Karyopharm bringt innovative Medikamente mit Smartsheet schneller auf den Markt

Die Wissenschaftler, Labortechniker und Projektmanager von Karyopharm Therapeutics Inc. haben ein ehrgeiziges Ziel: Medikamente zu entwickeln, um Krebs, Autoimmunerkrankungen und andere schwere Krankheiten wirksamer zu behandeln. Wir versuchen, eine große Veränderung im Leben unserer Patienten zu bewirken, und das bedeutet, dass wir die kleinsten Details sorgfältig verwalten müssen – von der effizienten Einrichtung und Zertifizierung einer klinischen Studie bis hin zur Aktualisierung der Daten, wenn das Büro eines Wissenschaftlers eine neue Telefonnummer erhält.

„Wir haben aktive Studien, die mehr als 350 verschiedene Zentren wie Krankenhäuser, kleine Kliniken und medizinische Schulen in mehr als 20 Ländern umfassen“, meint Oscar Gonzalez, Programmplanungsmanager bei Karyopharm. „Um unsere Ziele zu erreichen, ist viel Organisation erforderlich, aber wir tun es gerne. Die Menschen hier setzen sich mit großem Engagement für ihre Aufgaben und die Ziele ein, die wir letztendlich zum Wohl unserer Patienten erreichen möchten.“

Die Durchführung klinischer Studien erfordert ein sorgfältiges Design und eine formelle Genehmigung der Tests durch die zuständige nationale Aufsichtsbehörde, beispielsweise die Food and Drug Administration (FDA) in den USA, Schulungen und Zertifizierungen in jedem Studienzentrum, in dem Studien durchgeführt werden, und eine genaue Verfolgung des Fortschritts der Studie – einschließlich unerwarteter Ereignisse. Verzögerungen an einem beliebigen Punkt des Prozesses können letztlich die Überprüfung und Zulassung des Medikaments für die kommerzielle Verfügbarkeit verzögern.

„Viele dieser Projekte können mehr als zwei oder drei Jahre dauern“, meint Gonzalez. „Wir müssen eine permanente Beziehung aufrechterhalten und benötigen ein konstantes Engagement. Dazu gehört auch, dass wir Informationen von unserer Abteilung für Medical Affairs und von unseren Administratoren für medizinische und klinische Forschung übermitteln, damit wir unsere Prognosen oder unser Endziel besser anpassen können.“

Als Gonzalez zu Karyopharm kam, wurde ein großer Teil dieses Informationsmanagements mit Tabellen durchgeführt, die per E-Mail hin- und hergesendet wurden, sodass Mitarbeiter oder klinische Teams mit widersprüchlichen oder veralteten Informationen konfrontiert wurden. Karyopharm zog in Betracht, ein weit verbreitetes Projektmanagementsystem einzuführen, aber durch die große Anzahl an Personen, die Zugriff darauf benötigten, um Daten zu überprüfen oder einzugeben, wurde die Lizenzierung der Lösung unerschwinglich teuer.

Smartsheet bietet einen zentralen Ort für Projektinformationen mit dem flexiblen, sicheren Zugriff, der für die Verwaltung medizinischer Daten aus der ganzen Welt erforderlich ist.

Information in Echtzeit

Mit Smartsheet kann Gonzalez Tabellenblätter erstellen und mit Informationen zu jeder klinischen Studie füllen. Er kann CRO-Mitarbeitern oder klinischen Teams Zugriff gewähren, damit diese ihre eigenen Aktualisierungen in Echtzeit vornehmen, z. B. im Hinblick auf die Bereitschaft des Studienzentrums, die Registrierung von Patienten, die Fortschritte zur Einhaltung von Fristen, Nebenwirkungen oder Gesundheitsprobleme, die Patienten möglicherweise während einer Studie entwickeln.

Er hat auch Dashboards erstellt, um Daten aus verschiedenen Blättern zusammenzuführen, sodass er und die Projektmanager für bestimmte Studien sofort wichtige Statusaktualisierungen sehen können, z. B. ob ein Studienzentrum sein Registrierungsziel erreicht hat oder Nachschub, beispielsweise weitere Laborkits, benötigt.

Die Dashboards sind bei den Karyopharm-Stakeholdern so beliebt, dass ein Projekt gestartet wurde, um Bildschirme einzurichten, mit denen sie live an die Mitarbeiter in der gesamten Unternehmenszentrale übertragen werden können – ähnlich einem Bloomberg-Terminal für den Medikamentenentwicklungsprozess bei Karyopharm, wie Gonzalez es beschreibt. Es ist eine innovative Art, um alle auf dem Laufenden zu halten und somit nicht nur eine intelligente Kommunikationsstrategie, sondern auch ein Mittel zur Einhaltung von Vorschriften.

„Dies ist ein Pharmaunternehmen. Wir können jederzeit überprüft werden“, meint Gonzalez. „Es ist wichtig, dass jeder über alle Ereignisse im Unternehmen informiert ist und nicht nur über diejenigen, die sich unmittelbar auf seine Rolle auswirken. Diese Informationen werden jede Woche im Rahmen von Development Leadership Meetings besprochen – dort verwende ich Smartsheet wirklich sehr viel.“

Bessere Kommunikation

Einer der größten Vorteile, den Gonzalez bei Smartsheet sieht, besteht darin, dass wichtige Updates nicht in den E-Mail-Posteingängen von Karyopharm-Mitarbeitern stecken bleiben. In einer Branche, in der es nicht ungewöhnlich ist, dass ein einzelner Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt Tausende von ungeöffneten E-Mails hat, spart eine direktere Art der Bereitstellung von Informationen jedem Mitarbeiter Zeit und Mühe.

Es trägt auch dazu bei, dass die anstehenden Fristen im Unternehmen bekannt sind. Wenn beispielsweise der letzte Patient in einem Studienzentrum die letzte Dosis eines Prüfpräparats eingenommen hat, beginnt der Countdown für die Fristen, die zur Meldung der Studiendaten an die Aufsichtsbehörden eingehalten werden müssen. Außerdem können wir damit einfacher sichergehen, dass wir alle notwendigen Unterlagen zusammengestellt und überprüft haben, bevor wir die Zulassung des Medikaments beantragen.

Gonzalez hat nicht nur eine wertvolle Informationsquelle für Karyopharm geschaffen, er hat sich einen Namen innerhalb des Unternehmens gemacht, indem er eines der größten Probleme gelöst hat. Nachdem er den operativen klinischen Teams den Wert von Smartsheet bewiesen hat, möchte er anderen Teams helfen, die Lösung zu übernehmen und ihre eigenen Prozesse zu optimieren.

„Wenn Sie das System verstehen, können Sie es für fast alles verwenden“, sagt Gonzalez. „Es kann Kennzahlen oder Informationen abrufen, von denen Sie annehmen, dass sie nur durch Data-Mining verfügbar wären. Ich kann damit nicht nur das gesamte Programm visualisieren, sondern habe auch ein Ziel und eine Plattform, um die Vorgehensweisen in diesem Unternehmen auf eine Weise zu optimieren, die ich nie für möglich gehalten hätte. Ich hätte nie gedacht, dass ich so viel in einem Unternehmen bewirken kann. Smartsheet hat mir im Wesentlichen gezeigt, wie das Problem gelöst werden kann.“