Vorlage für die Programmbeteiligtenanalyse
Diese Beteiligtenanalysevorlage wurde für Programmmanager entwickelt. Sie bietet ein einfaches Tabellenblatt für die Auflistung von Namen der Beteiligten, ihren Rollen und Interessen sowie Kommunikationsziele und -methoden. Sie können zusätzliche Notizen zu Beteiligten einfügen, um einen umfassenden Überblick über ihre Einstellungen, Ihren Einfluss und alles Mögliche, was relevant sein könnte, festzuhalten. Die Vorlage kann einfach angepasst werden, um bei Bedarf mehr Spalten oder zusätzliche Informationen einzufügen.
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Vorlage für Beteiligtenmanagementplan
Diese Vorlage für einen Beteiligtenmanagementplan enthält ein Tabellenblatt für detaillierte Analysen sowie eine Matrix zur Abbildung von Beteiligten. Verwenden Sie das Tabellenblatt, um Personen und Gruppen, deren Motivationen, Erwartungen und Einflussmöglichkeiten sowie Einzelheiten Ihres Beteiligtenmanagementplans auflisten zu können. Die Matrix bietet einen visuellen Überblick der Beteiligten und eine Momentaufnahme Ihres Managementplans.
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Matrixvorlage für die Beteiligtenanalyse
Mit dieser Matrixvorlage können Sie abbilden, welche Beteiligten ein Interesse und einen hohen oder geringen Einfluss auf Ihr Projekt haben. Die Organisation von Beteiligten in jedem Quadranten lässt sie leicht erkennen, wer am meisten Aufmerksamkeit benötigt und wer mit weniger Aufwand überwacht werden kann. Dies ist ein nützliches Instrument, um Strategien zu entwickeln und einen effektiven Handlungsplan für das Beteiligtenmanagement zu erstellen.
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Beteiligtenstrategievorlage
Mit dieser Vorlage können Sie Strategien auflisten, um Beteiligte im Laufe der Zeit oder in verschiedenen Phasen eines Projekts einzubinden. Die Beteiligten sind in priorisierte Gruppen unterteilt und für jede Gruppe werden Pläne für Engagement und Kommunikation aufgelistet. Dies gibt Ihnen einen Überblick über Ihren Managementplan, den Sie dann detaillierter aufschlüsseln können, wenn Sie überlegen, wie Sie mit bestimmten Personen arbeiten wollen.
Beteiligtenregistervorlage
Wenn Sie ein einfaches Protokoll für die Nachverfolgung von Beteiligten benötigen, dann stellt Ihnen diese Registervorlage Spalten für grundlegende Informationen bereit: Namen von Beteiligten, Kontaktinformationen, Kommunikationsmethoden und das Interesse aller Beteiligten am Projekt. Sie können diese Vorlage als Referenzmittel verwenden und bei Änderungen während des gesamten Projektlebenszyklus aktualisieren.
Beteiligtenkommunikationsplanvorlage
Erstellen Sie für den Kommunikationsplan ein einfaches Dokument, in dem der Einfluss und das Interesse der Beteiligten, die Häufigkeit und Art der Kommunikation für alle Beteiligten sowie relevante Kommentare dargestellt werden. Diese Vorlage kann in einen umfassenden Projektmanagementplan eingebunden werden. Verwenden Sie sie für die Kommunikationsplanung, die Nachverfolgung relevanter Einzelheiten und als Informationsquelle Ihres Projektmanagementprozesses.
Wer sind die Beteiligten?
Zu den Beteiligten gehören alle Personen, die möglicherweise von einem Projekt betroffen sind, ein Interesse daran haben, oder Einfluss auf das Ergebnis eines Projekts haben. Sie können interne Personen oder Gruppen sein, wie z. B. Projektteams, Führungskräfte oder bestimmte Abteilungen. Beteiligte können auch externe Personen sein, wie Kunden, lokale Persönlichkeiten oder Branchenkenner. Die Beteiligten mit dem größten Einfluss und Interesse sind die wichtigsten Akteure, die identifiziert und betreut werden müssen. Diejenigen mit weniger Einfluss und Interesse sind immer noch wichtig, aber sie werden nicht im Fokus Ihrer Kommunikationsplanung stehen. Diese Beteiligten müssen informiert und zufrieden sein (einige könnten bei einem Projekt besonders nützlich sein), aber sie haben eine geringere Priorität als die wichtigsten Beteiligten.
Beteiligtendarstellung
Eine Beteiligtenanalyse kann mit einer visuellen Karte dargestellt werden und wird oft als Raster oder Matrix dargestellt, die Einfluss und Interessen misst. Eine einfache 2x2-Matrix hilft Ihnen, Beteiligte in diejenigen zu unterteilen, die über hohen Einfluss und Interesse, hohen Einfluss und geringes Interesse, geringen Einfluss und hohes Interesse sowie geringen Einfluss und geringes Interesse verfügen. Diese visuelle Darstellung macht es leicht, zu erkennen, welche Beteiligten die meiste Aufmerksamkeit erhalten sollten. Diejenigen mit hohem Einfluss und großem Interesse sollten eng zusammenarbeiten, oft konsultiert und zufrieden gehalten werden, während diejenigen mit dem geringsten Einfluss und dem geringsten Interesse sollten lediglich überwacht und mit geringerem Aufwand und allgemeiner Kommunikation auf dem Laufenden gehalten werden. Denken Sie jedoch daran, dass es auch möglich ist, dass einige Beteiligte zunächst als mit geringem Einfluss oder Interesse in eine höhere Interessenkategorie verschoben werden können. Nach dem Hinzufügen der Beteiligten zur Matrix können Sie Beziehungen zwischen ihnen identifizieren. Stellen Sie diese Beziehungen dar, indem Sie die Namen mit Einflusslinien verbinden. Dies kann zu einer tiefergreifenden Analyse führen, denn das zeigt, welche Beteiligten Einfluss auf andere haben.
Es ist ebenfalls möglich, eine verzweigte Mindmap zu verwenden, um die Interessen und Beziehungen der Beteiligten darzustellen, oder eine simple Liste von Beteiligten nach Prioritäten zu erstellen. Unabhängig vom von Ihnen verwendeten Darstellungsprozess hilft Ihnen eine Beteiligtenanalyse, die Beteiligten zu identifizieren, zu priorisieren und effektiv mit Ihnen zu kommunizieren. Wenn Sie es mit einer großen Anzahl von Beteiligten zu tun haben, kann für die Analyse eine Datenbank erforderlich sein. Bei einer geringeren Anzahl kann aber auch eine visuelle Karte ein einfaches und nützliches Werkzeug sein.
Schritte der Beteiligtenanalyse
Wir haben bereits die wichtigsten Komponenten (Identifizieren, Priorisieren und Verstehen) erwähnt, die für die Durchführung einer Beteiligtenanalyse erforderlich sind. Hier sind einige Tipps für jeden Schritt, die Sie beachten sollten, wenn sie mit dem Prozess beginnen.
- Identifizieren von Beteiligten – Wenn Ihre Beteiligtenliste Organisationen umfasst, bestimmen Sie, wer die einzelnen Beteiligten in jeder Organisation sind, damit Sie Ihre Kommunikation entsprechend gestalten können. Wenn Ihre erste Brainstorming-Sitzung zu einer großen Anzahl von Beteiligten führt, sollten Sie sie nach Interesse gruppieren und dann die jeweilige Bedeutung innerhalb jeder Interessensgruppe bewerten. Sie können z. B. Interessengruppen haben, deren primäres Anliegen finanzieller Art ist, und andere, die sich für den Ruf ihres Unternehmens oder die Umweltauswirkungen eines Projekts interessieren. In jeder dieser Gruppen haben einige Personen mehr Einfluss als andere, was sie zu einer höheren Priorität macht.
- Priorisierung von Beteiligten – Wenn Sie das Interesse der Beteiligten und den Einfluss mithilfe einer Matrix abbilden, können Sie die wichtigsten Beteiligten und die erforderlichen Maßnahmen identifizieren (beruhend auf der jeweiligen Bedeutungsstufe). Im Rahmen dieses Schritts sollten Sie vielleicht ebenfalls festlegen, welche Beteiligten Ihr Projekt wahrscheinlich unterstützen und welche versuchen werden, es zu behindern. Einflussreiche Beteiligte können ein Projekt in eine positive oder negative Richtung lenken. Daher ist es wichtig, sie frühzeitig an Bord zu bringen und das richtige Kommunikationsniveau während eines Projekts aufrechtzuerhalten.
- Beteiligte verstehen – Was motiviert Ihre Beteiligten? Welche Ressourcen benötigen Sie von ihnen? Wie gehen Sie mit dem Widerstand kritischer Beteiligter um? Was ist die beste Kommunikationsmethode für verschiedene Beteiligte? Analysieren Sie Ihre Liste der Beteiligten, um ein besseres Verständnis für deren Interesse am Projekt zu bekommen, welche Informationen sie von Ihnen wünschen, wer ihre Meinung beeinflusst, und alle anderen Einzelheiten, die Einfluss auf Ihren Kommunikationsplan und Projektentscheidungen haben können.
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