.
- Problemnachverfolgung: Dies sollte eine freigegebene Datei oder eine Reihe von Dateien sein, in der jeder, der an einem Programm beteiligt ist, ein Problem protokollieren, ein Hindernis teilen, ein Update vornehmen, eine Frage stellen oder eine Aufgabe weiterentwickeln kann. Wenn Ihr Unternehmen bereits über einen Aufgaben- oder Problem-Tracker verfügt, können Sie diesen möglicherweise für diese Verwendung anpassen. Es kann jedoch auch hilfreich sein, einen speziellen Problem-Tracker für das Programm zu erstellen. So wissen Projektteams, dass sie einen Tracker für alle Teile des Programms haben.
Programmmanagementprozess
Ein Programmmanagementprozess ist das System, das Programmleiter verwenden, um ein Programm zu erstellen und zu verwalten. Wie bereits erwähnt, durchläuft ein Programm in der Regel drei Phasen: Definition, Leistungserbringung und Abschluss.
Beispiele für das Programmmanagement
Viele Organisationen verwenden das Programmmanagement, um die wichtigsten Arbeiten zu priorisieren. Ein starkes Programmmanagement ist besonders in Unternehmen mit komplizierten Produkten oder Systemen wichtig.
In den folgenden Abschnitten finden Sie Beispiele für das Programmmanagement in verschiedenen Abteilungen.
Programmmanagement bei Software oder Technologie
Ein Softwareunternehmen kann an einer Gruppe von Aktualisierungen an einer beliebten Kartendienst-Plattform arbeiten. Diese Aktualisierungen können die Aufnahme von weiteren Orten, verbesserte Fähigkeiten bei der Suche und Darstellung von entlegenen Landstrichen sowie Routenplaner umfassen, mit denen sich komplexe Fahrten planen lassen.
Verschiedene Projektmanager überwachen die Arbeiten an jeder der neuen Aktualisierungen oder Komponenten. Jeder Projektmanager hat eine Gruppe von Teammitgliedern, die ihm bei dem Projekt helfen.
Ein Programmmanager ist dafür verantwortlich, den Fortschritt und den Erfolg jedes Projekts zu überwachen.
Programmmanagement in großen technologischen oder wissenschaftlichen Systemen
Das Programmmanagement ist auch in großen und komplizierten technologischen und wissenschaftlichen Systemen wichtig. Die Mondlandungen der NASA in den 1960er Jahren sind berühmte Beispiele für eine Organisation, die wichtige Programmmanagementpraktiken verwendet, um den Erfolg zu gewährleisten.
Friedmann beschreibt die Arbeit am Hubble-Weltraumteleskop für die NASA und das Schreiben von Code für einen der Bord-Computer, die das Nutzlastpaket des Teleskops verwalten.
„Das ist eines der vielen Projekte, die gleichzeitig durchgeführt werden und die nicht nur von unseren einzelnen Projektmanagern verwaltet werden, sondern auch von einem Programmmanager. Dieser Programmmanager war nicht direkt in unsere Projekte involviert, sondern verbrachte seine Zeit damit, Aufgaben projektübergreifend zu koordinieren und zu planen.“
Der Einsatz von Programmmanagement zum Festlegen von Zielen und dem Messen von Erfolg
Ein starkes Programmmanagement hilft Projektmanagern, klare Ziele für die Projektarbeit zu setzen, klare Ziele für das Programm als Ganzes festzulegen und Metriken für den Programmfortschritt festzulegen und zu überwachen.
Mehr über die Verwendung von Metriken und wichtigen Leistungsindikatoren im Programmmanagement erfahren Sie in unserem Leitfaden.
Ein gutes Programmmanagement stellt auch Folgendes sicher:
- Der Programmmanager ist für Projektmanager und alle Teammitglieder erreichbar, betreibt aber keinerlei Micromanagement.
- Projekte werden pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen, und Projektmanager und Team-Mitglieder ermitteln die Wirksamkeit von Projekten, während diese voranschreiten.
- Projekte, die nicht gut laufen oder vorankommen, werden bei Bedarf verkleinert oder abgebrochen.
- Alle Projekte und das Gesamtprogramm werden mit den strategischen Zielen des Unternehmens in Einklang gebracht.
Brown erklärt: „Ein starker Programmmanager ist ein guter Mentor und Entwickler seines Teams, überprüft und überarbeitet kontinuierlich Prozesse für maximalen Effekt und verbringt seine Zeit vor allem damit, über all diese strategischen Überlegungen nachzudenken.“
Was ist strategisches Programmmanagement?
Da Programmmanagement naturgemäß strategisch ist, gibt es keinen offiziellen Unterschied zwischen ihm und dem strategischen Projektmanagement.
Die Zukunft des Programmmanagements
Unternehmen benötigen weiterhin starke Programmmanager, da sie eine breite Palette von Projekten und Programmen verwalten. Zukünftige Programmmanager benötigen sogar noch mehr visionäre Fähigkeiten, um die Arbeit voranzutreiben, die mit den langfristigen Zielen eines Unternehmens in Einklang steht.
Da Unternehmen zur Verwaltung von Projekten außerdem zunehmend Agile-Methoden verwenden, benötigen sie Manager, die verstehen, wie Agile-Prinzipien im Programmmanagement verwendet werden.
Das Programmmanagement muss jedoch nicht kompliziert sein, so Brown. Ein gutes Programmmanagement ist einfach „organisierter Menschenverstand, der auf den Kontext eines Unternehmens zugeschnitten ist“. Programme aller Größen benötigen visionäre Führungskräfte.
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