Populous organisiert globale Sportveranstaltungen mit Smartsheet als Grundlage

Große Veranstaltungen wie die Final Four oder die Olympischen Spiele ziehen die Aufmerksamkeit der Welt auf sich. Für Populous, die weltweit führende Sportarchitekturfirma, bedeutet dies, dass jedes Details, vom Bau des Veranstaltungsortes bis hin zum Verkehrsfluss und der Beleuchtung, von Tausenden vor Ort teilnehmenden Personen und Millionen von Menschen am Fernseher gesehen wird. Es erfordert umfassende Planung sowie die Zusammenarbeit von Hunderten von Partnern und Vendoren, um diese großformatigen Veranstaltungen zu organisieren und durchzuführen – ohne Raum für Verzögerungen oder Fehler. Smartsheet ermöglicht Populous die reibungslose Verwaltung aller Aufgaben und Deadlines, um seine Mission zu erreichen, die Menschen zusammenzubringen.

„Wir sind im Grund ein Architekturunternehmen und liefern Lösungen auf sehr unsichtbare Weise“, so Marc Klein, Principal von Populous. „Sie können den Unterschied zwischen einer Veranstaltung von Populous und einer von einer anderen Agentur spüren, da unsere Veranstaltungen eine äußerst professionelle Architektur aufweisen – sie wirken reibungslos. Wir machen die komplexesten Veranstaltungen möglich, und wir lassen alles so aussehen, als müsste es da sein.“

Als Klein vor mehr als 10 Jahren zu Populous kam, war er zunächst der Hauptverantwortliche für das Projektmanagement. Eines seiner Ziele war es, Prozesse zu standardisieren, sodass sich die Architekten auf die Gestaltung und Ausarbeitung unvergesslicher Veranstaltungsorte konzentrieren konnten. Er brauchte ein Tool, das die Abhängigkeit seiner Kollegen von Papier und Tabellen beenden konnte, und das einen konsistenten Ansatz über eine breite Palette einzigartiger Veranstaltungen hinweg bot.

„Wir mussten unsere Methoden und unsere Tools auf das Niveau der Veranstaltungen bringen, mit denen wir beauftragt wurden“, so Klein. „Alle unsere Innovationen lagen im Design, nicht in den Bereitstellungsmethoden und Prozessen, die wir implementieren.“

Klein untersuchte eine große Vielzahl von Tools für das Projektmanagement, um die richtige Kombination aus Funktionen und Flexibilität zu finden. Er konnte es sich nicht leisten, Abstriche zu machen. Budget- und Deadline-Management, Dateifreigabe und die Möglichkeit, schnell Notizen und Agendas zusammenzustellen, waren Teil der langen Liste obligatorischer Punkte. Auch der Arbeitsstil war entscheidend – „Architekten hassen Gantt-Diagramme“, so Klein –, und die richtige Lösung musste von jedem einfach genutzt werden können. Smartsheet erfüllte die wichtigsten Anforderungen von Klein: Flexibilität, umfassende Berichte, Kosten und Benutzerfreundlichkeit.

Eine flexible Lösung für anspruchsvolle Projekte

Von NHL-Veranstaltungen, über die NCAA Final Four bis hin zu den Olympischen Spielen – jede Veranstaltung, an der Populous mitarbeitet, ist komplex und einzigartig. Klein hat herausgefunden, dass viele Projektmanagementlösungen sich auf streng definierte Vorlagen oder Prozesse verlassen, die nicht zu der Arbeit passen, die er und sein Team tun müssen. Vordefinierte Smartsheet-Vorlagen und die Möglichkeit, Vorlagen ausgehend von bestehenden Blättern zu erstellen, helfen Klein dabei, Prozesse und Ansätze zu standardisieren und gleichzeitig Arbeitsbereiche einzurichten, die auf die einzelnen Veranstaltungen zugeschnitten sind.

„Für jedes Projekt, das wir durchführen, bin ich mit neuen Personen in einer neuen Stadt, einem neuen Stadion, mit neuen Vendoren“, so Klein. „Ich benötige Prozesse und Methoden die sehr, sehr schnell mit einem Team umgesetzt werden können, das kein Teil unserer Unternehmensstruktur ist, weshalb es unsere Server oder unser VPN nicht nutzen kann. Ich benötige einen projektübergreifenden Prozess, der es uns ermöglicht, uns von Stadt zu Stadt, von Team zu Team zu bewegen, und es Personen möglich macht, die Arbeit sehr schnell aufzunehmen.“

Die richtigen Informationen für die richtigen Partner und Vendoren

Klein erstellte üblicherweise Master-Tabellen mit Tausenden von Zeilen, was Partner schnell überforderte, die nur einen kleinen Teil von Aufgaben verwalten mussten. Mit Smartsheet kann Klein untergeordnete Blätter zu Sicherheitsplanung, Transport, zum Zaunbau, zu Genehmigungen und all den anderen Komponenten einer großen globalen Veranstaltung erstellen. Vendoren und Partner sehen ihr Puzzleteil. Wenn sie ihre Informationen eingeben, erhält Klein automatisierte Aktualisierungen und Alarme, die ihm dabei helfen, Konflikte sofort zu erkennen und zu lösen.

Gute Rendite zu budgetfreundlichen Kosten

Die Kunden von Populous legen alle Wert auf das Budget, auch wenn ihre Prioritäten variieren. Die Organisatoren einiger Veranstaltungen möchten ein möglichst großes Spektakel für ihre Investition, während Universitäten, die ein Basketball-Spiel veranstalten, das Sportbudget effizient nutzen müssen, das für alle Sportteams der Hochschule zur Verfügung steht. Da Smartsheet-Benutzerlizenzen für jede Größe von Veranstaltung erschwinglich sind, kann Klein einfach einen Kostenplan strukturieren, der Veranstaltungskunden die benötigten Funktionen zur Verfügung stellt, und das innerhalb ihres Budgets. Smartsheet hilft Populous dabei, die Kosten im Laufe einer Veranstaltung zu kontrollieren, indem es Echtzeitansichten für die Ausgaben, zusammen mit einfachen Genehmigungsprozessen bietet, wenn sich die Umstände ändern.

„Dies hatte beträchtliche Auswirkungen auf unser Budgetmanagement vor Ort sowie auf die Kontrolle der Nachträge“, sagt Klein. „Wenn Nachträge, die verbal genehmigt wurden, zwei Wochen später auftauchen, sagte der Kunde „gibt es hier Nachträge im Wert von 85.000 USD. Wer hat das alles genehmigt?“ Und wir mussten all dies wochenlang zurückverfolgen. Nun haben wir ein vollständiges Protokoll, in dem alle Einträge genehmigt wurden, da wir alle unsere Nachtragsprozesse in Smartsheet erstellen und Posten gemeinsam mit den Kunden abhaken. Daher haben wir am Ende einer Veranstaltung nicht mehr diese „Oh ohs“, sowohl was die unerwarteten Kosten als auch die Arbeitsleistung angeht, um herauszufinden, was passiert ist.

Mehrere Populous-Kunden fanden Smartsheet so wertvoll, dass sie Klein gebeten haben, ihnen dabei zu helfen, die Lösung für ihren Arbeitsalltag zu implementieren.

„Wir unterstützen gerade drei verschiedene Organisationen mit unseren Lizenzen, und sie nutzen Smartsheet für Aktivitäten, die nicht mit Veranstaltungen in Verbindung stehen“, so Klein. „Sie haben uns professionelle Gebühren bezahlt, damit wir zu ihnen gekommen sind und sie geschult, ihnen bei der Einrichtung geholfen und sie unterstützt haben. Wir haben einen Pfad von Smartsheet-Lizenzen hinterlassen.“

Einfach zu erlernen und unverzüglich anwenden

Populous arbeitet mit Vendoren zusammen, die Experten in ihrem Gebiet sind – wobei es sich normalerweise nicht um Produktivitäts-Software handelt. Egal, ob er Budgetmanager schult, die bereits jahrelange Erfahrung mit Tabellen haben, oder um Zaunbauer und Mechaniker, die vielleicht nicht jeden Tag Computer verwenden – Klein kann Partnern Smartsheet vorstellen und sie sofort produktiv machen. Die benutzerfreundliche mobile App ermöglicht Vendoren den Zugriff auf die aktuellsten Informationen zu jedem beliebigen Zeitpunkt, unabhängig davon, ob sie unterwegs sind und Materialien liefern oder die letzten Systemtests abschließen, bevor sich die Tore des Veranstaltungsortes für die Karteninhaber öffnen.

„Wenn Sie eine Tabelle verwenden können, können Sie Smartsheet verwenden“, so Klein. „Wenn ich jedes Jahr einer neuen Reihe von Kunden gegenüberstehe oder in einer neuen Stadt bin und sage: „Ok, Leute, wir verwenden dieses Tool“, dann rollen alle mit den Augen. Sie denken, dass ich ein unglaublich kompliziertes System verwenden möchte. Aber dann sage ich „Das ist es. Hier sind die Blätter. So greift ihr darauf zu. Ihr meldet euch einfach im Browser an, es gibt keine Interferenzen mit Unternehmensnetzwerken und es basiert alles auf euren derzeitigen Kenntnissen.“

Da online auf Smartsheet zugegriffen werden kann, erleichtert es das Management internationaler Veranstaltungen. Während der Olympischen Spiele in Pyeongchang, Südkorea, konnte das in Denver sitzende Team von Klein einfach wichtige Details und Aktualisierungen mit Partnern und Kunden in Korea teilen, obwohl die Zeitverschiebung 15 Stunden betrug. Klein vermisst die Tage der Zusammenstellung ausgedruckter Formulare und der Synchronisierung mehrerer Versionen einer Veranstaltungstabelle nicht. Smartsheet ermöglicht ein Projektmanagement, das genauso reibungslos und professionell ist wie die innovativen Architekturdesigns, die seine Kollegen für die weltgrößten Veranstaltungen entwerfen.

„Ein Single Source of Truth für einen Veranstaltungsplan und ein Veranstaltungsteam zu haben, ist zweifelsohne der größte Vorteil, den uns Smartsheet gebracht hat“, so Klein. „Wenn ich etwas erledigen muss, ist mein erster Gedanke jetzt immer „Wie gut funktioniert das wohl in Smartsheet?“. So gehe ich Projekte jetzt immer an, da ich den Wert der Freigabe von Echtzeitinformationen erkannt habe. Es bringt uns so viel, Informationen für das ganze Team jederzeit bereitstellen zu können, dass ich nie wieder darauf verzichten möchte.“

Weitere Informationen

Weitere Informationen zu Smartsheet finden Sie unter https://www.smartsheet.com/. 

Weitere Informationen zu Populous finden Sie unter https://populous.com/ .