TRUE Projects baut die nächste Generation von Bauunternehmen auf, deren Herzstück Sichtbarkeit und Transparenz sind

Das australische Bauunternehmen TRUE Projects wurde gegründet, um im Bereich Innenarchitektur neue Wege zu gehen. Die Mitgründer Kane Godfrey und James Peebles arbeiteten seit über einem Jahrzehnt im Bauwesen. Ihnen fiel auf, dass das Vertrauen in ihre Branche aufgrund undurchsichtiger Projekte gelitten hat. Sie wollten etwas verändern und gründeten 2018 TRUE Projects mit dem Ziel, ein Innenarchitekturbüro mit dem Schwerpunkt Design und Konstruktion von Büroeinrichtungen zu schaffen, bei dem der Fokus auf umfassender Transparenz bei der gesamten Projektabwicklung liegt. Für dieses Ziel benötigten Sie eine Technologie, die Transparenz im gesamten Unternehmen ermöglichte – die Lösung war Smartsheet.

„Wir bieten unseren Kunden während des gesamten Entwicklungs- und Bauprozesses vollständige finanzielle Transparenz, unabhängig davon, ob sie Rechnungen oder Angebote von Vertragspartnern einsehen möchten“, erklärt Kane Godfrey, Director, TRUE Projects. „Mit Smartsheet konnte ich ein System aufbauen, das sich ganz einfach anpasst und transparent ist. Das ist der größte Vorteil an Smartsheet.“

Erstellen einer Geschäftsplattform für Transparenz

Als das Geschäft von James und Kane noch in den Kinderschuhen steckte, arbeiteten sie in Cafés in ganz Sydney von ihren Laptops aus. Anfangs nutzten sie Excel, Dropbox und E-Mail. Als das Unternehmen wuchs, erkannten jedoch schnell, dass sie einen strukturierteren Ansatz benötigten, um die Transparenz im Unternehmen zu wahren. Sie hatten bereits schlechte Erfahrungen mit unflexibler und leistungsschwacher Software gemacht. Sie suchten also nach einer flexiblen Lösung, die wirklich etwas leistete und Transparenz für das gesamte Unternehmen bot – von den Finanzen über das Marketing bis hin zur Projektbereitstellung.

Sie wollten keine spezifische Software für das Bauwesen, sondern eine Lösung, die sich für alle Business-Aktivitäten eignet und in Echtzeit verfügbar ist, um Probleme wie die Versionskontrolle zu vermeiden. TRUE Projects wollte keine langfristige Bindung an ein System eingehen und suchte somit nach einer cloudbasierten Lösung.

„Wir schlugen uns sechs Monate lang mit Excel durch. Doch unser Business-Plan war auf Wachstum ausgelegt und wir benötigten ein System, das uns bei diesem Wachstum unterstützt“, erklärt Kane. „Ich entschied mich, Smartsheet eine Chance zu geben und probierte es aus. Wir brauchten vier Wochenenden für den Aufbau des Systems, von den Finanzen bis hin zum Marketing. Doch wir erstellten genau das, was wir wirklich brauchten.“

In kurzer Zeit schaffte es TRUE Projects, Smartsheet für seine Business-Anforderungen einzusetzen. Wir verwendeten bestehende Vorlagen und erstellten individuelle Sheets. Das Team war in der Lage, ein maßgeschneidertes Tool zu erstellen, das jederzeit angepasst werden konnte.

„Zwei Dinge überzeugten mich besonders: 1. Das System ist absolut flexibel und ich hielt selbst die Zügel in der Hand. 2. Alles ist online und ich konnte das Team ortsunabhängig unterstützen. Eines unserer Ziele war es, dem Team standortunabhängig die richtigen Systeme und Tools zur Verfügung zu stellen, denn es war frustrierend, dass man sich vor Ort bei einem Portal anmelden musste, um alle nötigen Informationen zu erhalten.“

Ein zentralisiertes Business-Tool für alle Teams

Kane und sein Team verwenden Smartsheet, um das gesamte Unternehmen am Laufen zu halten. Das Tool hat ihre Art, zu arbeiten und Kunden mit Informationen zu versorgen, grundlegend verändert. Es garantiert Konsistenz bei allen Aktivitäten. Die Marketingabteilung verwendet Smartsheet, um alle Ziele und Programme nachzuverfolgen und mit dem Vertriebsteam zusammenzuarbeiten. TRUE Projects verwendet Smartsheet für sein CRM sowie zur Verwaltung von Leads und der Vertriebspipelines. Das Tool kommt nicht erst im Nachhinein für Aufzeichnungszwecke zum Einsatz, sondern das Team führt interne Meetings über die Plattform durch und zeichnet die Notizen/Zusammenfassung in einem Sheet auf.

Das Team kann sich somit auf eine gültige Datenquelle verlassen. Das Unternehmen verlässt sich auf vier Systeme – Xero für die Buchhaltung, Dropbox, Office 365 und Smartsheet – und umgeht somit Probleme mit unterschiedlichen Systemen in verschiedenen Abteilungen. Mit dieser Einfachheit können Informationen ohne den geringsten Aufwand über verschiedene Abteilungen übermittelt werden. Die Systeme sind miteinander verbunden. Wenn ein Projektmanager also eine Änderung vornimmt, wird dies auch im Sheet der Finanz- und Vertriebsabteilung angezeigt.

Smartsheet ist cloudbasiert und für Smartphones geeignet. So kann TRUE Projects das Tool von jedem beliebigen Standort aus nutzen – vor allem auch auf Baustellen. Teams vor Ort können Projektdetails im Handumdrehen abrufen und Sicherheitsprozesse spontan verwalten. Dies ist vor allem in Zeiten einer Pandemie besonders wichtig, da sie für die Sicherheit der Vertragspartner vor Ort verantwortlich sind. 

„Die Integration von Smartsheet und Dropbox unterstützt die Verwaltung der Projektdokumentation. So wissen wir stets, was am aktuellsten ist“, fährt Kane fort. „Dinge wie Versions-Tracking und ein Verlauf verbessern das Verständnis dafür, was gerade aktuell ist. Dies gilt vor allem dann, wenn viele Personen an unterschiedlichen Standorten in einem Sheet arbeiten.“

Mehr Zeit für die wichtigen Dinge

Kane erklärt, dass die Transparenz der Plattform bedeutend zur Transparenz des Unternehmens beiträgt. Auch wenn verschiedene Teams wie die Finanzabteilung, Management und Vertrieb verschiedene Portale verwenden, bedeutet die Möglichkeit für die Mitarbeiter, Informationen direkt in einem System zu verwalten, Klarheit bei jedem Schritt, vor allem in einer Branche, in der häufig Unklarheit herrscht.

„Diese Art von Verknüpfung und Transparenz trägt erheblich zu unserem Seelenfrieden bei. So erhalten wir eine gültige Datenquelle für das gesamte Team und nicht nur für mich als Inhaber des Unternehmens“, erklärt Kane. „Alle Daten werden für die Aufzeichnung von KPIs in Echtzeit verwendet. Alle Beteiligten können sich anmelden und sich die Ziele ansehen, die wir für sie festgelegt haben. Sie müssen nicht erst auf ein Meeting warten. Alle unsere Teammitglieder können ihre Leistung während der alltäglichen Arbeit überprüfen.“

Kane konnte erhebliche Zeiteinsparungen feststellen, vor allem für die Dateneingabe und die Interaktion mit Kunden. Dies hat sich durch die Implementierung von Smartsheet Resource Management für die Optimierung von Projekten, der Zeiterfassung und der Personalprognosen noch weiter verbessert. Dank dieser Einsparungen kann sich TRUE Projects wirklich darauf konzentrieren, seinen Kunden ein wirklich hervorragendes Design- und Bauerlebnis zu bieten. 

„Seit wir Smartsheet Resource Management verwenden, haben wir die Entwicklung auf ein völlig neues Niveau angehoben. Wir haben den Prozess vom Vertrieb bis zur Produktbereitstellung optimiert und verbringen nun weniger Zeit denn je mit der Dateneingabe in Smartsheet“, fügt Kane hinzu. „Unsere Daten sind weniger anfällig für menschliches Versagen und Vertriebs- und Projektteams sparen etwa 30 % der Zeit bei der Datenverwaltung. Allein das automatische Ausfüllen von Sheets, um Datenduplikate zu entfernen, spart 15 % der Zeit bei der Dateneingabe. Die Vorteile sind enorm und die Lösung ist völlig risikofrei. Wir können einfach selbst erstellen, was wir wirklich als Unternehmen brauchen.“

Kane ist wirklich überzeugt von Smartsheet. „Ich kann mir die Ertragslage im Unternehmen ansehen und direkt daraus ablesen, welche Prognose heute und für die nächsten sechs Monate gilt. Die Smartsheet-Plattform hat viele detaillierte Ebenen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.