Decision Foundry nutzt Smartsheet, um das Tracking von Projekten und die Kundenkommunikation zu automatisieren und das Unternehmenswachstum zu fördern

Als globaler Integrator von Salesforce, der beliebten Plattform für Customer-Relationship-Management (CRM), ist Decision Foundry darauf spezialisiert, unterschiedliche Datenpunkte miteinander zu verbinden, damit Unternehmen mehr aus ihren Daten herausholen. Das in New York ansässige Technologieunternehmen konzentriert sich auf den Support von Salesforce Marketing Cloud, einem Anbieter von Software und Services für die Automatisierung und Analyse im digitalen Marketing. „Wir integrieren mehrere Datenquellen in Anwendungen, die wir neben Salesforce für Unternehmen aus der Automobilbranche, den Medien, dem Verlagswesen, dem Gesundheitswesen und den Naturwissenschaften aufbauen,“ sagt Ross Jenkins, Chief Executive Officer von Decision Foundry.

Decision Foundry nutzt Smartsheet-Software jeden Tag für das Management des Flusses aller Daten eines Implementierungsprojekts und bietet allen Beteiligten Statusinformationen in Echtzeit, von den Projektmanagern über die Kundenbetreuer bis zu den Kunden. „Mit Smartsheet automatisieren wir den Kommunikationsprozess und schaffen ein hohes Maß an Transparenz und Verantwortlichkeit in einigen sehr anspruchsvollen Projekten zur Bereitstellung von Datenprodukten“, sagt Jenkins. „Smartsheet sorgt dafür, dass alle Beteiligten einbezogen werden, um ein hohes Maß an Verantwortlichkeit für alle unsere Stakeholder aufrechtzuerhalten.“

Vor der Verwendung von Smartsheet hat Decision Foundry Projekt mit mehreren Tools verwaltet, einschließlich cloudbasierter Tabellenblätter, Flat-Files, veralteter Tabellenblätter und Präsentationsfolien. Als das Unternehmen wuchs und die Implementierungen immer komplexer wurden, erkannte Decision Foundry jedoch, dass es einen effizienteren Ansatz für das Projektmanagement benötigte. „Viele unserer Salesforce-Projekte dauern nur ein paar Wochen, aber wenn wir maßgeschneiderte Anwendungen für große Projekte entwickeln müssen, können sie aufgrund der vielen Abhängigkeiten und unterschiedlichen Aufgaben mehrere Monate oder länger dauern“, sagt Jenkins. „Oft verwalten 25 Stakeholder 50 bis 60 Projekte im Monat, und wir müssen klar sehen, welche Projekte anstehen, wie schnell oder langsam diese Projekte voranschreiten und wer für jeden Schritt im Prozess verantwortlich ist. Wir haben all diese Informationen auf verschiedenen Plattformen verwaltet und mussten die Kunden schließlich anrufen oder per E-Mail über den aktuellen Stand informieren, was alles andere als effizient war.“

Nachverfolgung von bis zu 60 Implementierungsprojekten pro Monat mit Smartsheet

Seit Ende 2020 verwendet Decision Foundry Smartsheet zum Nachverfolgen aller Implementierungs- und Integrationsprojekte von Anfang bis Ende. Das Unternehmen gibt Projektplandaten und Budgetinformationen aus der Leistungsbeschreibung jedes Kunden in Smartsheet-Vorlagen ein. Diese Informationen umfassen alle Projektmeilensteine und -verantwortlichen.

„Jetzt öffnen wir bei jedem Kundengespräch zunächst Smartsheet und erklären dem Kunden den gesamten Implementierungsprozess“, sagt Jenkins. „Wir zeigen ihm, wie wir jeden Schritt verfolgen, was ihm viel Vertrauen in unsere Arbeit gibt.“

Ungefähr 125 Analysten bei Decision Foundry arbeiten täglich mit Smartsheet und überwachen den Status von bis zu 60 Projekten pro Monat. Mit Smartsheet-Dashboards ermöglicht das Unternehmen seinen Kunden Einblicke in jedes Projekt, vom Onboarding über Recherche und Entwicklung bis zur Produktion. „Die Dashboards werden täglich aktualisiert und zeigen deutlich, wie wahrscheinlich es ist, dass wir ein Projekt fristgerecht abschließen“, sagt Jenkins.

Decision Foundry hat auch automatisierte Smartsheet-Workflows eingerichtet, die jedes Mal ausgelöst werden, wenn ein Projektmanager oder Analytiker ein Projekt bearbeitet oder aktualisiert. Die Änderungen werden automatisch per E-Mail an die Kundenbetreuer weitergeleitet, damit diese sie einsehen können. Ein weiterer automatisierter Smartsheet-Workflow löst eine Umfrage aus, die jedem Kunden per E-Mail zugeschickt wird, wenn das Projekt verschiedene Phasen der Fertigstellung durchläuft. „In den Umfragen werden die Kunden im Wesentlichen um Feedback gebeten, so dass wir bei jedem Meilenstein die Möglichkeit haben, den Kurs zu korrigieren, wenn dies erforderlich ist“, sagt Jenkins.

Darüber hinaus verwendet Decision Foundry Smartsheet für Marketingkampagnen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Produkte und Services. Das Unternehmen verwendet Smartsheet auch für die Verwaltung von Finanzdaten wie Abrechnungssätze und den Transaktionswert von Projekten.

Automatisierte Kommunikation und gesteigerte Verantwortlichkeit 

Decision Foundry setzt Smartsheet ein, um die Kommunikation sowohl intern als auch mit den Kunden zu automatisieren und so das Vertrauen in die Projektabwicklung zu erhöhen.

„In einer Welt, in der die Kommunikation nicht immer effektiv ist, hat uns Smartsheet geholfen, in großem Umfang besser zu kommunizieren“, sagt Jenkins. „Durch die automatisierte Kommunikation stellen wir sicher, dass unsere Projektmanager und unsere Kunden jederzeit wissen, wie weit ein Projekt vorangeschritten ist. Dadurch verbessern wir die Kundenzufriedenheit und steigern gleichzeitig unsere Umsatzchancen.“

Durch die Automatisierung der internen und externen Kommunikation kann Decision Foundry seinen Kunden leichter versichern, dass die Implementierungs- und Integrationsprojekte im Zeit- und Kostenrahmen liegen. „Verantwortlichkeit ist extrem wichtig, egal ob ein Kunde 100 $ oder einen siebenstelligen Betrag bei uns ausgegeben hat“, sagt Jenkins. „Ich kann jederzeit auf Smartsheet zugreifen und den bisherigen Verlauf jedes Projektschritts einsehen. Das hat uns geholfen, die Produktivität unseres Business zu steigern, weil wir bessere Einblicke in die 60 monatlichen Projekte haben, die wir nachverfolgen.“ Das Unternehmen wird auch effizienter, weil es Zugriff auf die vollständige Historie jedes Projekts hat. „Aus den Fehlern der Vergangenheit zu lernen, hilft uns, das Unternehmen zu mehr Reife zu führen“, sagt Jenkins. „Reife Unternehmen entwickeln nicht immer wieder das Gleiche – sie nehmen bestehende Prozesse, testen sie unter Druck mit den Kunden und verbessern ihre Arbeit.“

Wöchentlich mehrere Stunden Zeitersparnis bei Kundenpräsentationen

Dank der Automatisierung in Smartsheet benötigt Decision Foundry nicht mehr mehrere Stunden bei der Erstellung von Folienpräsentationen für jedes Kundengespräch.

„Normalerweise würde es mindestens fünf Stunden dauern, um eine Folienpräsentation zu erstellen, die wir bei jeder Kundenbesprechung zeigen“, sagt Jenkins. „Im Durchschnitt treffen wir uns zweimal pro Woche mit einem Kunden, vor allem in der Anfangsphase der Zusammenarbeit. So sparen wir jede Woche mehrere Stunden für die Vorbereitung einer Besprechung für jeden Kunden ein.“

Decision Foundry befindet sich derzeit in der Wachstumsphase und plant die Einführung zusätzlicher Smartsheet-Funktionen, wie z. B. Resource Management by Smartsheet, um das Management der Projektpipeline weiter zu automatisieren und neues Wachstum des Business zu fördern. „Wir sind ein kleines Unternehmen mit großartigen Ideen und Talenten, aber wir brauchen auch die richtige Technologie, weil wir ein knappes Budget haben und unser Spielraum für Fehler kleiner ist“, sagt Jenkins. „Smartsheet hat seit 2020 eine Schlüsselrolle bei unserem Wachstum gespielt und wird auch weiterhin die Plattform für Kundeninteraktion und Automatisierung für unser Unternehmen sein.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.