Smartsheet hilft The Scouts Association bei der Umsetzung inspirierender Programme in Großbritannien

Jede Woche helfen die Scouts jungen Menschen, „Fähigkeiten fürs Leben“ zu erlernen, z. B. durch das Schließen von Freundschaften und Outdoor-Aktivitäten. Die 6 bis 18 Jahre alten Mitglieder, die Beavers, Cubs, Scouts und Explorers genannt werden, nehmen beim Campen, Wandern, Schwimmen, Abseiling, Radfahren und Canoeing im Team neue Herausforderungen an.

Als der Senior Project Manager Dirk Grobler in der Zentrale der Scouts in den alten Wäldern des Epping Forest tätig wurde, suchte er nach einer Plattform, die es seinem Team möglich machen würde, mit Freiwilligen an vorderster Front der Bewegung zusammenzuarbeiten. Und um ein eindeutiges Verständnis dafür zu erlangen, wie viel die Scouts jeden Monat erreichten, benötigte Grobler eine Lösung, die als zentrale Source of Truth für ein vielseitiges Projektportfolio und als Tool für konsistente, genaue Berichte fungieren konnte.

Grobler hat bei früheren Projektmanagement-Tätigkeiten Microsoft Project verwendet, befürchtete aber, dass die Plattform zu „arbeitsintensiv“ für Freiwillige mit wenig Zeit und zu teuer für die Non-Profit-Organisation sein könnte. Der Bedarf nach einer Plattform, die sich einfach einführen ließe, wenig Schulung erforderte und Kosteneinsparungen böte, brachte ihn dazu, Smartsheet im Rahmen eines Pilotprojekts bei seinem Team einzuführen.

Nach einer dreimonatigen Testphase wurde Smartsheet als Projektmanagement-Lösung für The Scout Association ausgewählt. „Es war ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, aber Smartsheet hat einen solchen Mehrwert gebracht, dass ich nicht gezögert habe, es in alle unsere Prozesse zu integrieren“, sagte Grobler.

Smartsheet hat den Scouts geholfen, ihre prägenden Abenteuer effizient zu erleben und ihre Reichweite in Großbritannien zu verbessern.

Verbesserte Umsetzung der Strategie

Über die Blattzusammenfassungsfunktion von Smartsheet erhielten Grobler und sein Team einen Überblick über jedes aktive Projekt aus Makroebene. Sich abzeichnende Verzögerungen konnten frühzeitig erkannt werden. Diese Lösung unterstützt auch diejenigen, die für die Abwicklung der Projekte zuständig sind. Sie können Informationen auf Mikroebene anzeigen und erhalten so konkrete Erkenntnisse, um ihre Aufgaben im gleichen Tempo erledigen zu können.

Ein weiteres Beispiel dafür, wie das Projektmanagement durch Smartsheet verbessert wurde, sind die formalisierten Vorlagen. Projektmanager können beispielsweise mit freiwilligen Leitern zusammenarbeiten, um ein vereinfachtes Dokument zu Projektinitiierung zu erstellen, das relevante Daten mit einem aktualisierten Zeitplan enthält. So können Fristen prognostiziert werden.

„Dank der Vorlagen müssen die Freiwilligen nicht ganz von vorne beginnen. Sie wissen, wie sie beginnen sollen. Und die gemeldeten Ergebnisse werden auf neuartige Weise erfasst und standardisiert“, erklärte Grobler.

Erweitern des „Digital first“-Ansatzes der Bewegung

Smartsheet unterstützt den digitalen Fortschritt der Scouts, zum Beispiel durch die Rekrutierung und Bindung von Mitarbeitern. Der Verband nutzt eine Suite an neuen Tools und Formularen über Smartsheet, die nun neue Anwendungen erfassen und verarbeiten.

Innovative Berichterstellung mit Smartsheet

Neben der Neufokussierung der operativen Leitung und der HR-Funktionen hat Smartsheet dem Projektmanagement-Team geholfen, die Berichterstellung zu verbessern. Monatliche Berichte können nun dank Automatisierung einfacher erfasst werden. Und durch standardisierte Vorlagen lassen sich konsistente Daten anzeigen. Teams können ihre Leistung zeitnah korrigieren oder auf erfolgreiche Strategien verweisen, indem sie auf Projektebene vorgenommene Updates erhalten und diese dann auf Portfolioebene umsetzen. Dadurch wird sichergestellt, dass genaue Informationen in Echtzeit allen zur Verfügung stehen.

„Die Berichterstellung und die Pflege unseres Portfolios werden nun auf viel intelligentere Weise durchgeführt. Von unserem Geschäftsführer bis zu unserem Portfoliomanagement-Team sehen alle die gleichen Informationen im gleichen Format. Dies vereinfacht die Zurechenbarkeit“, so Grobler. Er ergänzte, dass die monatliche Berichterstellung mittlerweile nur noch wenige Stunden und nicht wie früher eine ganze Woche dauerte.

Andere Scouts-Abteilungen, die von den Funktionen von Smartsheet erfahren haben, haben nun auch begonnen, ihr Potenzial für ihre eigenen Lösungen zu entdecken. Und dank der relativ geringen Betriebskosten haben die Scouts von 25 auf 130 Lizenzen aufgerüstet, was beweist, wie sehr Smartsheet in der ganzen Organisation geschätzt wird.

Smartsheet hat die Scouts befähigt, im großen Umfang neue Prozesse bereitzustellen, und den Projektmanagement-Teams bessere Einblicke in die Projekte und eine einfachere Berichterstellung geboten. Freiwillige konnten interessante Veranstaltungen durchführen und verteilte Teams konnten effektiv zusammenarbeiten. Der digitale Fortschritt wurde zu einem der zentralen Prozesse. Mit der Unterstützung einer digitalen Plattform kann die Bewegung ihre Ziele besser erreichen und das Leben der jungen Menschen positiv beeinflussen.

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.