Vorlagen für Risikomanagementpläne für Excel
Vorlage für einen Projektrisikomanagementplan
Mit dieser Vorlage können Sie einen Projektrisikomanagementplan für Excel erstellen, der hilfreich sein kann, um numerische Daten oder Berechnungen hinzuzufügen. In der Vorlage sind typische Abschnitte wie Risikoidentifizierung, -analyse und -überwachung, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie ein Risikoregister enthalten. Fügen Sie Abschnitte hinzu oder entfernen Sie diese, um für Ihr Projekt eine benutzerdefinierte Vorlage zu erstellen.
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Risikoregistervorlage
In dieser Risikoregistervorlage fügen Sie Projektdetails oben ein und listen die Risiken unten mit zugewiesenen Tracking-Nummern auf. Das Register enthält ein detailliertes Protokoll über die Zuständigkeit für ein Risiko, den Grad der Auswirkung und die Wahrscheinlichkeit, geplante Maßnahmen und den Reaktionsstatus. Es handelt sich um eine Tabellenkalkulationsvorlage, die leicht bearbeitet werden kann, um bei Bedarf weitere Spalten hinzuzufügen.
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Risikobewertungsmatrix
Diese einfache Matrix-Vorlage wurde entwickelt, um den Bewertungsprozess zu unterstützen und einen schnellen Überblick über den Zusammenhang zwischen der Eintrittswahrscheinlichkeit und der Schwere der Auswirkungen sowie der Anzahl der Risiken in den einzelnen Kategorien zu geben. Das Farbschema macht es leicht, zwischen den verschiedenen Bewertungen zu unterscheiden, sodass Sie sich einen Überblick über die Risikostufen verschaffen können, die es zu adressieren gilt.
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Risikomanagementmatrix
Bei kleineren Projekten müssen Sie möglicherweise nur eine Risikomanagementmatrix verwenden (anstatt einen ausführlichen Risikomanagementplan zu erstellen). Sie können diese Matrix-Vorlage zusätzlich zu einem detaillierten Plan auch verwenden, um wichtige Informationen in einem einzigen Tabellenblatt zu organisieren. Die Vorlage enthält eine Risikobewertungsmatrix, um einen Überblick über Risikoeinstufungen zu erhalten, sowie eine Managementmatrix zur Identifizierung und Bewertung von Risiken, zur Beschreibung von Minderungsstrategien und zur Überwachung der Kontrollbemühungen.
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Diagramm zur Risikobewertungsstrukturierung
Sie können diese Vorlage verwenden, um ein RBS-Diagramm zu erstellen, das auf den Risiken in den verschiedenen Phasen des Projektstrukturplans basiert. Sie können die RBS-Vorlage auch verwenden, um Risiken nach Kategorien zu organisieren, indem Sie interne Risiken in Unterkategorien wie technische oder organisatorische Risiken aufgliedern und sie von externen Risiken unterscheiden. Dies ist ein hilfreiches Werkzeug, um Risiken visuell zu organisieren und sie im Risikoregister auflisten zu können.
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Andere Risikomanagementvorlagen
Risikomanagementplanvorlage – Word
Dieses Beispiel für einen Risikomanagementplan bietet ein einfaches Layout, das Sie zu einem umfassenden Plan für ein Projekt- oder Unternehmensrisikomanagement ausbauen können. Es enthält eine Matrix zur Betrachtung von Risikowahrscheinlichkeiten und -auswirkungen sowie Abschnitte zur Beschreibung eines Risikomanagementansatzes, Budgetierung, Terminplanung, Berichtsprotokolle und mehr.
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Vorlage für einen Risikomaßnahmenplan
Mit einer Vorlage für einen Maßnahmenplan können Sie die vorgeschlagenen Maßnahmen für ein bestimmtes Risiko detailliert erläutern. Diese Vorlage bietet ein einfaches Layout mit Abschnitten zur Beschreibung des Risikos und der empfohlenen Reaktion, zur Festlegung eines Maßnahmenplans, zur Auflistung der benötigten Ressourcen, zur Zuweisung von Verantwortlichkeiten und zum Festlegen einer Zeitleiste für den Abschluss.
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Projektrisikomanagement
Das Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Leitfaden, 5. Auflage) definiert das Projektrisiko als „ein ungewisses Ereignis oder einen ungewissen Zustand, das bzw. der, wenn es oder er eintritt, sich positiv oder negativ auf eines oder mehrere Projektziele auswirkt, z. B. auf Umfang, Zeitplan, Kosten oder Qualität“. Beachten Sie, dass diese Risiken je nach Wirkung als positiv oder negativ angesehen werden können. Projektrisikomanagement zielt darauf ab, positive Risiken zu maximieren und gleichzeitig negative Risiken zu vermeiden oder zu mildern. Ein Risikomanagementplan wird in der Regel als Bestandteil eines größeren Projektplans einbezogen und früh im Projektlebenszyklus eingeleitet; der Risikomanagementplan entwickelt sich im Laufe des Projekts weiter. Es ist in der Regel Aufgabe des Projektmanagers, den Plan zu pflegen und regelmäßig zu aktualisieren, um die Klarheit und Wirksamkeit des Plans zu gewährleisten.
Das übergeordnete Ziel eines Risikomanagementplans ist es, Risiken so zu steuern, dass ein erfolgreiches Projektergebnis gewährleistet wird. Der Planungsprozess ermöglicht es Führungskräften, Risiken klar zu identifizieren und dann Strategien zur Risikominderung und Notfallplanung zu entwickeln und zu dokumentieren. Der Prozess umfasst auch die Ermittlung der Kosten und Maßnahmen, die für die Umsetzung des Plans erforderlich sind. Nach seiner Fertigstellung dient der Plan als Leitfaden für alle Projektbeteiligten und ist ein besonders wichtiges Instrument für die Kommunikation mit den wichtigsten Beteiligten.
Möglichkeiten zum Umgang mit Risiken
Sobald Sie ein Risiko identifiziert und bewertet haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, darauf zu reagieren. Ihre Reaktion hängt von der Wahrscheinlichkeit des eintretenden Risikos und der potenziellen Schwere der Auswirkungen auf ein Projekt ab.
- Vermeiden: Risiken zu vermeiden ist ideal und besonders wichtig, wenn es sich um ein Risiko mit erheblichen Auswirkungen und hoher Eintrittswahrscheinlichkeit handelt. Vermeidungstaktiken erfordern möglicherweise größere Investitionen (um alternative Strategien zu entwickeln). Diese zusätzlichen Kosten und Anstrengungen sind für negative Risiken mit erheblichen Auswirkungen und hoher Eintrittswahrscheinlichkeit jedoch notwendig.
- Übertragung: Diese Methode bezieht sich auf die Übertragung des Risikos auf eine andere Partei (z. B. durch den Kauf einer Versicherung wird das Risiko auf den Versicherungsanbieter übertragen). Diese Reaktion ist bei Risiken üblich, die eine erhebliche negative Auswirkung, aber eine geringe Eintrittswahrscheinlichkeit haben.
- Minderung: Risikominderung zielt darauf ab, entweder die Eintrittswahrscheinlichkeit oder das Ausmaß der Auswirkungen eines Risikos zu reduzieren und wird für Risiken verwendet, die wahrscheinlich auftreten, aber wahrscheinlich auch nur geringe Auswirkungen haben.
- Akzeptieren: Akzeptanz ist eine Option, wenn es keine andere Lösung gibt, wird aber nur bei Risiken mit geringer Auswirkung und geringer Eintrittswahrscheinlichkeit eingesetzt.
Risiken können intern oder extern sein, und Projekte können mit einer Kombination aus beidem konfrontiert sein. Zu den internen Risiken können Probleme mit der Technologie, dem Personal, der finanziellen Sicherheit und anderen Faktoren, die innerhalb Ihres Unternehmens kontrolliert werden können, gehören. Externe Risiken sind schwieriger vorherzusagen und zu kontrollieren und können Faktoren wie Probleme mit Lieferanten, Veränderungen des politischen Klimas oder der Wirtschaft oder sogar das Wetter umfassen. Der Prozess der Risikoanalyse und deren Bewertung auf einer Wahrscheinlichkeits- und Schweregradskala kann die ersten Grundlagen für die Entscheidung liefern, welche der oben genannten Methoden die wirksamste Reaktion auf ein bestimmtes Risiko sein wird.
Risikomanagement und HIPAA-Compliance in Organisationen des Gesundheitswesens
Organisationen des Gesundheitswesens unterliegen strengen Vorschriften, wenn es um Risiken und die Einhaltung von Vorschriften geht. Deshalb ist die Fähigkeit, diese Risiken zu ermitteln und einen Plan zu ihrer Bewältigung zu erstellen, für das Unternehmen sowohl in rechtlicher als auch in funktionaler Hinsicht äußerst wichtig.
Das Risikomanagement für Organisationen im Gesundheitswesen trägt dazu bei, dass alle Unternehmen die HIPAA-Anforderungen einhalten, und umreißt potenzielle Risiken, die in einer Organisation des Gesundheitswesens auftreten könnten, wie z. B. Fehler bei klinischen Tests, Probleme mit Krankenhauseinrichtungen, Sicherheitsverletzungen personenbezogener Daten des Gesundheitswesens (Personal Health Information - PHI) und mehr. Um sicherzustellen, dass alle personenbezogenen Daten des Gesundheitswesens zu Sicherheits- und Schutzzwecken effektiv analysiert werden, benötigen Sie ein Werkzeug, das in der Lage ist, Risiken schnell zu erkennen, zu mindern und zu verhindern, dass sie eintreten, und das gleichzeitig einen Echtzeit-Überblick über alle potenziellen Risiken bietet.
Smartsheet ist eine Arbeitsablaufplattform, die es Unternehmen des Gesundheitswesens ermöglicht, Risiken im gesamten Unternehmen zu erkennen und zu aktualisieren. Mit Echtzeit-Dashboards können Sie zur richtigen Zeit die besten Entscheidungen treffen. Identifizieren Sie alle erkannten Risiken und steuern Sie deren Bewältigung, während Sie gleichzeitig ein Höchstmaß an Sicherheit und Schutz von vertraulichen Informationen gewährleisten. Legen Sie Einstellungen für die gemeinsame Nutzung fest, um sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer Zugriff auf vertrauliche Informationen haben, damit Ihre Organisation die HIPAA-Vorschriften einhalten kann.
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Beispiel für die Gliederung eines Risikomanagementplans
Die Länge und der Detailgrad eines Risikomanagementplans hängen vom Umfang eines Projekts und den Bedürfnissen einer Organisation ab. Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für einen Risikomanagementplan, in dem beschrieben wird, welche Informationen Sie in der Regel aufnehmen:
- Einführung: Dieser erste Abschnitt eines Risikomanagementplans kann sich auf eine Kurzfassung oder Projektbeschreibung konzentrieren, die auch den Zweck des Projekts enthält. Er kann den Umfang des Projekts, die Ziele und wichtige Hintergrundinformationen aber auch detailliert darstellen und einen Überblick über den Ansatz und die Strategien des Risikomanagements geben.
- Risikomanagementansatz: Dies kann eine kurze Zusammenfassung oder ein detaillierter Abschnitt sein, der Informationen über den Risikomanagementprozess, die verwendete Methode und die spezifischen Werkzeuge und Techniken enthält, die verwendet werden sollen.
- Rollen und Verantwortlichkeiten: Hier führen Sie die am Risikoprozess beteiligten Projektmitarbeiter mit ihren jeweiligen Aufgaben und Verantwortlichkeiten auf.
- Risikoidentifizierung: Dieser Abschnitt beschreibt, wie Sie Risiken identifizieren und/oder solche aufführen, die bereits identifiziert wurden. Zu den Methoden der Risikoidentifizierung gehören das Brainstorming, die Untersuchung des Projektstrukturplans (PSP), um Risiken zu ermitteln, und die Erstellung einer entsprechenden Risikobewertungsstruktur (RBS), die Durchführung von Befragungen von Experten oder wichtiger Beteiligter, oder die Prüfung üblicher Risiken bei ähnlichen Projekten.
- Risikoanalyse und -bewertung: Sie müssen identifizierte Risiken analysieren, um zu bewerten, welche Auswirkungen sie auf ein Projekt haben können, wie z. B. Verzögerungen des Zeitablaufs oder geminderte Qualität. Sie müssen diese Risiken ebenfalls auf ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und ihre Auswirkungen hin bewerten. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen berechnet und kombiniert werden, um für jedes Risiko numerische Kennzahl zu erstellen. Hier können Sie auch die Kategorien und Begriffe festlegen, die Sie verwenden, um die verschiedenen Wahrscheinlichkeitsstufen und -auswirkungen zu beschreiben. Zudem können Sie hier ebenfalls die größten Risiken auflisten, die Sie bereits ermittelt haben.
- Risikobewältigungsplanung: Hier können Sie den Planungsprozess für die Risikobewältigung erläutern. Dazu gehört, wie ein Projektteam Maßnahmen entwickelt, um sowohl mit negativen als auch positiven Risiken umzugehen.
- Risikominderung: Hier können Sie potenzielle Strategien zur Risikominderung aufführen und mögliche Maßnahmen mit Risiken je nach Schweregrad verknüpfen. In diesem Abschnitt können Sie auch auf wichtige Risiken eingehen, die Sie identifiziert haben, und Einzelheiten über die Art der vorgeschlagenen Bewältigungsmaßnahmen, die Verantwortung für deren Umsetzung und der daraus resultierenden Kosten beschreiben.
- Risikoüberwachung und Berichterstattung: In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Risiken überwachen, wie häufig Sie Risikoprüfungen vornehmen, wie Sie neue Risiken identifizieren, und welche Methode und welchen Zeitplan Sie für die Berichterstattung verwenden.
- Risikoregister: Auch als Risikoprotokoll bezeichnet, wird das Register normalerweise am Ende eines Risikomanagementplans oder als separates Dokument angezeigt. Das Register enthält wichtige Einzelheiten zu jedem Risiko, darunter die Eintrittswahrscheinlichkeit, Auswirkungen, Risikobewertungskennzahl und -status. Es fasst im Wesentlichen die Ergebnisse der Risikoanalyse und der Reaktionsplanung in einer Tabelle oder einem Diagramm zusammen, um sie leicht nachschlagen zu können.
Sie müssen den Inhalt und die Formatierung dieses Beispielplans an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder Projekts anpassen. Um zu sehen, wie andere mit diesem Prozess bei ähnlichen Projekten umgegangen sind, können Sie online nach Beispielen von Risikomanagementplänen suchen und verschiedene Ansätze vergleichen. Der Vergleich von mehreren Beispielen von Projektrisikomanagementplänen spart Ihnen auf lange Sicht Zeit, besonders dann, wenn der Prozess für Sie neu ist. Um die unten aufgeführten kostenlosen Vorlagen zu verwenden, laden Sie die von Ihnen ausgewählte Datei herunter und nehmen Sie alle für Sie notwendigen Änderungen vor.
Mit Smartsheet einen leistungsstarken Risikomanagementplan erstellen
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Diese Vorlagen werden lediglich als Muster zur Verfügung gestellt. Diese Vorlagen sind in keiner Weise als Rechts- oder Konformitätsberatung gedacht. Die Nutzer dieser Vorlagen müssen entscheiden, welche Informationen erforderlich und notwendig sind, um ihre Ziele zu erreichen.