TRANZACT vereinfacht das Projektmanagement mit Smartsheet

Wenn Sie als Marktführer hohe Umsätze für die wichtigsten Versicherungen in Amerika erzielen und jährlich mehrere Millionen Verbraucher erreichen, müssen Sie gut organisiert sein. Aus diesem Grund hat sich TRANZACT Anfang 2017 zum ersten Mal für Smartsheet entschieden – und verwendet heute das leistungsfähige Tool zur Arbeitsausführung für verschiedene Aufgaben.

Laut Allison Bastone, einer leitenden Mitarbeiterin in der Projektmanagementorganisation von TRANZACT, verwendete das Unternehmen für den Direktvertrieb von Versicherungen Smartsheet zunächst dazu, Projekte auf Kurs zu halten und die Zusammenarbeit innerhalb der Organisation und dem gesamten Unternehmen zu verbessern. „Die eigentliche Herausforderung bestand darin, einige der Lücken im Projektmanagement zu schließen und benutzerfreundliche Projektansichten für die internen Kunden bereitzustellen“, erklärt sie. „2017 durfte ich an der Engage teilnehmen und als ich zurückkam, entschied ich, dass alle Smartsheet verwenden mussten. Sie hatten keine Wahl!”

Durch die Verbindung mit Jira, einem Tool zur Verfolgung der Softwareentwicklung, wuchs das Vertrauen des TRANZACT PMO in Smartsheet. Bastone bezeichnet Smartsheet für Jira als „extrem hilfreich, um die geschäftliche Seite von Projekten zu verdeutlichen“.

„Mit Smartsheet können wir Prioritäts-Tracker, Projektpläne und Aufgabenlisten einfacher erstellen“, fährt sie fort. „Durch die Integration von Smartsheet in Jira erhalten Sie das Beste aus beiden Welten. Wir konnten zahlreiche unterschiedliche Ansichten für alle unsere verschiedenen Zielgruppen erstellen und diese Informationen schneller als je zuvor verbreiten.“

Neben der Zeitersparnis bietet Smartsheet auch Automatisierungs- und Zusammenarbeitsfunktionen und ermöglicht Effizienz- und Produktivitätsgewinne, die dem PMO und anderen Unternehmensorganisationen, wie dem Führungsteam von TRANZACT, dem Personalwesen und der Gebäudetechnik zugutekommen. Bastone meint, es gäbe sogar Pläne für eine unternehmensweite Einführung von Smartsheet sowie Schulungen zur Verbesserung der Benutzerkenntnisse und zur Vermittlung von Tipps und Tricks.

Bei der Einführung von Smartsheet für neue Benutzer beschreibt Bastone die Anwendung als Kombination aus Tabellenkalkulationen, webbasierten Textverarbeitungsdokumenten, Projektmanagement-Tools und einem digitalen Notizbuch „mit Pep“. Sie fügt hinzu: „Es ist ein Tool, das die Zusammenarbeit, Nachverfolgung und Berichterstellung vereinfacht und automatisiert. Es spart Zeit, hilft bei der Organisation und erleichtert unsere Aufgaben.“

Der vielleicht erfreulichste Aspekt der zunehmenden Verbreitung von Smartsheet innerhalb von TRANZACT ist für Bastone der Enthusiasmus, den neue Benutzer für die Plattform entwickeln. „Einer der größten Vorteile von Smartsheet ist meiner Meinung nach die Eigenschaft, Benutzer zu begeistern.“