Quiddity spart Kunden Tausende von Arbeitsstunden pro Jahr durch die Bereitstellung effizienter Geschäftsservices durch Smartsheet

Jasmin Romic wusste, dass es an der Zeit war, ein neues Business zu starten, als sie realisierte, dass die aus 2,5 Personen bestehende Finanzabteilung in Ihrem im Bauwesen tätigen Familienunternehmen dieselbe Menge an Arbeit erledigte wie das aus 10 Personen bestehende Team in einem Unternehmen ähnlicher Größe, das einem Freund gehörte. Sie und ihre Schwester gründeten Quiddity ursprünglich mit der Mission, kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMUs) dieselbe professionelle Hilfe und Effizienz zu bieten, die auch große Unternehmen genießen, und dann letztendlich, um den Wert zu maximieren, den eine Organisation beliebiger Größe generieren kann. 
    

„Eine Person kann ein Unternehmen mit sehr wenigen Hürden und sehr wenig Training starten, aber sie ist rechtlich dazu verpflichtet, zu wissen, was sie nicht weiß, oder sie kann eine Person in einer Schlüsselrolle einstellen und nur von der Summe ihrer jeweiligen Erfahrungen profitieren“, so Romic. „Und sie kann sich selbst in einer Situation wiederfinden, in der sie zwar hart arbeitet, aber nur wenig Wirkung oder Wert schafft. Meiner Überzeugung nach benötigen alle Unternehmen professionelle Hilfe mit mehr Erfahrung in allen Abteilungen, wofür sie Personen einsetzen müssen, die wissen, was sie tun. Wir liefern eine Struktur, die es unseren Kunden ermöglicht, die Kontrolle über die Finanzen ihres Unternehmens zu übernehmen. Wir nutzen Technologien und Lösungen und suchen nach Wegen zur Unterstützung von Unternehmen, um so einen skalierbaren Betrieb aufzubauen.“

Quiddity verwendet Smartsheet für die Automatisierung von Geschäftsprozessen, die Vereinfachung der täglichen Arbeit, die Risikominimierung und die Standardisierung und Dokumentierung der Aufgaben aller im Unternehmen Beschäftigten. Die Plattform ist entscheidend für die Mission des Unternehmens, Technologien und Software-Lösungen zu nutzen, um sowohl KMUs beim Aufbau eines skalierbaren Betriebs als auch größere Organisationen bei der Optimierung für die nächste Wachstumsphase zu unterstützen. Smartsheet hat die Art und Weise geformt, wie sie mit Kunden interagieren und als Unternehmen agieren, wodurch effiziente Leistung und kontinuierliche Verbesserung ermöglicht werden. 

„Ein Unternehmen untersucht und entwickelt IP in den Bereichen seines Produktangebots, aber wenn ein Unternehmen wächst und skaliert, muss die Finanzabteilung mit ihm wachsen, und die Finanzabteilungen, die wir betreiben, umfassen eine integrierte IP“, so Romic. „Nun, da die Menschen viel mehr von zu Hause aus arbeiten, ist es nicht mehr so wichtig, dass das Finanzteam im Büro sitzt. Aber es ist immer noch wirklich wichtig, diese Erfahrung und eine Lösung zu finden, an die sie eine ganze Funktion delegieren können, und zu wissen, dass die Arbeit nicht nur erledigt wird, sondern dass sie gemäß einem höheren Standard erledigt wird, um die Anforderungen der wachsenden Organisation zu erfüllen.“

Standardisierung zur Ermöglichung von Skalierung und Innovation 

Romic hat drei von Quidditys größten Smartsheet-Erfolgsgeschichten bei der ENGAGE APAC geteilt. Die erste bezieht sich auf ein internes Master-Umfangsdokument, das den Lebenszyklus des Kunden mit Workflows und Abhängigkeiten automatisiert, die gewährleisten, dass alle Details berücksichtigt werden. Die Informationen fließen vom Vertrieb durch das Onboarding, den Betrieb und die Lieferung sowie das Qualitätsmanagement. Es gibt sogar eine standardisierte Möglichkeit zur Verwaltung von Kunden- und Mitarbeiter-Onboardings und des -ausscheidens.

Das Master-Umfangsdokument nutzt Dynamic View zur Weitergabe relevanter Informationen an Kunden in einem benutzerfreundlichen Format. Romic sagt, dass es eine der wichtigsten Funktionen des Dokuments ist, dass es eine konsistente Leistung und eine effiziente Informationsübertragung ermöglicht, sogar wenn die Teammitglieder ihre Rollen wechseln. 

„Die Auswirkungen, die dies auf unsere Organisation hat – die Ebene der Transparenz und Kontrolle gegenüber den Verwaltungskosten –, sind absolut phänomenal“, so Romic. „Wir koppeln das, was wir in Smartsheet machen, die automatisierten und zentralisierten Aufgabenlisten, die Erinnerungen und die Kontrollfunktionen, die in Smartsheet integriert sind, mit unserem Ticket-System, um umfassende Transparenz darüber zu erhalten, was in der Organisation passiert. Die Aufgabenlisten der Mitarbeiter sind alle automatisiert, aber deshalb können sie dennoch äußerst kreativ sein und die Aufgaben ändern oder verbessern, die ihre Rolle ausmachen. Wenn überhaupt, erhalten sie dadurch mehr Zeit, um kreativ zu sein, weil sie nicht durch den Verwaltungsaufwand von Meetings zur Zuweisung von Aufgaben aufgehalten werden. Als Unternehmen behalten wir die Workflows für jede Rolle bei, wenn die Top-Performer unweigerlich weiterziehen. Das beste daran ist die Möglichkeit, sofort die Kosten aller Aufgaben einsehen zu können und in der Lage zu sein, abzuwägen, ob der Nutzen die Kosten überwiegt. Bei dieser Lösung geht es darum, unnötige Arbeiten zu eliminieren, Rollenübergänge nahtlos zu gestalten, die Auswirkungen jeder einzelnen Rolle zu optimieren und klug in Bezug darauf vorzugehen, wie wir die Verwaltungskosten eindämmen können, wenn ein Unternehmen wächst.“

Finanzielle Herausforderungen lösen, bevor sie zu Forderungsausfällen werden 

Quiddity nutzt Smartsheet als Grundlage für eine Schuldner-Managementlösung für einen Kunden, der jedes Jahr Hunderttausende Dollar an Forderungsausfällen verzeichnete. Die bestehenden Softwaresysteme des Kunden schränkten den Überblick und das Management von Problemen mit Kunden-Accounts ein, was es schwierig macht, Maßnahmen zu ergreifen und Probleme zu lösen, bevor sie die Inkasso- und Verzugsphase erreichten. Das Quiddity-Team erkannte, dass ein klares System von Alarmen und Kommunikation das Account-Management proaktiv statt reaktiv gestalten könnte. Um effizient mit dem Kunden zusammenzuarbeiten, benötigte man eine Lösung, die die Kommunikation auf einer Plattform zentralisieren konnte, und Smartsheet bot die nötige Flexibilität und benutzerfreundliche Lösungen, die dies möglich machten.

„Es ist nicht effizient, Eskalations-E-Mails an einen viel beschäftigten Manager zu senden, wenn ein Kunden-Account überfällig und risikobehaftet ist. Es ist für alle Seiten eine Herausforderung, eine Vielzahl an Mitteilungen in einem überfüllten Posteingang zu priorisieren“, so Romic weiter. „Es gab keine Transparenz, um die gesamte ausgehende Kommunikation nachzuverfolgen, und keine Zurechenbarkeit, um darauf zu antworten. Mit Smartsheet können wir einen überfälligen Account eskalieren, indem wir die Kunden-Account-Linie, die den Verlauf umfasst, der richtigen Person zuweisen, und jeder kann sehen, welcher Schritt als nächstes ansteht. Wenn Ihre Liste leer ist, haben Sie alles erledigt, was zu tun ist. Wenn etwas auf Ihrer Liste steht, dann müssen Sie etwas tun.“

Quiddity hat eine Smartsheet-Lösung geschaffen, die es Managern aus verschiedenen Abteilungen ermöglicht, Schuldnerdaten frühzeitig anzuzeigen und darauf zu reagieren. Es verbessert die interne Zusammenarbeit und fördert einen systematischen und strategischen Ansatz für Inkasso und Kommunikation mit Kunden, um mögliche Kreditprobleme zu verhindern. Die Echtzeitdaten werden in der Smartsheet-Lösung aktualisiert, damit Kunden schnell reagieren und sehen können, wie das Inkasso vorangeht.

„Wir konnten die Lösung auf dem Weg entwickeln und mögliche Verbesserungen hinzufügen, die sich aufgetan haben, als sich die Prozesse aufgrund der flexiblen Natur von Smartsheet weiterentwickelt haben“, so Romic. „Vergleichen Sie dies damit, Entwickler zur Schaffung einer Lösung zu bringen. Wir lange würde es dauern, sie zu entwickeln und zu warten? Wir brauchen die Möglichkeit, die Lösung an Möglichkeiten anzupassen, die wir bei der Bereitstellung einer Lösung identifizieren. Es geht darum, die verfügbaren Informationen kontinuierlich zu nutzen, um unsere Vorgehensweise zu verbessern sowie mehr und schneller liefern zu können – und alles ist messbar.“

Romic sagt, dass die Schuldner-Managementlösung das Inkassoteam motiviert und die Inkassoergebnisse des Kunden transformiert hat. Heute wird nur ein kleiner Prozentsatz der Forderungen von einem Monat in den nächsten mitgenommen, und Forderungsausfälle werden nachverfolgt, sodass sie im Vergleich zu vorhergehenden Jahren um mehr als 80 % reduziert werden konnten.

Integrierte Plattformen für das Business eines Startup-Unternehmens

Mit Smartsheet hat Quiddity eine durchgängige Betriebslösung für ein Startup entwickelt, dessen Geschäftsmodell das Leasing kurzfristiger Assets in verschiedenen Status umfasst. Der Kunde hatte kein Budget für individuelle Software, weshalb Quiddity mit ihm zusammengearbeitet hat, um eine Smartsheet-Lösung zu schaffen, die die Finanz- und die Betriebsabteilung verbindet, um die Bezahlung von Auftragnehmern, die Rechnungstellung, das Leasing- und Vertrags-Tracking, Zeitpläne mit Auftragnehmern und die Asset-Planung zu straffen. 

Die Lösung integriert das Pipedrive CRM des Kunden über den Zapier-App-Connector mit Smartsheet und speist Daten in Smartsheet ein. Dadurch werden Workflows von Schritt zu Schritt automatisiert, um das Asset-Leasing und den Installationsprozess zu erleichtern. 

Installationstermine und die Verfügbarkeit von Auftragnehmern werden durch die Smartsheet-Kalenderfunktion verwaltet. Die Auftragnehmer erhalten die Auftragsdaten auf ihre Mobilgeräte, vollständig mit Fotos der Assets, Google-Adressvalidierung und bedingten Qualitäts-Checklisten, und elektronische Signaturen werden durch Appsheet verwaltet und in Smartsheet integriert. Quiddity konnte die Lösung schnell und ohne Verzögerungen oder Mehrkosten für die Anstellung eines App-Entwicklers erstellen. Die Lösung erfüllt die Anforderungen aller Abteilungen, einschließlich der Finanzabteilung.

„Innerhalb weniger Minuten haben Sie die Möglichkeit, ein Webformular zu schaffen und es mit einem Kunden oder Endanwender zu teilen, um damit zu beginnen, Informationen effizient zu erfassen. Dies wirkt sich positiv auf den Ruf auf, da Sie innovativ agieren, und die Vorteile für eine Organisation sind weitreichend“, so Romic weiter. 

„Wenn Sie Technologien wie diese nutzen können und über das Know-how verfügen, um sie zur Lösung alltäglicher Probleme einzusetzen, um die geschäftliche Effizienz Ihres Kunden zu steigern und sie so einfach, benutzerfreundlich und nahtlos zu gestalten, dass der Kunde wirklich davon abhängt, dann werden Sie fast zum Synonym für die Lösung.“

Robuste Prozesse, die ohne die Überwachung des Managements ausgeführt werden

Mit Smartsheet kann Quiddity sein Business vorantreiben, indem weniger Zeit verschwendet wird und weniger Aufgaben und fragmentierte Kommunikationen anfallen. Die automatisierten Prozesse können repliziert und für eine konsistente Servicebereitstellung an neue Anforderungen angepasst werden. 

Romic sagt, dass der wahre Wert der Lösung ist, dass sich das Führungsteam auf strategischere Ziele konzentrieren und weiter die Richtung bestimmen kann, in die das Unternehmen geht. Für die meisten Führungskräfte ist es entscheidend für das Wachstum ihrer Organisation, vertrauensvoll und mit einem Gefühl der Sicherheit einen Schritt zurücktreten zu können.

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.