Kommunikationsmethoden für Remote-Teams
Für die Kommunikation mit Remote-Teams gibt es eine Vielzahl von Kanälen und Tools, darunter E-Mail, Instant Messaging (IM), Videokonferenzen und andere Anwendungen und Software. Um dies effektiv zu tun, müssen Sie auch organisatorische Kommunikationsnormen für Häufigkeit, Kanal und Tonfall festlegen.
Remote-Teams verwenden eine Kombination aus synchronen und asynchronen Kommunikationsmethoden, um zusammenzuarbeiten. Synchrone Kommunikation bezieht sich auf die Kommunikation zwischen mehreren Parteien in Echtzeit (mit sofortigen Antworten, ähnlich wie bei einem Live-Gespräch). Asynchrone Kommunikation ist Kommunikation ohne Echtzeit, mit unregelmäßigen Antworten. Es ist wichtig, das richtige Gleichgewicht zwischen den beiden zu finden und ein Gespür dafür zu entwickeln, welcher Stil für Ihre Arbeitsanforderungen zu einem bestimmten Zeitpunkt am besten geeignet ist.
Was versteht man unter asynchroner Kommunikation?
Jede Kommunikation, die keine Echtzeit-Antwort erfordert, kann als asynchron betrachtet werden, einschließlich E-Mail, Messageboards, Dashboards und mehr. Diese Art der Kommunikation eignet sich gut für Unternehmens- oder Teamankündigungen, größere Projekt- oder Produktplanungsdiskussionen und etwas Feedback, ist aber weniger ideal für Nachrichten, die schnelle Antworten oder eine differenziertere Unterhaltung erfordern.
Bei der asynchronen Kommunikation werden Sie nicht ständig von Nachrichten unterbrochen, die eine sofortige Antwort erfordern. Remote-Teammitglieder können die Verbindung unterbrechen und sich auf die Arbeit konzentrieren und sich die Zeit nehmen, um nachzudenken, bevor sie antworten. Außerdem bietet die asynchrone Kommunikation eine schriftliche Aufzeichnung von Informationen und Entscheidungen. Sie können auch alle Beteiligten einbeziehen, unabhängig von unterschiedlichen Zeitzonen oder persönlichen Zeitplänen. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen Standardarbeitszeiten festlegen und die Teammitglieder nicht unter Druck setzen, außerhalb dieser Zeiten zu antworten.
Um den größtmöglichen Nutzen aus Ihrer asynchronen Kommunikation zu ziehen, sollten Sie Erwartungen bezüglich der Reaktionszeit festlegen und Besprechungen in Echtzeit sorgfältig planen (Wochentage, Zeitzonen usw.). Außerdem sollten Sie Ihre Anforderungen klar und deutlich formulieren – sei es durch Bilder und Screenshots oder durch Verweise auf verwandte Gespräche und Dokumentationen -, um eine Welle unnötiger und unübersichtlicher Folgefragen zu vermeiden.
Einen Überblick darüber, wie Sie Tools zur Unterstützung der asynchronen Kommunikation einsetzen können, finden Sie weiter unten im Abschnitt über Tools für die Remote-Kommunikation.
Was ist synchrone Kommunikation?
Synchrone Kommunikation ist jede Kommunikation, die in Echtzeit erfolgt und somit unmittelbare Antworten ermöglicht. Traditionell findet diese Art der Kommunikation persönlich am Arbeitsplatz statt. Denken Sie an: Besprechungen, ein Besuch im Büro eines Kollegen, spontanes Brainstorming und sogar ein geselliges Beisammensein. Zu den formelleren Beispielen gehören Klausurtagungen, Leistungsbeurteilungen oder monatliche Besprechungen unter vier Augen. Die synchrone Kommunikation eignet sich hervorragend, um Kontakte zu knüpfen und das Team zu stärken, aber auch, um effizient zu arbeiten, wenn Sie eine schnelle Antwort benötigen. (Ideen für Teambuilding-Aktivitäten finden Sie unter „56 lustige, einfache und effektive Teambuilding-Übungen für Remote-Teams.“)
In Remote-Umgebungen müssen Sie oft kreativ werden, um synchrone Kommunikation zu unterstützen. Videobesprechungen und Chats sind die gängigsten Methoden. Sie können auch virtuelle Live-Events veranstalten, wie z. B. eine Tanzparty oder ein Spiel, um Ihr Team zur Geselligkeit anzuregen. Sie sollten diese Art der Kommunikation planen und sie respektvoll einsetzen; Es ist anstrengender, sich über einen Bildschirm zu unterhalten, als dies persönlich zu tun. Außerdem sollten Sie einen Plan für Notfälle haben, wenn diese Methoden der synchronen Kommunikation nicht zur Verfügung stehen.
Natürlich müssen Sie ein Gleichgewicht zwischen asynchronen und synchronen Ansätzen finden, damit Sie effektiv kommunizieren können, ohne Ihr Team zu überfordern.
Sergey Konoplich, COO bei Smart IT, schildert seine Erfahrungen. „Die Arbeit mit Kunden in verschiedenen Zeitzonen hat immer bedeutet, dass wir uns auf eine gesunde Mischung aus beiden [Ansätzen] verlassen haben“, sagt er. „Da wir alle in einem Land ansässig sind, können wir auf jeden Fall die Vorteile der Kommunikation in Echtzeit über [den] Slack- oder Telegram-Chat des Unternehmens nutzen.“
Unabhängig davon, welche Apps Sie verwenden, sollten Sie Normen für die Kommunikation mit Ihrem Remote-Team aufstellen, damit die Mitarbeiter wissen, was sie erwarten können. Auch wenn diese Richtlinien je nach Branche und Unternehmenskultur variieren, bietet das folgende Diagramm einen allgemeinen Überblick darüber, wann Sie asynchrone und wann synchrone Kommunikationsmethoden verwenden sollten. (Beachten Sie, dass dieser Vorschlag für Remote-Teams gedacht ist; Sie können die Kommunikationsstile in einer Büroumgebung anders abgrenzen.)
„Legen Sie von Anfang an die Richtlinien fest, wie ein Team funktionieren soll, insbesondere wenn es über verschiedene Zeitzonen verteilt ist“, sagt Bryant Galindo, Gründer von CollabsHQ und Mediator, Berater und Trainer, der mit großen Organisationen und Startups arbeitet. „[Dies] bringt alle auf die gleiche Seite. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, ob Teammitglieder außerhalb der Geschäftszeiten arbeiten werden, wer welche Aufgaben übernimmt und welche Technologie das Team und das Projektmanagement unterstützt.“
Konoplich warnt jedoch davor, die Kommunikation zu sehr zu reglementieren und spricht sich dafür aus, den Mitarbeitern ein gewisses Maß an Autonomie zu lassen. „Wir haben uns gegen eine Regulierung der Antwortzeiten entschieden und haben im Allgemeinen ein sehr gewissenhaftes Verhalten der Teammitglieder festgestellt. Wenn Sie nicht zu viel reglementieren, wird sich das auf lange Sicht auszahlen“, sagt er.
Wie Sie mit einem Remote-Team kommunizieren
Um effektiv mit einem Remote-Team zu kommunizieren, sollten Sie regelmäßige Besprechungen abhalten, in Tools zur Unterstützung der Kommunikation investieren und zusätzliche Gelegenheiten für Teammitglieder schaffen, um in Abwesenheit von persönlichen Kontakten in Kontakt zu treten.
Wenn Sie mehr über die Umstellung auf Remote-Team-Arbeit erfahren möchten, lesen Sie „Digitale Nomaden: Weichenstellung für den Erfolg in der heutigen Arbeitswelt.“
Legen Sie nicht nur Richtlinien für die Kommunikation fest, sondern auch für die Verwendung der einzelnen Kommunikationskanäle (E-Mail-Thread, IM, Videoanruf usw.). Sie können sogar Akronyme für die empfohlenen Antworttypen schaffen, wenn dies Ihrem Team hilft, die Prozesse zu befolgen. Im Folgenden finden Sie allgemeine Tipps zur Verwendung der verschiedenen Formen:
- E-Mail Threads: In einem Remote-Arbeitskontext eignet sich E-Mail am besten für formelle Ankündigungen und Kommunikation auf hoher Ebene (oft für das größere Team), aber nicht für Probleme, die ein häufiges Hin und Her erfordern. „Wir reservieren E-Mail-Threads im Allgemeinen für offizielle Ankündigungen und Ereignisse“, sagt Konoplich von Smart IT.
Galindo fügt hinzu, dass E-Mails als Dokumentationssystem und „Arbeitsbeleg“ dienen können. Er sagt: „Verwenden Sie E-Mail-Threads, um Nachweise zu erstellen, um festzustellen, wer was wann tut, und [für] jedes Feedback, das schriftlich festgehalten werden muss.“ - Instant Messaging/Chat: Instant Messaging ist ein großartiger Ersatz für leichte oder informelle persönliche Gespräche, für persönliche Bedürfnisse oder für alle Probleme, die eine schnelle Lösung erfordern. „Instant Messaging ist nützlich, um die Aufmerksamkeit einer Person auf etwas zu lenken oder sie in einer dringenden Angelegenheit um ihre Verfügbarkeit zu bitten“, sagt Galindo.
Die Art und Weise, wie Sie den Chat verwenden, kann ein wenig informeller sein als Ihr Umgang mit anderen, weniger zwanglosen Formen. Konoplich erklärt, dass man bei Smart IT zum Beispiel „es vorzieht, Dinge per IM zu besprechen, wenn sie anfallen.“
Chris Gadek, Head of Growth and Marketing bei AdQuick, sagt, dass der Chat manchmal anderen, weniger leichtgewichtigen Kommunikationstools vorzuziehen ist. „Es gibt zwar eine Fülle von Projektmanagement-Apps, aber manchmal kann eine kurze Nachricht Sie schneller wieder an die Arbeit bringen“, erzählt er. „Verwenden Sie Ihren bevorzugten Social Messenger, aber achten Sie auch auf eine einfache Integration [mit] anderen Apps.“ Hüten Sie sich jedoch davor, im Chat zu leger zu sein – denken Sie daran, dass es sich immer noch um einen Arbeitsbereich handelt, also halten Sie persönliche Gespräche getrennt. - Telefonate oder reine Audioanrufe: Telefonanrufe sind heute zwar weniger verbreitet, aber immer noch eine gute Option für die synchrone Kommunikation in Remote-Teams – aber verlassen Sie sich nicht darauf. „Wir behalten uns Sprachanrufe für spontane Diskussionen vor“, erklärt Konoplich. „Da wir außerdem mit einer generell jüngeren Belegschaft arbeiten, ist es wichtig, die jüngeren Generationen nicht mit Sprachanrufen zu bedrohen, da sie stattdessen Messaging bevorzugen.“
- Videoanrufe: In längerfristigen Remote-Arbeitssituationen ersetzen Videoanrufe häufig die üblichen persönlichen Besprechungen sowie Leistungsbeurteilungen oder ausführliche Projektentwicklungssitzungen. Galindo gibt folgende Ratschläge: „Verwenden Sie einen Videoanruf (vorzugsweise mit eingeschalteter Videokamera), wenn Sie Feedback geben, ein Leistungsgespräch führen oder ein Brainstorming in Echtzeit durchführen müssen.“
Konoplich weist jedoch darauf hin, dass es bei Videoanrufen Bedenken hinsichtlich der Privatsphäre geben kann. „Bei Mitarbeitern, die von zu Hause aus arbeiten, sollten wir Videoanrufe eher vermeiden, es sei denn, sie dienen der Erholung“, sagt er. „Es ist am besten, die Privatsphäre nicht zu verletzen, denn die Mitarbeiter möchten vielleicht nicht, dass man in ihre Wohnung schaut.“ Um dem entgegenzuwirken, können Sie bei einigen Tools für Videokonferenzen wie Zoom einen voreingestellten Hintergrund auswählen.
Die nachstehende Infografik ist zwar kein festes Regelwerk, kann Ihnen aber als Leitfaden dienen, wenn Sie Ihre eigenen Richtlinien für den Einsatz bestimmter Kommunikationsmethoden aufstellen wollen.
Quick-Action Leitfaden für den Übergang zur Verwaltung eines Remote-Teams
Die Einhaltung der oben beschriebenen allgemeinen Methoden wird Ihnen helfen, die Remote-Kommunikation zu rationalisieren, aber die Umstellung auf die Leitung eines Remote-Teams – insbesondere wenn Sie dies unerwartet tun müssen – ist schwierig. Um Ihnen den Übergang zu erleichtern, haben wir die Ratschläge der Experten in fünf einfachen Schritten zusammengefasst:
- Einführen von Dokumentationspraktiken: Nehmen Sie sich Zeit, um die derzeitigen Dokumentationspraktiken zu bewerten und sie an die Bedingungen der Remote-Arbeit anzupassen. Es ist in Ordnung, bestimmte Workflows während dieser Zeit zu verlangsamen oder anzuhalten – bis Sie neue Prozesse eingeführt haben, wird Ihre Arbeit ohnehin nicht effektiv sein.
- Setzen Sie klare Richtlinien und Erwartungen: Neben der Neubewertung von Zielen und Deliverables sollten Sie auch Richtlinien für die Remote-Kommunikation festlegen (und weitergeben), damit jeder weiß, was von ihm erwartet wird, und die Grenzen respektieren kann.
- Stellen Sie sicher, dass die Teammitglieder über die richtigen Tools und die richtige Ausrüstung verfügen: Alle Teammitglieder müssen über die richtigen Systeme, Anwendungen und technischen Fähigkeiten verfügen. Klären Sie dies, bevor Sie Projekte in Angriff nehmen.
- Sein Sie flexibel bei außergewöhnlichen Umständen: Viele Mitarbeiter werden beim Übergang zur Remote-Arbeit mit neuen und verstärkten Stressfaktoren konfrontiert. Seien Sie sich dieser Faktoren bewusst und sprechen Sie mit Ihrem Team, um zu erfahren, wie Sie es besser unterstützen können.
- Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern: Widerstehen Sie dem Drang, Ihr Team mikromanagen zu wollen. Vertrauen Sie darauf, dass die Teammitglieder weiterhin ihr Bestes geben werden. Konzentrieren Sie sich darauf, mit Ihrem Team in Kontakt zu treten und es zu unterstützen, anstatt das Schlimmste anzunehmen und die tatsächliche Produktivität zu behindern.
Best Practices für die Kommunikation mit einem Remote-Team
Hier finden Sie außerdem einige Tipps für Manager, die mit einem Remote-Team kommunizieren müssen:
- Sein Sie proaktiv und vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern: Kommunikation ist der Schlüssel zum Aufbau von Beziehung, Vertrauen und Respekt – und hilft einem Remote-Mitarbeiter, ein Arbeitstier zu werden. Manager, die unangekündigte Kontrollbesuche durchführen, können bei ihren Mitarbeitern Ängste auslösen und als Mikromanager wahrgenommen werden. Diejenigen, die im Voraus eine Routinekontrolle einplanen oder mit dem Mitarbeiter vereinbaren, auf einer Plattform zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten zu arbeiten (wo der Manager einen Blick auf die Fortschritte werfen kann), können besser abschneiden.
- Halten Sie persönliche Besprechungen mit Remote-Mitarbeitern ab: Um den Beitrag eines Remote-Teammitglieds zu maximieren, müssen sich Manager regelmäßig und gewissenhaft mit ihren externen Mitarbeitern treffen – vor allem, wenn der Mitarbeiter zu 100 Prozent extern arbeitet. Der persönliche Kontakt zu Mitarbeitern, die nur teilweise an einem anderen Ort arbeiten, kann in Form von Mahlzeiten, Kaffee oder Besprechungen im Büro stattfinden, aber es ist wichtig, die Beziehung aufrechtzuerhalten.
- Haben Sie felsenfeste Kommunikationsfähigkeiten: Kommunikation ist das A und O. Da Kommunikation zu 7 Prozent aus Inhalten und zu 93 Prozent aus nonverbalen Äußerungen besteht, müssen Manager, die mit Remote-Teams arbeiten, Sprache, Telefon, Video und kontextgerechte Nachrichten nutzen, um gut mit ihren Mitarbeitern zusammenzuarbeiten. Verwenden Sie Emoticons und GIFs, um Emotionen und Humor in virtuellen Kommunikationssituationen zu zeigen. Wählen Sie das richtige Medium für die richtige Nachricht – wichtige Gespräche finden live statt, verwenden Sie Instant Messaging für schnell zu lösende Fragen, E-Mail kann eine Mischung aus Schnellnachrichten sein, ebenso wie Messaging-Systeme, die es Managern ermöglichen, Aufgaben zu priorisieren.
- Bieten Sie technischen Support: Remote-Teammitglieder benötigen dennoch Zugang zu IT- und anderem technischen Support. Stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen über ein System zur Lösung von Ausrüstungs-, Software- und anderen technischen Problemen verfügt, damit sich Ihre Mitarbeiter unterstützt fühlen – und Sie den größtmöglichen Nutzen aus Ihren Kommunikationsbemühungen ziehen können.
- Kommunizieren Sie über den Prozess: Remote-Arbeit erfordert noch mehr Klarheit und Präzision bei den Abläufen als die traditionelle Arbeit an einem Ort. Sie müssen nicht nur zuverlässige, flexible und unkomplizierte Workflow-Prozesse entwickeln, sondern diese – und alle Änderungen, die sich ergeben – auch an das Team kommunizieren. Teilen Sie Aktualisierungen der Prozesse frühzeitig und häufig mit, um Arbeitsrückstände, unbeantwortete Fragen oder ungelöste Probleme zu vermeiden.
Auch wenn Sie allgemeine Kommunikationsrichtlinien aufstellen, sollten Sie nicht vergessen, dass Sie möglicherweise Änderungen vornehmen müssen, wenn Probleme auftreten.
„Um zu wissen, wann Sie die Kommunikation eskalieren müssen, sind einige Dinge wichtig“, sagt Galindo. „Erstens, wenn der Tonfall oder der Kontext leicht missverstanden werden kann, sollten Sie zum Telefon greifen oder ein virtuelles Gespräch führen. Und wenn die Situation eine dringende Reaktion erfordert, wie z. B. im Falle eines Notfalls, können Sie die Priorität Ihrer Kommunikation erhöhen.“
Einen ausführlichen Leitfaden zur Verwaltung eines Remote-Teams finden Sie in „Ground Control to Major Tom: Die Schlüssel zur effektiven Verwaltung von Remote-Teams.“
Wie man innerhalb eines Remote-Teams kommuniziert
Als Remote-Teammitglied (und nicht als Manager) ist es wichtig, gut zu kommunizieren, und das bedeutet oft, dass Sie sich außerhalb der standardmäßigen, arbeitsbezogenen Kommunikation besonders anstrengen müssen, um Kontakte zu knüpfen und zu pflegen.
Hier sind fünf Möglichkeiten, wie Sie die Beziehungen zu Ihren Teamkollegen verbessern können, wenn Sie von unterwegs aus arbeiten:
- Besuchen Sie den virtuellen Wasserkühler: Anstelle von persönlichen Treffen im Büro und zwanglosen Unterhaltungen beim Mittagessen oder im Pausenraum sollten Sie einen virtuellen Wasserspender einrichten, an dem die Teammitglieder „abhängen“ können. Der Raum kann virtuell sein, und solange Sie keine Sicherheitsmaßnahmen des Unternehmens verletzen, kann dies sogar in den sozialen Medien stattfinden.
„Instagram ist unser bester virtueller Wasserspender“, sagt Konoplich. „Bei uns nehmen Entwickler und Manager an täglichen Herausforderungen teil, was zu Diskussionen unter den Teammitgliedern führt und die Mitarbeiter zusammenschweißt.“ - Regelmäßige Besprechungen abhalten: Dies ist eine großartige Möglichkeit, den Mitarbeitern zu helfen, sich von Tag zu Tag verbunden zu fühlen, wenn die Moral sonst nach unten tendieren könnte. Check-Ins sind weniger zwanglos als ein Gespräch am Wasserspender, bieten aber dennoch eine relativ einfache Möglichkeit, um sicherzustellen, dass es den Teammitgliedern gut geht.
Inna Shevchenko ist CMO bei iGMS, einem Softwareunternehmen für die Verwaltung von Kurzzeitmieten. Bei der Remote-Arbeit sagt sie: „Wir kommunizieren ständig und machen tägliche Check-ins, um uns gegenseitig zu unterstützen und den Teamgeist lebendig zu halten. Außerdem haben wir eine Reihe regelmäßiger Besprechungen in den Abteilungen und im Unternehmen.“
Aber je nach Art Ihrer Arbeit können tägliche Kontrollanrufe zu viel des Guten sein. Finden Sie einen Rhythmus, der für Ihr Team geeignet ist, und ziehen Sie auch andere Tools in Betracht, die Ihnen zur Verfügung stehen. - Veranstalten Sie Gruppen-Brainstorming-Sitzungen: Auch wenn Sie nicht in der Kreativbranche tätig sind, können Sie Ihre Mitarbeiter in ein größeres Gruppen-Brainstorming einbeziehen, um die Monotonie der isolierten Remote-Arbeit aufzulockern, das Team zu motivieren und die Säfte zum Fließen zu bringen. „Wir veranstalten Brainstormings auf allen Ebenen, sowohl während der Besprechungen als auch in Slack“, sagt Shevchenko. Wenn Sie mehr über die Zusammenarbeit mit Remote-Teams erfahren möchten, lesen Sie „Wie man eine starke Zusammenarbeit in einer Remote-Arbeitsumgebung aufrechterhält.“
- Aktualisieren Sie Aufgabentafeln und überwachen Sie den Fortschritt des Teams: Verwenden Sie für Arbeitsaufgaben, die keine schriftliche oder mündliche Kommunikation erfordern, Aufgabentafeln, um das Team auf Kurs zu halten und die Ziele zu überwachen. Mit diesem Tool können Sie unnötige synchrone Kommunikation vermeiden und die Teammitglieder kostenlos für die eigentliche Arbeit freistellen.
Konoplich erklärt: „Wir mussten keine täglichen Kontrollen durchführen, weil wir ein Tool zur Aufgabenverfolgung einsetzen, das die Stunden und den Fortschritt berechnet. Jeder, der die entsprechende Berechtigung hat, kann sehen, wie weit sein Team mit den Aufgaben ist und wie lange sie dauern. Im Grunde können wir wöchentliche Berichte sehen.“ - Integrieren Sie Spaß in den Arbeitstag: Auch Remote-Teams müssen Spaß haben, um gute Arbeit zu leisten. Konoplich ermutigt dazu, Wege zu finden, um reine soziale Kommunikation einzubauen, um die Moral zu steigern.
„Smart IT hat seine Bemühungen verstärkt, Teammitglieder außerhalb der Arbeit zu vernetzen, indem es sich auf drei Taktiken stützt: Video-Kochabende, wöchentliche Online-Videospiele-Turniere und ansprechende Instagram-Herausforderungen“, erklärt er. „Diese werden nicht nur zur Teambildung eingesetzt, sondern auch zum Stressabbau und zur Verbesserung des Teamgeistes.“
Wenn Sie mehr über den Aufbau einer starken Remote-Team-Kultur erfahren möchten, lesen Sie „Wie Sie eine starke Remote-Unternehmenskultur schaffen, die den Erfolg fördert.“
Dos und Don'ts in der Remote-Kommunikation
Als Mitglied eines Remote-Teams haben Sie etwas andere Aufgaben als ein Mitarbeiter in einem Team vor Ort. Um als Teamplayer zu glänzen, versuchen Sie Folgendes:
- Teilen Sie Branchenneuigkeiten: Zeigen Sie, dass Sie sich für die Vision Ihres Teams engagieren und über die Geschehnisse in der Branche informiert sind.
- Erinnern Sie das Team an das gemeinsame Ziel: Das ist vielleicht nicht immer angebracht (in manchen Teams ist das die Aufgabe des Managers), aber es kann der Gesamtproduktivität helfen, wenn die Moral leidet.
- Setzen Sie sich durch: Auch als Remote-Mitarbeiter haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen oder sogar befördert zu werden. Setzen Sie sich ein, wie Sie es auch im Büro tun würden.
- Sprechen Sie offen über Ihre Bedürfnisse: Die Produktivität wird beeinträchtigt, wenn Remote-Mitarbeiter nicht um zusätzliche Zeit für die Besprechung von Terminen bitten, zu viel Arbeit übernehmen oder notwendige Kommunikationskanäle meiden. Seien Sie offen, damit Ihr Vorgesetzter die Arbeit angemessen delegieren kann (und das Arbeitspensum des Teams im Auge behalten kann). Achten Sie darauf, dass Sie Zeitblöcke einplanen, in denen Sie sich auf größere Projekte oder Deliverables konzentrieren können.
- Planen Sie Besprechungen mit Bedacht: Wenn Sie Remote-Besprechungen einrichten, insbesondere Videoanrufe, begrenzen Sie die Anzahl der Teilnehmer und legen Sie im Voraus Gesprächspunkte fest, um die Besprechung zu rationalisieren. Bei nicht-privaten Besprechungen sollten Sie jedoch eine Politik der offenen Tür beibehalten – genau wie in einem Büro -, damit Mitarbeiter, die daran teilnehmen möchten, dies auch tun können. Wenn es die Umstände erlauben, Besprechungen von Angesicht zu Angesicht zu veranstalten, sollten Sie diese im Voraus planen. Berücksichtigen Sie außerdem die Zeitzonen, wenn Ihr Team geografisch verstreut ist. Mehr über die Arbeit in verschiedenen Zeitzonen erfahren Sie in unserem Leitfaden zur verteilten Softwareentwicklung.
Calloway Cook ist der Präsident von Illuminate Labs, einem Unternehmen für Nahrungsergänzungsmittel mit Sitz in Massachusetts. „Führungskräfte müssen bei der Planung von Besprechungen darauf achten, wie sich die Zeitzonen auf ihre Remote-Mitarbeiter auswirken“, sagt er. „Wenn Sie Teambesprechungen immer für 9 Uhr morgens ansetzen. EST ansetzen und Mitarbeiter haben, die an der Westküste arbeiten, bringen Sie diese Mitarbeiter im Vergleich zu den Mitarbeitern an der Ostküste in ernsthafte Schwierigkeiten, was nicht fair ist und zu einer niedrigeren Team-Moral führt. Wir haben ein Team, das über die gesamten Vereinigten Staaten verteilt ist. Ich versuche, die Besprechungen in die Mittagszeit zu legen, damit sie sich nicht negativ auf den Zeitplan der Mitarbeiter auswirken.“
Auf der anderen Seite empfehlen Experten, dass Sie Folgendes vermeiden sollten:
- Übermäßig zu kommunizieren: Die Remote-Arbeit erfordert zwar eine zusätzliche Kommunikationsebene, aber überschwemmen Sie Ihre Kollegen nicht mit Nachrichten und Informationen. Das gilt auch für Manager, bei denen die Gefahr besteht, dass sie die Remote-Kommunikation zu sehr reglementieren und mikromanagen.
Konoplich rät: „Nicht jeder ist an Remote-Arbeit gewöhnt. Machen Sie keinen zusätzlichen Druck durch Überregulierung. Der Übergang [zur Remote-Arbeit] sollte nahtlos erfolgen, und die Mitarbeiter müssen mit der Zeit ihren Rhythmus finden. Um das Tempo des Fortschritts beizubehalten, sollten Sie in den wichtigsten Kommunikationskanälen Ihres Unternehmens präsent sein und Aktivitäten zur Teambindung beibehalten. Sie helfen, den Sturm zu überstehen und sorgen für eine produktive Arbeitsatmosphäre.“ - Machen Sie sich keine Illusionen: Der fehlende persönliche Kontakt kann die Kommunikationsbemühungen behindern, da Sie die Körpersprache und andere nonverbale Signale verlieren. Machen Sie das Beste aus der schriftlichen (oder anderen virtuellen) Kommunikation und fragen Sie immer nach, wenn Sie eine Klärung benötigen, anstatt davon auszugehen.
Remote-Kommunikation – Diagramm der Dos und Don'ts
Probleme bei der Kommunikation mit einem Remote-Team
Remote-Arbeit wirft oft Kommunikationsprobleme auf, die in einem herkömmlichen Büro nicht auftreten würden, wie z. B. unzusammenhängende Teammitglieder, Einsamkeit oder Redundanz. Da die Remote-Arbeit immer mehr zunimmt, ist es wichtig, diese Probleme mit kreativen Lösungen zu entschärfen.
Die Umfrage von Owl Labs zum Thema Remote-Arbeit 2019 ergab, dass von den Mitarbeitern, die derzeit eine Option für Remote-Arbeit haben, 42 Prozent planen, in den kommenden fünf Jahren häufiger aus der Ferne zu arbeiten. Während die zunehmende Verfügbarkeit von Cloud-basierten Tools, Videokonferenzen und anderen Technologien die Eskalation der Remote-Arbeit erleichtert, sollten Teams auch „weiche“, auf den Mitarbeiter ausgerichtete Ansätze verfolgen, um die Teammitglieder in Verbindung zu halten.
Die folgenden Punkte erweisen sich bei Remote-Arbeiten oft als schwierig:
- Beziehungen aufbauen: Bei Remote-Arbeit fehlt es oft an emotionalem Kontext oder an Indikatoren für den Umgangston, die den Kollegen helfen könnten, eine Beziehung aufzubauen. Um Vertrauen aufzubauen (und unbeschwerte Gespräche zu fördern), sollten Sie in Besprechungen die soziale Kommunikation fördern, anstatt nur über die Arbeit zu sprechen. Letzteres kann sich gestelzt anfühlen und folgt nicht dem normalen Gesprächsfluss.
- Strategieren: Bei langfristigen oder komplexen Projekten kann es schwierig sein, kreative, generative Planungssitzungen über einen Videoanruf zu fördern. Freies Brainstorming oder Assoziationsübungen können helfen, die Säfte zum Fließen zu bringen.
- Komplexe Probleme oder Fragestellungen lösen: Dies gilt für situative und technologische Probleme. Eine Studie von GetApp aus dem Jahr 2020 über die Auswirkungen der neuen Technologien auf die Remote-Kultur hat gezeigt, dass weniger als die Hälfte der Remote-Mitarbeiter angeben, eine angemessene Schulung zur Internetsicherheit erhalten zu haben. Wie bereits erwähnt, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über die notwendige Unterstützung verfügen, um Sicherheits- oder IT-Probleme zu lösen, und Ihre Remote-Mitarbeiter mit den entsprechenden Ressourcen ausstatten.
- Bei Projekten auf dem Laufenden bleiben: Laut der 2015 Remote Collaborative Worker Survey von CoSo Cloud geben mehr als die Hälfte der Remote-Mitarbeiter an, dass sie sich von den Mitarbeitern im Büro abgekoppelt fühlen. Diese Erkenntnis beeinträchtigt nicht nur die zwischenmenschlichen Beziehungen, sondern auch das Bewusstsein für den Projektstatus. Regelmäßig anberaumte Besprechungen können diese Spannungen lindern, aber Sie können auch Tools für das Projekt- oder Aufgabenmanagement einsetzen, die einen Einblick in die Arbeit in Echtzeit ermöglichen, so dass jeder auf dem Laufenden bleibt.
Die größte Bedrohung für Remote-Arbeit ist jedoch die einfache Fehlkommunikation. Einer von vier Remote-Mitarbeitern macht sich Sorgen, dass sein Status als Remote-Mitarbeiter zu Missverständnissen mit Führungskräften oder Teamkollegen führen könnte. Sei es, dass sie den E-Mail-Ton des anderen oder die Priorität eines Projekts oder einer Frist falsch verstehen oder dass sie einfach die nonverbalen Signale nicht wahrnehmen, die sich daraus ergeben, dass sie den physischen Raum miteinander teilen und ab und zu über die Kuben hinweg winken – Remote-Teammitglieder sind sich bewusst, dass sie in einigen wichtigen Punkten „nicht da“ sind.
Um Probleme zwischen Manager und Mitarbeiter zu vermeiden, müssen beide Parteien festlegen, wie sie kommunizieren möchten. Ein regelmäßiger, regelmäßiger Kontakt (ein persönliches Gespräch oder ein Video-Chat) kann den Kommunikationsfluss aufrechterhalten und mögliche Missverständnisse verhindern. Darüber hinaus können Manager und Mitarbeiter die E-Mail-Signatur oder andere Online-Statusfunktionen nutzen, um ihre Kollegen über Bürozeiten oder vorübergehend geänderte Bürozeiten, Urlaubsdaten oder andere wichtige Informationen zu informieren und so die Erwartung zu wecken, wie schnell sie eine Antwort erhalten werden. Emoticons in Messaging-Apps mögen zwar kindisch erscheinen, aber an manchen Arbeitsplätzen verwenden Manager sie, um Freundlichkeit und Leichtigkeit in der Kommunikation zu vermitteln.
Herausforderungen bei der Kommunikation für Remote-Teams
Diejenigen, die ein Remote-Team leiten, sehen sich mit einer Reihe von Herausforderungen konfrontiert, unter anderem damit, das Gefühl eines traditionellen Teams vor Ort zu vermitteln. Sie können die Arbeitsmoral und die Produktivität erheblich verbessern, indem Sie für Transparenz sorgen, die Distanz zwischen den Mitarbeitern durch Videoanrufe verringern und die Kommunikationswege offen halten.
Konoplich von Smart IT sagt über Remote-Arbeit: „Die Moral sinkt auf ein Minimum und die Mitarbeiter sind nicht mehr so proaktiv, um Teil einer Gemeinschaft zu sein. Es ist Aufgabe des Arbeitgebers, die Voraussetzungen für einen nahtlosen Übergang zu schaffen.“
Außerdem finden Sie hier einige Möglichkeiten, wie Sie die üblichen Kommunikationsprobleme von Führungskräften überwinden können:
- Erkennen Sie gute Arbeit und finden Sie Wege, um Erfolge mit dem Team zu feiern, auch aus der Ferne.
- Achten Sie nicht nur auf eine respektvolle Kommunikation über Zeitzonen hinweg, sondern auch auf sprachliche oder kulturelle Barrieren und gehen Sie proaktiv auf unterschiedliche Gemeinschaften zu.
- Fördern Sie kreative Synergien, indem Sie das Team in Brainstorming und Strategieentwicklung einbeziehen (sofern angemessen) und bei Besprechungen Zeit für Geselligkeit einplanen.
- Üben Sie selbst starke, intuitive Kommunikationsfähigkeiten – sowohl als Vorbild für Teammitglieder als auch um Beziehungen zu ihnen aufzubauen. Sie wissen, wann Sie die Hand ausstrecken, wann Sie ein Gespräch beenden, wen Sie einbeziehen und wann Sie ihn einbeziehen.
- Widerstehen Sie dem Drang, Mikromanagement zu betreiben oder Annahmen über Ihre Mitarbeiter zu treffen. Galindo erklärt, dass Manager oft „[der Meinung sind], wenn sie jemanden nicht zu Gesicht bekommen, bedeute dies, dass er keine Arbeit leistet.“ Er merkt an, dass „der Versuch, in einer virtuellen Umgebung Mikromanagement zu betreiben“, eine häufige Herausforderung für Remote Manager ist.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie im Umgang mit Team Tools gut geschult sind. Galindo nennt „den Komfort von Managern und Teammitgliedern im Umgang mit der Technologie als Schlüsselindikator für einen größeren Erfolg.
- Gehen Sie beim Onboarding über sich hinaus, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter, die per Fernzugriff zum Team stoßen, angemessen geschult werden und sich willkommen fühlen.
- Planen Sie Team- und Unternehmenstreffen, um alle Mitarbeiter an einem Ort zusammenzubringen.
Abschließend sagt Gadek von AdQuick: „Die Leitung eines Remote-Teams kann sowohl eine Herausforderung als auch eine Bereicherung sein. In vielerlei Hinsicht kann es grenzenlose Innovation und eine Freiheit bieten, die man in einer traditionellen Umgebung nicht erleben kann, während die Führungskräfte kreative Lösungen für die Hürden finden müssen, die einer Remote-Kultur eigen sind.“
Tools für Remote-Team-Kommunikation
Wie bereits erwähnt, sind Tools für den Aufbau einer starken Remote-Kommunikation unerlässlich und daher für den Erfolg entscheidend. Die meisten Experten sind sich einig, dass die folgenden Tools in irgendeiner Form unerlässlich sind:
- Kalender-Tools
- Software für die Zusammenarbeit in der Cloud
- E-Mail und Chat (oder andere Messaging-Apps, die die Kommunikation fördern)
- Projektmanagement Tools (Apps zum Organisieren gemeinsamer Projekte, Zuweisen von Aufgaben, Festlegen von Fristen usw.)
- Videokonferenzen
- Virtuelles Zentrum (für Unternehmensankündigungen, Feedback und ein virtueller „Water Cooler“)
Bei so vielen verfügbaren Tools kann es schwierig sein, die für Ihre Bedürfnisse am besten geeigneten zu finden. Aber Galindo betont, dass es Ihnen langfristig helfen wird, wenn Sie sich die Zeit dafür nehmen, auch wenn Sie dabei einiges ausprobieren müssen.
„Genauso wie Sie lernen mussten, wie jemand im wirklichen Leben arbeitet, ist es ein Prozess des Experimentierens, die richtige Software zu finden, die für Ihr Team und seine Ziele am besten geeignet ist“, erklärt er.
Eine ausführliche Erörterung der wichtigsten Tools für Remote-Kommunikation und Remote-Zusammenarbeit und wie Sie die Tools finden, die am besten zu Ihren Anforderungen passen, finden Sie in „Entdecken Sie die Tools für Remote-Zusammenarbeit, die zu Ihren Geschäftsanforderungen passen.“
Bleiben Sie bei der Remote-Arbeit effektiv mit Echtzeit-Arbeitsmanagement in Smartsheet
Befähigen Sie Ihr Team, über sich selbst hinauszuwachsen – mit einer flexiblen Plattform, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich anpasst, wenn sich die Bedürfnisse ändern. Mit der Plattform von Smartsheet ist es einfach, Arbeiten von überall zu planen, zu erfassen, zu verwalten und darüber zu berichten. So helfen Sie Ihrem Team, effektiver zu sein und mehr zu schaffen. Sie können über die Schlüsselmetriken Bericht erstatten und erhalten Echtzeit-Einblicke in laufende Arbeiten durch Rollup-Berichte, Dashboards und automatisierte Workflows, mit denen Ihr Team stets miteinander verbunden und informiert ist. Es ist erstaunlich, wie viel mehr Teams in der gleichen Zeit erledigen können, wenn sie ein klares Bild von der geleisteten Arbeit haben. Testen Sie Smartsheet gleich heute kostenlos.