Was ist ein Projektzeitplan?
Der Projektmanagement-Zeitplan ist ein Dokument, in dem beschrieben wird, welche Arbeiten zu erledigen sind, in welcher Reihenfolge sie erledigt werden müssen, welche Ressourcen benötigt werden, wie sie verteilt werden und wie lange die verschiedenen Teile der Arbeit dauern werden. Der Zeitplan unterstützt die Projektmanager bei ihrer Kommunikation und Zusammenarbeit mit Team-Mitgliedern und Beteiligten und hält das Projekt auf Kurs.
Genauer gesagt, umfasst ein Projektzeitplan:
- Projektmeilensteine
- Leistungen
- Aufgaben, die für die Erbringung der Leistungen erforderlich sind
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben und Meilensteinen
- Ressourcenbedarf und -zuweisung
- Fristen, Zeitrahmen und Dauer der Aufgaben
Projektzeitpläne werden während des gesamten Lebenszyklus des Projektmanagements sowie beim Projektportfolio-Management (dem Prozess derr Ermittlung der Investitionsrentabilität von Projekten) verwendet. In Branchen, die häufig große, komplexe Projekte durchführen, wie z. B. im Ingenieur- und Bauwesen, ist die Erstellung und Pflege des Zeitplans eine Vollzeitaufgabe, die von einem Projektplaner oder einem Planungsteam übernommen wird. Bei komplexen Projekten, die mehr Details erfordern, können auch Teilpläne verwendet werden.
Wie bei vielen anderen Aspekten des Projektmanagements erfolgt auch die Zeitplanung in Iterationen. Bei der Erstellung eines Zeitplans schätzen die Projektmanager die zu erwartenden Arbeiten, den Zeitrahmen und die Ressourcen. Allerdings können sich all diese Informationen ändern, sobald das Projekt in Gang gekommen ist. Der Zeitplan wird in der Regel in der Anfangsphase eines Projekts erstellt, aber während des gesamten Lebenszyklus herangezogen.
Die Verwendung von Projektmanagement-Software zur Erstellung eines Zeitplans kann Projektmanagern und Team-Mitgliedern helfen, den Zeitplan effizienter und effektiver zu kommunizieren, zu überwachen und zu überarbeiten. Diese Plattformen bieten in der Regel Vorlagen und Musterzeitpläne an, die Ihnen als Orientierung dienen. Sie können auch mit Planungsfunktionen ausgestattet sein, die einen Großteil der Abläufe automatisieren, die Verfügbarkeit von Ressourcen prüfen, Ihnen bei der Berechnung der Aufgabendauer helfen und vieles mehr.
Vorteile eines effektiven Projektmanagement-Zeitplans
Gut ausgearbeitete Projektzeitpläne bieten viele Vorteile. Sie versetzen Manager, Team-Mitglieder und Beteiligte in die Lage, Fortschritte zu überwachen, Erwartungen festzulegen und zu steuern, zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Aufgaben und Leistungen können überwacht und kontrolliert werden, um eine fristgerechte Lieferung zu gewährleisten. Sollten Verzögerungen auftreten, können Sie deren Auswirkungen schnell abschätzen und die notwendigen Anpassungen vornehmen.
Zeit und Ressourcen sind zwei der maßgeblichen Faktoren, die sich auf das Budget eines Projekts auswirken. Ein effektiver Zeitplan hilft Ihnen also, die Kosten zu berechnen, zu überwachen und zu dokumentieren. Er ermöglicht es Ihnen auch, die beste Art und Weise der Verteilung von Personal und anderen Ressourcen zu bestimmen, um die Projektziele zu erreichen. Zusätzliche Ressourcen können den Projekten zugewiesen werden, wo sie am dringendsten benötigt werden, und Ihre Team-Mitglieder können sich die Arbeit teilen, damit niemand überlastet wird.
Projektzeitplan vs. Arbeitsgliederungsstruktur
Die Arbeitsgliederungsstruktur (AGS) ist ein wichtiger Bestandteil Ihres Projektzeitplans. Dabei handelt es sich um eine hierarchische Darstellung aller Arbeiten, die für die Erbringung der Leistungen bzw. die Erstellung der Endprodukte eines Projekts erforderlich sind. Der wesentliche Unterschied zwischen dem Projektzeitplan und der AGS besteht darin, dass sich die AGS auf die zu erbringenden Leistungen konzentriert, während der Zeitplan umfassender ist und auch Ressourcenanforderungen und -zuweisungen, Zeitabläufe und Laufzeiten, Annahmen und Risiken enthält.
Unter Projektmanagement-Experten und -Organisationen gibt es unterschiedliche Ansichten über die AGS. Sie vertreten unterschiedliche Meinungen darüber, ob die AGS ein vom Projektzeitplan unabhängiges Dokument ist und inwieweit die Arbeit aufgeteilt wird. Es obliegt Ihrem Unternehmen, zu entscheiden, wie Sie die AGS einsetzen.
„Der Projektzeitplan bezieht sich auf die Arbeitsgliederungsstruktur und, wenn sie effizient genutzt werden, sind beide letztlich dasselbe“, sagt Alona Rudnitsky, Managing Partner bei der digitalen Marketingagentur Helix House. „Die beiden ergänzen sich gegenseitig, was zu einer klaren Kommunikation, zu eindeutigen Aufgaben und Zielen führt.“
Andere Projektmanagement-Experten unterscheiden nicht zwischen den beiden Dokumenten, sondern fassen die AGS lediglich als einen Bestandteil des Projektzeitplans auf.
„Der Projektzeitplan ist die AGS“, sagt Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant der Unternehmensberatung Orchestrating Your Success (OYS) LLC. Andere Projektmanagement-Experten unterscheiden nicht zwischen den beiden Dokumenten, sondern fassen die AGS lediglich als einen Bestandteil des Projektzeitplans auf. „Der Projektzeitplan ist die AGS“, sagt Cerila Gailliard, Certified Project Manager Professional Consultant der Unternehmensberatung Orchestrating Your Success (OYS) LLC.
Egal, für welchen Ansatz Sie sich bei der Projektplanung entscheiden, sollten Sie bei der Erstellung der AGS mit dem Endziel des Projekts beginnen. Dann gliedern Sie die Arbeit in kleinere Teile auf, die sich leichter überwachen und erledigen lassen. Es gibt verschiedene Gliederungsstufen, die genutzt werden können: Einige Unternehmen beschreiben in ihrer AGS lediglich Leistungen und beschränken sich auf detailliertere Beschreibungen der Arbeit im Zeitplan. Andere gliedern Leistungen in Listen mit bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten in der AGS selbst auf.
Bei einem Projekt, dessen Endziel die Herstellung eines neuen Haushaltsgeräts ist, könnte beispielsweise die Marketingstrategie für das Produkt zu den zu erbringenden Leistungen gehören. Einige Organisationen würden an dieser Stelle aufhören und die Aufschlüsselung der Aufgaben der Marketingstrategie dem Zeitplan überlassen. Andere wiederum unterteilen die Marketingstrategie in Aufgaben wie die Erstellung von Werbebroschüren und TV-Spots.
Sumit Bansal, Gründer der Excel-Schulungsplattform Trump Excel, verwendet die AGS, um Aufgaben aufzuschlüsseln, schlägt aber auch vor, sowohl die AGS als auch den Projektzeitplan zu verwenden und unterschiedliche Dokumente für unterschiedliche Zielgruppen zu präsentieren. Bansal rät: „Wenn Sie das Projekt mit Führungskräften besprechen, sollten Sie den Projektzeitplan verwenden. Wenn Sie es jedoch mit Kundenteams oder Mitarbeitern auf Projektebene zu tun haben, dann die Arbeitsgliederungsstruktur.“
Aufgaben oder Aktivitäten sind die einfachsten Bestandteile der Arbeit, die in die AGS aufgenommen werden können. Welcher dieser Begriffe verwendet wird, kann ebenfalls je nach Organisation variieren: Einige stufen „Aufgaben“ als Gruppen von Aktivitäten ein, wobei die „Aktivitäten“ die unterste Ebene der Arbeit darstellen. Andere tun das Gegenteil. Wieder andere verwenden nur einen dieser Begriffe, um das kleinste Arbeitselement zu beschreiben. Die Begriffe „Kontrollkonten“ oder „Aufgabenzusammenfassung“ können zur Beschreibung von Gliederungsstufen verwendet werden, die mehrere Aufgaben enthalten.
Wenn Sie Aufgaben oder Aktivitäten in Ihre AGS aufnehmen, sollte jede nur einen Verantwortlichen haben. Dadurch bleibt das Dokument nicht nur übersichtlich, sondern Sie können auch feststellen, ob eine weitere Aufgliederung erforderlich ist. Wenn eine Aufgabe/Aktivität zu viel für einen einzigen Verantwortlichen ist, dann wissen Sie, dass Sie diese weiter aufgliedern müssen.
Und schließlich gibt es Organisationen, die „Aktivitätslisten“ erstellen, die sowohl der AGS als auch vom Projektzeitplan unabhängig sind. Darin werden alle Leistungen aus der AGS sowie die spezifischen Aktivitäten beschrieben, die für die Erbringung erforderlich sind. Auch hier können Sie die Methode auswählen, die Ihnen für Ihre Organisation und Ihr Projekt am geeignetsten erscheint.
Weitere Informationen zur AGS und zum Herunterladen einer Vorlage finden Sie auf unserer AGS-Seite.
Arten von Projektmanagement-Zeitplänen
Bevor Sie mit der Erstellung Ihres Zeitplans beginnen, müssen Sie festlegen, welchen Typ Sie verwenden möchten. Die Art des Zeitplans, den Sie benötigen, hängt weitgehend von der Komplexität Ihres Projekts ab. Generell gilt: Je komplexer das Projekt ist, desto detaillierter muss Ihr Zeitplan sein. Für welche Art von Projektzeitplan Sie sich entscheiden, kann auch davon abhängen, wer ihn in erster Linie verwenden wird und/oder in welchem Stadium sich das Projekt befindet. Eine Visualisierung Ihres Zeitplans kann Team-Mitgliedern und Beteiligten helfen, den Fortschritt auf einen Blick zu erfassen.
Es gibt drei Arten von Zeitplänen mit aufsteigenden Komplexitätsgraden:
1. Hauptprojektzeitplan
Diese Art von Zeitplan ist am besten für einfache Projekte geeignet. Das Format umfasst eine grundlegende Liste von zu erledigenden Aufgaben, eine Zeitleiste und/oder einen Kalender. Der Hauptprojektzeitplan wird in den frühen Planungsphasen eines Projekts entwickelt. Er enthält eine Übersicht über die wichtigsten Leistungen und Aktivitäten/Aufgaben sowie die Zeit, die für ihre Erledigung benötigt wird.
Da der Hauptprojektzeitplan eine einfache, übersichtliche Darstellung eines Projekts ist, ist er hilfreich, wenn Sie mit Projektleitern, Beteiligten und Team-Mitgliedern kommunizieren oder versuchen, sie für das Projekt zu gewinnen. Er kann auch in Team-Besprechungen oder bei Brainstormings verwendet werden. Ein Projektmanager kann zum Beispiel zunächst diese Art von Zeitplan erstellen und ihn dann mithilfe des Teams zu einem komplexeren Zeitplan weiterentwickeln.
Sie können unsere Beispielvorlage hier herunterladen.
2. Meilensteinzeitplan
Dies ist ein erweiterter Zeitplan, der sich am besten für größere Projekte eignet, die mehrere wichtige Termine aufweisen. Er kann auch als „Übersichtszeitplan“ bezeichnet werden und verwendet in der Regel Balkendiagramme, in denen die Maßnahmen im Zeitverlauf dargestellt werden. Er bietet dem Projektmanager eine Momentaufnahme wichtiger Meilensteine und wird normalerweise während des gesamten Lebenszyklus eines Projekts eingesetzt.
Ein Gantt-Diagramm ist eines der gängigsten Werkzeuge zur Darstellung umfangreicher Projektzeitpläne. Gantt-Diagramme sind zweidimensionale Balkendiagramme, die die Aufgaben eines Projekts und die für ihre Erledigung benötigte Zeit darstellen. Außerdem ist es eine gute Idee, in diesem Diagramm die Meilensteine des Projekts aufzuführen, einschließlich der Anfangs- und Enddaten. Auf diese Weise können Manager, Team-Mitglieder und Beteiligte den Fortschritt bei einzelnen Aufgaben und Meilensteinen verfolgen und den tatsächlichen Fortschritt für das gesamte Projekt mit den geschätzten oder „Ausgangsdaten“ vergleichen.
Gantt-Diagramme sind besonders nützlich für die Darstellung von Fortschrittsberichten oder für die Durchführung von Teambesprechungen. Wenn Sie Hilfe beim Einstieg brauchen, haben wir eine Gantt-Diagramm-Vorlage erstellt, die Sie herunterladen können.
3. Detailprojektzeitplan
Dieser ausführliche Projektzeitplan ist am besten für große, komplexe Projekte geeignet. Er kann auch während des gesamten Projektlebenszyklus verwendet werden. Je nach Komplexität des Projekts kann er in Etappen oder Phasen unterteilt sein, die jeweils ihre eigenen Teilzeitpläne enthalten können.
Projektmanager verwenden Detailprojektzeitpläne, um:
- Arbeiten täglich, stündlich oder wöchentlich zu verfolgen und zu steuern
- Den Beteiligten Fortschritte zu vermitteln
- Beziehungen (oder „Abhängigkeiten“) zwischen Aufgaben zu identifizieren, nachzuverfolgen und zu planen
- Einschränkungen in Bezug auf Ressourcen, Aufgaben oder Fristen zu identifizieren, zu verfolgen und zu planen
- Ressourcen effektiver zu verwalten, um Projekte auf dem richtigen Weg zu halten
PERT-Diagramme (die auch als „Netzdiagramme“, „Netzanalysediagramme“ oder „Netzwerke mit Entscheidungsereignissen“ bezeichnet werden) werden häufig eingesetzt, um detaillierte Zeitpläne visuell dazustellen. Während Gantt-Diagramme lediglich Aufgaben und Meilensteine im Zeitverlauf darstellen, zeigen PERT-Diagramme Netzwerke von Aufgaben und Meilensteinen und die Abhängigkeiten zwischen ihnen im Zeitverlauf.
In PERT-Diagrammen werden häufig Pfeile verwendet, um Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen darzustellen (z. B. ist Aufgabe A der Vorgänger und muss erledigt werden, damit Aufgabe B beginnen kann. Aufgabe C, der Nachfolger, kann erst beginnen, wenn beide Aufgaben A und B abgeschlossen sind). Die Darstellung dieser Beziehungen hilft, Abhängigkeiten und Einschränkungen zu erkennen. Um Hilfe beim Erstellen eines PERT-Diagramms zu erhalten, laden Sie unsere Vorlage herunter.
Natürlich hängt die Art des Zeitplans und der Darstellung letztlich davon ab, was für die Kommunikation mit Ihrem Team und den Beteiligten am besten geeignet ist.
„Bei kleineren, iterativen Projekten … ist ein sich ständig veränderndes Whiteboard manchmal die beste visuelle Hilfe, denn es hilft uns, einen Zeitablauf oder ein Grundgerüst zu skizzieren und zur Genehmigung zu schicken, damit wir vorankommen“, sagt Leigh Anne Bishop, Digital Project Manager beim Unternehmen für Markenerfahrung BrandExtract. „Für welche Methodik Sie sich auch entscheiden, sie muss dokumentiert werden, damit Ihr Team die Projektziele kennt, sie leicht zugänglich sind und Ihr Team weiter vorankommen kann.“
Bansal von Trump Excel ist ebenfalls der Meinung, dass die von Ihnen gewählte Darstellung vom jeweiligen Projekt abhängt. „Die Darstellung sollte sorgfältig ausgewählt werden, je nach Art des Projekts und des Kunden“, sagt er. „Wenn Sie zum Beispiel ein kurzes ... Projekt mit Standardabläufen haben, können Sie ein einfaches Gantt-Diagramm, ein Meilensteindiagramm oder sogar eine einfache Tabelle verwenden, um die Aufgaben und Leistungen detailliert darzustellen. Wenn Sie allerdings an einem umfangreichen Projekt arbeiten, an dem viele verschiedene Ressourcen/Teams beteiligt sind, ist es ratsam, einen detaillierten Projektplan zu erstellen.“
10 wichtige Schritte für die Erstellung eines Projektzeitplans
Nachdem Sie sich für eine Art von Projektzeitplan entschieden haben, können Sie mit dessen Erstellung beginnen. Dieser Prozess kann je nach Branche, Organisation oder Projekttyp variieren. Die meisten Projektmanagement-Experten empfehlen jedoch folgende Schritte:
1. Führen Sie ein Brainstorming durch. Die meisten Experten empfehlen, den Planungsprozess mit einer Team-Besprechung zu beginnen, an der andere Beteiligte teilnehmen können oder auch nicht. Erstellen Sie eine grobe Skizze des Zeitplans oder eine Liste mit Ideen, um die Diskussion in Gang zu bringen. Das Hauptziel der Besprechung besteht jedoch darin, Rückmeldungen von den Personen einzuholen, die tatsächlich an Ihrem Projekt arbeiten werden.
„Bitten Sie die für die Arbeit Verantwortlichen um eine Liste der Aufgaben, die sie erledigen müssen, um eine Schätzung, wie lange jede Aufgabe dauern wird, wie viel Aufwand damit verbunden ist und welche Beiträge sie von anderen benötigen“, empfiehlt Donna Duncan, Inhaberin und Beraterin des SEO-Unternehmens B-SeenOnTop. „Anschließend ist es die Aufgabe des Planers, die Antworten in einem einzigen, zusammenhängenden und vernetzten Plan zu organisieren.“
Ihre Team-Mitglieder haben einen hervorragenden Überblick darüber, wie lange die Arbeit dauern wird und wie gut ihre eigenen Fähigkeiten sind. Zudem können Sie sie für das Projekt gewinnen, wenn Sie sie bereits in dieser Phase mit einbeziehen.
„Wenn Sie die Mitarbeiter in die Planung einbeziehen können, ist das effektiver“, sagt Susan Fennema, CEO des Prozessentwicklungs- und Beratungsunternehmens Beyond the Chaos. „Sie werden Ihnen dabei helfen, zu erkennen, was Sie […] übersehen haben, und können Ihnen ein Gefühl dafür vermitteln, wie viel Zeit für jeden Schritt notwendig sein könnte.“
Sie sollten auch die Meinung des Kunden und anderer Beteiligter einholen. Sie haben möglicherweise besondere Einblicke in Faktoren, die außerhalb Ihres Unternehmens liegen und sich auf den Zeitplan auswirken könnten (z. B. die Regeln und Vorschriften des Unternehmens oder der Branche eines Kunden).
Bei diesem Schritt sollten Sie auf einige der anderen oben aufgeführten Dokumente zurückgreifen. So können Sie sich ein besseres Bild von den Zielen, dem Umfang, den Einschränkungen, den zu erbringenden Leistungen, den Erfolgskriterien und den Erwartungen der Projektbeteiligten machen.
2. Legen Sie klare, messbare Meilensteine fest. Ein Meilenstein ist ein Ereignis oder eine Marke, die einen wichtigen Punkt im Projekt kennzeichnet. Folglich gibt es keine festgelegte Dauer, sodass eine Leistung als „Meilenstein“ gelten kann, eine Aufgabe jedoch nicht. Eine Aufgabe ist vielmehr die Arbeit, die erforderlich ist, um einen Meilenstein zu erreichen oder eine Leistung zu erbringen.
Zu den wichtigsten Meilensteinen gehören der Beginn und der Abschluss des Projekts. Andere Meilensteine können am Ende einer Aufgabe oder Aktivität auftreten, am Ende von Phasen/Etappen, oder zu jedem Zeitpunkt, an dem Arbeiten abgeschlossen oder genehmigt werden müssen. Wenn Auftragnehmer beteiligt sind, können Meilensteine mit Zahlungen zusammenfallen.
Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für Meilensteine für ein Produkt- oder Softwareentwicklungsprojekt:
- Projektauftakt
- Genehmigungen von Designs und Prototypen
- Abschluss verschiedener Testphasen
- Implementierung
- Auftakt der Marketing- und Werbekampagnen
- Lieferung an Kunden
- Projektabschluss
3. Erstellen Sie eine AGS, die alle Projektleistungen enthält. Wie oben beschrieben, sollte die AGS (die Teil eines Projektzeitplans sein kann) alle Leistungen für das Projekt detailliert darstellen. Sie kann eine Gliederung der Aufgaben enthalten, die je nach Ihrem Unternehmen erforderlich sind, um die Leistungen zu erbringen. Die AGS kann ein Abschnitt innerhalb Ihres Projektzeitplans sein oder es kann sich um ein eigenständiges Dokument handeln, auf das bei der Erstellung des Zeitplans verwiesen wird.
In dieser Phase, so Bansal, „sollten Sie sich mit dem Kunden in Verbindung setzen, um den Umfang des Projekts zu bestimmen und die Leistungen festzulegen. Das hilft, zukünftige schleichende Umfangserweiterung des Projekts zu vermeiden (die Tendenz der Kunden, den Projektumfang zu erweitern).“
4. Gliedern und ordnen Sie alle Aufgaben/Aktivitäten. Abhängig von Ihrer Organisation ist auch dies entweder in der AGS enthalten oder wird im Zeitplan selbst detailliert dargestellt. Wo auch immer Sie diese Informationen unterbringen, es ist wichtig, dass Sie alle Aufgaben, die zur Erbringung der Leistungen erforderlich sind, klar dokumentieren. So vermeiden Sie Verwirrung darüber, was zu tun ist, um die Ziele zu erreichen und die Fristen einzuhalten, sobald das Projekt angelaufen ist.
Sobald Sie alle auszuführenden Aufgaben definiert haben, bringen Sie sie anhand ihrer Abhängigkeiten in die richtige Reihenfolge. Berücksichtigen Sie dabei, wie die Aufgaben zueinander in Beziehung stehen und welche zeitlichen oder ressourcenbedingten Einschränkungen für die Aufgaben bestehen.
Es gibt zwei Arten von Abhängigkeiten:
- Ende zu Anfang: Die Vorgängeraufgabe (Aufgabe A) muss abgeschlossen sein, bevor die Arbeit an der Nachfolgeaufgabe (Aufgabe B) beginnen kann.
- Anfang zu Anfang: Die Nachfolgeaufgabe (Aufgabe B) beginnt zeitgleich mit der Vorgängeraufgabe (Aufgabe A).
Eine Möglichkeit, die Abhängigkeiten von Aufgaben zu bestimmen, ist die „Netzwerklogik“, ein Prozess, bei dem Aufgaben in der Reihenfolge angeordnet werden, in der sie logisch anfallen würden. Es kann sinnvoll sein, zuerst mit den schwierigsten Aufgaben zu beginnen. Die Festlegung der Priorität jeder Aufgabe hilft auch, sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Mit einem klaren Bild der Abfolge von Aufgaben und den Beziehungen zwischen ihnen sind Sie besser darauf vorbereitet, später terminliche Konflikte zu lösen.
5. Definieren Sie den kritischen Pfad. Auch bekannt als „Analyse des kritischen Pfades“, ist dies der Prozess, den besten Weg durch alle Aufgaben/Aktivitäten zu bestimmen, um ein Projekt rechtzeitig zu beenden. Dabei wird das Projekt auf übergeordneter Ebene betrachtet, in die wichtigsten Aufgaben aufgegliedert und die Zeit für die Fertigstellung des Gesamtprojekts auf Grundlage der Zeit berechnet, die für die Erledigung dieser Aufgaben benötigt wird. Die Steuerung des kritischen Pfades ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. Wenn kritische Aufgaben nicht erledigt werden, kann sich der Abschlusstermin verzögern.
Bei der Analyse des kritischen Pfades werden die frühesten und spätesten Anfangs- und Endzeiten für kritische Aufgaben ermittelt und die Abhängigkeiten zwischen ihnen bewertet. Auch die Verfügbarkeit von Personal und anderen Ressourcen, die sich auf den Zeitplan auswirken könnten (z. B. Geräte, die für den Beginn der Installations- oder Implementierungsphase eines Projekts benötigt werden), müssen berücksichtigt werden. Auf diese Weise ermitteln Sie die längstmögliche Abfolge von Aufgaben, um das Projekt abzuschließen.
6. Die Erledigungsdauer der Aufgabe schätzen. Dies ist einer der schwierigsten Teile der Projektplanung, aber auch einer der wichtigsten, da er einen großen Einfluss auf die Projektkosten hat. Der Begriff „Dauer“ bezieht sich auf die Anzahl der Arbeitsstunden, Tage, Wochen oder Monate, von denen Sie erwarten, dass Team-Mitglied sie benötigen, um eine Aufgabe zu erledigen.
In Smartsheet können Sie die Dauer einer Aufgabe in Schritten von Minuten, Stunden, Tagen oder Wochen festlegen. In Microsoft Project stehen drei verschiedene Optionen für die Dauer der Kosten- und Zeitschätzung zur Verfügung:
- Feste Arbeit: Wenn die Arbeiten auf einer festgelegten Menge basieren, z. B. die Lieferung einer bestimmten Anzahl von Produkten oder die Arbeit einer bestimmten Anzahl von Stunden.
- Feste Dauer: Diese Bezeichnung wird für Team-Meetings oder Meilenstein-Review-Sitzungen verwendet.
- Feste Einheiten: Dies ist die Standardeinstellung und spiegelt die Anzahl der Ressourcen wider, die einer bestimmten Aufgabe zugewiesen sind, und den Prozentsatz ihrer Zeit, die sie für die Arbeit an dieser Aufgabe zur Verfügung stehen. Zum Beispiel hätte ein Team-Mitglied, das 20 Stunden pro Woche (einer 40-stündigen Arbeitswoche) an einer Aufgabe arbeitet, eine feste Einheit von 50 Prozent.
Die korrekte Schätzung der Dauer ist für beide Seiten wichtig – sie sorgt für zufriedene Kunden, da die Arbeit planmäßig voranschreitet, und für zufriedene Team-Mitglieder, da sie die Fristen problemlos einhalten können. Ein häufiger Fehler im Projektmanagement ist es jedoch, die Dauer von Aufgaben zu unterschätzen. Dies führt zu einer „Projekt-Hektik“, die dann auftritt, wenn das Team zu viel Arbeit in zu wenig Zeit erledigt und die der Kunde mit zusätzlichen Mitteln kompensieren muss. In diesem Fall leidet die Qualität und die Moral nimmt auf beiden Seiten ab.
„Stellen Sie sicher, dass Sie etwas Pufferzeit im Zeitplan vorsehen“, schlägt Bansal vor. „Die Dinge laufen häufig nicht immer wie geplant, und die Pufferzeit hilft Ihnen, alles wieder auf den richtigen Weg zu bringen.“
Viele Faktoren beeinflussen die Dauer der Aufgabe, wie z. B.:
- Individuelle Terminplanung der Team-Mitglieder
- Feiertage, Büroschließungen und Notfälle in letzter Minute
- Team- und Kundenbesprechungen und Zeit für die Zusammenarbeit
- Fähigkeiten, Erfahrung und Effizienz der Team-Mitglieder
- Fehler und Missverständnisse bei der Projektplanung und -entwicklung
Es gibt jedoch einige Dinge, die Sie tun können, um die Effektivität der Planung zu verbessern:
- Berücksichtigen Sie, dass die meisten Menschen nicht die ganze Zeit zu 100 % effizient arbeiten, und schätzen Sie die Dauer entsprechend ein
- Ziehen Sie historische Daten für Projekte mit ähnlichem Umfang und Ressourcenbedarf heran, um Zeitschätzungen vorzunehmen
- Konsultieren Sie externe Experten und/oder recherchieren Sie ähnliche Projekte, die von anderen Organisationen durchgeführt wurden, wenn keine internen Daten zur Verfügung stehen, die als Grundlage dienen können
Gailliard von Orchestrating Your Success bestätigt: „Wenn Sie historische Informationen heranziehen, um einen Zeitplan zu erstellen, dann haben Sie die Nase vorn. Es ist viel einfacher, etwas zu überarbeiten und zu ändern, als von Null anzufangen.“
7. Ressourcen abschätzen. Ein weiterer wichtiger Schritt besteht darin, festzustellen, welche Ressourcen für die Arbeit an Ihrem Projekt zur Verfügung stehen. Einige Team-Mitglieder arbeiten möglicherweise gleichzeitig an mehreren Projekten, was zu Terminkonflikten führen kann. Mit der Ressourcenzuweisung können Sie vermeiden, dass Sie Fristen nicht einhalten und bestimmte Team-Mitglieder übermäßig belasten.
Um die Verfügbarkeit von Ressourcen abzuschätzen, denken Sie darüber nach:
- In welcher Reihenfolge die Aufgaben erledigt werden müssen
- Welche Zeitbeschränkungen, wie z. B. Urlaubstage und andere Arbeiten von Team-Mitgliedern sowie Betriebsferien und Büroschließungen bestehen
- Welche Kostenbeschränkungen wie die Anzahl, Qualifikation und Stundenbedarf von Team-Mitgliedern vom Budget des Kunden abgedeckt werden
- Wie sich die Fähigkeiten und Erfahrungen der Team-Mitglieder auf ihre Möglichkeiten auswirken, die Arbeit innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abzuschließen
Die Verwendung von Projektmanagement-Software mit Ressourcenverwaltungsfunktionen kann diesen Schritt viel einfacher machen. Mit dem Smartsheet-Dashboard für die Ressourcenansicht können Sie beispielsweise die Verfügbarkeit von Mitarbeitern über mehrere Projekte hinweg auf einen Blick anzeigen. In Microsoft Project können Sie ebenfalls die Verfügbarkeit anzeigen und mithilfe der Gantt-Diagrammansicht einzelnen Aufgaben Ressourcen zuweisen. Wenn Sie kein Projektmanagement-Programm einsetzen, konsultieren Sie Projekt-, Firmen- und individuelle Kalender, um die Verfügbarkeit zu prüfen.
„Stellen Sie sicher, dass Sie Wochenenden, Feier- und Urlaubstage in den Zeitplan aufnehmen und vergessen Sie nicht, dass Menschen auch krank werden. Sorgen Sie also für so viel Puffer wie möglich“, rät Fennema.
Wie im vorstehenden AGS-Abschnitt erwähnt, kann es hilfreich sein, Aufgaben aufzugliedern, damit jeder Aufgabe eine Ressource als ‚Verantwortlichem‘ zugewiesen werden kann.“ Dies ermöglicht eine detailliertere Kontrolle über die ausgeführten Arbeiten.
8. Annahmen festhalten: Halten Sie alle Annahmen fest, die während der Planung gemacht werden und die sich auf den Zeitrahmen auswirken könnten. Das sorgt für Transparenz und erleichtert spätere Änderungen.
„Legen Sie Ihre Annahmen klar und deutlich dar“, rät Bansal von Trump Excel. „Bei einem meiner Projekte gingen wir zum Beispiel davon aus, dass der Kunde die erforderlichen Berichte erhalten würde, während der Kunde jedoch vom Gegenteil ausging. Das hatte erhebliche Auswirkungen auf die Kosten.“
Ein weiteres Beispiel: Wenn davon ausgegangen wurde, dass ein erfahrenes Team-Mitglied eine bestimmte Aufgabe erledigen wird, sollte dies im Zeitplan vermerkt werden. Wenn später ein Team-Mitglied mit weniger Erfahrung mit der Aufgabe betraut wird, kann der Projektmanager dies erkennen und zusätzliche Zeit in die Aufgabendauer einplanen, um dem Rechnung zu tragen. Wenn Sie diese Annahme nicht berücksichtigen, könnte dies zu Projektverzögerungen führen, da der weniger erfahrene Mitarbeiter die Aufgabe wahrscheinlich nicht genauso schnell erledigen wird, wie der erfahrene.
9. Risiken erkennen und dokumentieren. Die Analyse der mit Ihrem Projekt verbundenen Risiken kann Ihnen helfen, den Zeitplan entsprechend zu gestalten. Planen Sie in Ihrem Zeitplan zusätzliche Zeit ein, um sich mit identifizierten und nicht identifizierten Risiken zu befassen.
Beispiele für Risiken sind:
- Nichtverfügbare Ressourcen
- Falsche Zeitaufwandsschätzungen
- Aufgaben, die von weniger erfahrenen Team-Mitgliedern ausgeführt werden
- Der Einsatz neuer Technologie, mit der die Team-Mitglieder nicht vertraut sind
- Missverständnisse zwischen Ihrem Team und dem Kunden über Elemente des Projektumfangs oder Zeitplans
Eine bewährte Praktik ist das Hinzufügen eines „Risikomultiplikators“ zu Aufgaben, bei denen Sie Risiken identifiziert haben. Ein Risikomultiplikator ist ein Prozentsatz der Zeit, die dem Zeitplan hinzugefügt wird, abhängig von der Schwere des Risikos und der Bedeutung der fristgerechten Erledigung der Aufgabe. Bei besonders risikoreichen Projekten können Sie eine zusätzliche Aufgabe für das Risikomanagement in den Zeitplan aufnehmen, sodass Sie zusätzliche Mittel für mögliche Verzögerungen bereitstellen können.
Fennema, von Beyond the Chaos, weist darauf hin, wie wichtig dieser Schritt ist. „Planen Sie unbedingt Zeit ein, um das Unbekannte und Unerwartete zu bewältigen. Kein Projekt läuft perfekt“, sagt sie.
Bishop von BrandExtract empfiehlt Ihnen außerdem, „alle potenziellen Risiken zu identifizieren, bevor Sie einen Projektzeitplan erstellen. Wenn ich eine Woche für die Überprüfung einplane, der Kunde aber weiß, dass es zwei Wochen dauert, bis er die Genehmigungen erhält… dann müssen wir das im Voraus klären.“
10. Zeitplan prüfen und überarbeiten. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben Ihren Zeitplan erstellt! Jetzt ist es an der Zeit, alles zu überprüfen und sicherzustellen, dass alles korrekt ist, und alle notwendigen Änderungen vorzunehmen.
Überprüfen Sie Ihren Zeitplan, um sicherzustellen, dass:
- Anfangs- und Endtermine für Aufgaben mit der Verfügbarkeit der Mitarbeiter abgestimmt ist
- Anfangs- und Endtermine für Meilensteine, Leistungen und Aufgaben realistisch sind
- Die richtigen Ressourcen den richtigen Aufgaben zugewiesen wurden
- Terminliche Einschränkungen, wie Urlaub, Feiertage und die Verfügbarkeit von Gerätschaften berücksichtigt wurden
- Alle Aufgaben Abhängigkeiten haben
- Es keine großen Arbeitsblöcke ohne Meilensteine gibt
- Zusätzliche Zeit eingeplant ist, um identifizierten und nicht identifizierten Risiken Rechnung tragen zu können
- Ihr Zeitplan mit der Analyse des kritischen Pfades übereinstimmt
Besprechen Sie sich mit Ihrem Team, vor und nach der Erstellung des Zeitplans, um dessen Rückmeldungen zur Machbarkeit zu erhalten. Gailliard empfiehlt: „Stimmen Sie Aufgaben, Ressourcen und Kosten mit dem Projektteam ab.“ Alternativ können Sie die Team-Mitglieder um ihre eigenen Zeit-, Aufgaben- und Ressourcenschätzungen bitten und dann prüfen, ob diese mit Ihren eigenen übereinstimmen.
Fennema schlägt vor, sich auch mit Ihrem Auftraggeber oder Kunden abzustimmen: „Nachdem Sie den Zeitplan mit den Mitarbeitern, die die Arbeit erledigen werden, entwickelt haben, sollten Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter, die die Lieferung in Empfang nehmen werden, zustimmen, um zu gewährleisten, dass sie während der Test- oder Einführungszeiten verfügbar und in der Lage sind, zu arbeiten usw.
Wenn Sie Ressourcen falsch verteilt haben, können Sie eine Technik verwenden, die ‚Ressourcenausgleich‘ genannt wird.” Dabei wird die Reihenfolge und/oder die Zuweisung von Aufgaben neu geordnet, sodass die Arbeit gleichmäßig auf die Team-Mitglieder verteilt wird, und mit der man sich so auf möglicherweise nicht verfügbare Ressourcen vorbereiten kann. Einige Projektmanagement-Softwareplattformen können den Ressourcenausgleich für Sie durchführen. Sie können diesen Prozess aber auch manuell durchführen, indem Sie Kalender verwenden, um die Verfügbarkeit zu überprüfen.
Eine weitere Möglichkeit, Ihren Zeitplan zu überprüfen, ist die „Was-wäre-wenn“-Szenarioanalyse. Dies beinhaltet die Verwendung einer Simulation, um die Risiken verschiedener negativer Szenarien wie z. B. Projektverzögerungen oder Kostenüberschreitung zu bewerten. Dann können Sie die Auswirkungen dieser Risiken vergleichen und Notfallpläne für den Fall ihres Auftretens erstellen. Achten Sie wiederum darauf, dass Sie Risikomultiplikatoren für Aufgaben mit hohem Risiko hinzufügen. Einige Softwaresysteme können für Sie auch eine „Wass-wenn“-Analyse durchführen.
Wenn Ihre Überprüfung abgeschlossen ist und Ihr Zeitplan genehmigt wurde, haben Sie jetzt einen „Basiszeitplan“. Da es sich bei dem Zeitplan um ein lebendiges Dokument handelt, kann er während des gesamten Projektlebenszyklus an verschiedenen Stellen überarbeitet werden, aber der Basiszeitplan wird verwendet, um mit der Ausführungsphase zu beginnen. Sobald das Projekt angelaufen ist, können Sie tatsächliche Zeitabläufe und Kosten mit dem vergleichen, was im Basiszeitplan prognostiziert wurde.
Ressourcen und zugehörige Dokumente für die Projektplanung
Teile des Projektzeitplans können in engem Zusammenhang mit anderen wichtigen Projektmanagement-Dokumenten stehen (unten aufgeführt). Was den Projektzeitplan von diesen Dokumenten unterscheidet, ist, dass er einen vollständigen Zeitrahmen und einen Zeitplan bietet, in dem alle Arbeiten detailliert beschrieben werden, die erledigt werden müssen – und die Ressourcen, die notwendig sind, um das Projekt pünktlich zu liefern.
Diese zugehörigen Dokumente helfen Ihnen bei der Erstellung Ihres Projektmanagement-Zeitplans:
- Projektcharta: Ein vorbereitendes Dokument, das die Projektziele enthält, Team-Mitglieder und Verantwortlichkeiten auflistet, Beteiligte benennt, den Projektmanager identifiziert und ihn ermächtigt, die Arbeit aufzunehmen.
- Leistungsbeschreibung: Umreißt, wie die Arbeit in einem Projekt durchgeführt wird und welche Richtlinien Auftragnehmer und Mitarbeiter befolgen müssen.
- Arbeitsgliederungsstruktur (AGS): Eine Aufgliederung der Projektleistungen. Sie kann auch die Arbeiten abdecken, die für die Fertigstellung erforderlich sind.
- Liste der Vertragsdatenanforderungen (Contact Data Requirements List - CDRL): Ein Dokument, das in öffentlichen Beschaffungsverträgen verwendet wird und in dem die Datenanforderungen aufgeführt sind, die für das Projekt genehmigt wurden.
- Maßnahmenplan: Eine Liste der Aufgaben/Aktivitäten, die erledigt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen.
- Netzwerkanalyse/Analyse des kritischen Pfades: Eine Analyse, die die Beziehungen zwischen Aufgaben zeigt und hilft, den besten Weg zur fristgerechten Fertigstellung eines Projekts zu planen.
- Persönliche und Projektkalender: Die Kalender von Managern, Team-Mitgliedern und Beteiligten sowie alle festgelegten Kalender für das gesamte Projekt können helfen, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu bestimmen und wichtige Termine zu planen.
- Umfangserklärung oder -definition: Sie enthält die wichtigsten Ziele des Projekts, hebt die wichtigsten Leistungen hervor und bietet einen Überblick über die zu erbringende Arbeit.
- Aktivitäts- und Ressourcenbedarfslisten: Einige Unternehmen erstellen Listen mit den Aktivitäten oder Aufgaben, die für die Erbringung der Leistungen erforderlich sind, und/oder Listen mit den für das Projekt benötigten Ressourcen (einschließlich deren Qualifikation und Verfügbarkeit).
- Risikoanalyse: Bei einer formellen Risikoanalyse werden projekt-, organisations- und branchenbezogene Informationen herangezogen, um Risiken für Ihr Projekt zu identifizieren und deren Schweregrad zu bestimmen.
Bewährte Praktiken für die Projektzeitplanung
Nachdem Sie jetzt wissen, wie Sie einen Projektmanagement-Zeitplan erstellen, werden wir einige bewährten Praktiken für die Zeitplanung betrachten. Diese beruhen auf Ratschlägen der renommierten Branchenorganisation Project Management Institute (PMI) sowie anderer namhafter Projektmanagement-Ressourcen und -Experten.
Seien Sie präzise und detailliert. Experten betonen, wie wichtig es ist, so präzise und spezifisch wie möglich in Ihrem Zeitplan zu sein. „Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Aspekt von allen. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben und wann sie etwas tun müssen, ist jeder dafür verantwortlich, dass seine Arbeit rechtzeitig fertig wird“, sagt Rudnitsky von Helix House.
Bansal von Trump Excel stimmt dem zu und ergänzt, dass ein Zeitplan umso effektiver ist, je detaillierter er ist. Er erklärt weiter: „Geben Sie die genauen Ziele mit Zeitabläufen an, die Anzahl der [Ressourcen], die an dem Projekt arbeiten, Kontrollbesprechungen, um das Projekt zu diskutieren, … [sowie] die Abhängigkeiten.“
Sie sollten zwar klar und verständlich sein, aber auch darauf achten, dass Sie Ihr Team und die Beteiligten nicht mit Informationen überladen.
„Sie müssen so detailliert sein, dass Sie wissen, wann das Projekt gefährdet sein könnte, aber nicht so detailliert, dass Sie sich bei der Pflege des Plans verzetteln und Probleme nicht frühzeitig und schnell erkennen und lösen können“, sagt Duncan von B-SeenOnTop.
Folgen Sie Branchenstandards. Ein guter Zeitplan sollte alle fünf traditionellen Prozessgruppen abdecken, die in „A Guide to the Project Management Body of Knowledge“ (bekannt als PMBOK®-Guide) aufgeführt sind: das Standardwerk der Branche für bewährte Praktiken im Projektmanagement. Diese fünf Prozessgruppen sind:
- Initiierung: Dazu gehört die erste Phase des Projektmanagements, in der das Projekt genehmigt wird, der Umfang auf breiter Ebene festgelegt wird und der Projektleiter und die wichtigsten Beteiligten benannt werden. Diese Elemente sollten in dem von Ihnen erstellten Zeitplan aufgeführt werden.
- Planung: Beschreiben Sie den gesamten Umfang des Projekts, einschließlich Budget, Meilensteine, Zusammenfassung und Risiken. Dies ist normalerweise der Zeitpunkt, an dem der Zeitplan erstellt wird.
- Ausführen: An diesem Punkt läuft das Projekt an und die eigentliche Arbeit wird erbracht. In diese Prozessgruppe fallen auch Änderungen des Zeitplans - aufgrund von Verzögerungen, der Verfügbarkeit von Ressourcen und/oder Kostenanpassungen, die nach Beginn der Arbeiten erforderlich werden.
- Überwachung und Steuerung: Diese Prozessgruppe umfasst alle Phasen des Projektlebenszyklus, da sie die Überprüfung Ihrer Pläne und Berechnungen, die Anpassung des Zeitplans und anderer Dokumente, den Vergleich der geschätzten mit der tatsächlichen Arbeit und die Berichterstattung über den Fortschritt beinhaltet.
- Abschluss: Die letzte Prozessgruppe, in der das Projekt die endgültige Genehmigung des Kunden erhält und formell abgeschlossen wird. Ihr Zeitplan sollte auch Fristen und Angaben für diese Abläufe enthalten.
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Zeitplan alle zusätzlichen bewährten Praktiken berücksichtigt, die für Ihr Unternehmen oder Ihre Branche von Belang sind. Beispielsweise haben die Association for Advancement of Cost Engineering (AACE) und die US- Regierung ihre eigenen Standards für Projektmanagement-, Akquisitions- und Rechnungswesenprozesse entwickelt.
Achten Sie in Ihrem Zeitplan darauf, dass das Arbeitspensum ausgewogen ist. Die richtigen Personen müssen mit den richtigen Aufgaben betraut werden, und die Arbeitslast muss gleichmäßig verteilt werden, damit niemand überlastet wird. Auch hier sollten die Team-Mitglieder den Zeitplan überprüfen, um sicherzustellen, dass ihnen das Arbeitspensum angemessen erscheint. Dies ist besonders in Organisationen wichtig, in denen die Budgets knapp und/oder die Mitarbeiter nur begrenzt verfügbar sind.
Bishop empfiehlt zudem, alles, woran Ihr Team arbeitet, regelmäßig auf höchster Ebene zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Aufteilung angemessen ist. „Einmal im Quartal gebe ich ein farbcodiertes ‚Webseiten auf einen Blick‘-Gantt-Diagramm … für unser Team heraus, damit wir gleichzeitig den vollen Umfang und den Zeitplan mehrerer Projekte sehen [und] unsere Teams planen und managen können, ohne dass ein einzelner Mitarbeiter überlastet wird“, sagt sie. „Wir müssen diese Projekte gemeinsam betrachten, damit wir sehen können, wo die Schwerpunkte liegen und wo eine Änderung der Aufgaben erforderlich ist.“
Stellen Sie Ihren Zeitplan auf Leistungen und Meilensteine ab, und nicht auf Aufgaben. Instinktiv mögen Sie den Zeitplan um Aufgaben herum aufbauen wollen, da diese die eigentliche Arbeit Ihres Teams darstellen, aber Sie sollten diesem Drang widerstehen. Wenn der Zeitplan auf Aufgaben beruht, lässt sich nur schwer feststellen, ob die von den Beteiligten gewünschten Änderungen in den Projektumfang fallen.
Aufgaben können auf unterschiedliche Weise ausgeführt werden und zu verschiedenen Ergebnissen führen. Leistungen und Meilensteine hingegen sind quantifizierbar und unterliegen bestimmten Standards und Kriterien, die sie erfüllen müssen. Wenn Sie Ihren Zeitplan um diese Elemente herum aufbauen, können Sie Ihre Ziele besser erreichen.
Um Ihnen die Unterscheidung zwischen Aufgaben, Meilensteinen und Leistungen zu erleichtern, gibt Fennema ein Beispiel. „Wenn Sie … eine Dinnerparty planen, könnte Ihr Meilenstein darin bestehen, den Kuchen für das Dessert am Tag vor der Party fertigzustellen. Die Aufgliederung [der Aufgaben] würde jedoch Dinge wie den Kauf der Zutaten, das Mischen und Backen des Kuchens, das Abkühlenlassen, die Glasur usw. umfassen.“ In diesem Beispiel ist der Kuchen die zu erbringende Leistung.
Gliedern der Arbeit mit Meilensteinen. Wie bereits erwähnt, helfen Ihnen regelmäßig gesetzte Meilensteine dabei, Projekte auf Kurs zu halten und die Fortschritte Ihres Teams bei der Fertigstellung zu bewerten. Wenn Sie beispielsweise bereits früh wichtige Meilensteine verpassen, wissen Sie im Voraus, dass sich die Lieferung verzögern wird.
Meilensteine helfen auch dabei, das Projekt ins rechte Licht zu rücken. Regelmäßige Erfolgserlebnisse halten die Moral im Team hoch, während es entmutigend und demoralisierend sein kann, sich durch Aufgaben zu quälen, bei denen kein Ende in Sicht zu sein scheint. Beginnen Sie bei der Erstellung des Zeitplans jedoch nicht mit dem Datum des Projektabschlusses und arbeiten Sie rückwärts. Dies kann zu falschen Schätzungen von Dauer und Terminen führen. Bauen Sie ihn stattdessen auf Leistungen und Meilensteinen auf.
Auf Änderungen vorbereiten. Die Frage ist nicht, ob sich der Zeitplan ändern wird, sondern wann und wie dies geschehen wird. Die Bedürfnisse der Beteiligten, Ereignisse, Risiken und Aufgaben ändern sich im Projektmanagement ständig. Im Laufe eines Projektes wird sich der Zeitplan von einer Vorhersage zu einem Plan entwickeln, und Sie werden ihn aktualisieren müssen, sobald neue Informationen bekannt werden.
Treffen Sie bei der Erstellung Ihres Zeitplans Annahmen darüber, welche Änderungen wann eintreten könnten und welche Auswirkungen diese auf das Projekt haben würden. Wenn Sie Risikomultiplikatoren und zusätzliche Zeit für wichtige Aufgaben einplanen, können Sie Änderungen vornehmen, ohne das Projekt aus der Bahn zu werfen.
Sie sollten jedoch auch Kontrollen einbauen, um zu verhindern, dass Änderungen, die nicht in den Projektumfang fallen, genehmigt werden. Sie könnten beispielsweise alle Kundenänderungen, die ein Projekt um mehr als einen Tag verzögern würden, automatisch an ein Gremium aus Kunden- und Teamvertretern zur Überprüfung weiterleiten.
Achten Sie auf „Hänger“. Alle Aufgaben sollten mindestens einen Vorgänger und einen Nachfolger haben. Stellen Sie sicher, dass Ihr Zeitplan keine „Hänger“ enthält, also Aufgaben und Meilensteine ohne diese Abhängigkeiten. Hänger unterbrechen den Projektfluss und stören die Analyse des kritischen Pfades. Achten Sie also darauf, dass Sie fehlende Vorgänger- oder Nachfolgeaufgaben hinzufügen, wenn Sie Ihren Zeitplan überprüfen. Die Meilensteine, die den Anfang und das Ende des Projekts markieren, sind die einzigen, die keine dieser beiden Abhängigkeiten erfordern.
Nutzen Sie die Terminkomprimierung, um Fristen einzuhalten. Techniken zur Terminkomprimierung helfen Ihnen, bestimmte Aufgaben schneller zu erledigen. „Crashing“ ist eine Methode zur Komprimierung des Zeitplans, bei der einer Aufgabe zusätzliche Ressourcen zugewiesen werden. „Fast-Tracking“ ist eine weitere Methode, bei der Aufgaben und Aktivitäten neu angeordnet werden, damit sie gleichzeitig anstatt sequentiell erledigt werden. Diese Methode birgt jedoch das Risiko, dass Aufgaben und Änderungen übersehen werden, verwenden Sie sie also mit Bedacht.
Zeitpläne in Etappen/Phasen aufgliedern. Es kann hilfreich sein, Ihren Zeitplan in Etappen oder Phasen zu unterteilen, wobei am Ende jeder Etappe eine Leistung erbracht oder ein Meilenstein erreicht werden muss. Insbesondere bei großen, komplexen Projekten mit vielen Aufgaben und Meilensteinen kann dieser Ansatz den Team-Mitgliedern helfen, den Fortschritt zu verfolgen, motiviert zu bleiben und Probleme zu erkennen, bevor sie sich auf künftige Phasen auswirken und den Projektabschluss beeinträchtigen.
Fennema glaubt an diesen Ansatz und sagt, sie ziehe es vor, „Projekte in kleinere Etappen aufzuteilen, die normalerweise nicht nötig wären.“
Bansal geht noch einen Schritt weiter und erstellt Teilpläne für jede Projektphase. Er rät: „Es ist eine bewährte Praktik, das Projekt in kleine Teile zu zerlegen und für jeden Teil einen Zeitplan zu erstellen.“
Bishop beschreibt, wie dieser Ansatz in ihrem Unternehmen angewendet wird: „Beginnen Sie mit einem Überblick über Ihr Projekt und unterteilen Sie es in Bereiche für jede Phase des Projekts. … Sobald Sie dann mit jeder Phase beginnen, können Sie zu Beginn jeder Phase detaillierter vorgehen. Beginnen Sie mit einer Perspektive aus großer Höhe und schreiben Sie dann nach und nach eine detailliertere Ansicht.“
Hier ist ein Beispiel für die Phasen, die Bishop in einem BrandExtract-Projekt verwenden könnte:
- Erkundung
- Inhaltsstrategie und Informationsarchitektur
- Design und Produktion von Inhalten
- Entwicklung
Halten Sie regelmäßige Team-Besprechungen ab. Regelmäßige Besprechungen mit Ihrem Team, dem Kunden und den wichtigsten Beteiligten werden Ihnen helfen, Ihren Zeitplan effektiver zu gestalten. In diesen Besprechungen können alle Beteiligten Fragen stellen, sich über den Fortschritt von Aufgaben und Projekten informieren und Entscheidungen über Kostenvoranschläge und Arbeiten treffen. Sie können eine Tagesordnung aufstellen und einen Leiter für jede Besprechung bestimmen, damit sie nicht aus dem Ruder läuft.
Neben der anfänglichen Rückmeldebesprechung sind die täglichen, 15-minütigen Scrum-Sitzungen ein Eckpfeiler der Agile-Projektentwicklung. Diese Besprechungen helfen Managern und Team-Mitgliedern, involviert zu bleiben und über Veränderungen oder Herausforderungen im Bilde zu sein. Während einer Scrum-Sitzung informiert jedes Teammitglied die Gruppe in knapp über die Fortschritte, die sie gemacht haben, woran sie als Nächstes arbeiten werden und über alle Hindernisse, auf die sie gestoßen sind.
Evan Harris, Mitbegründer des Investmentunternehmens SD Equity Partners, empfiehlt außerdem, zur Projektmitte eine Brainstorming-Sitzung abzuhalten. „Wir haben festgestellt, dass es zur Hälfte des Projekts oft neue Informationen gibt, die sich auf das Ergebnis auswirken, und die meisten Gruppen beziehen diese neuen Daten nur unstrukturiert ein“, sagt er. „Einige Beteiligte entwickeln auf halber Strecke des Projekts großartige Ideen, die sie jedoch nur im Rahmen einer strukturierten Sitzung weitergeben wollen. Wir bitten jeden, uns mitzuteilen, was funktioniert, was nicht funktioniert und wie wir das aktuelle Projekt insgesamt verbessern können.“
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