Overtime zentralisiert das Videodateimanagement und führt mit Smartsheet und Brandfolder eine Skalierung für Wachstum durch

Overtime baut ein Netzwerk und eine Marke für die nächste Generation von Sportfans auf. Mit mehr als 40 Originalserien, die auf YouTube, Snapchat und IGTV gezeigt werden, schafft Overtime inklusive und interaktive Erlebnisse für Sportfans, die nicht nur Spiele sehen, sondern eine Verbindung zu den Sportlern herstellen möchten. Smartsheet und seine Premium-Produkte – einschließlich WorkApps, Brandfolder, Dynamic View und 10,000ft – helfen Overtime dabei, große Mengen an Videoinhalten und Arbeitsplanungen schnell und einfach auf einer Plattform zu verwalten, die mit dem Netzwerk wachsen kann.

„Wir richten uns an unsere Zielgruppe, indem wir sie als unsere Familie ansehen“, so Tanya Cuadra, Senior Production Manager bei Overtime. „Wir konzentrieren uns wirklich darauf, was die Kunden wollen. Wir sprechen mit ihnen. Wir haben eine Overtime VIP-Seite, auf der Sie sich anmelden und mit den Personen interagieren können, die bei Overtime arbeiten, sowie mit den verschiedenen Sportlern. Wir gehen noch einen Schritt weiter. Wir sind nicht einfach das, was im Fernsehen kommt, wenn Sie durchzappen. Wir sind ein Teil Ihres Lebens.“

Die Rolle von Cuadra besteht darin, die Logistik für das Videoteam zu überwachen, alles von Reisen bis hin zu Versicherungen, Sourcing und der Bereitstellung der Ausrüstung. An einem typischen Tag kämpft sie damit, Mitarbeitereinsätze für bestimmte Sendungen zu planen, Berichte zu den Quoten von Serienepisoden oder -marathons zu erstellen und superwichtige Medienveröffentlichungen zu erfassen, die notwendig sind, damit ein Video live geschaltet werden kann. Wenn Overtime Mitarbeiter einstellt oder neuen Serien das grüne Licht gibt, muss Cuadra exponentiell mehr Details verwalten, ohne dass das Arbeitstempo sich verlangsamt.

„Wenn wir wachsen, möchten wir dieses Wachstum zu einem leichten Übergang machen", so Cuadra. „Wir haben dies in den letzten dreieinhalb Jahren gemacht, seit ich da bin. Wir rennen immer. Jetzt würde ich uns gerne so organisieren, dass wir, während wir das Wachstum fortsetzen, das bereits angefangen hat, Prozesse haben, an die sich alle ganz einfach anpassen können.“

Eine der wichtigsten Anforderungen von Overtime ist ein zentraler Ort, um die Videodateien von Serien zu verwalten, mit klaren Angaben, wo sich ein Schnitt im Prüfprozess befindet und welche die finale Version ist, die zur Veröffentlichung freigegeben wurde. Das Unternehmen nutzte früher Slope, das von Smartsheet 2019 übernommen wurde. Als Cuadra entscheiden musste, wie sie mit dieser Situation umgehen wollte, wusste sie, dass sie ein Dateimanagementsystem benötigte, das ihr dabei helfen konnte, Ordnung in große Mengen von Informationen zu bringen, während es gleichzeitig schnell zu erlernen und einfach zu benutzen war.

„Wir sind jede Menge kreative Köpfe, die sich schnell bewegen, und wir brauchten etwas mehr Organisation“, so Cuadra. „Wir brauchten ein System, das mit uns wachsen kann, in dem wir die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter sehen können, mit Informationen, die für das Budget wichtig sind, und in dem wir alle unsere Videos an einem Ort speichern können, statt sie zu mischen und zuordnen zu müssen.“

Cuadra und ihr Team kombinierte mehrere Tools, um Videos und die Logistik zu organisieren, einschließlich des Dateimanagements in Slope und Box, der Informationsnachverfolgung in Google Text & Tabellen sowie der Kommunikation und Updates per E-Mail und Textnachrichten. Overtime rühmt sich selbst, schnell zu sein – zum Beispiel mit Game-Highlights innerhalb von fünf Minuten nach Spielende –, aber es war schwierig, diese Geschwindigkeit zu erreichen, wenn nicht klar war, welche Dateiversion verwendet werden sollte.

„Wenn wir zu einem Basketball-Spiel gehen, zeigen wir die Highlights vor allen anderen“, so Cuadra. „Nicht in der Lage zu sein, etwas schnell hochzuladen, nicht in der Lage zu sein, die Datei zu finden und sicher zu sein, dass es die richtige ist, schadet unserem Geschäft, wenn wir Dinge nicht pünktlich veröffentlichen können und daher langsamer als die Konkurrenz sind.“

Das Produktionsteam bewertete eine Vielzahl von Projekt- und Dateimanagementplattformen. Viele boten ansprechende Funktionen, wie Benutzerfreundlichkeit oder eine robuste Upload- und Speicherstruktur. Aber nur Smartsheet kombinierte all diese Funktionen mit einem responsiven und umfassenden Support-Programm, das Expertentipps und Problemlösung in Sekundenschnelle bietet. Und die Vielseitigkeit von Smartsheet bedeutet, dass mehrere Overtime-Teams, einschließlich Finanzen, HR, Vertrieb und Design, von der Plattform profitieren können, was sie für ein Startup kosteneffektiv macht.

Weniger Verwirrung beim Mediendateimanagement

Wenn eine Serie grünes Licht erhält, richtet Cuadra einen Produktions-Arbeitsbereich dafür in Smartsheet ein. Sie berechnet Budgets und weist auf Kostenprobleme hin, erstellt Veröffentlichungsformulare und andere notwendige Dokumente sowie Tracker für Episoden, Videodateiversionen und Social Media-Assets. Automatisierte Workflows leiten abgeschlossene Veröffentlichungen in den richtigen Serienordner und pushen Updates in Dashboards. Brandfolder reduziert die benötigte Zeit und Verwirrung, indem ein zentraler Ort für jede Serie geschaffen wird und Dateiversionen automatisch an die richtige Stelle verschoben werden, wenn der Prozess abgeschlossen ist.

„Wir machen Marathons mit allen unseren Sendungen, wobei jede einzelne Episode in eine große zusammengeführt wird“, sagt Cuadra. „Dafür möchten wir nicht den finalen YouTube-Schnitt verwenden, der den Ausblick auf die nächste Episode, den Rückblick auf die letzte und die ganzen Grafiken umfasst. Wir brauchen die Rohversion ohne Grafiken und Musik, damit später, wenn wir etwas neu erstellen wollen, alles ganz einfach ist. Und wenn wir Tags in die Dateien in den Blättern einfügen, werden diese Spalten direkt in Brandfolder überführt, sodass es einfach wird, wenn wir alles für „Hello Newmans“ oder Julian Newman suchen und dann alles automatisch angezeigt wird.“

Smartsheet erfasst alle Daten, die für Entscheidungen wichtig sind, vom Zuschauerstamm und den Mitarbeiterstunden für jede Episode bis hin zu Budgetanalysen, die zeigen, wie gut der Umsatz einer Serie im Vergleich zu den Kosten ist. Cuadra hat Dashboard-Ansichten erstellt, die es den Managern erlauben, die Leistung im gesamten Netzwerk einzusehen oder Details zu spezifischen Sendungen anzuzeigen.

„Mit Dashboards kann unser CEO darauf klicken und alles anzeigen, was ziemlich unglaublich ist“, so Cuadra. „Wann immer sich unsere leitenden Manager fragen, wie „Bunchie“ läuft, können sie die Analysen der Staffel bisher, Vergleiche zwischen den Budgets und den tatsächlichen Zahlen und die Anzahl der Mitarbeiter, die daran arbeiten, ansehen. Sie können anhand der Anzahl der Personen, die daran arbeiten, und des Umsatzes sehen, ob eine Sendung weiterhin produziert werden sollte. All dies ist viel einfacher einzusehen, als wenn man in sieben verschiedenen Meetings sitzen muss.“

Cuadra implementiert 10,000ft, um den Prozess der Nachverfolgung der Mitarbeiterzeit sowohl für Lohn- und Gehaltszahlungen als auch für die Ressourcenplanung zu vereinfachen. Früher protokollierte sie die Arbeitszeit jedes einzelnen Mitarbeiters in einer Tabelle, mit verschiedenen Registerkarten für jede Woche und manueller Berechnung der für jede Sendung aufgewendeten Stunden. Oftmals kam ihr Buchhaltungskollege auf andere Stunden, was sie dazu zwang, die Abweichung nochmal nachzurechnen. Wenn Sie nun die Arbeitszeiten der Mitarbeiter eingibt, werden die Zahlen in einen Kalender übertragen, der die Lohn- und Gehaltssummen der einzelnen Mitarbeiter sowie die Lohn- und Gehaltskosten pro Sendung zeigt. Sie geht davon aus, dass diese Daten die Grundlage für Entscheidungen zu Verlängerungen von Serien, Mitarbeiterzuweisungen und Neueinstellungen sein werden.

Ordnung in chaotische Prozesse bringen

Die erste Smartsheet-Lösung, die Overtime bereitstellte, war ein automatisierter Prozess für die Standort- und Talentveröffentlichung. Vor Smartsheet versendete Cuadra Genehmigungsanforderungen für Filmaufnahmen vor Ort und Auftritte von Personen im Video, hatte jedoch keine zentralisierte Möglichkeit, um nachzuverfolgen, welche Anforderungen beantwortet wurden und welche noch ausstanden. Jetzt hat sie Standard-Veröffentlichungsformulare erstellt und ein Blatt, in dem alle Anforderungen nachverfolgt werden. So ist es einfach, für die letzten Genehmigungen nachzufassen, die der Veröffentlichung einer Serie im Weg stehen.

„Ich liebe es, weil wir keinen Veröffentlichungstermin mehr verpassen“, so Cuadra. „Vorher musste ich Veröffentlichungen knicken und ich war nicht die Person, die den Kontakt um die Unterzeichnung bat. Jetzt kann ich einfach reingehen und ganz einfach fragen, wie es um eine bestimmte Veröffentlichung steht. Ich würde nicht sagen, dass mir das Zeit spart, aber alles ist organisiert, was zuvor einfach nur Chaos war.“

Einer der größten Vorteile für Overtime ist die Support-Ebene, die Smartsheet bietet. Cuadra sagt, dass Smartsheet ein ganzes Support-Team bietet, das ihr zeigt, wie spezifische Lösungen erstellt werden, Anforderungen prüft, um sicherzustellen, dass sie die richtige Funktionsebene für ein Produkt erhält, und sie aktiv kontaktiert, wenn neue oder aktualisierte Funktionen bereitgestellt werden, wohingegen andere Anbieter pro Account nur eine einzelne Kontaktperson zuweisen.

Ein Support-Team, das ein schnelles Wachstum ermöglicht

Cuadra befindet sich in dem Prozess der Erstellung von WorkApps zur Bereitstellung maßgeschneiderter Arbeitsbereiche für jeden Mitarbeiter. Die Apps umfassen ein personalisiertes Dashboard, eine Produktions-„Bibel“ in Form von Aufgabenlisten und Links zu allen Elementen, die Mitarbeiter für die Sendungen brauchen, an denen sie arbeiten. Die benutzerdefinierten Ansichten bedeuten, dass Mitarbeiter keine Dateien oder Dokumente zu irgendetwas versenden müssen, das außerhalb ihrer Zuständigkeit liegt, was ihnen Zeit spart und das Risiko der Überlastung oder Fehlablage von Informationen reduziert.

„Ich bin immer noch dabei herauszufinden, wie alles für unser Team am besten funktioniert“, so Cuadra. „Aber es war schön, in der Lage zu sein, auf „Hello Newmans“ zu klicken und alle Dinge zur Sendung an einem Ort anzeigen zu können. Anschließend kann ich alles an das Team schicken und sagen, „In einigen Wochen werden wir dies veröffentlichen“. Sie haben mir daraufhin Nachrichten geschickt, um mir zu sagen, wie aufgeregt alle sind.“

Weitere Lösungen, die Cuadra einführen möchte, sind die Nachverfolgung von Produktionsdaten, wie z. B. die durchschnittliche Bearbeitungszeit durch jeden Editor. Sie ist auch daran interessiert, die Gäste-Upload-Funktion in Brandfolder zu nutzen, um es einfacher zu machen, auf dem iPhone aufgenommene Videos mit den Editoren einer Sendung zu teilen. Und wenn es die zurückkehrende Normalität nach der COVID-19-Pandemie den Mitarbeitern erlaubt, wieder mehr zu reisen, wird die Smartsheet-Mobil-App es ihnen erlauben, den Projektstatus und Dateien zur Genehmigung einzusehen, wenn sie sich gerade nicht an einem Laptop anmelden können.

„Was toll an Smartsheet ist, ist, dass der Implementierungsprozess uns dabei hilft, Vorlagen zu erstellen, auf denen wir aufbauen können, wenn wir wachsen“, so Cuadra. „Wenn wir mehr Kanäle bekommen, haben wir bereits eine Vorlage dafür, wie unsere ursprünglichen Kanäle funktionierten, und können darauf aufbauen. Und wir haben eine wirklich gut funktionierende Kommunikation mit Smartsheet, sodass wir uns jederzeit an sie wenden können, wenn wir etwas brauchen, um die nächste Stufe zu erreichen. Wir haben wirklich das Gefühl, dass uns Smartsheet unterstützt, aber wir wissen auch, dass wir unser Wachstum auch alleine meistern können.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.