Was ist Kapazitätsplanung in Agile?
Die agile Kapazitätsplanung ist Teil des agilen Planungsprozesses, in dem Sie die Kapazität Ihres Agile-Teams berechnen. Die Kapazitätsplanung hilft dem Team, zu verstehen, wie viel produktive Entwicklungszeit in einem Sprint zur Verfügung steht.
Um beispielsweise eine Kapazitätsplanung für ein Agile-Team durchzuführen, müssen Sie die Verfügbarkeit und die Freizeiten jedes Teammitglieds erfassen und dann die einzelnen Kapazitäten addieren, um die Gesamtkapazität des Teams zu berechnen. Außerdem müssen Sie die Dauer des Sprints, alle Backlog-Elemente, die Standardanzahl der an einem Tag geleisteten Arbeitsstunden und konkurrierende Prioritäten berücksichtigen, um die Kapazität richtig zu bewerten. Dieser Prozess ermöglicht es dem Team, sich innerhalb des Sprints zu einer produktiven Arbeit zu verpflichten.
Die Begriffe IT-Kapazitätsmanagement und ITIL-Kapazitäts- und Performance-Management beziehen sich auf einen ähnlichen Prozess für IT-Teams. Beide Ansätze tragen dazu bei, dass die IT-Ressourcen ausreichen, um zukünftige Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Wann sollten Sie eine agile Kapazitätsplanung durchführen?
Die agile Kapazitätsplanung findet vor einem Sprintplanungsmeeting statt. Diese Praxis wird auch als verbindlichkeitsorientierte Sprintplanung oder kapazitätsbasierte Sprintplanung bezeichnet.
Wer nimmt an der Sprint-Kapazitätsplanung teil?
Das Meeting für die Sprintkapazitätsplanung umfasst den Product Owner, den Scrum Master und alle entsprechenden Mitglieder des Entwicklungsteams. Das Meeting sollte nicht länger als 30 Minuten dauern; in einigen Fällen kann die Kapazitätsplanung ohne persönliche Besprechung erfolgen.
Was ist die Teamkapazität in Scrum?
Das Scrum-Framework zielt darauf ab, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern, aber Scrum-Teams stehen manchmal vor Herausforderungen, wenn sie in einem Sprint überfordert sind. Eine Verbindlichkeitsorientierte Planung oder agile Kapazitätsplanung stellt sicher, dass Sie genügend Kapazitäten haben, um Aufgaben ohne Überlastung zu erledigen.
Was ist der Unterschied zwischen Teamgeschwindigkeit und Teamkapazität in Agile?
Die Geschwindigkeit misst die durchschnittliche Anzahl von Story-Punkte oder Aufgaben, die ein Agile-Team pro Sprint in einem bestimmten Zeitrahmen liefern kann. Die Teamkapazität bezieht sich auf die Anzahl der Entwicklungsstunden, die für einen Sprint zur Verfügung stehen.
Wie wird die Kapazität in Agile berechnet?
Agile verwendet zwei Methoden für die Kapazitätsplanung: die Geschwindigkeitsplanung mit Story-Punkten und die Kapazitätsplanung, bei der die Stunden der verfügbaren Entwicklungszeit berechnet werden. Im Folgenden finden Sie Details dazu, wie Sie die Kapazität in Story-Punkte und die Stunden der Verfügbarkeit berechnen.
Wie berechnet man die Kapazität mit Story-Punkten?
Um die Kapazität anhand von Story-Punkte zu berechnen, setzt die geschwindigkeitsorientierte Sprintplanung eine einheitliche Teamgröße, ähnliche Arbeit in allen Sprints und einheitliche Sprintlängen voraus.
Shai Shandil, Gründer und CEO von softsolutions, schlägt vor: „Einige reifere Teams können Story-Punkte als Maßeinheit verwenden (anstelle von Stunden). Dafür gibt es verschiedene Gründe, aber die Berechnung ist dieselbe. Die einzige Änderung besteht darin, dass das Team die Geschwindigkeit als Kapazität angibt, nicht die Anzahl der Arbeitsstunden. Die Geschwindigkeit ist in der Regel ein Durchschnittswert der Punkte für die Arbeit, die sie in den letzten Sprints abgeschlossen haben.“
Alan Zucker, Founding Principal bei Project Management Essentials, LLC, erläutert, warum Agile-Teams die Kapazitätsplanung nutzen: „Bei traditionellen Projekten wird die Aufgabendauer in Tagen oder Stunden geschätzt.“ Der Projektzeitplan wird entwickelt, indem die Zeit, die für die Fertigstellung der Arbeiten benötigt wird, zusammengerechnet wird. Aber sowohl die Erfahrung als auch die Daten zeigen, dass diese traditionellen Schätzmethoden nicht effektiv sind. Nur etwa ein Drittel der Projekte wird fristgerecht, innerhalb des Budgets und mit dem vorgesehenen Umfang abgeschlossen. Das durchschnittliche Projekt liegt etwa 75 Prozent über dem Budget.
„Agile verfolgt einen anderen Ansatz“, so Zucker weiter. „Teams liefern neue Funktionen in Iterationen mit fester Dauer oder Sprints, die häufig zwei Wochen dauern. Die Teams schätzen ihre Kapazität (wie viel Arbeit sie während des Sprints erledigen können) und den erforderlichen Aufwand für die Fertigstellung der User Storys ein. Zu Beginn der Iteration gibt es ein kurzes Planungsmeeting, in dem das Team die Arbeit, die es erledigen kann, mit seiner Kapazität abgleicht. Es ist wie das Füllen eines Eimers: Die Teams nehmen Arbeit aus dem Backlog und gießen sie in den Eimer, bis er gefüllt ist.“
Anstatt die Kapazität und die Arbeit in Stunden zu schätzen, empfiehlt Zucker, dass Teams Story-Punkte basierend auf der Fibonacci-Sequenz verwenden. „Wir haben festgestellt, dass die Menschen den relativen Umfang verschiedener Arbeiten schnell einschätzen können. Mit anderen Worten: ‚Diese Story ist zwei-, drei- oder fünfmal größer oder komplexer als die andere.“
Zucker rät davon ab, Story-Punkte zwischen Teams zu vergleichen, denn dies fördert nur eine Art Bewertungsinflation. „Story-Punkte sind einzigartig für ein Team. Jedes Team wird sein eigenes Verfahren zur Größenschätzung entwickeln. Der beste Weg, die Kapazität eines Teams zu schätzen, basiert auf seiner bisherigen Leistung. Mit anderen Worten, wie viele Story-Punkte sie in den letzten Iterationen abgeschlossen haben. Kapazitätsschätzungen für eine kommende Iteration sollten an bekannte Ereignisse wie Feiertage, Teamferien oder anstehende Trainings angepasst werden. Wenn unser Agile-Team beispielsweise 10 Mitglieder hat, beträgt die Sprintdauer 10 Tage. Die Anzahl der Story-Punkte, die das Team jeden Sprint abgeschlossen hat, beträgt 100. Wenn der Sprint einen Feiertag beinhaltet, würde das Team seine Kapazität für diesen Sprint um 10 Punkte reduzieren. Wenn Teammitglieder zusätzliche Urlaubstage nehmen, würde die Kapazität entsprechend angepasst werden.“
Wie berechnen Sie die kapazitätsbasierte Sprintplanung in Stunden?
Die kapazitätsbasierte Sprintplanung stützt sich auf eine Schätzung der Stunden zur Fertigstellung jedes Backlog-Elements. Unter Berücksichtigung der stundenlangen Entwicklungskapazität wählt das Team die Aufgaben aus, die in den Sprint passen.
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um die kapazitätsbasierte Sprintplanung zu berechnen:
- Berechnen Sie die Verfügbarkeit von Team-Mitgliedern: Der erste Schritt ist die Berechnung der verfügbaren produktiven Entwicklungsstunden.
- Berechnen Sie die Sprintdauer: Es ist wichtig, dass Sie die Anzahl der Tage kennen, die jedem Sprint zugewiesen sind.
- Berechnen Sie die Standardstunden pro Tag: Diese Zahl enthält die Anzahl der geleisteten Stunden pro Tag.
- Berücksichtigen Sie andere Verfügbarkeitsfaktoren: Sie müssen bei der Planung auch Feiertage, Urlaube, Abschaltungen und andere Faktoren berücksichtigen, die sich während des Planungsprozesses auf die Arbeitszeiten auswirken.
- Identifizieren Sie andere Arbeiten: Berücksichtigen Sie andere Projekte und Prioritäten, die Ingenieure von der produktiven Arbeit im Sprint abhalten würden.
- Berechnen Sie den Fokusfaktor: Der Fokusfaktor ist der tatsächliche Prozentsatz jedes Tages, an dem sich das Team ohne Unterbrechung auf die Sprintziele konzentrieren kann.
Beispiele für die kapazitätsbasierte Sprintplanung
In diesem Abschnitt finden Sie drei Beispiele für die Kapazitätsplanung. Das erste ist ein Beispiel aus dem echten Leben, das jedem, der einen vollen Terminkalender hat, bekannt vorkommen wird, das zweite und dritte veranschaulichen die agile Kapazitätsplanung in Aktion.
„Stellen Sie sich vor, Sie machen zum ersten Mal eine Reise nach New York City und Sie haben eine Liste mit 20 verschiedenen Orten, die Sie sehen möchten, 15 Erlebnisse, die Sie haben möchten, und 10 Restaurants, die Sie ausprobieren möchten, aber Sie haben nur fünf Tage zur Verfügung. Es ist physisch unmöglich, alles auf Ihrer Liste zu schaffen, daher müssen Sie Prioritäten setzen und Abstriche machen“, erklärt Saahil Panikar, Berater bei Project & Team.
Panikar fährt fort: „Sie wissen, dass die Fahrt mit der Staten Island Ferry mindestens zwei Stunden dauern wird und dass keines der Restaurants, in denen Sie essen gehen möchten, in der Nähe des Hafens liegt, deshalb stellen Sie diese Prioritäten zurück. Sie wissen auch, dass Sie durch den Central Park spazieren, einen New Yorker Bagel essen und gleichzeitig einen Straßenkünstler beobachten können, also priorisieren Sie diese Elemente. Jetzt haben Sie Ihre Reise so zusammengestellt, dass Sie die Elemente mit der höchsten Priorität erfüllen können. Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, die Grenzen Ihrer Zeit (oder der Zeit Ihres Teams) zu erkennen und den Wert, den Sie im Gegenzug erhalten, zu maximieren.“
Shandil teilt ein ähnliches Szenario der Kapazitätsplanung für ein Scrum-Team: „Die am häufigsten verwendete Kapazitätsplanungsveranstaltung ist die Sprintplanungszeremonie für Scrum-Teams“, sagt er. „Scrum-Teams halten regelmäßig Zeremonien ab, um die Anzahl der Stunden (oder Punkte) abzuschätzen, die zur Fertigstellung von User Storys oder Aufgaben benötigt werden, und die Aufgaben nach Priorität zu ordnen. Wenn die Summe aller Schätzungen der Kapazität (oder Geschwindigkeit) dieses Teams entspricht, ist die Planungssitzung abgeschlossen.“
Shandil teilt auch das folgende praktische Beispiel eines dreiköpfigen Arbeitswochenteams mit einer 40-Stunden-Woche:
„Wenn wir drei Mitarbeiter in unserem Team haben, die alle 40 Stunden pro Woche arbeiten, und wir planen einen zweiwöchigen Sprint, beträgt die Kapazität 240 Stunden: 3 x 40 x 2 Wochen = 240 Stunden Kapazität.“
Das Team wird sich dann alle Aufgaben ansehen, die Zeit einteilen und ermitteln, was machbar ist. „Das Team verwendet eine Schätztechnik, um die fünf Aufgaben auf seiner Liste abzuschätzen“, wie unten dargestellt:
- Aufgabe 1 – 50 Stunden
- Aufgabe 2 – 80 Stunden
- Aufgabe 3 – 60 Stunden
- Aufgabe 4 – 70 Stunden
- Aufgabe 5 – 40 Stunden
„Sie stellen fest, dass die Schätzung für Aufgabe vier die Kapazität des Teams übersteigt. In diesem Fall wird das Team Aufgabe vier verschieben, aber Aufgabe fünf übernehmen, um den Sprint innerhalb der Kapazität zu halten. Die Arbeit beträgt jetzt 230 Stunden.“
Sergii Zhuravel, ein leitender Softwareentwickler bei Absio, berichtet über ein Beispiel für die Berechnung der agilen Kapazitätsplanung. „Stellen wir uns vor, wir haben ein Team von fünf Personen, das acht Stunden pro Tag für einen zweiwöchigen Sprint (10 Tage) arbeitet. Zunächst berechnen wir die Gesamtkapazität des Teams [mit dieser Formel].“
Anzahl der Teammitglieder * Zeit (Stunden) * Tage = Gesamtkapazität des Teams
5 * 8 * 10 = 400 Stunden
Zhuravel fährt fort: „Das Problem hier ist, dass die Gesamtzeit das Team überfordern kann, zu übereilter und qualitativ minderwertiger Arbeit führt und die Teamzufriedenheit verringert. Eine bessere Möglichkeit, die tatsächliche Kapazitäten zu ermitteln, ist die Verwendung des Fokusfaktors. Die Verwendung eines Fokusfaktors zur Berechnung der Kapazität stellt sicher, dass Sie die wahre Konzentrationsfähigkeit des Teams ohne Ablenkungen berechnen können. In diesem Beispiel ist der Bereich für den Fokusfaktor 0,6–0,8. Die tatsächliche Kapazität für den Sprint beträgt 400 * 0,8 = 320 Stunden.“
Vorlage für die agile Kapazitätsplanung
Vorlage für die agile Kapazitätsplanung herunterladen
Verwenden Sie diese umfassende Vorlage für die Kapazitätsplanung, um die Arbeitskapazität, die effektive Kapazität und die Zeit, die mit Entwicklungsaufgaben verbunden ist, zu berechnen. Geben Sie zunächst die Gesamtzahl der Mitarbeiter, die Arbeitsstunden und die Auslastung ein und listen Sie dann die Anzahl der für jedes Projekt erforderlichen Stunden auf. Das Dashboard für den Kapazitätsplan berechnet automatisch die Gesamtnachfrage, die effektive Kapazität und den Ressourcenmangel.
Weitere Vorlagen für die agile Kapazitätsplanung und -verwaltung finden Sie in unserer Übersicht, um Ihre Planungsaktivitäten zu ergänzen.
Tipps für die kapazitätsbasierte Sprintplanung
In diesem Abschnitt geben Agile-Experten Tipps für eine kapazitätsbasierte Sprintplanung. Mit diesen Tipps können Sie Ihren nächsten Sprint planen – von der einfachen Planung von Aktivitäten bis hin zur Vorbereitung auf ungeplante Unterbrechungen.
Shandil gibt zwei Tipps für den Einstieg in die kapazitätsbasierte Sprintplanung: „Halten Sie sie einfach und machen Sie sich am Anfang keine Gedanken über die perfekte Genauigkeit.“ Die Idee dabei ist, dass das Team die Schätzungen übernimmt und die Präzision mit zunehmendem Fortschritt erhöht. Zweitens sollten Sie versuchen, die Kapazität von Sprint zu Sprint gleich zu halten – dies hilft bei der Lernkurve.“
Zhuravel gibt einen hilfreichen Tipp für die Anwendung eines Fokusfaktorwerts. Er schlägt vor, dass Teams „einen niedrigeren Fokusfaktor verwenden – zum Beispiel 0,6 –, wenn Sie ein weniger erfahrenes Team haben.“
Bei der Schätzung der Teamkapazität für die Bereitstellung neuer Funktionen ist es wichtig, die Auswirkungen der anderen Dinge zu berücksichtigen, die die Zeit eines Teams beanspruchen. „Die Kapazität des Teams sollte für ungeplante Arbeiten angepasst werden“, schlägt Zucker vor. „Ungeplante Arbeit ist alles, was außer der Arbeit im Produkt-Backlog anfällt. Ungeplante Arbeit kann aus Meetings mit der gesamten Belegschaft, Brandschutzübungen des Vorgesetzten oder Problemen in der Produktion bestehen – mit anderen Worten, alle normalen Dinge, die uns die produktive Zeit rauben. In unserem hypothetischen Beispiel könnte die Kapazität ohne Störungen bei 100 Punkten liegen, aber das Team plant Störungen ein und setzt seine Kapazität auf 90 Punkte.
Zucker betont auch, dass Kapazitäten und Story-Punkte nur für ein einziges Team gelten. „Vergleichen Sie keine Kapazitäten oder Story-Punkte verschiedener Teams. Der Vergleich von Teamergebnissen führt zu einer Überbewertung und zur Verwässerung des Prozesses. Ein Beispiel: Die Kapazität von Team A beträgt 100 Punkte, die von Team B 200. Wenn wir Team A sagen, dass sie nur halb so gut sind wie Team B, können sie ihre Schätzungen verdoppeln oder verdreifachen. Um eine Überbewertung zu vermeiden, sollten Sie die Regel auferlegen, dass das Team im kommenden Sprint nicht mehr Kapazitäten liefern kann, als es in einem letzten Sprint geliefert hat.“
Was ist das Ergebnis der kapazitätsbasierten Sprintplanung?
Das Ergebnis der kapazitätsbasierten Sprintplanung geht über die Definition der Kapazität des Entwicklungsteams hinaus. Der Zweck besteht darin, die Backlog-Elemente zu bestimmen, die das Team im Sprint liefern wird. Dabei wird die verfügbare Teamkapazität sorgfältig berücksichtigt.
Die Vorteile und die Bedeutung der agilen Kapazitätsplanung
Agile Kapazitätsplanung hilft agilen Teams dabei, Aufgaben genau zuzuordnen und abzuschließen. Qualitätsplanung führt zu einer besseren Vorhersage von Zeit- und Qualifikationsproblemen bei den Ressourcen.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile der agilen Kapazitätsplanung:
- Verbesserte evidenzbasierte Prognosen: Shandil erklärt: „Die agile Kapazitätsplanung ermöglicht es agilen Teams, das zu tun, was sie am besten können – aus vergangenen Fehlern oder Fehlschätzungen zu lernen und diese Erkenntnisse sofort auf den neuen Sprint anzuwenden. Letztlich werden Prognosen zu einem umsetzbaren Maß an Vorhersehbarkeit für Führungskräfte führen.“
- Erhöhte Planungssicherheit: „Die gesamte Softwarewelt wird von Budgetüberschreitungen, Lieferverzögerungen und grauenhafter Qualität geplagt“, sagt Shandil. „Das liegt daran, dass wir in dieser Branche noch keinen Weg gefunden haben, große Mengen an Arbeit vorherzusagen. Die agile Kapazitätsplanung behebt dieses Problem. Ja, am Anfang ist die Entwicklung eines Teams unvorhersehbar, aber bald werden die Teams aus ihren Fehlern lernen und sich um eine bessere Planbarkeit bemühen.“
- Verbesserte Teammoral: „Eine effektive Kapazitätsplanung ist so wichtig, damit ein Agile-Team leistungsfähig bleibt und kontinuierlich funktioniert. Wenn Sie eine Organisation haben, die ein Team ehrt und respektiert, das sagt: ‚Wir sind ausgelastet, was sollen wir entfernen, wenn Sie wollen, dass wir diese neue Arbeit übernehmen?‘, dann haben Sie eine Organisation, die sagt: ‚Wir sehen Sie nicht nur als eine verfügbare Ressource für unser Unternehmen und wir wollen Ihnen das Umfeld bieten, damit Sie so erfolgreich sind, wie Sie es sein können‘“, erklärt Panikar. „Diese Einstellung schafft Loyalität und inspiriert die Menschen, immer ihr Bestes zu geben.“
- Mehr Vertrauen:
„Der wichtigste Vorteil der Kapazitätsplanung ist das Vertrauen. Die Gespräche bauen Beziehungen zwischen dem Unternehmen und der Entwicklung auf, die auf beiden Seiten Empathie schaffen“, sagt Harry Koehnemann, SAFe Fellow und Principal Consultant bei Scaled Agile, Inc. „Die Fähigkeit, vorhersehbare Leistungen zu erbringen, hilft, die Spannungen zu lösen, die typischerweise zwischen dem Unternehmen und der Entwicklung bestehen.“
- Verbessertes Selbstvertrauen bei Verbindlichkeit: Laut Zhuravel „hilft Ihnen die Kapazitätsplanung, die tatsächlichen Fähigkeiten des Teams für den aktuellen Sprint zu verstehen und eine genauere Verbindlichkeit einzugehen. Jede Sprintkapazität kann unterschiedlich sein (zum Beispiel aufgrund von Feiertagen oder geplanten Urlauben). Es ist gut, die tatsächliche Kapazität im Voraus zu kennen und die Verbindlichkeit entsprechend der Kapazität zu treffen.“
Herausforderungen der agilen Kapazitätsplanung
Es ist nicht ungewöhnlich, dass ohne Kapazitätsplanung zu viel versprochen und zu wenig geliefert wird. Trotz der Vorteile der Kapazitätsplanung kann die Praxis die folgenden häufigen Herausforderungen mit sich bringen:
- Inkonsistente Lieferung: „Wenn Teams nicht engagiert sind, ändert sich die Kapazität von Sprint zu Sprint“, sagt Shandil. „Vorhersehbarkeit ist unmöglich, wenn man 240 Stunden für einen Sprint, 80 Stunden für den nächsten Sprint und 300 für den übernächsten Sprint hat. Die Kapazitätsvariabilität vernichtet alle Erkenntnisse, die aus früheren Leistungen gewonnen wurden.“
- Fehlende Sprintgrenzen: „Die Sprintgrenzen müssen eingehalten werden“, sagt Panikar. „Oft wird einem Sprint Arbeit hinzugefügt, ohne etwas herauszunehmen, was zu sinnlosen Kapazitätsschätzungen führt, da die Fähigkeiten des Teams nicht respektiert werden.“
- Schlechte Priorisierung: Panikar fährt fort: „Die größte Herausforderung der effektiven Kapazitätsplanung besteht darin, dass die mit hoher Priorität und schlecht verstandene Arbeit häufig an die Spitze des Backlogs springt. Dies führt dazu, dass sich das Team auf unklare Arbeit einlässt, wobei die Teammitglieder die wahren Anforderungen erst dann verstehen, wenn die Arbeit im Gange ist. Diese Dynamik führt häufig zu schlechten Schätzungen, Story-Überlappungen und Teams, die ihre Verbindlichkeiten nicht einhalten.“
- Schwierige Skalierung: „Eine der größten Herausforderungen des Kapazitätsmanagements ist die Skalierung. Agile Planung wird auf Teamebene seit mehr als zwei Jahrzehnten ohne große Anpassungen eingesetzt und ist erfolgreich“, sagt Koehnemann. „Die meisten Unternehmen erfordern die Zusammenarbeit einer Vielzahl von Teams. Unternehmen haben Schwierigkeiten, die Skalierung und die Strategie mit der Ausführung im gesamten Unternehmen auf vorhersehbare Weise zu verbinden.“
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