Gute Prozesse sorgen dafür, dass es läuft

Pharmaunternehmen müssen Medikamente möglichst schnell auf den Markt bringen, dürfen dabei jedoch auch die Qualität und die Vorschriften von Aufsichtsbehörden nicht aus den Augen lassen. Kleinere Unternehmen verschaffen sich möglicherweise einen Vorteil, da sie schneller agieren können als große multinationale Unternehmen, die den Markt bestimmen. Als Tunde Adesunloye seine Arbeit als Director of Project Management bei Sagent Pharmaceuticals aufnahm, dachte er, er würde die Verzögerungen und Hindernisse hinter sich lassen, die die Arbeit bei den Marktgrößen erschweren. Er stellte jedoch fest, dass auch kleine Pharmaunternehmen vor ganz eigenen Herausforderungen stehen.

„Bei großen Pharmaunternehmen beschwerten wir uns, dass es zu viele Prozesse gab“, erklärt Adesunloye. „Bei meiner neuen Arbeit lernte ich jedoch schnell, dass auch kleinere Unternehmen ganz eigenen Herausforderungen gegenüberstehen.  Wenn kleine Unternehmen wachsen und sich diversifizieren, wird es schwierig, die Agilität und den Unternehmergeist zu wahren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die richtigen Maßnahmen zur Risikominimierung eingesetzt werden.“ 

Sagent Pharmaceuticals (eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des japanischen Unternehmens Nichi-Iko) mit Sitz in Chicago arbeitet mit Auftragsforschungsinstituten (CROs) und Auftragsfertigungsorganisationen (CMOs) zusammen, um Pharmaprodukte für den nordamerikanischen Markt zu entwickeln. Der Fokus liegt hierbei auf Injektionspräparaten. Das US-Team von Sagent besteht aus über 150 Mitarbeitern und koordiniert die Planung, Entwicklung und behördliche Zulassung. Das Team arbeitet mit Partnern zusammen, um eine zeitgerechte, qualitativ hochwertige Herstellung sowie den Vertrieb der Produkte sicherzustellen.

Die Entwicklung von Generika ist weder schnell noch einfach. Sobald wichtige Entscheidungen zur Formulierung, dem Herstellungsprozess, der Farbe, der Verpackung sowie weiteren Details getroffen wurden, muss das Generikum die behördliche Zulassung erhalten, bevor es auf dem Zielmarkt eingeführt werden kann. Probleme in einer Phase führen schnell zu zahlreichen Verzögerungen. Es ist deshalb unverzichtbar, dass alle, die in den Prozess involviert sind, korrekte und aktuelle Informationen zur Hand haben. Je mehr Anwendungen Teammitglieder nutzen, um ein einzelnes Projekt zu verwalten, desto mehr verschiedene Versionen schleichen sich ins System ein. 

Sagent benötigte also ein Tool, um Projektteams Zugriff auf eine Quelle mit korrekten Informationen zu bieten. Die Nutzung dieses Tools sollte vor allem auch für unerfahrene Nutzer leicht zu erlernen sein. Adesunloye zog in Betracht, die formelle Projektmanagement-Software zu nutzen, die er von größeren Unternehmen kannte. Dann kam es jedoch zu einem Gespräch mit zwei Kollegen bei Sagent, die für die Verwaltung ihrer eigenen Aufgaben Smartsheet nutzten. Die benutzerfreundliche Oberfläche und die Möglichkeit, wichtige Informationen schnell zu übermitteln, weckten sein Interesse. Es dauerte nicht lange, bis Adesunloye ein Projekt-Trackingsystem entwickelte hatte, das die Anforderungen für ein Produkt in Entwicklung erfüllte.

Durch die Implementierung von Smartsheet können Stakeholder im Handumdrehen auf Informationen zugreifen, die sie für ihre eigenen Rollen und Verantwortungsbereiche benötigen. Die Führungsriege von Sagent weiß vor allem die Dashboards zu schätzen, die eine einfache visuelle Übersicht über die Verantwortlichen und den Status von Projekten in der Pipeline bieten. Manager auf mittlerer Ebene nutzen die flexible Berichterstellung, um Informationen zu Entwicklungskosten, Risikomanagement und Fortschritts-Updates für zahlreiche Entscheidungsträger freizugeben. Als Projektmanager schätzt Adesunloye vor allem die integrierte Zeitleiste, die sicherstellt, dass Fristen und Zuweisungen stets im Blick sind, ohne dass Benutzer zwischen Anwendungen hin und her wechseln müssen.

Sagent arbeitet mit CMOs und CROs weltweit. Smartsheet ermöglicht es Projektteams, direkt in der Lösung mit ihren Partnern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. So sparen sie Zeit und Verwirrung tritt erst gar nicht auf. Partner können Details zu den verwendeten Zusatzstoffen angeben, auf Probleme aufmerksam machen, die gelöst werden müssen, und ihre Strategie darlegen. Adesunloye und sein Team haben die Möglichkeit, Feedback zu geben, Annahmen infrage zu stellen oder Neuigkeiten zur behördlichen Zulassung zu teilen, die sich auf das Projekt auswirken könnten. Alle erhalten die gleichen Informationen. Dies macht die Zusammenarbeit und den Fokus auf die Problemlösung einfacher.

„Aktuell arbeiten wir mit einem Partner in Europa. Dieser Partner hat über Smartsheet Zugriff auf unsere Zeitleiste und diverse Berichte.  Anforderungen für Dokumente für die Zulassungsbehörde oder Erinnerungen zu Updates erfolgen vor den Meetings über Smartsheet. Wir geben einfach nur Berichte frei und bitten den Partner, diese vor dem Meeting am nächsten Tag auszufüllen“, so Adesunloye. „Partner sind froh über die Informationen, die wir ihnen geben. Es sind nicht nur einzelne Informationsfetzen, sie erhalten alle nötigen Details in Echtzeit. Die Zusammenarbeit profitiert davon, sie wird dadurch einfacher, freundlicher und produktiver. Die verbesserte Zusammenarbeit birgt das Potenzial, Sagent zu einem bevorzugten Partner von CROs und CMOs zu machen.“

„Ich persönlich betrachte die Einführung von Smartsheet als Chance, mithilfe von Projektmanagement-Tools die Unternehmenskultur zu verbessern.  Korrekte und zuverlässige Informationen zur Entwicklung werden für alle Ebenen im Unternehmen transparent zur Verfügung gestellt.  Die Mitarbeiter lieben Smartsheet, sie wünschen sich mehr davon“, sagt Adesunloye. „Aktuell nutzen wir Smartsheet von der ersten Entwicklungsphase bis zur Markteinführung. In Zukunft sehe ich jedoch die Möglichkeit, die Lösung bereits vor der Entwicklungsphase einzusetzen – in der Pipeline-Entwicklung und dem Portfolio-Management. Die Einsatzmöglichkeiten sind unbegrenzt und wir freuen uns auf die Zukunft.“