Banco Rioja öffnet sich für die digitale Transformation und beschleunigt so die Innovation

Wie viele andere Finanzdienstleister musste auch die Banco Rioja den Sprung ins 21. Jahrhundert schaffen und ihre althergebrachten Arbeitsweisen der Zeit anpassen. Die Leitung der Bank wusste, dass sie sich mit neuen Dienstleistungen und Produkten auf Grundlage von Big Data, künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz sichern könnte. Allerdings musste dazu erst der über Jahre entwickelte Ansatz für das Projektmanagement optimiert und vereinheitlicht werden.

In Zusammenarbeit mit Systec, einem Smartsheet Platinum Solution Partner, konnte die Banco Rioja Smartsheet Control Center einführen, ihren Betrieb dadurch umgestalten und die Grundlage für schnelleres Wachstum und Innovation schaffen.

„Wir erleben die dramatischen Veränderungen in der Finanzbranche und im Bankwesen am eigenen Leib“, so Pablo Noriega, Leiter Project Management Office bei der Banco Rioja. „Wenn wir uns nicht dynamischer weiterentwickeln, könnten wir gegenüber der Konkurrenz ins Hintertreffen geraten – und das sind nicht nur andere Banken, sondern auch neue Akteure wie etwa Fintechs. Im schlimmsten Fall enttäuschen wir sogar unsere Kunden, wenn wir ihre gestiegenen Erwartungen nicht mehr erfüllen. Große und traditionsreiche Banken sind eher starr, haben jedoch auch Ressourcen, über die kleinere Anbieter nicht verfügen, etwa unseren Schatz an Daten.“

Vereinheitlichtes Project Management Office bringt konstruktiven Wandel

Die Banco Rioja hat ihren Hauptsitz in der Hauptstadt der Provinz La Rioja im Nordwesten Argentiniens und verfügt über Zweigstellen in Rioja, fünf kleineren Provinzgemeinden sowie in Buenos Aires, im wichtigsten Finanzdistrikt des Landes. Sie befindet sich vollständig im Besitz der Provinzregierung. Die Bank sieht sich gestiegenen Erwartungen der Kunden für digitales Banking gegenüber und erlebt gleichzeitig zunehmende Konkurrenz durch Finanztechnologie-Anbieter (Fintechs). Gleichzeitig engagiert sich die Banco Rioja für die soziale und wirtschaftliche Entwicklung der Region.

Um die ambitionierten Ziele zu erreichen, musste die Banco Rioja ihr Project Management Office (PMO) vereinheitlichen und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Abteilungen verbessern. Die Angestellten entwickelten innovative Projekte, fanden jedoch keine einheitliche Methode, um sie weiterzuverfolgen und Berichte darüber zu erstellen. Es gab auch keinen konsistenten Ansatz für die Einführung und zum Messen des Erfolgs. Dadurch konzentrierten sich die Angestellten häufig auf Dinge, die der Strategie des Unternehmens nicht völlig entsprachen.

„Eines unserer großen Probleme war, dass wir keine einheitlichen Verfahren hatten“, so Noriega. „Projekte wurden eher nach Gutdünken gemanagt. Wir hatten jede Menge Initiativen, aber keine Pläne oder Ziele. Weil es bei uns immer mehr Projekte gab, brauchten wir eine Lösung, mit der wir auch im größeren Maßstab effektiv arbeiten konnten.“

Gemeinsam mit Systec, einem Beraterunternehmen für Drittanbieter-Lösungen aus Mexiko, das den lateinamerikanischen Markt bedient, entwickelte und implementierte die Banco Rioja eine Lösung auf Grundlage von Smartsheet. Systec hat dabei nicht nur die Software erstellt und installiert, sondern auch Anregungen zum idealen Umgestalten von Prozessstrukturen und Automatisieren von wesentlichen Projektschritten geboten. Hierzu zählte auch die Einführung von Smartsheet Control Center, das der Geschäftsleitung einen einheitlichen Überblick und die Möglichkeit zum Verwalten von aktuellen Projekten bietet.

Heute gibt es dank der Smartsheet-Lösung bei der Banco Rioja eine teamübergreifend einheitliche Methode zum Erstellen, Planen und Ausführen von Projekten. Zuerst wurde die neue Methode in der IT-Abteilung eingeführt, mittlerweile wurde sie auch auf Prozesse zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften ausgeweitet. Verwaltet werden hierbei auch Audits und Prüfungen durch die Nationale Zentralbank (BCRA) sowie ein Programm zur Modernisierung von Bankfilialen. Noriega will die Abwicklung von Projekten auch in Bereichen wie Personalwesen, IT-Sicherheit, operative Risikoanalyse, Betriebskontinuität und anderen Schlüsselbereichen durch die Einführung von Smartsheet erleichtern.

„Die Zusammenarbeit mit Systec war für uns ein großer Gewinn, weil sie uns bei der Automatisierung und Prozessoptimierung geholfen haben“, berichtet Noriega. „Wir werden immer mehr Verbesserungen und zusätzliche Lösungen und Premium-Apps einführen, und dabei werden sie uns als wesentlicher Partner begleiten.“

Effektivere Meetings dank Dashboards 

Mit Smartsheet Control Center konnte die Banco Rioja Dashboards erstellen, mit dem Projektbeteiligte und die Geschäftsführung den Projektstatus und wichtige Punkte in Echtzeit sehen können. Meetings mit Behördenvertretern und Direktoren sind dynamischer, da die Teilnehmer stets die aktuellen Informationen zur Verfügung haben und nicht auf Nachträge oder Antworten auf Nachfragen warten müssen. 

PMO-Teams können außerdem besser mit den Projektbeteiligten an anderen Standorten und in anderen Abteilungen zusammenarbeiten, insbesondere mit Remote-Arbeitskräften. Schließlich ist es mit Smartsheet auch einfacher, Projektdaten an Dritte weiterzugeben, was die Kommunikation und Integration bei wichtigen Initiativen verbessert.

Zehnmal mehr Projekte gleichzeitig möglich

Dank Smartsheet hat sich die Anzahl der Projekte, die Noriega und seine Kollegen heute betreuen können, massiv erhöht. Als Noriega vor zwei Jahren bei der Banco Rioja anfing, hatte die IT-Abteilung ca. 10  größere Projekte. Durch vereinfachte Verwaltung und die Automatisierung von zentralen Schritten mit Smartsheet kann das Team aktuell 70 bis 80 Projekte betreuen. Noriega rechnet damit, dass es bis Mitte 2020 ganze 100 Projekte sein werden.

Eine der größten Herausforderungen für die Banco Rioja war das niedrige aufsichtsrechtlichen Rating, denn hier fiel die Bank während der nationalen Wirtschaftskrise, die die Provinz La Rioja besonders hart getroffen hatte, auf die niedrigste Stufe. Dadurch, dass man jetzt Smartsheet zur Verwaltung von digitalen und regulatorischen Initiativen nutzt, konnte die Bank ihre Praktiken und Geschäftsergebnisse nachhaltig verbessern. Bei einer erneuten Betriebsprüfung durch Systems Audit der BCRA konnte die Bank schließlich ihren sehr guten Ruf wiederherstellen.

Diese Verbesserung ist das Ergebnis des großen Engagements für den Wandel hin zu neuen Geschäftsprozessen und Methoden in der Verwaltung. Smartsheet Control Center hat einen wichtigen Beitrag zu diesem Wandel geleistet. Da die Lösung selbst schnell zu erlernen ist, hat sie es den Angestellten der Banco Rioja erleichtert, sich an die neuen Prozesse und Standards anzupassen, ohne die die digitale Transformation der Bank nicht möglich wäre.

„Mit Smartsheet haben wir viele neue Funktionen und Tools bekommen, die sehr einfach zu nutzen sind“, sagt Noriega. „Mit anderen, schwerer zu erlernenden Tools hätten wir womöglich nicht so leicht unsere Geschäftsmethoden anwenden können. Smartsheet hat es uns sehr leicht gemacht, weil es bei unseren Angestellten schnell Akzeptanz fand und sie sich schnell zurechtgefunden haben.“