Vollständiger Leitfaden zum Projektmanagement am neuen Remote-Arbeitsplatz

Unter Remote-Projektmanagement versteht man das Management und die Koordination von Deliverables eines Projekts, das von einem geografisch verteilten Team durchgeführt wird, oft ohne persönliche Kontakte. Das Ziel ist dasselbe wie beim traditionellen Projektmanagement: die Lieferung des Endprojekts innerhalb der festgelegten Anforderungen. 

Seit das Internet die Remote-Arbeit ermöglicht, sind Teams, deren Mitglieder sich an verschiedenen Orten befinden – oder in einigen Fällen sogar auf der ganzen Welt – die Norm. Diese Dynamik verstärkt sich jedoch unter bestimmten Umständen, wie z. B. einer weltweiten Pandemie, die deutlich machen, wie einfach es für Mitarbeiter ist, remote zu arbeiten – aber auch, wie schwierig es ist, Projekte mit einer verteilten Belegschaft zu verwalten. Um erfolgreich zu sein, müssen Remote-Projektmanager einen anderen Ansatz wählen als beim herkömmlichen Projektmanagement.

Remote-Projektmanager benötigen die gleichen Fähigkeiten wie herkömmliche Projektmanager – Aufmerksamkeit für Details und solide Fähigkeiten im Umgang mit Mitarbeitern – aber sie müssen auch die Fähigkeit besitzen, aus der Ferne zu führen. 

Es gibt drei Arten von Remote-Teams im Projektmanagement:

• Vollständig Remote-Teams: Bei dieser Konstellation arbeiten alle Teammitglieder an verschiedenen Remote-Standorten.
• Hybride Teams: Bei diesen Teams arbeiten einige Mitglieder der Gruppe in einem Heimbüro, während der Rest des Teams von entfernten Standorten aus arbeitet. 
• Flexible Teams: Die Mitglieder dieser Teams sind flexibel in Bezug auf ihren Arbeitsort – sie können sich im selben Arbeitsbereich oder in Remote-Bereichen befinden. Die Struktur dieses Teams kann sich ständig ändern.

Die Rolle eines Remote-Projektmanagers besteht darin, jedes dieser Teams zu beaufsichtigen. Er ist dafür verantwortlich, Aufgaben innerhalb des Teams zu delegieren, vielleicht für Mitarbeiter, mit denen er noch nie persönlich zu tun hatte. Sie sollten in der Lage sein, mit den cloudbasierten Projektmanagement-Tools, die das Team verwendet, geschickt umzugehen und die Projekte im Rahmen des Budgets zu halten. Und, was vielleicht am wichtigsten ist, der Remote-Projektmanager muss über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um sicherzustellen, dass das Projekt pünktlich vorankommt und jeder im Team seinen Beitrag leistet.

Obwohl der Projektmanagementprozess mit Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Kontrolle sowie Projektabschluss derselbe bleibt, erfordert das Projektmanagement für Remote-Teams neue Strategien, die die Kommunikation und Zusammenarbeit unterstützen, um das Endziel zu erreichen. Diese Tipps für ein erfolgreiches Remote-Projektmanagement lauten wie folgt:

• Entwickeln Sie Standards für Kommunikation, Metriken und Ziele: „Einer der wichtigsten Aspekte der Projektmanagement-Praxis ist die Kommunikation“, sagt Mary Beth Imbarrato, Inhaberin von MBI Consulting. „Die Kommunikation macht 90 Prozent der Aufgaben eines Projektmanagers aus, und doch ist sie laut einer Statistik des Project Management Institute einer der fünf Hauptgründe für das Scheitern von Projekten. Sie können Projekte aus der Ferne effektiv managen, wenn Sie einen umfassenden, sinnvollen und nachhaltigen Kommunikationsplan haben.“
  
  Um eine regelmäßige Kommunikation zwischen dem Manager und den Teammitgliedern zu gewährleisten, sollten Sie regelmäßige Besprechungen einrichten – diese können per Videochat stattfinden, bei denen sich alle sehen und Projektaktualisierungen austauschen können. Da niemand von zu vielen Online-Besprechungen ermüdet werden möchte, sollten diese kurz und präzise sein und nur diejenigen einbeziehen, die an der Besprechung teilnehmen müssen. Stellen Sie vorher eine Agenda auf, damit die Teammitglieder sich vorbereiten und beim Thema bleiben können. Manchmal müssen Sie mit Zeitzonen jonglieren, um diese Art der Remote-Kommunikation zu ermöglichen. Versuchen Sie, auf alle Teammitglieder Rücksicht zu nehmen, denn jeder muss akzeptieren, dass er manchmal während der üblichen Arbeitszeiten an einem Anruf teilnehmen muss.
  
  Projektmanager sollten sich nicht davor scheuen, jedes Detail des Projekts und des Zeitplans mitzuteilen. Sie können nicht davon ausgehen, dass Ihr Team alles weiß, was es braucht, oder das Projekt so gut kennt, wie Sie es tun. Es ist besser, Informationen zu sehr zu verdeutlichen, als wichtige Details zu übersehen. Versichern Sie Ihrem Team außerdem, dass der Zweck dieser Richtlinien darin besteht, das Projekt voranzubringen, und nicht darin, dass Sie ihm nicht zutrauen, seine Arbeit zu erledigen. In der MBI Consulting Bibliothek finden Sie weitere Ressourcen.  „Es ist nicht nur wichtig, den Kontext Ihres Projekts zu verstehen, sondern auch sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder verstehen, wo ihre Arbeit in den breiteren Unternehmenskontext passt“, sagt Dave Garrett, Chief Strategy & Growth Officer beim The Project Management Institute. „Durch die Bereitstellung eines Gesamtkontextes – strategische Verbindungen, Geschäftsfachleute, Perspektiven der Beteiligten, andere laufende Projekte, Veränderungen in der Branche usw. - können alle Teammitglieder die spezifischen Ergebnisse, die sie liefern müssen, besser verstehen. Diese Klarheit kann dazu beitragen, ein vertrauensvolles Umfeld zu schaffen, was besonders wichtig ist, wenn es weniger persönliche Kontakte gibt.
  
  “Kommunikation ist eine Straße, die in beide Richtungen führt. Genauso wie Projektmanager auf ihre Teammitglieder zugehen müssen, müssen sie auch bereit sein, sich jedes Feedback anzuhören und schnell und entschlossen Maßnahmen zu ergreifen, um Bedenken zu beseitigen.
• Stellen Sie Ihr Team zusammen: Jede Person im Team hat ihre Stärken und Schwächen. Wenn Sie remote arbeiten, sollten Sie die Stärken jedes Teammitglieds nutzen, aber auch für Ausgewogenheit sorgen, damit jeder seinen Beitrag leistet und sich einbringt. Sobald Sie Ihr Team zusammengestellt haben, arbeiten Sie mit jedem Teammitglied zusammen, um seine Zeit zu planen, die Arbeitsbelastung zu bewerten und zu verwalten und Hindernisse frühzeitig zu erkennen. Die Aufgabe des Remote-Projektmanagers besteht darin, dafür zu sorgen, dass diese Pläne und Arbeitsbelastungen angemessen sind und Urlaub oder Notfälle berücksichtigen. Der Manager ist auch dafür verantwortlich, dass die richtigen Tools und genügend Ressourcen zur Verfügung stehen, damit alle Mitarbeiter ihre Aufgaben effizient erledigen können (dazu gehören auch genügend Softwarelizenzen oder das Blockieren von Zeit auf einem speziellen Computersystem). 
• Pflegen Sie eine menschliche Verbindung und fördern Sie ein Gemeinschaftsdenken: Manche Arbeitnehmer funktionieren am besten in der Einsamkeit der Remote-Arbeit, während andere sich nach regelmäßigem Kontakt sehnen. Aber während der gemeinsamen Arbeit an einem Projekt sollte kein Teammitglied in Isolation arbeiten. Bei Prezi beispielsweise sind alle Besprechungsplattformen verpflichtet, ihre Kameras einzuschalten.  „Da Sie die Gesichter aller Teilnehmer sehen können, können Sie die visuellen Hinweise der Mitarbeiter lesen und sich vergewissern, dass die Mitarbeiter der Diskussion folgen“, sagt Spencer Waldron, Leiter der Remote-Kommunikation bei Prezi. „Diese Sichtbarkeit ermöglicht auch die menschliche Verbindung, die wir bei persönlichen Besprechungen haben. Wir haben vor kurzem Prezi Video eingeführt, ein Tool für Videopräsentationen, das mit den meisten Videokonferenz-Tools funktioniert und es Ihnen ermöglicht, Ihre Inhalte in Echtzeit neben Ihrem Gesicht auf den Bildschirm zu bringen, während Sie sprechen oder präsentieren. Sie können Ihre Präsentation aufzeichnen und asynchron senden oder sie mit verschiedenen Videokonferenz-Tools live streamen. Auf diese Weise können Mitarbeiter visuelle Inhalte austauschen, ohne dass die menschliche Verbindung verloren geht, die durch den Wechsel des Bildschirms oder die gemeinsame Nutzung von Folien entsteht.“
• Das Projekt auf Kurs halten und mit häufigen Hindernissen umgehen: Bei der Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Arbeitsbereich können Projektmanager die Teammitglieder physisch besuchen, um sich ein Bild vom Projektfortschritt zu machen. Da dies aus der Ferne nicht möglich ist, müssen die Projektmanager beim Remote-Projektmanagement regelmäßige Fortschrittsberichte mit dem Team planen. Jeder teilt mit, was er in dieser Woche geschafft hat, was auf dem nächsten Zeitplan steht, welche Komponenten dem Zeitplan voraus- oder hinterherhinken und welche Stolpersteine zu erwarten sind. Zur Unterstützung dieser Sitzungen können die Teammitglieder Vorlagen zur Erstellung von Meilensteinen und Terminen verwenden, und das Team sollte jede verfügbare Aufgaben- und Terminautomatisierung nutzen.

Projektmanager müssen in der Lage sein, ihren Einfluss auf das Projekt und das Team zu verstärken. Dies wird schwierig, wenn das Team aus indirekten Untergebenen besteht und der Projektmanager keine Autorität über deren Arbeitsleistung hat. 

Das Remote-Projektmanagement birgt besondere Schwierigkeiten, da Sie sicherstellen müssen, dass Ihre Teammitglieder (die ebenfalls remote und unabhängig arbeiten) ihre Aufgaben erfüllen – dies kann sich wie mehr Autorität anfühlen, als Ihre Position normalerweise zulässt. Die oben aufgeführten Best Practices sind die effektivsten Mittel, um ein Remote-Projekt zu leiten: Kommunikation, Einflussnahme und starke Führungsqualitäten sind unerlässlich, um die Arbeit zu erledigen, unabhängig davon, ob Ihr Team remote oder vor Ort arbeitet. Anstatt Anweisungen zu erteilen, müssen Sie Ihr Team durch Ihre Fähigkeit zu kommunizieren, zu motivieren, zusammenzuarbeiten, zu beeinflussen und zu inspirieren zur Zusammenarbeit und zum Engagement bewegen. 

Stellen Sie sicher, dass Sie Erwartungen stellen und Verantwortlichkeiten und Ziele klar definieren. Und finden Sie Wege, das Projektteam öffentlich zu unterstützen, zu loben und sichtbar zu machen.

Das folgende Diagramm zeigt die gemeinsamen Vorteile und Herausforderungen von Face-to-Face- und Remote-Projektmanagement auf.

Teams stehen bereits vor der Herausforderung, Termine zu besprechen und die Arbeit zu koordinieren, wenn sich alle Beteiligten am selben Ort befinden. Diese Dynamik verstärkt sich noch, wenn der Remote-Projektmanager mit den Herausforderungen der Zusammenarbeit, technologischen Problemen und der Kommunikation über mehrere Zeitzonen hinweg jonglieren muss.

Wie arbeiten Sie, wenn einige Teammitglieder nicht im Dienst sind, während andere mitten im Arbeitstag stecken? Was passiert, wenn ein Teil der Gruppe von einer Naturkatastrophe wie einem Stromausfall oder anderen unerwarteten Ereignissen wie Unruhen betroffen ist, die zu zerstörten Gebäuden und Ausfällen führen? Remote-Projektmanagement erfordert neue Ansätze, um Projekte pünktlich abzuschließen.

Eine der schwierigsten Herausforderungen beim erfolgreichen Remote-Projektmanagement ist das Problem der Zeitzonen. Selbst die Anpassung an die Eastern Standard Time und die Pacific Standard Time kann eine Herausforderung sein – fragen Sie jeden an der Ostküste, der von seinen Kollegen an der Westküste eine Anfrage für eine Besprechung um 18.00 Uhr an einem Freitagnachmittag erhält. 

„Als ich in New York City arbeitete, leitete ich ein Projekt mit Teammitgliedern in London und Tokio. Das war hart“, sagt Mary Beth Imbarrato. „Aber auch hier ist die Zusammenarbeit mit dem Team, um den besten Zeitpunkt für eine Diskussion zu bestimmen, der beste Weg, um die Zustimmung zu erhalten. Als Projektmanager sollten Sie Ihr Team fragen, was für sie am besten geeignet ist, und es die Details selbst herausfinden lassen. Damit zeigen Sie nicht nur, dass sie die Herausforderungen anderer Büros respektieren, sondern festigen auch ihr Engagement für das Projekt, indem sie zum Management des Projekts beitragen.“

Wenn Sie internationale Teammitglieder haben, wird die Frage der Zeitzonen noch komplizierter. Eine Vorlage für die Planung von Besprechungen über Zeitzonen hinweg finden Sie in diesem Artikel.

Eine weitere Herausforderung besteht darin, die richtigen Talente für Ihr Team zu finden, insbesondere wenn es darum geht, ob sie sich mit Remote-Arbeiten wohl fühlen. Imbarrato hat Erfahrungen mit Teammitgliedern gemacht, die ihr ganzes Berufsleben lang an Projekten gearbeitet haben. Zum Beispiel können sich Teammitglieder bei Aufträgen, bei denen sie von zu Hause aus arbeiten, unwohl fühlen. 

„[Bei WFH-Befehlen] schien es, dass [Teammitglieder] von ihrer Arbeitsumgebung als einem entscheidenden Teil ihrer Rolle im Projektteam abhängig waren,“ sagt Imbarrato. „Diese Beobachtung hat mich darin bestärkt, dass es von entscheidender Bedeutung ist, dass Ihr Projektteam die verwendeten Cloud-basierten Tools vollständig versteht, an Schulungen zu diesen Tools teilnimmt und das Team Protokolle über die Verwendung dieser Tools erstellt.“

Remote-Projekt-Teams können auch mit den folgenden Herausforderungen konfrontiert werden:

• Ineffektive Kommunikation ohne persönliche Hinweise
• Unbeteiligtheit oder das Gefühl, nicht zum Team zu gehören 
• Verzögerungen beim Warten auf Anweisungen
• Unbehagen mit dem Befehls- und Kontrollmanagementstil, einschließlich der Unfähigkeit, etwas beizutragen 
• Fehlende Beteiligung, wenn sie benötigt wird 
• Zu spätes Hinzufügen von Teammitgliedern zum Projekt
• Verlust des Gemeinschaftsgedankens und des Zusammenhalts, oder Teambildung
• Technologie-, Zugangs- und Sicherheitsprobleme

Um diese und andere Herausforderungen des Remote-Projektteams anzugehen, schlägt Alan Zucker, Gründer von Project Management Essentials, vor, „ein- oder zweimal täglich eine 15-minütige Besprechung abzuhalten, um viele Herausforderungen zu bewältigen. Die Teammitglieder besprechen, was sie abgeschlossen haben, woran sie arbeiten und welche Fragen oder Probleme sie haben. Diskussionen über abgeschlossene und laufende Arbeiten ermöglichen es den Teammitgliedern, Übergaben zu koordinieren. Wenn Probleme erkannt werden, können sich die richtigen Mitarbeiter zusammensetzen, um das Problem zu lösen, was außerhalb des Standups geschieht.“

Remote-Arbeit ist das neue Normal. Unternehmen arbeiten bereits mit einer globalen Belegschaft, aber die Führungskräfte sehen zunehmend die Vorteile der Remote-Arbeit: Sie ist kosteneffizient und hat kaum Produktivitätsverluste. Außerdem schätzen die Mitarbeiter die Remote-Arbeit wegen der Flexibilität und der besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben. Mit diesem Wandel hin zu einer stärker verteilten Belegschaft ist die Notwendigkeit einer kooperativen Führung wichtiger denn je. 

„Kommunikation und emotionale Intelligenz waren noch nie so wichtig wie heute“, sagt Dave Garrett. „Unsere Studie 2020 Pulse of the Profession ergab, dass Teammitglieder kollaborative Führung als die wichtigste Teamfähigkeit einstufen.“

Remote-Projektmanager sollten eine kollaborative Führung anstreben, die die folgenden Ziele umfasst:

• Verfolgen alle Beteiligten dieselben Ziele?
• Führt jeder auf seine Weise?
• Fühlt sich jeder sicher genug, um Risiken einzugehen und sich auch mal zu irren?
• Kann sich jedes Teammitglied problemlos mit jedem anderen unterhalten, unabhängig von seinem Rang?

„Die neue Herausforderung für Projektmanager wird darin bestehen, die bei der virtuellen Arbeit gewonnenen Erkenntnisse in ihr „normales“ persönliches Arbeitsumfeld einzubringen“, so Garrett weiter. „Viele Tools und Praktiken, die zur Bewältigung der virtuellen Arbeitsumgebung verwendet wurden, können und sollten auch im Büro eingesetzt werden. Projektmanager werden sich überlegen müssen, welche dieser Tools im Rahmen einer sich ständig weiterentwickelnden „neuen Normalität“ langfristig von Nutzen sein werden.“

Um erfolgreich zu sein, brauchen Projektmanager, Teammitglieder und Beteiligte die richtige Kombination von Tools für die Remote-Arbeit. Zunächst können sie geeignete Tools für die Zusammenarbeit in beide Richtungen identifizieren, um das Engagement aufrechtzuerhalten.

Es gibt viele Tools, die das Remote-Arbeitsmanagement fördern und die Zusammenarbeit zwischen dem gesamten Team ermöglichen. Einige der gängigsten Remote Tools sind die folgenden:

• Teamkommunikation
  • Microsoft Teams
  • Slack
• Videokonferenzen
  • GoToWebinar
  • Skype
  • Zoom
• Projektmanagement
  • Bamboo
  • Jira
  • Smartsheet
• Zusammenarbeit mit Dateien
  • Dropbox
  • Google Drive
  • OneDrive
• Entwicklung
  • BitBucket
  • GitLab
  • GitHub 
  • Kanbanize

Es kann überwältigend sein, sich durch das Angebot zu wühlen und das beste Tool für Ihre aktuellen und zukünftigen Projekte auszuwählen (die Einfachheit der Implementierung und die Akzeptanz sind nur einige Aspekte). Außerdem sollten Sie auf die folgenden Funktionen achten:

• Jederzeit und überall Zugriff von jedem Gerät aus
• Diagramme und Grafiken für die gemeinsame Nutzung des Status (z. B., Kanban-Tafeln und Gantt-Diagramme)
• Zusammenarbeit
• Integrationen mit den bestehenden Cloud-basierten Tools und Anwendungen Ihres Unternehmens
• Keine IT oder Kodierung für die Einrichtung von Projekten erforderlich
• Aktualisierungen in Echtzeit
• Berichte und Dashboards
• Unterstützt mehrere Sprachen

Eine Angebotsanfrage (RFP) ist der gründlichste Prozess zur Identifizierung geeigneter Lösungen für Ihr Unternehmen. Unternehmen veröffentlichen RFPs und holen dann Angebote von Anbietern ein. Alle RFPs enthalten allgemeine Unternehmensinformationen, den Ausschreibungsprozess, Hauptansprechpartner, Anforderungen und einen Fragebogen für den Anbieter. Sie können die folgende RFP-Vorlage verwenden, um die Anbieter von Remote-Zusammenarbeitstools anzupassen und zu bewerten. 

RFP-Vorlage für Remote-Zusammenarbeitstools herunterladen

Excel | Word

Zu den beliebtesten Tools für Videokonferenzen gehören Zoom und GoToWebinar, aber mit der zunehmenden Remote-Arbeit bieten auch Technologieunternehmen wie Google und Facebook Videokonferenzanwendungen an. Videochats können – und sollten – für die persönliche Kommunikation mit einzelnen Teammitgliedern, für Besprechungen mit allen Mitarbeitern und für die Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zur Verfügung stehen. Jeder sollte auf Wunsch teilnehmen können und müssen, aber es ist Aufgabe des Remote-Projektmanagers, dafür zu sorgen, dass jeder über die richtigen Fernzugriffsrechte und Tools verfügt und in der Lage ist, alle Informationen auf sichere Weise auszutauschen. 

„Die Aufrechterhaltung von Produktivität und Zusammenarbeit ist einfacher, wenn der Projektstatus visuell verfügbar ist“, erklärt Dimitar Karaivanov, CEO und Mitbegründer von Kanbanize. „Der beste Weg, den Status visuell zu kommunizieren, ist [über eine] digitale Kanban-Tafel – ein Tool, das bereits Millionen von Remote-Mitarbeitern nutzen. Die Kanban-Tafel ermöglicht eine zentrale Kommunikation und eine dezentrale Kontrolle – etwas, das alle Unternehmen anstreben.“

Eine umfassende Liste von Tools, die Remote-Kommunikation unterstützen, finden Sie in unserem Leitfaden.

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