Borrego Solar halbiert den Zeitaufwand für Aufgaben mit Smartsheet für Salesforce

„Man konnte den Daten nie ganz trauen“, erinnert sich Emily Tam, Leiterin für IT und Infrastruktur bei der in San Diego ansässigen Firma Borrego Solar Systems. Sie spricht über die Probleme, mit denen ihr Ingenieurteam konfrontiert war, wenn es darum ging, Projekte auf Kurs zu halten und Terminverschiebungen, inkonsistente Ressourcen und das Einschleichen von Fehler in die Daten zu vermeiden.

All diese Probleme schienen ihren gemeinsamen Ursprung in der inkonsistenten Eingabe der Projektdaten zu haben.

Borrego Solar entwickelt, entwirft, installiert und wartet Solaranlagen und Energiespeichersysteme für Geschäftskunden und Behörden in den gesamten USA. Eines ihrer Projekte – eine PV-Anlage auf einer versiegelten Müllhalde, verhalf der Stadt North Adams in Massachusetts zu 100 % Eigenversorgung mit Solarstrom.

Eine kleine Entscheidung, langfristige Auswirkungen

Zuvor verwaltete man Projekte offline mit Microsoft Project und gab die wichtigsten Angaben von Hand in Salesforce ein, damit sie auch andere Unternehmensteile sehen können. Frustration war da vorprogrammiert. „Allein den Status und die Verzögerungen im Blick zu halten, war extrem schwierig“, so Tam.

Um mehr Einblicke in die Projekte und bessere Kontrolle zu bekommen, recherchierte der Leiter für technische Entwicklung, ob es ein Tool gibt, das leicht zu erlernen ist und mit dem sich für mehrere Projekte gleichzeitig Aufgaben auflisten, Verzögerungen erkennen und Meilensteine erfassen ließen. Er entdeckte Smartsheet und trug kurz darauf all seine Projekte in die Plattform ein.

Automatische Aktualisierung der Salesforce-Daten

Im gesamten Unternehmen nutzte man bereits seit über zehn Jahren Salesforce. Aus Sicht der Mitarbeitenden sollte das auch weiterhin so sein. Dazu mussten sie es jedoch schaffen, Smartsheet und Salesforce miteinander zu integrieren.

In Salesforce waren sämtliche Meilensteintermine für Projekte hinterlegt. „Salesforce bot uns allerdings nicht die nötige Tiefe“, sagt Tam. „Unsere Ingenieure nutzten Smartsheet für ihre tägliche Arbeit und allgemeine Zeitpläne. Gleichzeitig mussten sie jedoch die Daten auch noch in Salesforce eintragen, damit der Rest der Firma sie sehen kann.“

Dieser Schritt kostet Zeit – Zeit, die besser für die eigentlichen Projekte genutzt werden könnte.

Daher führte das Team Smartsheet für Salesforce ein, das die Daten automatischen zwischen Smartsheet und Salesforce synchronisiert, egal, wo die Daten eingegeben werden. Die Ingenieure müssen nur einmal Daten eintragen, alle andere sehen diese Daten dann und können sich darauf verlassen, dass sie stimmen.

Borrego Solar erkannte die Vorteile sofort. „Wenn wir ein Projekt starten“, so Tam, “leitet der Connector die Zeiten und andere Angaben an Salesforce weiter und hält sie aktuell. So wissen unsere Geschäftsleitung und der Rest des Unternehmens immer, wie weit ein bestimmtes Projekt ist“.

Mehr Effizienz ermöglicht Innovation

Da die Ingenieure des Unternehmens die Daten heute nur noch einmal in Smartsheet eintragen müssen, hat sich die Effizienz verbessert. Darüber hinaus nutzen andere Abteilungen Smartsheet jetzt in ihren Projekten bereits in früheren Phasen und kommunizieren besser.

Aufgaben, die früher 12 Tage in Anspruch nahmen, dauern heute nur noch halb so lang. Einige der Verbesserungen sind schwerer messbar, jedoch mindestens genauso bedeutsam. „Die Benutzer haben mehr Spielraum für Innovationen und können Projekte angehen, die ihrer Abteilung und dem Unternehmen insgesamt helfen“, so Tam.

Jetzt kann sich Borrego Solar voll auf neue Ideen konzentrieren, denn die Daten aktualisiert Smartsheet im Hintergrund.