8x8 unterstützt sein schnell wachsendes Cloud-Angebot mit einer skalierbaren und zuverlässigen Plattform

Der Cloud-Anbieter 8x8 verdient sein Geld damit, dass er Organisationen mit den eigenen Angestellten und Kunden verbindet. Dazu braucht es möglichst zuverlässige und skalierbare Technologien und Prozesse. Smartsheet unterstützt 8x8 bei der Expansion und bietet hierfür eine ausgereifte und zuverlässige Infrastruktur für Zusammenarbeit und Projektmanagement an, die in kürzester Zeit skaliert werden kann und so effizientes strategisches Wachstum ermöglicht.

„Als wir immer größere Kunden und immer komplexere Projekte bekamen, wurde uns klar, dass wir ein Tool brauchten, mit dem wir Informationen mit der Kundschaft austauschen und mit ihnen außerhalb unserer Firewalls interagieren können", so Brian Myers, Senior Manager für Central Delivery for Professional Services bei 8x8. „Wir haben uns unter anderem deshalb für Smartsheet entschieden, weil sich damit eine separate Umgebung zum Austausch speziell für die Kundschaft schaffen ließ. Gleichzeitig haben wir damit aber auch ein Tool für die Zeitplanung und das Projektmanagement im Allgemeinen. Auch unsere Prozesse haben sich dadurch verbessert.“

In über drei Jahrzehnten ist 8x8 vom Start-up zum globalen Cloud-Anbieter angewachsen und beschäftigt heute über 1.600 Angestellte. In den nächsten Jahren will das Unternehmen noch schneller wachsen. Das erhöht nicht nur den Anspruch an die angebotenen Produkte, sondern auch an die Infrastruktur, auf der Prozesse in sämtlichen Abteilungen laufen. Angesichts dieses Wachstums suchten Myers und seine Kollegen eine Plattform, mit der sich die interne Kommunikation und die Planung bewältigen ließe und die zudem einfach zu erlernen, benutzerfreundlich und nicht zu teuer sein sollte.

„Für unser Team dreht sich alles um Skalierbarkeit", erklärt Myers. „Unser Portfolio wächst ständig, und so auch die Nachfrage. Man kann jedoch nicht immer einfach mehr Leute einstellen, um mit dieser Nachfrage Schritt zu halten. Wir müssen also ganz genau schauen, wie zunächst unser bestehendes Team so produktiv wie möglich sein kann.“

Durch Smartsheet erhält 8x8 eine Plattform für die Zusammenarbeit, die Kommunikation mit der Kundschaft, das Projektmanagement sowie Prozessanalyse und -optimierung.

Eine Plattform, die sich auch auf massive Nachfrage skalieren lässt

Große globale Unternehmen nutzen ebenso wie kleine und mittlere Firmen die nahtlosen und verlässlichen Services von 8x8. Sie zielen ab auf Dinge wie einheitliche Kommunikation, Contact Center as a Service (CCaaS) sowie das nahtlose Koppeln von internen Systemen mit beliebten Messengern und mobilen Apps, um Kunden auf die von ihnen bevorzugte Art und Weise zu erreichen. Die Kunden von 8x8 erwarten Zuverlässigkeit und Leistungsfähigkeit nicht nur als leere Zusage, sondern sie sind fest darauf angewiesen. Dasselbe Maß an Zuverlässigkeit erwartet 8x8 von seinen Technologiepartnern. Dementsprechend positiv war für Alban Penot, Senior Director im Technical Center of Excellence bei 8x8, dass Smartsheet für seine Cloud-Computing-Infrastruktur und Software-as-a-Service (SaaS) auf Amazon Web Services (AWS) setzt.

„8x8 ist im Skalier-Business“, wie Penot sagt. „Wenn einer unserer Großkunden kommt und sagt, dass er 20.000 oder gar 100.000 Lizenzen braucht, möchten wir in der Lage sein, das unverzüglich bereitzustellen. Die Infrastruktur ist bei der Wahl des nächsten Anbieters sehr wichtig. Es muss unbedingt eine Strategie für die Skalierung geben. AWS ist ein sehr starker Partner und hat eine solide Beziehung zu Smartsheet. Für uns ist das sehr beruhigend zu wissen.“

Weniger Zeitaufwand und höherwertige Dienste dank Automatisierung

Die Automatisierungs-Features von Smartsheet haben die Effizienz bei 8x8 enorm verbessert. Dadurch, dass sich wiederholende manuelle Aufgaben automatisiert wurden, spart das Unternehmen Zeit und Arbeitskraft. Ein Beispiel ist das Senden von Kunden-Builds an ein Offshore-Entwicklerteam. Penot und sein Team müssen lediglich die Projektanforderungen in Smartsheet einrichten und mit wenigen Klicks freigeben und erhalten höchste Transparenz zu den einzelnen Arbeitsschritten – unabhängig vom Standort.

„Die automatischen Erinnerungen sind toll, weil meine Projektmanager so niemandem hinterherlaufen müssen“, merkt Penot an. „Dadurch haben die PMs viel mehr Zeit für den Austausch mit anderen Abteilungen und können Wege finden, wie sich der Grad der Automatisierung noch weiter steigern lässt. Auf diese Weise lernen sie das Unternehmen viel besser kennen. Häufig wird unterschätzt, wie sehr diese ganze Technologie das Knüpfen von Beziehungen ändert, neue Kontaktpunkte schafft und die Möglichkeit zum Ausbau des eigenen Netzwerks bietet. Deren Branding ist auch unser Team-Branding.“

Auf Dashboards sehen sowohl Kunden als auch die Unternehmensführung aussagekräftige Berichte und können Fortschritte nachverfolgen. Kundeninteraktionen werden über einen, auf Smartsheet beruhenden gemeinsamen Arbeitsbereich verwaltet, der einfach über ein Dashboard abgerufen werden kann. Auf diesem Dashboard sind alle wichtigen Informationen in einer einheitlichen Ansicht darstellt. Die Projektmanager von 8x8 erhalten Einblicke über die Nutzung des Bereichs durch die Kunden und können so den Informationsfluss nachvollziehen und erkennen, welche Funktionen welchen Kunden am meisten nützen.

„Auf der höchsten Führungsebene will man immer sofort wissen: warum, wann und wie viel“, weiß Penot.  „Die Geschäftsführung erkennt deutlich, wie wir dank Smartsheet sicherstellen, dass die in der Entwicklung befindlichen Prozesse Hand und Fuß haben. Wir können ihnen so klar machen, welche Funktionen geboten werden, was als Nächstes ansteht und was sich automatisieren lässt. Denn: Je mehr wir automatisieren, desto mehr Ressourcen können wir in die weniger repetitiven, stärker spezialisierten Aufgaben stecken, bei denen ein größerer Mehrwert entsteht.“

Myers und sein Team sparen außerdem Zeit, weil sie ihre Projekte mit der mobilen Smartsheet-App flexibel verwalten. Für ihn ist es ein starkes Feature, das die Smartsheet-Plattform von anderen Systemen unterscheidet.

„Das ist konsequente Mobilität. Die Smartsheet-App tut, was man von ihr erwartet", so Myers. „Ich und mein Team nutzen sie ständig. Das will etwas heißen, von den mobilen Apps vieler anderer Projektmanagement-Tools ist man deutlich Schlechteres gewohnt. Mit der mobilen Smartsheet-App kann ich effektiv arbeiten. Wenn ich zum Beispiel im Flugzeug sitze, kann ich das ein oder andere im Handy erledigen und muss nicht extra meinen Laptop herauskramen. Dadurch kann ich die Zeit produktiv nutzen und schaue nicht nur in die Luft.“

Jede Menge vielseitige und leicht zu erlernende Features und Connectors

Zusätzlich zur mobilen App sammelt 8x8 außerdem mit Smartsheet DataMesh Informationen aus verstreuten Sheets und integriert das firmeneigene Ticket-System mithilfe des Jira Connectors. Es gibt bereits Pläne für die Einführung von Control Centers und des Salesforce-Connectors für noch stärkere Prozessintegration. Penot gefällt an Smartsheet, dass die Implementierung so schnell geht und sich leicht darauf aufbauen lässt: Wenn neue Probleme erkannt werden, bietet Smartsheet eine Fülle von Funktionen, die dann zusätzlich genutzt werden können.

„Der Einstieg geht schnell und kostet nicht viel. Ist man erst einmal drin, wünscht man sich vielleicht die eine oder andere zusätzliche Funktion. Dafür gibt es Pakete, die man auswählen kann“, erzählt Penot. „Wir wollen so skalieren und automatisieren, wie es unserer globalen Präsenz, dem Aufbau der Teams, deren KPIs und den zu erreichenden Zielen entspricht. Was mir an Smartsheet gefällt, ist, dass die für uns zuständige Smartsheet-Vertretung immer schon eine Lösung für unser Anliegen parat hat oder ein alternatives Paket anbieten und von einem Experten oder einer Expertin erklären lassen kann. Für jede Anforderung, die wir bei uns feststellen, gibt es schon eine Antwort. Dadurch können wir damit verlässlich skalieren.“