Toshiba Global Commerce Solutions setzt mit dem modernen PPM von Smartsheet Innovation im Handumdrehen in Kommerzialisierung um

Toshiba Global Commerce Solutions, Teil des weltweit tätigen japanischen Herstellers Toshiba Tec Corp., liefert Technologielösungen an einige der größten Einzelhändler der Welt. Das Unternehmen hat weltweit mehr als drei Millionen Point-of-Sale- und Self-Checkout-Systeme installiert und hilft Lebensmittelketten und anderen Einzelhandelsgeschäften, ihre Leistung zu verbessern, die operative Kontrolle zu erhöhen und eine bessere Kundenerfahrung zu bieten.

Das Unternehmen nutzt das moderne PPM von Smartsheet als Ausführungsumgebung für durchgängige Projekt- und Portfoliomanagementprozesse (PPM). „Das moderne PPM von Smartsheet hilft uns, unseren Prozess für die Umsetzung unserer Strategie in spezifische Lösungen zu verwalten, was letztendlich zur Kommerzialisierung neuer Produkte führt“, sagt Brian Taylor, Director of Solution Strategy bei Toshiba Global Commerce Solutions. „Der gesamte Prozess ist funktionsübergreifend und bezieht alle Geschäftsbereiche der Organisation mit ein.“

Für Taylor und andere Manager waren PPM-Prozesse vor der Einführung von Smartsheet alles andere als optimiert, da die zahlreichen Produkt- und Projektteams der Organisation eine fragmentierte Mischung aus Datenbanken, Tabellen, Dokumentenspeichern und Projektmanagement-Tools verwendeten. „Alle unsere Teams verwalteten ihre Prozesse auf einzigartige Weise und es gab nicht wirklich genug Konsistenz“, sagt Taylor. „Außerdem hatten wir Schwierigkeiten, der Unternehmensführung Projektrisiken, -probleme und -aktionen transparent bereitzustellen." Jedes Geschäftsteam verbrachte jede Woche mehrere Stunden damit, Folien vorzubereiten, um den Führungskräften Statusaktualisierungen zu zeigen. „Im Großen und Ganzen war unsere Programmausführungsumgebung nicht optimal, da sie nicht automatisiert und teamübergreifend standardisiert war, um Rollup-Reporting für Stakeholder zu unterstützen“, sagt Taylor. „Das Ergebnis waren Inkonsistenzen und mangelnde Transparenz bei den Projekten. Das machte es schwierig, den Fortschritt zu überwachen und Probleme schnell zu lösen, was manchmal zu Problemen und Verzögerungen führte.“

Toshiba Global Commerce Solutions war klar, dass das Unternehmen einen Prozess benötigte, der die Markteinführung neuer Produkte beschleunigen kann. „Wir brauchten eine bessere Möglichkeit, etwas Neues und Innovatives von einer Idee in ein marktfähiges Produkt zu verwandeln“, sagt Taylor.

Nachverfolgung von Projektportfolios und -prozessen mit modernem PPM von Smartsheet 

Toshiba Global Commerce Solutions hatte in anderen Bereichen des Unternehmens bereits Erfahrung mit Smartsheet, was es für Programmmanager attraktiv machte.

„Smartsheet ermöglicht es uns, eine Reihe von Tools um unsere Prozesse herum zu erstellen, anstatt unsere Prozesse an unsere verfügbaren Tools anpassen zu müssen“, sagt Scott Graham, Senior Program Manager, Toshiba Global Commerce Solutions.

„Die anpassbaren Vorlagen von Smartsheet ermöglichen es uns, kontinuierliche und inkrementelle Prozessänderungen schnell projektübergreifend einzuführen.“

Das Unternehmen verwendet modernes PPM von Smartsheet, um mehr als 40 Projekte in seinem gesamten Portfolio nachzuverfolgen und die Prozesse für die Einführung neuer Lösungen zu verwalten. Jede Geschäftseinheit kann ein Projekt einleiten und damit einen automatisierten Prozess-Workflow in Smartsheet auslösen.  Jedes neue Projekt löst die Bereitstellung eines Blueprints in Smartsheet Control Center aus, mit dem das Projekt von Anfang bis Ende nachverfolgt wird. Dadurch können Programmmanager, Vertriebs- und Marketingteams, Finanzmitarbeiter und Entwicklungsleiter Projekte, Risiken, Aktionen und Probleme auf standardisierte Weise nachverfolgen. Workflow-Automatisierungen senden auch Erinnerungen an wichtige Projektmeilensteine und Fristen an Stakeholder. 

Toshiba Global Commerce Solutions nutzt Smartsheet-Dashboards, um Programmmanagern einen detaillierten Überblick über den Fortschritt einzelner Projekte zu geben. Das Unternehmen verwendet auch Dashboards auf Portfolioebene, um Portfolioinhabern und Führungskräften im gesamten Unternehmen Momentaufnahmen von Projekten zu präsentieren. „Unsere Führungsteams können Smartsheet nutzen, um einen schnellen Überblick über alle Projekte im Portfolio zu erhalten, den Status, die Risiken oder Probleme zu sehen und zu sehen, was zu tun ist, wenn ein Projekt überfällig ist oder nicht nach Plan verläuft“, sagt Graham. 

Smartsheet Professional Services liefert eine durchgängige PPM-Lösung 

Bei der Einführung von Smartsheet wandte sich Toshiba Global Commerce Solutions an Smartsheet Professional Services, um Unterstützung bei der Einrichtung von Control Center-Vorlagen zu erhalten. „Wir hatten anfängliche Ideen, wie unsere Umgebung funktionieren sollte, also führten wir Gespräche mit dem Professional Services-Team“, so Graham. „Unsere Führungskräfte wollten unter anderem viele komplexe Messzahlen. Es gab einige Techniken, die uns nie in den Sinn gekommen wären, weil wir keine Experten sind und diese Dinge mit Smartsheet Professional Services zur Gewohnheit geworden sind. Professional Services führte uns Schritt für Schritt durch alles, von der Verfeinerung der Architektur bis hin zum Aufbau und Testen der Umgebung. Am Ende hatten wir etwas viel Besseres, als ich ursprünglich erwartet hatte, und dank Professional Services konnten wir eine nachhaltigere, überschaubare und skalierbare Lösung entwickeln.“

Smartsheet Professional Services stellte Toshiba Global Commerce Solutions während des Entwurfs und der Bereitstellung der Lösung ein Dashboard zur Verfügung, in dem die Anzahl der investierten Arbeitsstunden sowie der detaillierte Projektzeitplan für jede Projektphase auf einen Blick eingesehen werden konnten. „Wenn mich jemand um ein Status-Update bittet, kann ich einfach die Informationen aufrufen und die User Story oder das Architekturdiagramm mit anderen teilen“, so Graham. 

Ohne die Unterstützung von Smartsheet Professional Services wäre Toshiba Global Commerce Solutions wahrscheinlich nicht in der Lage gewesen, termingerecht eine eigene Lösung zu entwickeln. „So einfach Smartsheet auch ist, wir sind immer noch keine Experten, wenn es um die komplexen Dinge geht, die wir tun müssen“, sagt Graham. „Wer weiß, was wir ohne die Hilfe von Smartsheet Professional Services entwickelt hätten? Es wäre wahrscheinlich nicht machbar gewesen. Professional Services hat uns auf den richtigen Weg gebracht und ist deshalb von unschätzbarem Wert für uns.“

Standardisiertes, konsistentes Projekt- und Portfoliomanagement 

Dank dem modernen PPM von Smartsheet verfügt Toshiba Global Commerce Solutions nun über ein standardisiertes Prozess-Toolkit für die Markteinführung von Lösungen, das Programm- und Produktmanagern Klarheit und Konsistenz in Bezug auf Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten bietet. Statt sich auf verschiedene Tools und mangelnde Projekttransparenz verlassen zu müssen, können Teams jetzt einfach den Status jedes Projekts im Portfolio des Unternehmens überwachen.

„Mit Smartsheet verfügen alle unsere Projekte über konsistente Blueprints, Dashboards und Methoden für das vollständige Programmmanagement während des gesamten Prozesses“, sagt Graham. „Unabhängig vom Geschäftsbereich sind wir alle komplett auf unsere Projekte ausgerichtet.“

Schnellere Markteinführung neuer Produkte

Toshiba Global Commerce Solutions hat sich die Automatisierung und Konsistenz in Smartsheet zunutze gemacht, um kleinere, agile Projektteams zu bilden, die Lösungen schnell konzipieren können. „Mit Smartsheet können wir mehr experimentieren und schnell etwas erschaffen und scheitern“, sagt Taylor. „Vom Marketing und Vertrieb bis hin zur Produktentwicklung und dem Support ermöglicht Smartsheet durch die Integration aller Unternehmensbereiche den Übergang von Innovation zu Kommerzialisierung. Da wir unsere Prozesse standardisiert und unsere Teams bei jedem Projekt aufeinander abgestimmt haben, gehen unsere Prozesse jetzt erfolgreich in die Produktion über, wo wir neue Lösungen schneller als zuvor kommerzialisieren und in Betrieb nehmen können.“

Konzentration auf Mehrwert für das Unternehmen 

Toshiba Global Commerce Solutions hat sich die Automatisierung und Konsistenz in Smartsheet zunutze gemacht, um kleinere, agile Projektteams zu bilden, die Lösungen schnell konzipieren können. „Mit Smartsheet haben wir die Effizienz bei der Koordination von Projekten, dem Reporting und der Durchführung von Meetings gesteigert“, so Taylor. „Wir sind nicht mehr in der Situation, jede Woche Präsentationen für verschiedene Geschäftsbereiche erstellen zu müssen. Wir arbeiten jetzt in Echtzeit, die Mitarbeiter können ganz einfach Aufgaben nachverfolgen und beispielsweise Liefertermine von Projekten ändern. So muss ich niemandem mehr hinterherrennen, um Statusaktualisierungen zu erhalten.“

Die Programm- und Produktmanager des Unternehmens verbringen ihre Zeit jetzt nicht mehr mit der Erstellung von Statusfolien und anderen Materialien, die in Meetings präsentiert werden sollen. „Durch den Einsatz von Smartsheet für das Programmmanagement haben wir einen Effizienzgewinn von 25 Prozent erzielt“, so Taylor.

„Wir haben beispielsweise eine Umfrage unter Programmmanagern durchgeführt und festgestellt, dass sie mehr als vier Stunden weniger pro Woche mit der Erstellung von Statusberichten und Meeting-Protokollen verbringen. Da ihnen mehr Zeit zur Verfügung steht, können Programmmanager einen Beitrag zum Unternehmen leisten, indem sie sich auf wichtigere Aktivitäten konzentrieren. Zeiteinsparungen bedeuten auch, dass wir in der Lage sind, mehr Projekte zu übernehmen, was uns helfen wird, das Unternehmen voranzubringen, indem wir unseren Kunden innovative neue Lösungen liefern.“ 

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.