Was ist Projektauswahl und -planung?
Projektauswahl bezeichnet den Prozess der Skizzierung und Auswahl des nächsten Projekts für ein Team. Projekte stehen in der Regel im Wettbewerb um Ressourcen, daher müssen Sie die Anforderungen und Ziele jedes potenziellen Projekts berücksichtigen und sie entsprechend priorisieren.
Die meisten Organisationen haben stets mehrere potenzielle Projekte in der Pipeline. Erfolgreiche Organisationen erstellen einen Standardprozess für den Vergleich dieser Projekte, um das beste nächste Projekt zu bestimmen.
Sobald eine Organisation ein Projekt ausgewählt hat, sind die nächsten Schritte die Skizzierung dieses Projekts und die Erstellung eines Projektplans. Weitere Informationen zur allgemeinen Projektplanung finden Sie in unserem Leitfaden zu Projektplänen.
Wer ist für den Projektauswahlprozess zuständig?
Letztendlich bestimmen oft die Führungskräfte eines Unternehmens die Priorität von Projekten, aber die Fachkenntnisse eines Projektmanagers werden im Auswahlprozess ebenfalls oft geschätzt.
Rolle des Projektmanagers bei der Projektauswahl
Ein erfahrener Projektmanager verfügt oft über besondere Kenntnisse und Fähigkeiten, die eine höhergestellte Führungskraft möglicherweise nicht hat, wie z. B. ein besserer Einblick in die Risiken und Ressourcenanforderungen eines Vorschlags. Ein Projektmanager sollte auch ein gutes Verständnis für die Bedürfnisse und Talente von Teams haben.
Projektmanager können auch als Soundingboard für Führungskräfte fungieren und die Wahl des Projekts und wie es letztendlich durchgeführt wird, beeinflussen. Es ist wichtig, bei der Projektauswahl unvoreingenommenen Input zu geben, damit das gesamte Team die bestmöglichen Erfolgschancen hat.
Eine der wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers besteht darin, als Verbindungsperson zwischen dem Team und den Führungskräften aufzutreten. Identifizieren Sie die einflussreichsten Entscheidungsträger und ihre Prioritäten für das Unternehmen. Heben Sie, wenn Sie Input geben, die Stärken Ihres Teams entsprechend hervor. Weisen Sie Ihr Team gleichzeitig ehrlich auf Lücken in ihren Fähigkeiten oder Ressourcen hin.
Die Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, einzigartige Einblicke in die Gesamtfähigkeiten einer Organisation zu bieten. Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihrem Unternehmen die Ressourcen oder Zeit für ein Projekt fehlen, sollten Sie dies so früh wie möglich im Planungs- und Auswahlprozess zur Aussprache bringen.
Sobald die Organisation ein Projekt ausgewählt hat, sollte der Projektmanager mit dem Planungsprozess beginnen. Stellen Sie einen Projektplan zusammen und entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass Sie und Ihr Team auf Kurs bleiben.
Was sind die üblichen Managementschwerpunkte bei der Projektauswahl?
Im Management liegt der Fokus oft auf Kriterien wie dem Gesamtbudget und der Amortisationszeit, der Verfügbarkeit von Ressourcen und dem Gewinn- und Wachstumspotenzial. Im Gegenzug kann ein Projektmanager Faktoren wie Zeitplanmanagement, Risiken und den Erfolg vergangener Projekte nachvollziehen.
Es ist wichtig, die Bedenken von Führungskräften zu verstehen, damit Sie sie beschwichtigen können. Gleichzeitig sollten Sie die Stärken und Schwächen Ihres Teams kennen, damit Sie sich angemessen für es einsetzen können. Ein Projektmanager sollte Bedenken von allen Seiten zur Kenntnis nehmen und Methoden identifizieren und fördern, um diese auszuräumen und ein erfolgreiches Projekt sicherzustellen.
Projektauswahlmethoden
Sie können eine Vielzahl von Projektauswahlmethoden verwenden, von denen die meisten in eine von zwei Kategorien fallen. Methoden zur Optimierung unter Nebenbedingungen priorisieren numerische und mathematische Vorteile, während Methoden zur Nutzenmessung den Fokus auf zugänglichere Konzepte wie Opportunitätskosten und Amortisationszeiten legen.
Methoden zur Optimierung unter Nebenbedingungen für die Projektauswahl
Methoden zur Optimierung unter Nebenbedingungen verwenden manchmal komplexe mathematische Konzepte, um bestimmte Variablen im Projektauswahlprozess zu berücksichtigen. In der Regel geht es um harte Zahlen und reale Probleme werden in Gleichungen umgewandelt, um sie zu lösen.
Im Folgenden zählen wir Beispiele für gängige Methoden zur Optimierung unter Nebenbedingungen auf:
- Ganzzahlige Optimierung: Diese Methode priorisiert ganze Zahlen vor Teilergebnissen. Zum Beispiel würde ein Unternehmen kein teilweise fertiges Auto bauen wollen, sondern nur ein ganzes Auto, weshalb in der Methode in ganzen Autos gerechnet wird.
- Lineare Optimierung: Diese Methode konzentriert sich auf die Maximierung einer gegebenen Variable durch Manipulation anderer linearer Variablen. Sie können beispielsweise die Gesamtkosten eines Projekts reduzieren, indem Sie die Dauer des Projekts reduzieren. Wenn Sie Autos so schnell verkaufen, wie Sie sie herstellen, können Sie mehr Autos verkaufen, indem Sie sie schneller herstellen.
- Dynamische Programmierung: Diese Methode unterteilt ein großes Problem in kleinere, überschaubarere Teile. Anstatt „ein Auto zu bauen“, kann sich ein Unternehmen darauf konzentrieren, zuerst die einzelnen Teile eines Autos zu produzieren und sie dann zusammenzubauen.
- Nichtlineare Optimierung: Diese Methode ist komplexer als die lineare Optimierung und umfasst die Maximierung einer bestimmten Variable in einer Situation, in der andere Variablen nicht linear mit ihr verbunden sind. Im obigen Autobeispiel müssen Sie möglicherweise die erhöhten Kosten des beschleunigten Massentransports und die Zölle verschiedener Länder berücksichtigen, wenn Sie Ihre Produktion am Fließband erhöhen.
- Pareto-Optimierung: Diese Methode ist in vielerlei Hinsicht eine Kombination aller oben genannten Methoden. Hier erstellen Sie ein System von Funktionen, das helfen kann, Entscheidungen mathematisch zu optimieren. Durch das Aufstellen von Gleichungen, welche die Zeit und Kosten jedes Schritts in der Produktion eines Autos definieren, können Sie Variablen jederzeit nach Bedarf anpassen und erhalten ein Modell der erwarteten Ergebnisse.
Nutzenmessungsmethoden für die Projektauswahl
Anstatt sich nur auf die Zahlen zu konzentrieren, verwenden Methoden zur Nutzenmessung diese Zahlen, um den täglichen Betrieb eines Unternehmens darzustellen. Nutzenmessungen stellen Faktoren wie die Opportunitätskosten einer Investition dar oder berücksichtigen nicht finanzielle Überlegungen.
- Nutzen-Kosten-Analyse: Mit dieser Methode vergleichen Sie die Kosten eines Projekts mit seinem Nutzen. Stellen Sie sich ein Café vor, das einen neuen Standort eröffnen möchte. Die Kosten für Bestand, Einarbeitung, Einstellung und Betrieb eines neuen Standorts sind erheblich. Dennoch kann der Nutzen eines neuen Standorts zu einem höheren Umsatz und einem Wachstum der Marke führen, was beides positiv für das Unternehmen ist.
- Trevor Larson ist der CEO von Nectar. „Der offensichtlichste Ausgangspunkt bei der Bewertung verschiedener Unternehmungen ist, die Kosten und den Nutzen Ihrer Optionen miteinander zu vergleichen“, sagt er. „Ihre Kosten umfassen den geschätzten verpassten Umsatz von Projekten, die Sie nicht priorisieren.“
Weitere Informationen zu diesem Konzept und herunterladbare Vorlagen finden Sie auf unserer Seite mit kostenlosen Vorlagen für Kosten-Nutzen-Analysen. - Amortisationszeit: Dies ist das Maß für die Zeit, die vergeht, bis eine ursprüngliche Investition Ertrag bringt. Ein Projekt mit einer kürzeren Amortisationszeit kann einem Projekt mit einer längeren Amortisationszeit vorzuziehen sein. Es ist jedoch auch wichtig, die laufenden Kosten und das Ertragspotenzial des Projekts zu berücksichtigen. Diese Methode ist in ihrem Umfang relativ simpel, da sie den Fokus nur auf den Cashflow legt und keine potenziellen Risiken berücksichtigt, die mit dem Prozess verbunden sind.
Im Beispiel mit dem Coffee-Shop ist die Amortisationszeit die Zeit, die der neue Laden benötigt, um für die Rückzahlung der ursprünglichen Investition genug Geld einzunehmen. Der Ausbau der Fläche, die Einstellung und die Einarbeitung der neuen Mitarbeiter, der Bestand für den neuen Laden und alles andere, was mit der Eröffnung zu tun hat, muss hochgerechnet und mit den Einnahmen verglichen werden, die der neue Laden generiert. - Discounted Cashflow-Analyse: Der Wert der künftigen Einnahmen eines Projekts (basierend auf Faktoren wie Inflation oder dem sinkenden Bedarf an einem Produkt oder einer Dienstleistung) kann eine wichtige Überlegung sein. Die nutzbringendsten Projekte sind diejenigen, die einer Organisation noch lange nach ihrem ursprünglichen Abschluss Einnahmen bringen.
Nehmen wir an, dass sich das neue Café in einer großartigen Lage neben einem Hochschulgelände befindet. Sie müssen jedoch auch berücksichtigen, dass die Studenten nicht das ganze Jahr über auf dem Gelände sind, und weniger Studenten bedeutet weniger Einnahmen. - Kapitalwert (Net Present Value/NPV): Der Kapitalwert ist die Beziehung zwischen den aktuellen Kosten und den Einnahmen bzw. dem Return on Investment (ROI) eines Projekts. Der NPV sollte immer positiv sein und je höher er ist, desto besser. NPV berücksichtigt den Zeitwert von Geld sowie den abgezinsten Kapitalfluss über die Laufzeit eines Projekts, anstatt nur die Amortisationszeit zu berücksichtigen. Vorlagen, die Ihnen helfen, Ihren ROI zu berechnen und nachzuverfolgen, finden Sie im Artikel „ROI-Vorlagen und -Rechner für viele Disziplinen“.
Zum Beispiel kostet ein neues Café an Standort A 25.000 USD und wird in den nächsten drei Jahren voraussichtlich 12.000 USD pro Jahr einnehmen. Ein zweiter Standort, Standort B, kostet genauso viel, aber es wird erwartet, dass dieser im gleichen Zeitraum pro Jahr unterschiedlich viel einnimmt: 10.000 USD im ersten Jahr, 15.000 USD im zweiten und 25.000 USD im dritten. Vor diesem Hintergrund ist der NPV von Standort B womöglich vorzuziehen, da die ursprüngliche Investition schneller amortisiert wird als beim neuen Laden an Standort A. - Opportunitätskosten: Diese Zahl berücksichtigt die gesamten Kosten eines Projekts, nicht nur die finanziellen. Diese können die physischen Ressourcen, den Zeitaufwand und die technische Schulungszeit sowie andere Faktoren umfassen. Opportunitätskosten fassen die gesamten Kosten eines Projekts zusammen, nicht nur die numerischen Kosten.
Zum Beispiel berücksichtigen Opportunitätskosten die Kosten für die Umverteilung erfahrener Baristas von gut laufenden bestehenden Läden zu neuen Läden, was möglicherweise die Geschwindigkeit und Qualität der Zubereitung von Getränken in diesen Läden verringern würde, bis die Ersatzkräfte geschult sind. In diesem Beispiel können die Inhaber auch Kunden verlieren, die nicht länger auf Getränke warten möchten oder sehr an einem bestimmten Barista hängen. - Wirtschaftsmodell: Jedes neue Vorhaben kann finanzielles und soziales Kapital für ein Unternehmen schaffen. Der Geschäftswertbeitrag (Economic Value Added/EVA) ist die Messzahl, die den finanziellen Mehrwert der Arbeit an oder des Abschlusses eines Projekts für eine Organisation bestimmt.
Ein gut laufendes neues Café steigert durch die generierten Einnahmen und das Potenzial, künftige Einnahmen zu erzielen, das Finanzvermögen einer Organisation. - Nicht finanzielle Überlegungen: Eine Organisation muss bei der Auswahl eines Projekts viele nicht finanzielle Faktoren berücksichtigen. Dazu können Umweltauswirkungen, soziale und Kundenwirkung sowie die Einhaltung der Unternehmensziele und -werte gehören. Es kann schwierig sein, diese direkt an finanziellen Faktoren abzuwägen und sie werden oft auch in Betracht gezogen.
„Nicht greifbare Kosten sind genauso wichtig, wenn nicht noch wichtiger [als finanzielle Kosten]“, sagt Larson. „Ein Unternehmen muss sich auch überlegen, ob ein Projekt neben dem Finanziellen auch strategisch richtig ist. Ein Projekt, mit dem Sie viel einnehmen, ist nicht unbedingt das Beste für Ihre Marke und Ihre langfristige Position als Branchenführer. Manchmal ist es besser, etwas Interessantes oder Innovatives zu tun, auch wenn der ROI ungewiss ist.“ - Interner Zinsfuß (Internal Rate of Return/IRR): Lumen Learning definiert den internen Zinsfuß als die „Ertragsrate, die den Kapitalwert aller Cashflows (sowohl positiv als auch negativ) einer bestimmten Investition mit Null gleichsetzt.“ Dies kann helfen, festzustellen, wie rentabel die Investition in ein Projekt sein kann, indem sie den IRR von Projekten mit den gleichen Anlaufkosten vergleichen. Ein Projekt mit einem höheren IRR ist ein profitableres Vorhaben. Bleiben wir beim vorherigen Beispiel: Das bestehende Café benötigt eine neue Espressomaschine. Die anfänglichen Kosten betragen 10.000 USD und das Team erwartet, im Vergleich zur alten Maschine 1.500 USD pro Jahr an Zeit und Wartungskosten einzusparen. Wenn Sie die anfänglichen Kosten durch die jährlichen Einsparungen teilen, so beträgt der IRR für diese Investition 6,7 Prozent. Verwenden Sie diese Formel dann, um den IRR für verschiedene Maschinen abzuschätzen und vergleichen Sie entsprechend die Kosteneinsparungen.
- Bewertungsmodelle: Diese Methode weist Kriterien, die für das Geschäft wichtig sind, numerische Werte zu. Berechnen Sie mit einer Vorlage oder Excel-Tabelle den numerischen Score verschiedener Kriterien, die für die Organisation wichtig sind und vergleichen Sie sie mit den Scores anderer Vorschläge. Der Vorschlag mit der höheren Bewertung ist das für die Organisation relevantere Projekt.
Für das Café gibt es mehrere potenzielle Projekte, die das Management priorisieren muss. Das gleiche Team ist sowohl für die Eröffnung eines neuen Ladens als auch für die Einstellung eines neuen Bereichsleiters verantwortlich. Nach dem Ausfüllen des Bewertungsmodells hat die Einstellung eines neuen Bereichsleiters den höheren Score. Das Management sollte diese Aufgabe priorisieren, wodurch die Eröffnung des neuen Ladens in einigen Monaten noch einfacher werden wird.
Was sind Projektauswahlkriterien?
Projektauswahlkriterien bezeichnen Faktoren, die ein Unternehmen gegeneinander abwägt, um das nächste Projekt zu bestimmen. Überlegungen wie Budget, Zeitpläne und die Verfügbarkeit bestimmter Teams und Personen können dabei eine Rolle spielen.
„Projekterfolg wird bei jedem Projekt unterschiedlich gemessen“, erklärt Marissa Taffer, PMP, Gründerin und Präsidentin von M. Taffer Consulting. „Manchmal ist eine pünktliche, umfangsgerechte und im oder unter dem Budget abgeschlossene Projektlieferung ein Erfolg, oft gibt es aber noch weitere Überlegungen. Hat das Projekt das bewirkt, was es sollte? Hat das Team gut zusammengearbeitet? Welche Erkenntnisse haben wir gewonnen?“
Wie sollten Projektauswahlkriterien festgelegt werden?
Projektauswahlkriterien sind je nach Unternehmen und Projekt unterschiedlich. Im Allgemeinen berücksichtigt eine Organisation Aspekte wie die technischen Fähigkeiten des Teams, die Zeit und das Budget, die für den Abschluss des Projekts zur Verfügung stehen sowie den größeren Umfang der Ziele der Organisation.
„Mit dem zunehmendem Erfolg Ihres Unternehmens entwickelt sich auch Ihr Geschäft weiter. Am Anfang übernehmen Sie jedes Projekt, weil Sie ein großes, relevantes und anerkanntes Unternehmen aufbauen möchten. Sobald Sie sich einen Namen gemacht haben, können Sie etwas selektiver sein“, sagt Jeremy Lyman, CEO und Mitbegründer von Birch Coffee. „Wir wählen Projekte jetzt danach aus, inwieweit sie zu unserem Unternehmen passen anstatt umgekehrt und haben unsere Auswahlkriterien entsprechend angepasst.“
Was ist der Projektauswahlprozess?
Der Projektauswahlprozess umfasst alle Schritte, die eine Organisation bei der Abwägung von Kosten und Nutzen eines potenziellen Vorhabens zur Auswahl eines neuen Projekts durchläuft. Im Allgemeinen wird ein neues Projekt vom hochrangigen Management ausgewählt und schließlich an ein Team delegiert.
Was sind die Schritte bei der Projektauswahl?
Auch wenn die spezifischen Schritte bei der Projektauswahl je nach Organisation variieren können, besteht der Prozess in der Regel darin, potenzielle Projekte zu identifizieren, sie miteinander zu vergleichen, Ihre Befunde zu analysieren und ein Projekt auszuwählen.
Diese Schritte werden im Folgenden detailliert erläutert:
- Identifikation potenzieller Projekte: Setzen Sie sich mit den Entscheidungsträgern in Ihrer Organisation zusammen und erstellen Sie eine Liste mit den nächsten potenziellen Projekten.
- Vergleich der Projekte: Vergleichen Sie die potenziellen Projekte anhand der von Ihnen gewählten Projektauswahlmethode. In diesem Beispiel wird eine Kosten-Nutzen-Vorlage verwendet, um die Kosten und den Nutzen der Projekte in der Liste vom ersten Schritt an zu vergleichen. Weisen Sie jedem Kriterium Werte zu, um die Gesamtscores der einzelnen Projekte zu vergleichen.
- Analyse Ihrer Befunde: Vergleichen Sie die Scores der einzelnen Projekte, um festzustellen, welches für Ihr Team am besten geeignet ist. In diesem Beispiel stehen negative Zahlen für einen „kostspieligen“ Score und positive Zahlen für „vorteilhafte“ Scores. Ein Score, der nah an Null liegt, stellt ein in etwa ausgeglichenes Kosten-Nutzen-Verhältnis dar.
- Auswahl eines Projekts: Wählen Sie das Projekt aus, das am besten zu Ihrem Team passt. Oft ist dies das Projekt mit dem höchsten Score. In manchen Fällen müssen Sie auch Dinge berücksichtigen, die in Ihrem Modell womöglich nicht berücksichtigt werden, wie z. B. Budgetmengen und Gesamtkosten.
Vorlage für Kosten-Nutzen-Projektauswahlmatrix
Verwenden Sie diese einfache Kosten-Nutzen-Vorlage, um Ihrem Team die Auswahl aus der Liste potenzieller Projekte zu erleichtern. Verwenden Sie die vorhandenen Priorisierungskriterien oder passen Sie die Kriterien und Gewichtungen einfach an Ihre Bedürfnisse an. Diese Vorlage bietet auch anpassbare Gewichtungen für jedes Kriterium, die Sie nach Bedarf zuweisen können.
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Was sind Projektauswahlmodelle?
Projektauswahlmodelle stellen die Struktur eines Projekts im Rahmen der Begründung für seinen Vorschlag dar. Diese nicht-numerischen Modelle können Projekte beispielsweise nach ihrer Notwendigkeit für den Wettbewerb in einem Markt oder ihrem Status als Lieblingsprojekt einer Führungskraft definieren.
Dies sind einige Beispiele für gängige Projektauswahlmodelle:
- Komparativer Kostenvorteil: Dieses Modell vergleicht mehrere potenzielle Projekte und hebt die besten unter ihnen hervor.
- Wettbewerbsnotwendigkeit: Dieses Projekt ist für den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens unerlässlich.
- Operative Notwendigkeit: Der Abschluss dieses Projekts ist für die Fortsetzung des Unternehmensbetriebs entscheidend.
- Produktreihenerweiterung: Dieses Projekt ist eine Erweiterung oder Ergänzung der bestehenden Produkte innerhalb des Unternehmens.
- Heilige Kuh: Dieses Projekt war die Idee eines wichtigen oder leitenden Mitglieds der Organisation.
Wie wählen Sie zwischen Projekten aus?
Welche Methode Sie auch für den Vergleich verwenden, letztendlich sollten Sie das Projekt auswählen, das dem Unternehmen den langwährendsten Wert bietet. Erstellen Sie interne Messzahlen für die Bewertung oder das Ranking und wählen Sie die Initiative aus, die den größten Wert bietet und über Zeit am wenigsten kostet.
„Stellen Sie sicher, dass Sie Projekte aus den richtigen Gründen übernehmen“, sagt Lyman. „Projekte werden aus Gründen des Ego oder persönlichen finanziellen Gewinns übernommen und dabei Warnsignale ignoriert, die sonst nicht ignoriert würden. Für mein Unternehmen bedeutet das, nur Projekte zu übernehmen, von denen wir wissen, dass sie von Anfang an mit unserer Geschäftsstrategie übereinstimmen.“
Vorlage für Projektkommunikationsplan
Mit dieser Vorlage können Sie wichtige Teammitglieder, ihre bevorzugten Kontaktmethoden und ihre Kommunikationsziele hervorheben. Verwenden Sie sie, um zu Beginn eines neuen Projekts einen Meeting- und Kommunikationszeitplan zu entwerfen und im Laufe des neuen Vorhabens zu aktualisieren und jedem zugänglich zu machen.
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Vorlage für Projekttransparenzplan
Verwenden Sie diese Vorlage, um die Aufgaben, die derzeit den einzelnen Teammitgliedern zugewiesen sind und ihre erwarteten Start- und Enddaten anzugeben. Unser Beispiel zeigt ein Team, das sich auf eine Messe vorbereitet, aber Sie können sie leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen. Stellen Sie Projekttransparenz sicher, indem Sie jedem die Ansicht dieses Dokuments ermöglichen, der es benötigt.
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Vorlage für Meeting-Agenda
Diese Vorlage für eine Meeting-Agenda hilft Ihnen, Ihre Meetings zu organisieren, indem sie die wichtigsten Beteiligten, einen Zeitplan für das Meeting selbst und die wichtigen Ziele, die Sie erreichen möchten, festlegt. Wir haben einen Beispielzeitplan bereitgestellt, aber Sie können ihn problemlos an Ihre Bedürfnisse anpassen.
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Vorlage für Meeting-Protokoll
Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihre Meeting-Notizen geschlossen und einheitlich zu organisieren. Sie enthält Abschnitte für Meeting-Ziele, -Teilnehmer und -Notizen.
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Vorlage für Gliederung für Projektmanagementplan
Diese wirksamen Vorlagen geben Ihnen ein komplettes Kit für die Erstellung eines umfassenden Projektplans an die Hand. Verwenden Sie sie, um den Umfang Ihres Projekts darzustellen, Meilensteine aufzulisten, Fortschritt nachzuverfolgen und vieles mehr. Passen Sie diese Dokumente einfach an, um Ihren eigenen vollständig realisierten Plan zu erstellen.
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Erleichterungskit für Projektmanager
Projektmanager können dieses Erleichterungskit verwenden, um dem Team zu helfen, das nächste Projekt zu wählen. In diesem herunterladbaren Kit finden Sie obige Erleichterungs-Checkliste für die Projektauswahl sowie die Kosten-Nutzen-Vorlage auf dieser Seite. Wir haben auch Vorlagen für die Erstellung eines Projektkommunikationsplans und Transparenzplans sowie Vorlagen für Meeting-Pläne und -Notizen hinzugefügt, damit Sie auch nach der Auswahl Ihres neuen Projekts gut organisiert sind.
Best Practices für die Projektauswahl
Zu den von Experten befürworteten Best Practices für die Projektauswahl gehören die ordnungsgemäße Verwaltung Ihrer Ressourcen, die Kenntnis Ihrer Grenzen und das Festhalten an der Hauptstrategie Ihres Unternehmens.
- Ihre verfügbaren Ressourcen prüfen:
- Ryan Dalal, CEO und Gründer von Word to PDF sagt: „Bewerten Sie in Bezug auf die künftigen Anforderungen die für den Abschluss des Projekts verfügbaren Ressourcen. Mitarbeiter, Zeit und Geld sind Beispiele für Ressourcen. Verfügen Sie über die nötigen Ressourcen, um das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu erledigen? Dies sollte ein Hauptfaktor bei der Auswahl eines Projekts sein. Projekte, für die Ihnen nicht genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, können ins Stocken geraten und zu einer anhaltenden Belastung für Ihr Unternehmen werden, während weniger ambitionierte Projekte Ihnen helfen können, teurere oder zeitaufwändigere Ziele leichter erreichen können.“
- Den Umfang berücksichtigen: „Ich denke, das Wichtigste bei der Auswahl eines Projekts ist, sich klarzumachen, was das Projekt eigentlich ist“, sagt Taffer. „Beispielsweise war eines der größten Projekte, an dem ich jemals gearbeitet habe, in Wirklichkeit sechs Projekte im Laufe eines Jahres. Es war kompliziert, einen klaren kritischen Pfad zu erstellen, Ressourcen in jeder Phase zu kommunizieren und alle Stakeholder im Zeitplan zu koordinieren. Viele Stakeholder verstanden nicht, warum und wann bestimmte Aktivitäten priorisiert wurden. Vor der Übernahme einer so großen Gruppe von Projekten ein gutes Kick-off-Meeting abgehalten und Projekte und Prioritäten besprochen zu haben, war das Beste, was wir hätten tun können.“
- Ihre Geschäftsziele berücksichtigen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Projekte zu Ihrer Geschäftsstrategie passen. „Wenn wir denken, dass uns ein bestimmtes Projekt in eine vereinbarte strategische Richtung lenken wird – sei es als Anbieter eines einzigartigen Produkts oder des besten Kundendienstes in der Branche – entscheiden wir uns in der Regel für diese Option“, erklärt Larson.
- Bestehende Projekte prüfen: „Ich verwende eine Bewertungslistenmethode“, sagt Taffer. Sie erklärt, dass dies bei einem früheren Arbeitgeber aus zwei wichtigen Gründen gut funktioniert hat: „Erstens half es uns, Verantwortung zu übernehmen und die Arbeit zu erledigen, die wir zugesagt haben. Zweitens verhinderte es, was ich „Glänzendes-Objekt-Syndrom“ nenne. Wenn im Laufe des Jahres etwas Neues reinkam, haben wir es anhand der Wertungsliste gemessen und entschieden, wo es reinpasst. Wir mussten entweder etwas auf der Wertungsliste verschieben, den Umfang anpassen oder festlegen, dass diese neue Initiative bis nächstes Jahr warten muss. Diese strategischeren Gespräche haben uns dabei geholfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen und allen Beteiligten war klar, welche Ergebnisse bis zum Jahresende zu erwarten sind.“
- Das Team involvieren: Bitten Sie Ihre Mitarbeiter um Input. „Das Schlechteste, was Sie tun können, ist das Team zu frustrieren“, sagt Lyman. „Sobald die Leute frustriert sind, müssen Sie zurückrudern und verschwenden Zeit. Mitarbeiter sollten auch nicht mit neuen Aufgaben überfordert werden, vor allem, wenn sie viel zu tun haben. Wenn wir Mitarbeiter ständig neue Aufgaben geben, kann dies dazu führen, dass sie sich uninformiert und ausgebrannt fühlen. Fangen Sie behutsam und mit kleinen Aufgaben an und bauen Sie darauf auf.“
- Ihre Auswahlkriterien bedächtig auswählen: Unterschiedliche Kriterien spielen für manche Projekte eine wichtigere Rolle als für andere. Stellen Sie sicher, dass Sie Projekte nach den Kriterien vergleichen, die für Ihre Organisation und die jeweils betroffenen Projekte am sinnvollsten sind.
- Mehrere Methoden vergleichen: Einige Auswahlmethoden sind in ihrem Umfang begrenzt. Sie haben beispielsweise zwei Projekte, die in einem Kosten-Nutzen-Modell denselben Score erzielen, aber die anfänglichen Kosten für eines davon liegen gegebenenfalls nicht im aktuellen Budget. Vergleichen Sie bei der Bewertung von Projekten, die sich in ihrer Größe oder Bedeutung erheblich unterscheiden, sowohl Bewertungsmodelle als auch das tatsächliche Budget, um eine Perspektive zu bekommen.
- Ihre Grenzen kennen: „Wissen Sie, wann Sie keine neuen Projekte mehr übernehmen und wann Sie keine neuen Kunden oder Partner mehr annehmen sollten“, rät Thomas Fultz, CEO und Gründer von Coffeeble. „Das ist die Grenze, die jede Führungskraft bei der Arbeit haben sollte, damit sie die Qualität des aktuellen Projekts bestmöglich verwalten kann.“
- Nichts überstürzen: „Fangen Sie bei Start eines neuen Projekts, wenn möglich, klein an“, schlägt Lyman vor. „So können Sie einfacher mit neuen Unternehmen zusammenarbeiten, bis Sie ein Verständnis für die Zusammenarbeit entwickeln können. Sie müssen nichts überstürzen. Achten Sie darauf, es richtig zu machen. Es ist wichtig, dass Sie sich die Zeit nehmen, die Sie brauchen, um es richtig zu machen.“
Geschichte der Projektauswahl
Das Projektmanagement ist seit Mitte der 1950er-Jahre als Disziplin anerkannt. Die American Association of Cost Engineers (AACE) wurde 1956 gegründet. Dies war der Beginn der standardisierten Praktiken zu Zeitplanung, Kostenkalkulierung und Projektauswahl.
1958 entwickelte die United States Navy PERT (Program Evaluation Review Technique/Methode zur Evaluierung und Überprüfung von Programmen). Damit können Manager die Dauer jeder Phase eines Projekts besser abschätzen, was ihnen ein besseres Gefühl für den Zeitplan eines Projekts gibt. Mit PERT und der 1957 entwickelten Methode des kritischen Pfades (Critical Path Method/CPM) können Organisationen Projekte auf Grundlage des für ihre Durchführung benötigten Zeitaufwands miteinander vergleichen.
Das Project Management Institute (PMI) wurde 1969 gegründet und veröffentlichte im Jahr 1996 „A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK)“, in dem von der Branche unabhängige Best Practices für Projektmanager beschrieben werden. Mit Wachstum der AACE entwickelte die Organisation neue Tools zur Schätzung der Kosten und des Risikos potenzieller Projekte. Im Jahr 2006 etablierte sie das Konzept des integrierten Gesamtkostenmanagements. Kombiniert ergeben diese Methoden und Leitfäden eine Reihe von Tools, welche die Projektauswahl heutzutage einfacher und gründlicher machen.
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