Nur ein Projektmanagementtool? Access Information Management Corporation („Access“) nutzt Smartsheet, um die Expansion in neue Märkte zu verwalten und die Unternehmensziele zu fördern.

Excel-Tabellen und SharePoint reichen laut Jeni Hinds nur bis zu einem gewissen Punkt aus.

Zu dieser Einschätzung gelangte Hinds nach zahlreichen Erfahrungen. Sie ist Direktorin für globales Integrationsmanagement bei Access, dem weltweit größten privaten Anbieter von Aufzeichnungs- und Informationsmanagementdiensten. Hinds ist verantwortlich für die Integration der Unternehmen, die Access erwirbt, und für die Aufsicht über die Projektmanager*innen, die diese Integrationen implementieren. 

Jede Akquisition wird als Projekt behandelt – ein äußerst komplexes Projekt, um wichtige Funktionsbereiche (zum Beispiel Finanzen, Personalwesen und IT) in die Muttergesellschaft zu integrieren und gleichzeitig ein nahtloses und positives Erlebnis für Kund*innen zu gewährleisten.

Bisher verfolgten Manager*innen bei Access dies mit Excel-Tabellen, die auf SharePoint-Seiten veröffentlicht wurden. Das war nicht ideal. Laut Hinds war die Arbeit mit Tabellen schwierig, da Änderungen nur möglich waren, indem Tickets an die IT-Abteilung übermittelt wurden. Dadurch konnten Projektmanager*innen jeweils nur ein oder zwei Integrationsprojekte pro Jahr bewältigen. 

Da Access große Wachstumsziele hatte, waren diese manuellen Prozesse weder besonders hilfreich noch ließen sie sich skalieren.

Mehr als nur Projektmanagement

Hinds kannte Smartsheet von früheren Arbeitsstellen und wusste die Lösung als Projektmanagementlösung zu schätzen. Doch das ist nicht der Grund, warum Access es eingeführt hat. Stattdessen evaluierten Hinds und ihre Kolleg*innen mehrere Wettbewerbstechnologien – und entschieden sich dann für Smartsheet.

„Wir haben uns für Smartsheet entschieden, weil es auch über das Projektmanagement hinaus Funktionen bietet, wie zum Beispiel die einfache Erweiterung und gemeinsame Nutzung von Prozessen über verschiedene Unternehmensabteilungen hinweg“, sagt Hinds. „Smartsheet war im Vergleich zu anderen Unternehmen auch sehr kostengünstig. Und mir haben die Interaktionen mit Smartsheet gefallen, als wir bei jeder Einführung eine Due-Diligence-Prüfung durchführten.“

Access begann mit der Einführung von Smartsheet mit einem Dashboard und den erforderlichen unterstützenden Berichten und Messzahlen. Zur Beschleunigung der Bereitstellung wurden Smartsheet-Installationsdienste eingesetzt. Nach nur 45 Tagen nutzten 200 Personen bei Access Smartsheet. 

„Innerhalb von vier Monaten nach dem Start des Smartsheet-Prozesses hier bei Access habe ich meine Produktivität um 60 Prozent gesteigert“, sagt Hinds. „Wir haben unsere Rolle als klassische Projektmanager*innen strategischer gestaltet. Durch die Rollups und Automatisierungen von Smartsheet können Aufgabeninhaber*innen Aktualisierungen vornehmen, während sich die Projektmanager*innen auf das Gesamtbild in mehreren Projekten gleichzeitig konzentrieren.  Projektmanager*innen müssen SharePoint nicht mehr Zeile für Zeile durchsuchen, um manuell einen Zusammenfassungsbericht zu erstellen. Was früher jede Person Stunden oder Tage gekostet hat, wird jetzt automatisch auf dem Smartsheet-Dashboard zusammengefasst. Früher haben wir jede Woche ein 1-stündiges Telefonat mit jeder Abteilung geführt, um ihre Aufgaben durchzugehen. Jetzt haben wir alle zwei Wochen einen ganzheitlichen 30-minütigen Statusanruf, bei dem alle Abteilungen das Dashboard/die Berichte von Smartsheet präsentieren. All diese Änderungen haben zu einer höheren Effizienz und Agilität bei der Priorisierung von Aktivitäten geführt. Einfach großartig!“

Sie war nicht die Einzige, die eine höhere Produktivität erlebte. Anstatt wie zuvor ein oder zwei Projekte pro Jahr verwalteten die Projektmanager*innen bei Access bald 10 oder 12 Projekte – ein Anstieg um das 5- bis 12-Fache. Und trotzdem baten sie Hinds um die Verwaltung zusätzlicher Projekte. 

„Unsere Projektmanager*innen übernahmen nicht nur mehr Arbeit – sie verstanden ihre Projekte besser und wussten, wie sich beispielsweise Interaktionen mit der Buchhaltung auf das Finanzwesen und damit auf das Marketing auswirkten“, sagt Hinds. „Die Arbeit in Smartsheet und die Schaffung dieser Abhängigkeiten haben das möglich gemacht.“

Beispiel: das Marketing

Eine der Access-Abteilungen, die Smartsheet eingeführt hat, war das Marketing. Dort ersetzten Kalender- und Budgetierungsvorlagen isolierte und teilweise redundante Kalender. Teammitglieder hatten für das grundlegende Marketing-Projektmanagement über alle Kampagnen hinweg unabhängige Kalender in Excel, Word und SharePoint. Ein Teammitglied etwa hatte einen Kalender für die E-Mail-Pflege, ein anderes Mitglied einen Kalender für Blogs und wieder ein anderes einen für Webinare. 

„Während früher alle ihr eigenes Ding gemacht haben, arbeiten wir jetzt einfach und schnell über konsistente und strikte Prozesse mit Smartsheet“, sagt Jude O'Neill, Direktor für digitale Strategie und digitales Marketing bei Access. Dadurch haben Marketingexpert*innen einen besseren Einblick in Projektzeitpläne über alle Kanäle und Produkte hinweg. 

Smartsheet Bridge unterstützt internationale Zusammenarbeit, kulturelle Vielfalt und Inklusion

Access ist ein in Nordamerika ansässiges Unternehmen mit einer großen und expandierenden internationalen Präsenz. Immer mehr Mitarbeiter*innen und Partner*innen sprechen eine andere Muttersprache als Englisch. Access erstellt mit Bridge automatisierte Workflows, um wichtige Dokumente innerhalb von Smartsheet zu übersetzen und Sprachlücken zu schließen, sodass Spanisch-, Portugiesisch-, Französisch- und Englischsprachige nahtloser und produktiver zusammenarbeiten können. 

Mit Smartsheet Bridge werden wichtige Vorlageninformationen jetzt automatisch mit dem Google-Translate-Modul in mehrere Sprachen übersetzt. Die Beteiligten können über ihre Smartsheet-Dashboards problemlos auf die übersetzten Projektinformationen zugreifen, was eine produktive Kommunikation fördert.

„Anrufe verlaufen unkomplizierter und auch Menschen mit unterschiedlicher Muttersprache können sich sicher sein, dass ihr Gegenüber sie verstanden hat“, sagt Hinds.

„Durch die Nutzung der Übersetzungsdienste von Smartsheet Bridge fühlen sich die Menschen gehört und kulturell akzeptiert. Vielfalt und Inklusion sind für uns wichtig und dies ist eine gute Möglichkeit, diese Werte in die Praxis umzusetzen.“

Hinds und ihre Kolleg*innen richteten Smartsheet Bridge innerhalb weniger Wochen mit einem Smartsheet-Partner ein. Sie fanden es einfach, die Software selbst zu pflegen und auf neue Sheets und Vorlagen anzuwenden. 

Schnelle Einführung fördert unternehmensweite Nutzung

Access weitet Smartsheet nun über das gesamte Unternehmen hinweg aus. Hinds drückt es so aus: „Zu sehen, wie Smartsheet von immer mehr Menschen für immer mehr Zwecke genutzt wird, ist wie eine Welle, die über den Ozean rollt.“ Manager*innen verwenden die Technologie jetzt in der Gruppe für Unternehmensdienstleistungen, im Projektmanagement, in der Buchhaltung, in der Kundenbetreuung und in vielen weiteren Bereichen.

„Smartsheet ist so einfach und intuitiv zu bedienen, dass es sich schnell einführen lässt“, sagt Hinds.

O'Neill stimmt zu. „Vor Smartsheet hatten die meisten Marketingexpert*innen ihre individuelle Herangehensweise an die Verwaltung von Kalendern und anderen Funktionen. Es war nicht von Anfang an klar, dass sie das aufgeben wollten. Aber unser Team erkannte die Vorteile von Smartsheet ziemlich schnell und das ermutigte uns, verschiedene Möglichkeiten der Nutzung von Smartsheet zu erkunden, beispielsweise die Budgetierung.“

Smartsheet ist zu einem wichtigen Tool geworden, auf das viele Mitarbeitende bei Access selbstverständlich zurückgreifen, um ihre Arbeit effektiver zu erledigen. 

„Die Menschen denken jetzt automatisch darüber nach, ihre Projekte in Smartsheet umzusetzen“, sagt Hinds. „Außerdem informieren sie uns proaktiv über Prozessänderungen, weil sie verstehen, wie sich diese Änderungen auf andere auswirken. Dank Smartsheet herrscht im gesamten Unternehmen mehr Zustimmung und Engagement für Prozesse und ein größeres Verständnis und mehr Begeisterung für Prozessverbesserungen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.