Leitfaden zur Projektüberwachungs- und -kontrollphase des Projektmanagements

Projektüberwachung und -kontrolle hilft Ihnen, die Projektleistung zu messen. Nutzen Sie den Prozess, um sich den Projektplan anzusehen, den Projektstatus zu überprüfen, potenzielle Probleme zu identifizieren und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen. Diese Phase fällt mit der Ausführungsphase des Projektlebenszyklus zusammen.

Sie können diese Phase nutzen, um ein Projekt im Zeitplan und im Budget zu halten und gleichzeitig Risiken zu verwalten und schleichende Umfangserweiterungen zu vermeiden. Am Ende der Überwachungs- und Kontrollphase akzeptiert der Kunde die abgeschlossenen Projektleistungen.

Die Projektüberwachung und -kontrolle sind unerlässlich, um ein Projekt pünktlich, budgetgemäß und gemäß des definierten Umfangs abzuschließen. Überwachungs- und Kontrollprozesse identifizieren Abweichungen vom Projektplan. Die Projektüberwachung und -kontrolle stellt sicher, dass die Leistung nahtlos, effizient und plangemäß erbracht wird. 

Alan Zucker beschreibt die Bedeutung der Projektüberwachung und -kontrolle für ein erfolgreiches Projekt wie folgt: „Projektmanager wissen, dass kein Projekt perfekt nach Plan verläuft. Wir müssen die Leistung sorgfältig überwachen, um zu sehen, ob sie unseren Erfolgserwartungen entspricht. Wenn nicht, müssen wir festlegen, was notwendig ist, um das Projekt wieder auf den richtigen Weg zu bringen.“

Der Überwachungs- und Kontrollprozess verfolgt Leistungsmetriken, um ein Projekt im Zeitplan, im Budget und festgelegten Umfang zu halten. Dieser Prozess hilft den Projektteams, Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten. 

• Überwachung wichtiger Leistungsindikatoren (KPIs): Die Überwachung von KPIs hält Projektergebnisse und -leistungen auf dem aktuellen Stand. Projektmanager verwenden Daten zu Zeitabläufen, Budgets und Qualität, um bessere Entscheidungen zu treffen, Änderungen vorzunehmen, und um Probleme zu vermeiden und Chancen zu nutzen. 
• Überwachen von Änderungsanforderungen: Die Messung von Projektleistungsdaten hilft, zu erkennen, ob das Projekt plangemäß vorankommt, oder ob Änderungen erforderlich sind. Wenn das Projekt nicht abgeschlossen ist, wird eine Änderungsanforderung eingereicht und implementiert, um eine Kurskorrektur vorzunehmen. 
• Projektumfang überwachen: Mit diesem Schritt stellen Sie sicher, dass Änderungen am Projektumfang überprüft und dokumentiert werden. Sie müssen alle relevanten Dokumente aktualisieren, wie z. B. die Projektumfangserklärung und die Arbeitsgliederungsstruktur. Sie sollten auch alle von einer Umfangserweiterung, die zu einer Strategieänderung führen kann, betroffenen Zeitleisten und Kostenanpassungen überwachen.
• Risiken identifizieren: Im Idealfall sollte die Risikoidentifizierung während der gesamten Projektdauer stattfinden: Wenn Risiken auftreten, stehen Ihnen dann relevante Informationen zur Verfügung, um die richtigen Entscheidungen zu treffen. 
• Kommunizieren Sie mit Team-Mitgliedern, Beteiligten und Kunden: Regelmäßige Kommunikation hält Projekte auf dem richtigen Weg und hilft, Missverständnisse zu vermeiden, die Zeit und Geld kosten. Es ist wichtig, dass alle Beteiligten und Team-Mitglieder alle relevanten Informationen zeitnah erhalten.

Ein Projektüberwachungs- und -kontrollplan umfasst Faktoren wie Erfolg, Umfang, Zeitplan, Ressourcen, Risiken und Kosten. Der Plan wird in der Planungsphase des Projektlebenszyklus entwickelt. 

1. Skizzieren Sie das Projekt.
   Legen Sie Umfang, Zeitplan und Budgetgrundlagen für das Benchmarking entsprechend der Projektplanung fest. Der Plan definiert die Projektziele, -ressourcen und -meilensteine. 
2. Zerlegen Sie das Projekt in einzelne Teilaufgaben oder Arbeitseinheiten.
   Eine Arbeitsgliederungsstruktur ist ein nützliches Werkzeug, mit dem Projektmanager Teilaufgaben erstellen und Arbeiten verwalten können. Eine solche Visualisierung hilft Projektmanagern, Projektziele und Leistungen nachzuverfolgen und zu vereinfachen. 
3. Führen Sie den Projektplan aus und analysieren und berichten Sie über Abweichungen.
   Stellen Sie fest, ob Abweichungen vertretbar sind, aber überwachen Sie sie weiterhin. Finden Sie die Ursache für unvertretbare Abweichungen und nehmen Sie Anpassungen vor.

Projektmanager verwenden drei bis fünf wichtige Leistungsindikatoren, um Überwachungsdaten zu melden und Ziele zu definieren, um ein Projekt auf dem richtigen Weg zu halten. Die KPIs müssen konkret, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah sein.

• Projektparameter überwachen: Der Projektplan enthält Projektumfang und die Maßstäbe für den Erfolg. Projektmanager verwenden KPIs, um die Zeitplanung, den Aufwand und die Kosten nachzuverfolgen und um sicherzustellen, dass sie mit der Projektplanung übereinstimmen. 
• Beteiligung der Beteiligten überwachen: Durch die Positionierung und die Kommunikation mit dem Projektteam, dem Management und den Kunden sorgen Sie dafür, dass alle sich engagieren und bei der Sache bleiben. 
• Risiken überwachen: Wenn Sie während der gesamten Projektzeit Risikobewertungen durchführen, vermeiden Sie Probleme und schaffen die Voraussetzungen, negative Auswirkungen auf die Projektzeitleiste und das Budget abzumildern.
• Projektleistung überwachen: Projektmanager verwenden KPI-Dashboards, um Probleme zu identifizieren und Arbeitsfortschritte zu messen.
• Korrekturmaßnahmen zur Kontrolle des Fortschritts: Projektmanager verwenden den Projektplan als Grundlage, um Fortschritte zu kontrollieren und Änderungen nachzuverfolgen, bis diese vorgenommen wurden oder das Projekt in die Abschlussphase eintritt.
• Überwachung und Verwaltung der Datendokumentation: Durch die Dokumentation von Leistungen und Änderungen im Projekt bleiben die Beteiligten involviert, Probleme werden entschärft und Informationen für zukünftige Projekte bereitgestellt.

Die bewährten Praktiken für die Projektüberwachung und -kontrolle erfordern ständige Liebe zum Detail. Diese bewährten Praktiken können Projektmanager und Teams in die Lage versetzen, Zeit, Kosten und Budget in Einklang zu bringen.

• Definition von Teamrollen für das Projektmanagement: Stellen Sie sicher, dass die Team-Mitglieder die Erwartungen und Zeitabläufe kennen, die sie erfüllen müssen.
• Identifizieren Sie einen Ansprechpartner: Wenn Probleme auftreten, sollte es eine involvierte Person geben, die für das Nachverfolgen, Dokumentieren und Überwachen von Problemen verantwortlich ist. 
• Legen Sie die Häufigkeit der KPI-Berichte fest: Entscheiden Sie bei der Entwicklung des Projektplans, wie häufig Sie KPI-Berichte durchführen und halten Sie sich an diesen Zeitplan. Diese Daten sind für die Überwachung und Kontrolle der Leistung unerlässlich.
• Definition von Abweichungsschwellenwerten für den Zeitplan, das Budget und die Kosten: Entscheiden Sie, welche prozentuale Abweichung zulässig ist, und welcher Abweichungsschwellenwert geändert werden muss. 
  • Bei Terminabweichung (SV) subtrahieren Sie den planmäßigen Wert (PV) vom erwarteten Wert (EV). 
  • Bei Budgetabweichungen (BV) subtrahieren Sie das ausgegebene Geld aus dem geplanten Budget für jeden Einzelposten und dividieren es durch das Originalbudget, um den Prozentsatz zu berechnen.
  • Bei Kostenabweichungen (CV) subtrahieren Sie die tatsächlichen Kosten (AC) vom erwarteten Wert (EV).
• Stellen Sie fest, ob die Abweichungsursache häufig oder einmalig ist: Die Arbeiten werden ohne Änderungen fortgesetzt, wenn die Abweichung unter dem erwarteten und akzeptablen Schwellenwert liegt. Wurde die Abweichung durch ein unerwartetes Ereignis verursacht, identifizieren sie es und implementieren Sie angemessene Änderungen. 
• Änderungsaufträge prüfen: Überprüfen Sie mit dem Projektteam dokumentierte Änderungsanforderungen, um sie zu genehmigen oder abzulehnen.
• Überwachung und Kontrolle schleichender Umfangserweiterungen: Reduzieren Sie schleichende Umfangserweiterungen, um die Projektparameter zu erhalten, und erkennen Sie an, dass Projektänderungen Auswirkungen auf die Ergebnisse haben können.
• Führen Sie beim Projektabschluss ein strenges Genehmigungsverfahren durch: Stellen Sie sicher, dass Sie alle Genehmigungen ordnungsgemäß dokumentieren und einreichen.

Zucker fügt hinzu: „Soft Skills werden oft übersehen, daher sollten Sie sich auf die Kommunikation konzentrieren, um das Interesse der Beteiligten erfolgreich aufrechtzuerhalten. Projekte können von einer neuen Perspektive profitieren, und ein Fachbeirat bietet Projektmanagern Aufsicht und Anleitung.“

Projektmanager sind auf Überwachung und Kontrolle angewiesen, um die Projektleistung nachzuverfolgen, zu überprüfen und darüber zu berichten. Sie verlassen sich auf diese Phase, um fundierte Entscheidungen zu treffen, Krisen zu vermeiden und Leistungen und Chancen zu maximieren. 

Projektüberwachungs- und Kontrolltechniken adressieren drei Bereiche im Projektmanagement:

• Projektplanüberwachung: Verwenden Sie die kritischer Pfad-Methode (CPM), um wichtige Projektmeilensteine zu identifizieren und die Ergebnisse im Zeitplan zu halten.
• Überwachung des Projektbudgets: Verwenden Sie das Ertragswertmanagement, um Projektaufgaben entsprechend ihrer Kosten zuzuweisen.
• Projektstatusüberwachung: Verwenden Sie Projektstatusberichte, um den Berichtsprozess zu standardisieren und abgeschlossene Aufgaben, wichtige Erkenntnisse, Risiken und Fortschritte in Echtzeit zu identifizieren.

Erfolgreiche Projekte erfordern Sorgfalt und Präzision bei der Überwachung und Kontrolle, daher kann die richtige Strategie den Unterschied machen. Ein guter Überwachungs- und Kontrollansatz betrachtet die Qualität, Risiken und das Engagement aller Beteiligten und kommuniziert alle Projektergebnisse.

Die folgenden Tipps werden Ihnen helfen, eine Strategie zur Projektüberwachung und -kontrolle zu verfolgen:

• Legen Sie eine Kadenz und einen klar definierten Prozess für die Verwaltung von Änderungsanforderungen fest. 
• Stimmen Sie das Leistungsberichtswesen auf die Projektanforderungen an. 
• Überlasten Sie das Projektteam nicht mit Informationsanfragen. 
• Positionieren Sie Beteiligte dort, wo sie je nach ihrem Fachwissen am meisten benötigt werden. 
• Priorisieren Sie Leistungsdaten, die verwertbar sind und eine Entscheidung verlangen. 
• Berücksichtigen Sie, wie sich Entscheidungen auf den Zeitplan, das Budget und den Umfang auswirken. 
• Schaffen Sie einen transparenten Entscheidungsprozess und kommunizieren und dokumentieren Sie die Ergebnisse.

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