Was ist Scope Creep?
Scope Creep, auch als „Kitchen Sink“, „Function Creep“, „Requirement Creep“ oder „Feature Creep“ bezeichnet, sind Änderungen, die zu einem kontinuierlichen Ausufern der Projektziele führen. Diese Änderungen können sich gewollt oder ungewollt während des gesamten Prozesses einstellen. In der Regel erweitert sich ein Projekt aufgrund dieser Kursänderungen über die ursprünglichen Grenzen hinaus, was riskant oder schädlich für ein Projekt sein kann. Scope Creep ergibt sich oftmals aus Projekterweiterungen, die zunächst nicht vereinbart oder genehmigt wurden.
Im PMBOK®-Leitfaden beschreibt das Project Management Institute (PMI) Scope Creep als „Hinzufügen von Funktionen (Projektumfang), ohne die Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Ressourcen zu berücksichtigen oder die Zustimmung des Kunden einzuholen.“ Scope Creep kommt häufig und zu jedem Zeitpunkt während eines Projekts vor und ist skalierbar.
In der Praxis ist es von entscheidender Bedeutung, potenzielles Scope Creep während der Planungsphase des Projektmanagements zu überprüfen und zu berücksichtigen, wie das Scope Creep gehandhabt und seine Auswirkungen kontrolliert werden können.
Tim Brown, owner of the Hook Agency, has designed and developed numerous websites and has also implemented marketing campaigns. “Scope creep can mess up relationships with clients and customers if it’s not accounted for and addressed by the professional or service provider handling the project,” he says.
Im Projektmanagement steht die Definition des Projektumfangs an erster Stelle. Das Verständnis des Umfangs kann dazu beitragen, die Auswirkungen von Scope Creep im Zaum zu halten. Der Umfang umreißt die Projektgrenzen, einschließlich der Ziele und Ergebnisse, die der Projektmanager, das Projektteam, das Management oder die Analysten wünschen. Der Umfang sollte das Ergebnis enthalten, das ein Kunde oder Auftraggeber wünscht und sich in Produkt- oder Softwareentwicklungsprojekten durch externe oder interne Einflussnahme manifestieren. Letztendlich ist es für ein effektives Projektmanagement wichtig, alle Akteure zu verstehen, die den Umfang und die Ursachen für sein Ausufern beeinflussen können.
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Was ist Scope Creep in der Agile-Methodik?
Die Agile-Methode kann dazu beitragen, die Perspektive darauf zu richten, wie man Scope Creep am besten handhabt. Agile ermöglicht Projektänderungen und Notfallplanung während des gesamten Prozesses und unterstützt unvorhergesehene Faktoren, die den Umfang beeinflussen. Ein Projekt muss aufgrund von Scope Creep nicht komplett entgleisen und Agile-Methoden ermöglichen einem Projektteam, flexibel im Prozess zu sein und auf die sich ändernden Bedürfnisse der Mitarbeiter zu reagieren.
Ursachen für Scope Creep
Eine Vielzahl von Elementen kann während der Projektentwicklung zu Scope Creep führen. Eine der Hauptursachen liegt darin, dass der Umfang eines Projekts nicht richtig definiert, dokumentiert oder kontrolliert wird, unter anderem wenn die ursprünglichen Ziele, die vom Projektmanager oder Team festgelegt wurden, nicht klar und ausführlich genug sind.
Weitere Gründe für Scope Creep:
- Projektkomplexität: Bei der ersten Definition eines Projekts müssen Sie den Projektumfang, den Vertrag oder die Leistungsbeschreibung klar umreißen. Wenn Sie dies nicht tun, schaffen Sie zusätzliche Arbeit und Erwartungen können falsch interpretiert werden.
- Fehlende Änderungskontrolle: Wenn ein Projekt keine Möglichkeit vorsieht, Änderungen zu verwalten, kann es problematisch sein, wenn verschiedene Teammitglieder ohne Rücksprache oder Überprüfung Entscheidungen treffen. Daher ist es hilfreich, ein Verfahren für das Change Management festzulegen.
- Keine Risikoanalyse: Das Projektteam oder der Manager hat möglicherweise keine Risikobereiche in diesem Projekt geprüft, einschließlich der Auswirkungen auf Budget und Zeitpläne. Dies resultiert oft aus dem Fehlen eines soliden Planungsprozesses.
- Unklare Ziele: Manchmal kann ein Mangel an einer angemessenen anfänglichen Identifizierung dessen, was zur Verwaltung und Umsetzung der Projektziele erforderlich ist, zu Missverständnissen im Team führen.
- Schlechtes Management: Unengagierte und schlecht ausgebildete Projektmanager oder leitende Sponsoren können für Scope Creep sorgen, wenn die Beteiligung begrenzt ist oder wenn persönliche Interessen den Wandel beeinflussen.
- Zu hohe Produktversprechen: Ohne solide Diskussionen über die Endziele eines Produkts und ohne eine angemessene Risikoanalyse oder Ressourcenüberprüfung können Manager im Hinblick auf die Produktleistungen über das Ziel hinausschießen, was zu Scope Creep führen kann.
- Fehlen eines Kommunikationsplans: Ohne richtige Planung besteht die Gefahr einer schlechten Team- und Kundenkommunikation sowie Missverständnisse über Ziele und Leistungen. Ein mangelnder Kontakt zwischen Kunden und Teamteilnehmern kann auch zu unvorhergesehenem Scope Creep führen.
- Gold Plating: Dieser Begriff bezieht sich auf das Hinzufügen von Arbeiten oder Leistungen zu einem Projekt, in dem Glauben, so einen Mehrwert zu schaffen. Dies kann ohne angemessene Überprüfung zu Scope Creep führen und verursacht oft erhöhten Kosten- und Zeitaufwand.
- Fehlen der richtigen Mitarbeiter: Wenn Sie nicht von Anfang an die richtigen Mitarbeiter einsetzen, kann sich dies negativ auf den Projektverlauf auswirken.
- Externe Einflussfaktoren: Externe Faktoren wie Kundenanforderungen, Umwelteinflüsse, Plattformänderungen, veränderte Marktbedingungen oder konkurrierende Prioritäten können Ihren Umfang beeinflussen. Notfallplanung ist von entscheidender Bedeutung.
Auswirkungen und Ergebnisse von Scope Creep
Scope Creep kann sich stark auswirken, ist aber nicht immer messbar. Wenn Sie sich jedoch Projektergebnisdaten ansehen, können Sie sehen, wo Scope Creep der Schuldige sein könnte. Im Bericht „CHAOS Summary 2009“ von The Standish Group wurde festgestellt, dass nur 32 Prozent aller Projekte erfolgreich waren (pünktlich, im Budgetrahmen, mit den erforderlichen Merkmalen und Funktionen). Vierundvierzig Prozent waren problematisch (verspätet, über dem Budget und/oder mit weniger als den erforderlichen Merkmalen und Funktionen) und 24 Prozent scheiterten (vor Fertigstellung abgebrochen oder geliefert, jedoch nie verwendet). Insgesamt zeigen diese Daten, dass sich unfokussierte Projektumfänge negativ auf das Ergebnis auswirken können, einschließlich erhöhter Ausgaben und der Möglichkeit einer Schädigung der Kundenbeziehungen.
Negative Auswirkungen von Scope Creep
Im Allgemeinen hat das Scope Creep eine Reihe von negativen Folgen. Dies können externe oder interne Einflussfaktoren sein, die sich auf Produkte oder Kunden auswirken, einschließlich der folgenden:
- Zu hohe Ausgaben
- Projektziele nicht erreichen
- Unzufriedene Kunden oder Manager
- Verschwendete Energie und Ressourcen für unnötige Aufgaben
- Auswirkungen auf die Gesundheit der Mitarbeiter und die Qualität des Arbeitsumfelds
- Kein Ende des Projekts in Sicht
- Hindernisse für Mitarbeiter und Projektabschluss
- Ständige Änderungen des Umfangs
- Verzögerungen im Zeitplan
Beispiele für die negativen Auswirkungen von Scope Creep gibt es überall. Zum Beispiel wollte ein Privatjet-Charterunternehmen sein Geschäft erweitern, indem es neue 737-Jets kaufte, die in Luxusflugzeuge umgewandelt werden sollten. Dazu musste das Unternehmen einen neuen Hangar mit IT-Infrastruktur bauen. Das Management entschied sich für einen Bauunternehmer, der sich auch mit den IT-Details befassen würde. Das IT-Personal des Unternehmens bot Hilfe an, aber diese wurde abgelehnt. Während des gesamten Prozesses wurden viele wichtige Details übersehen, da die falschen Personen beteiligt waren und diejenigen, die die Informationen über die Geschäftstechnologie hatten, außen vor gelassen wurden, was zu zusätzlichen Kosten führte.
Der Denver International Airport erlebte die Auswirkungen des Scope Creep, als es darum ging, die Effizienz der Gepäckabfertigung und -umladung zu erhöhen. Das Unternehmen wollte zu einem automatisierten System übergehen, das manuelle Arbeit reduziert und den Service für Kunden, die Gepäck abholen, erhöht. Aufgrund von Faktoren, die sich auf den Umfang auswirkten, überschritt das Projekt jedoch die Frist um 16 Monate und die Kosten stiegen sprunghaft in die Höhe. Darüber hinaus konnte das Produkt nur in einem Abschnitt des Flughafens eingesetzt werden, so dass zwei andere Bereiche mit alten Prozessen zurückgelassen wurden.
Positive Auswirkungen von Scope Creep
Auf der anderen Seite kann Scope Creep manchmal positive Auswirkungen haben. Hier sind einige Möglichkeiten, wie positive Ergebnisse, unvorhersehbar und riskant, den Projektzielen förderlich sein können:
- Umsatzsteigerung durch die Entwicklung effizienterer Produkte mit unvorhergesehenen positiven Einflüssen
- Insgesamt bessere Projektergebnisse und -produkte
- Bessere Partnerschaften und Zusammenarbeit
- Neu entwickelte Teilprojekte
Zum Beispiel wirkt sich Scope Creep manchmal positiv auf die Entwicklung von Videospielen aus. Ursprünglich sollte das Videospiel Elder Scrolls: Arena ein Spiel im mittelalterlichen Stil sein. Aufgrund von Scope Creep expandierte das Spiel jedoch schnell zu einem epischen Open-World-Rollenspiel mit vielen erfolgreichen Fortsetzungen. In ähnlicher Weise sollte das Spiel Shogun: Total War ein einfaches Kampfsimulationsspiel sein, aber die Auswirkungen auf den Umfang führten zu Fortsetzungen, die letztendlich den Bekanntheitsgrad des Titels verbesserten.
Wie vermeidet man Scope Creep?
Scope Creep kann jedes Projekt betreffen und sowohl positive als auch negative Auswirkungen haben. Scope Creep kann jedoch bei der Projektplanung und -umsetzung verwaltet und konsequent überprüft werden. Die Verwaltung interner und externer Erwartungen ist der Schlüssel.
Der Inhaber von Ghost Blog Writers, Dayne Shuda, hat gesehen, wie sich Scope Creep auf seine Arbeit und sein Geschäft auswirkt, wenn er Arbeit verwaltet, die außerhalb des Umfangs seines Unternehmens liegt. Er erklärt, wie es ihm gelungen ist, auf Kurs zu bleiben und den Kundendienst zu unterstützen: „Heute identifizieren wir Scope Creep, indem wir uns einen idealen Musterkunden vorstellen – jemanden, der sich voll und ganz auf unsere Produkte einlässt. Seine Erwartungen liegen im Einklang mit unseren. Er möchte keine Mikromanagement. Alles scheint gut zu passen.“
Ein starkes Projektmanagement hilft Ihnen oft, ein schleichendes Ausufern des Umfangs zu vermeiden, aber im Folgenden finden Sie eine Vielzahl von Aktivitäten und Tools, die Ihr Unternehmen bei der Minderung des Schadens durch Scope Creep unterstützen.
Projektplanung einsetzen
Project planning can come in many forms. Laura Desmarais, a public relations strategist at LTD Communications, comments on the importance of including clear deliverables in project planning activities. “As an independent consultant and during my agency work, the goal of managing client accounts is to establish a statement of work that clearly outlines the client’s goals and how the agency will meet — and usually exceed — those expectations. There are often times when clients have additional corporate opportunities arise and will look for PR to assist in meeting those objectives. It is important for a win-win situation to work with my clients and communicate that new projects require additional time and will most likely require additional budget.”
Es gibt endlos viele Tools, Schulungen und Experten, um Projekte zu unterstützen. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie die Projektplanung dazu beitragen kann, Scope Creep zu vermeiden.
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Entwickeln Sie eine Charta für Ihr Projektteam.
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Erstellen Sie einen Projektarbeitsplan mit bestimmten Zuweisungen von Personen und Ressourcen.
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Erstellen Sie eine enge Leistungsbeschreibung für Ihr Projekt.
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Verwenden Sie eine Leistungsbeschreibung , um Ihre Arbeit zu skizzieren.
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Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan, der das Projektteam und die Kunden unterstützt.
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Erstellen Sie Meilensteine, Liefergegenstände, Budget und Zeitrahmen.
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Verwenden Sie ein Gantt-Diagramm.
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Erstellen Sie ein PERT-Diagramm (Project Evaluation and Review Technique) oder eine Projektgliederungsstruktur, die die Bewertung der Arbeit von Anfang an unterstützt.
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Definieren Sie eine Struktur für die Fortschrittsberichterstattung.
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Fügen Sie eine detaillierte Zeitleiste für die Arbeit hinzu.
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Erstellen Sie einen klaren und prägnanten Änderungsmanagementprozess, mit dem Sie Änderungen am Arbeitsplan oder Umfang bewerten und genehmigen können, einschließlich der Analyse der Änderung.
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Zerlegen Sie die zu erbringenden Leistungen in Arbeitspakete, bei denen die Arbeiten im Ganzen erledigt oder auf ein anderes Projekt übertragen werden können, wenn sich der Umfang ändert.
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Verwenden Sie eine Projektmanagement-Software.
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Legen Sie SMART-Ziele fest.
Projektumfang und -anforderungen verwalten
Das Verständnis der Bedürfnisse sowohl interner als auch externer Kunden ist ein wichtiger Faktor für die Projektplanung und das Management des Umfangs. Oft ist es hilfreich, sich die Produkt- oder Projektziele gemeinsam mit dem Kunden und dem Projektteam ganz genau anzuschauen. Diese Tipps können Ihnen bei diesem Prozess helfen:
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Integrieren Sie einen Change-Management-Prozess in den Umfangsmanagementplan und befolgen Sie beide. Stellen Sie einen Prozess für Änderungen bereit. Lesen Sie zunächst diese Vorlagen für Änderungsauftragsformulare und laden Sie die für Sie passenden herunter.
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Erstellen Sie einen erforderlichen Managementplan, den Sie in den Gesamtumfangsmanagementplan aufnehmen, der die Beteiligung von Kunden und Management misst.
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Kommunizieren, überprüfen und lassen Sie alle Anforderungen formal genehmigen. Behalten Sie den Überblick und sorgen Sie für einen transparenten Prozess.
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Treffen Sie fundierte Entscheidungen mit datengestützter Risikoanalyse.
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Überwachen Sie den Projektstatus und den Basisumfang mit Ihrem Projektfortschrittssystem.
Einen Prozess für die Erfassung von Produktanforderungen definieren
Fortschritte effizient und mit der richtigen Menge an Details zu verfolgen, ist hilfreich, um das Management, Kunden oder andere Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten. Die Möglichkeit, einen Blick auf den bisherigen und den künftigen Projektverlauf zu werfen, kann dabei helfen, Hürden zu überwinden und die Auswirkungen von Scope Creep im Zaum zu halten. Verwenden Sie diese Strategien, um Ihre Projektanforderungen klar zu definieren:
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Legen Sie fest, wie Sie die im Umfang beschriebenen Anforderungen verwalten und erfassen, und beziehen Sie Analysephasen, Priorisierung, Nachverfolgbarkeit und neue Anforderungen ein.
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Sehen Sie Möglichkeiten zur Bewertung des Prozesses vor.
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Verwalten Sie alle Änderungsanforderungen und empfohlenen Maßnahmen (ob Korrektur- oder Präventivmaßnahmen). Stellen Sie sicher, dass Sie Änderungen dokumentieren.
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Stellen Sie die Ergebnisse Ihren ursprünglichen Projektzielen gegenüber und vergleichen Sie sie, um zu messen, ob Sie auf dem richtigen Weg sind.
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Achten Sie auf positive Auswirkungen von Änderungen, die durch Scope Creep bedingt sind.
Kunden oder Beteiligte während des gesamten Projekts einbeziehen
Es ist entscheidend, alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Es ist hilfreich, den Prozess und den Fortschritt zu erklären, und Sie sollten gleichzeitig ein Tool für das Engagement für einen qualitativ hochwertigen Kundendienst zur Verfügung stellen. Durch Kommunikation lassen sich Missverständnisse aus dem Weg räumen und Faktoren vorbeugen, die den Projektverlauf insgesamt ändern könnten. Hier erfahren Sie, wie Sie Kunden und Beteiligte bei der Stange halten:
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Skizzieren Sie, wie Sie externe Kunden und Beteiligte in das Projekt einbeziehen können, und stellen Sie sicher, dass die Kommunikation in beide Richtungen erfolgt und eine Überprüfung stattfindet.
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Stellen Sie Projektstatusaktualisierungen zur Verfügung, die Sponsoren einbeziehen, und konzentrieren Sie sich darauf, wie die zu erbringenden Leistungen realisiert werden.
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Verwenden Sie Tools wie eine RACI-Matrix für den Erhalt von Genehmigungen und für die Bereitstellung von Input, Überprüfungen, Tests usw.
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Holen Sie sich weiterhin die Zustimmung Ihres Kunden und Projektteams.
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Sorgen Sie bei Kunden und Auftraggebern im Vorfeld für Flexibilität in Bezug auf Zeitpläne und Finanzen.
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Meiden Sie passives Projektmanagement. Seien Sie flexibel und bieten Sie Möglichkeiten der Zusammenarbeit für eine proaktive Überprüfung des Umfangs und einer schleichenden Ausuferung dessen an.
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Verwalten Sie weiterhin Ihr Budget.
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Kunden haben nicht immer recht, aber sie sind der Kunde. Integrieren Sie Möglichkeiten zur Berücksichtigung von Änderungen oder erforderlichem Input. Finden Sie einzigartige und kreative Lösungen, wenn es zu Scope Creep kommt.
Beim Management externer Beziehungen und Projekte teilt Desmarais mit, wie offene Kommunikation und Planung ihre Arbeit unterstützen können. „Ich habe mit führenden Technologiekunden zusammengearbeitet, die den Wert neuer Möglichkeiten erkennen, die ein PR-Unternehmen während einer geplanten Produkteinführung, einer Tour für Medien und Analystenbeziehungen oder der Unterstützung ihres Führungsteams im Rahmen von Thought-Leadership-Engagements bietet.“
Sie fährt fort: „Als eine neue internationale Handelsveranstaltung ins Leben gerufen wurde, begrüßte mein Klient den von mir vorgeschlagenen Berater, und wir nutzten die Veranstaltung, die sich an die wichtigsten Kunden und Stakeholder des Unternehmens richtete, als Möglichkeit, Unternehmensnachrichten zu lancieren und Medieninterviews zu arrangieren. In solchen Situationen begrüßen die meisten Kunden den strategischen Berater und erkennen, wie ein neues Projekt und das zusätzliche Budget ihre Geschäftsziele fördern können. Es gab schwierige Entscheidungen, bei denen sich ein Unternehmen dafür entschieden hat, nicht außerhalb der Leistungsbeschreibung zu arbeiten. Aber das ist zu erwarten. Die leistungsstärksten Teams erkennen die Notwendigkeit für Absprachen und Diskussionen an, um zu ermitteln, welche Elemente ein Scope Creep verursachen und welche Alternativen für beide Parteien entwickelt werden können, um erfolgreich zu sein.“
Die Erfahrung von Desmarais zeigt, dass Kundendienst und Projektplanung bei der Handhabung von Scope Creep Hand in Hand gehen. Die fortlaufende Möglichkeit für Kunden, sich auf effektive und integrative Weise mit dem internen Team auszutauschen, schafft Erfolg.
Projektzeitplan und Auswirkungen von Scope Creep managen
Zu wissen, wie lange ein Projekt dauern wird, hält das Team motiviert. Die Aufrechterhaltung von Fortschritt und Dynamik, einschließlich der Beseitigung von Hindernissen auf dem Weg, kann die Auswirkungen von Scope Creep mindern. So halten Sie Projekte auf Kurs:
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Halten Sie Projekte fokussiert und so kurz wie möglich.
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Gliedern Sie Projekte je nach Bedarf in kleinere Teilprojekte.
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Schließen Sie Teilprojekte ab, um die Dynamik aufrechtzuerhalten und Ergebnisse zu zeigen.
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Beachten Sie die negativen Auswirkungen von Scope Creep, darunter finanzielle und zeitliche.
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