Dank Smartsheet spart Motus Zeit und verhindert Probleme, bevor sie auftreten

Shea Pivnicka ist bei Motus, einem Unternehmen, das sich auf die Entwicklung von Lösungen für Erstattungen spezialisiert hat, als Manager der Abteilung Strategic Operations angestellt. Sie ist dafür zuständig, die Arbeit effizient zu gestalten und in allen internen Teams skalierbare Lösungen einzuführen, vor allem im operativen Bereich. Durch die Verbesserung der Arbeitsprozesse unterstützt Shea die Teams des Unternehmens, die Kunden eine Lösung zur genauen Erstattung der Arbeitsausgaben ihrer Mitarbeiter bieten.

„Wir möchten das Arbeitsleben für andere einfacher gestalten, indem wir unseren Kunden und ihren Mitarbeitern Lösungen für die Erstattung von Arbeitsausgaben bieten“, erklärt Pivnicka. „Wir haben drei Bereiche – Fahrzeuge, Geräte und Standorte – über die wir unseren Kunden unterschiedliche Lösungen anbieten, mit denen sie ihre Mitarbeiter entsprechend der Nutzung persönlichen Eigentums zu Arbeitszwecken vergüten.“

Auf der internen, proprietären Plattform, die zur Erstattung von Arbeitsausgaben verwendet wird, arbeiten verschiedene Teams zusammen. Aus diesem Grund muss Pivnicka täglich mit zahlreichen Abteilungen kommunizieren. Das Support-Team konnte durch den Kontakt zu den Endbenutzern Vorschläge zur Verbesserung von Produkten sammeln, doch es gab keinen Prozess, über den dieses Feedback mitgeteilt werden konnte. Motus verwendete früher Slack und E-Mails für die Kommunikation mit Mitarbeitern, doch dann führte Pivnickas Team einen Prozess in Smartsheet ein, über den Feedback gegeben werden konnte. So war es Teammitgliedern möglich, Produktvorschläge einzureichen, die dann an das Produktteam weitergeleitet wurden. 

„Die Mitarbeiter des Betriebsteams hatten gute Ideen und auch Feedback für unser Produktteam. Es gab aber keine Plattform, über die wir einfach miteinander kommunizieren konnten und durch die wir ein paar der Vorschläge des Betriebsteams tatsächlich umsetzen konnten“, erklärt Pivnicka. 

Mithilfe von Smartsheet schaffte das Unternehmen nicht nur, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern, sondern ermöglichte dem Betriebsteam sogar eine Zeitersparnis von ungefähr 15 Stunden pro Monat, die zuvor für die Verarbeitung von Daten aufgewendet werden mussten. „Hierfür waren die Smartsheet-Dashboards sehr nützlich“, sagt Pivnicka. „Wir erstellen ein Dashboard, teilen es mit den Führungskräften und sie können, wenn nötig, jederzeit wieder darauf zugreifen.“ 

Laut Pivnicka erhielt das Unternehmen „äußerst positives Feedback“ von Kunden, die über ihre eigenen Smartsheet-Dashboards Daten in Echtzeit aufrufen können. „Da wir so viel positives Feedback zu unseren extern eingeführten Dashboards erhalten haben, möchten wir die Smartsheet-Dashboards auch für andere kundenorientierte Bereiche einsetzen.“ 

Fähigkeiten nutzen

Smartsheet wurde erstmals 2019 im Unternehmen eingeführt, um Kundenerfahrungen nachzuverfolgen. Damals entwickelte Pivnickas Team mithilfe des Smartsheet Salesforce Connectors eine Lösung. „Früher haben wir die generelle Stimmung unserer Kunden nachverfolgt – beispielsweise, wie sie die Kommunikation und Beziehung zwischen ihnen und unseren Account Managern sowie Customer Success Managern bewerteten“, so Pivnicka.

„Doch wir konnten die Erfahrungen unserer Kunden erst genauer analysieren und regelmäßig alle Änderungen am Account nachverfolgen, als wir begannen, Smartsheet zur Nachverfolgung von Kundenerfahrungen einzusetzen. Dadurch konnten wir besser mit unseren Kunden in Kontakt treten und unsere jährlichen Verlängerungen genauer vorhersagen.“

Motus erwarb Smartsheet Advance, einen Smartsheet-Plan, über den Funktionen wie Control Center und Dynamic View erhältlich sind. Durch diesen Plan kann Pivnicka mit Smartsheet noch viel mehr erreichen. So erstellten Motus-Mitarbeiter beispielsweise während der Testphase eines ihrer Produkte in JIRA Tickets. Die Teammitglieder, die an den Tests beteiligt waren, identifizierten alle Probleme oder Fehler und leiteten sie als JIRA-Tickets an das Produktteam weiter. Als bei Motus der Smartsheet JIRA Connector eingeführt wurde, war es laut Pivnicka möglich, „in Smartsheet den Fortschritt der unterschiedlichen JIRA-Tickets anzuzeigen. Wir erstellten tatsächlich auch ein zweites Dashboard für die nächste Testphase. Es war sehr hilfreich, dass wir gewährleisten konnten, dass für alle Tester, Produkte und das Projektmanagement eine zentrale Plattform eingesetzt wurde.“

Die Möglichkeit, Smartsheet und JIRA zu integrieren, ist jedoch nicht der einzige Vorteil von Smartsheet Advance. Durch die Automatisierung der Datenverarbeitung konnte das Unternehmen Zeit sparen und Kunden während des Implementierungsprozesses mehr Transparenz bieten. Außerdem konnten menschliche Fehler verhindert werden, bevor sie auftraten. Mithilfe von Smartsheet werden Änderungen und wichtige Daten gekennzeichnet, daher ist es nicht mehr erforderlich, dass die Mitarbeiter von Motus Daten manuell auf ihre Korrektheit überprüfen oder sie durchgehen, um Probleme zu erkennen.

Dank der Vorlagen in Control Center konnte das Unternehmen in kürzerer Zeit mehr Kunden gewinnen. Da das Unternehmen Smartsheet zur Verwaltung des internen Personalmodells einsetzt und mit dem Tool die Fluktuation und den Personalbestand effektiver nachverfolgen kann, ist Motus nun in der Lage, besser einzuschätzen, ob weitere Aufträge angenommen werden können. Das ist ein weiterer Aspekt, wie Smartsheet das Unternehmen beim Erreichen seiner Wachstumsziele unterstützt. 

Zukünftiges Wachstum dank Smartsheet-Apps

Ohne Zweifel profitiert Motus am meisten davon, dass ehemals manuelle Prozesse nun automatisch ablaufen. Smartsheet reduziert nicht nur das Risiko menschlicher Fehler und bietet Daten in Echtzeit – Pivnickas Team kann auch „bestimmten Personen Administratoren-Zugriff erteilen, während andere Benutzer, die nur Berechtigungen für die Ansicht benötigen, die zugrundeliegenden Daten oder das Dashboard nicht bearbeiten können. Da ich es sehr oft mit Datenanalysen zu tun habe, finde ich Smartsheet einfach hervorragend.“ Jetzt kann sie Führungskräfte auf dem Laufenden halten und festlegen, ob sie Daten bearbeiten können, und Daten über verschiedene Wege mit anderen Teams teilen.

Die Smartsheet-Funktionen zur Automatisierung und Zusammenfassung sind, in Pivnickas Worten, für „das nützlich, wofür Formeln nicht ganz ausreichen. Mit Formeln allein ist nicht alles möglich, daher verwendeten wir Smartsheet Advance zum Großteil zur Durchführung von mehr Datenanalysen und zur Einführung von Smartsheet in weiteren Teams.“

Pivnicka freut sich darauf, bald die Smartsheet-Funktionen Dynamic View und Pivot auszuprobieren. „Ich bin überzeugt davon, dass diese Funktionen für Personen mit ähnlichen Verantwortungen wie meinen sehr von Vorteil sein werden“, so Pivnicka. „Wir sind immer auf der Suche nach skalierbaren Lösungen, mit denen unsere Teams noch effizienter arbeiten können, damit wir unseren Kunden auf möglichst produktive und effiziente Weise bessere Produkte bieten können.“

Pivnicka erinnert sich: „Das Beste war, dass ich nach der ersten Verwendung von Smartsheet nicht lange brauchte, um zu verstehen, wie das Tool funktioniert.“ „Ich habe es mir selbst beigebracht. Man kann sich schnell an das Tool gewöhnen – die Benutzerfreundlichkeit gefällt mir sehr“, erklärt Pivnicka. „Besonders wenn es darum geht, Sheets miteinander zu verknüpfen und Berechnungen zu erstellen, die sich auf mehrere Sheets beziehen. Ich bin begeistert davon, dass ich Stakeholdern oder bestimmten Teams nur ausgewählte Untersätze der Informationen präsentieren kann, die auf einem größeren Sheet basieren. Das funktioniert tatsächlich einfacher, als ich erwartet hatte.“ 

Sowohl Pivnicka, die sich selbst beibrachte, wie man Smartsheet verwendet, als auch andere Motus-Mitarbeiter äußerten sich positiv über die Benutzerfreundlichkeit des Tools. Aus diesem Grund werden sie Smartsheet auch in Zukunft für noch umfassendere Projekte einsetzen. Durch die Automatisierung von Prozessen und die Verbesserung der Kommunikation bietet Smartsheet Motus die Tools, um auch in Zukunft stetiges Wachstum zu verzeichnen. 

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.