Crain geht neue Wege mit Smartsheet-Automatisierung

Crain Communications stellt Nachrichten für mehr als 6 Millionen Business Leader weltweit zur Verfügung. Das Ziel des Unternehmens besteht darin, den Erfolg seiner Zielgruppe zu unterstützen. Das Medienunternehmen in Privatbesitz wurde 1916 gegründet und produziert vertrauenswürdige und relevante Nachrichtenartikel sowie Informationen für 24 branchenspezifische digitale und Print-Publikationen. Darunter befinden sich beispielsweise AdAge, Crain’s Business, Automotive News und Modern Healthcare.

Die Arbeit der Journalisten von Crain wirkt sich auf Unternehmen weltweit aus. Doch es waren Führungskräfte in der Firmenzentrale in Detroit, Michigan, denen bewusst wurde, dass die Unternehmensprozesse überarbeitet werden müssen. Die Verwaltung der Zusammenarbeit und der Workflows war eine Herausforderung. Das Kernteam des Unternehmens musste 24 verschiedene Marken in nur einer Mission unter einen Hut bringen – One Crain.

Ein zweiköpfiges Team wurde mit dieser mehrjährigen Reform beauftragt. Es sollte die Unterstützung von Stakeholdern sichern, um durch die Skalierung der Abteilung für Prozessmanagement das gesamte Unternehmen miteinzubeziehen – wahrlich keine leichte Aufgabe.

„Im vergangenen Jahr begannen wir damit, uns auf Prozesse vom Anfang bis zum Ende und die dazugehörigen Workflows zu konzentrieren. So wollten wir sicherstellen, dass wir wirklich nachhaltige Prozessverbesserungen antreiben“, erklärt Kristine Francois, Associate Director of Business Projects and Process Improvement Initiatives. Sie benötigte eine Lösung mit integrierter Automatisierung, um diese Strategie umzusetzen. Sie entschied sich für Smartsheet.

Festlegen von Prozessverbesserungen

Die Geschäftsprozesse bei Crain entwickeln sich weiter und Francois muss vor allem skalierbare und wiederholbare Prozesse aufbauen, weil der Mischkonzern auf leane Betriebsabläufe setzt. „Bisher war unser Betrieb absolut dezentral ausgerichtet. Das hat sich in den letzten drei Jahren verändert“, erklärt Francois. „Um die Zentralisierung voranzubringen, mussten wir Prozesse und unsere Arbeitsweise standardisieren.“

Im Laufe der Jahre kümmerten sich die Mitarbeiter bei Crain vor allem um ihre Marke oder um ihre Abteilung. Sie verließen sich auf die Kommunikation per E-Mail und nutzten Microsoft Excel und Word, um Projekte zu verwalten. Diese unzusammenhängenden Methoden schufen Barrieren sowie Probleme bei der Versionskontrolle und es ging unendlich viel Zeit beim Durchsuchen von E-Mails verloren, um auf dem Laufenden zu bleiben. „Beim Projektmanagement gab es wirklich keinerlei Standards“, so Francois. „Wir versuchen, Prozesse einzuführen, die auf der Arbeit der einzelnen Publikationen aufbauen, ohne dabei unsere Mission ‚One Crain‘ aus den Augen zu verlieren.“

Um die Prozesse und das Lieferantenmanagement zu verbessern und E-Mails zu ersetzen, entschied sich das Team für die Smartsheet-Arbeitsplattform. Darüber hinaus verwendet das Team Smartsheet Control Center, um Projekte und Übergaben in Zusammenhang mit den Business-Publikationen von Crain zu verwalten.

Klare Kommunikation dank automatisierter Workflows

Crain verwendet Smartsheet, um Workflows zu standardisieren. „Mit Sheets, Formeln und automatisierten Workflows ist der gesamte Lebenszyklus von Kampagnen von Anfang bis Ende abgedeckt“, erklärt Sean McDuffie, Project Manager und Business Solutions Architect. „Es ist ein nahtloser Prozess. Wenn eine Gruppe Informationen im Sheet eingibt, erfolgt die Übergabe automatisch. Es ist keine E-Mail erforderlich.“

„Die automatisierten Workflows von Smartsheet ermöglichen Crain eine optimierte Kommunikation und Entscheidungsfindung für ein Projekt oder eine Anforderung“, fügt Francois hinzu. „So können wir eingehende Aufgaben noch schneller erledigen.“

Das Tool soll im gesamten Unternehmen eingeführt werden und das Team versucht, seine Arbeitskultur auf die Verwaltung der Prozesse in Smartsheet auszurichten. Für einen schnelleren Übergang hat McDuffie automatisierte Workflows entwickelt, um die Lieferantenbeziehungen über Smartsheet zu verwalten. Eine Reihe von Spalten gilt für interne Anforderungen, eine weitere für Anforderungen von Lieferanten und zwei weitere für Anforderungen, die beide betreffen.

„Bisher konnte es bis zu einer Woche dauern, bis E-Mail-Kampagnen von Dritten übermittelt und bereitgestellt wurden“, so McDuffie. „Jetzt werden diese Informationen in Smartsheet-Formularen festgehalten. Dies optimiert den Eingangsprozess und reduziert die Zeit bis zur Bereitstellung um die Hälfte.“

Die Smartsheet-Automatisierung (vor allem für Erinnerungen) verschafft ihm die nötige Zeit, um sich auf die Verbesserung der Prozesse zu konzentrieren. „Es gab mehr Leerlaufzeit, als Anforderungen noch in Posteingängen versandeten. Jetzt sendet Smartsheet automatische Erinnerungen und bietet die nötige Transparenz, um Verzögerungen zu verwalten und Lücken in der Kommunikation eher aufzuspüren.“

„Die Automatisierung kann unsere Arbeit einfacher machen, während wir die Smartsheet-Lösungen erstellen“, so McDuffie. Darüber hinaus verwendet das Team @Erwähnungen in den Sheetkommentaren. „Mit diesen Funktionen können Stakeholder die Kommunikation gezielt an die richtigen Personen richten. Als wir begannen, Verteilerlisten für die Zuweisung von Aufgaben zu verwenden, erkannten wir, dass wir die Reichweite automatisierter Benachrichtigungen deutlich ausweiten konnten.“

Smartsheet und Crain – eine Partnerschaft mit Zukunft

Francois kümmert sich um die allgemeine Programmstrategie, während McDuffie die Workflow-Architektur erstellt, um eine nahtlose Kommunikation zwischen Abteilungen zu gewährleisten, die an den gleichen Projekten arbeiten. Aktuell ist eine reibungslose Kommunikation noch schwierig.

„Wir haben ein Ticketsystem, das in unserem Prozessfluss wirklich nichts zu suchen hat“, erklärt Francois. „Wenn wir in Zukunft weniger auf dieses System setzen, können wir die Kosten senken. Wir werden dieses Problem mit automatisierten Benachrichtigungen und Erinnerungen in unserem Kommunikationsfluss in Smartsheet lösen.“

„Bisher erstellten unsere internen Kunden bei Anfragen oder Anforderungen ein Ticket“, erklärt Francois weiter. „Genau das möchten wir in Zukunft ändern, da dieses Vorgehen zu Ungenauigkeit führt und klare Anforderungen fehlen. Smartsheet soll diesen Vorgang ersetzen.“

Smartsheet hat sich auch positiv auf die Arbeit von Francois bei Crain ausgewirkt. „Durch meine Arbeit mit Smartsheet kümmere mich jetzt vermehrt um Themen, die die Prozesse betreffen, statt mich hauptsächlich auf das Projektmanagement zu konzentrieren“, erzählt Francois. „Smartsheet bietet uns die Möglichkeit, Crain als Gesamtes zu sehen – unsere Prozesse und wie wir effektiv arbeiten können.“

Für Crain ist es nur eine Frage der Zeit, bis Smartsheet in der gesamten Organisation eingesetzt wird. McDuffie erklärt: „Das Tolle an Smartsheet ist, dass ich Anzeigen und Prozesse für Mitarbeiter erstellen kann. Noch wichtiger ist jedoch, dass ich einzelnen Mitarbeitern erklären kann, wie sie diese Anzeigen und Prozesse selbst erstellen. Sie können ihre eigenen Workflows und eigene Benachrichtigungen erstellen.“

Während das Unternehmen seine Workflows überarbeitet, kann das Team neue Ideen ausprobieren und effektivere Prozesse in Smartsheet entwickeln. „Die Tatsache, dass wir ein derart benutzerfreundliches Tool zur Hand haben, unterstützt uns dabei, Lösungen schnell zu entwickeln und den von Crain gewohnten Standard beizubehalten“, so McDuffie. „Das macht das Ganze zu einem Vergnügen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.