Was ist die Projektorganisation im Projektmanagement?
Der Begriff Projektorganisation bezieht sich auf den Stil der Koordination, Kommunikation und des Managements, den das Projektteam während eines gesamten Projektlebenszyklus anwendet. Mit der Projektorganisation optimieren Sie Ressourcen, bieten eine klare Kommunikation über Rollen und Verantwortlichkeiten und reduzieren potenzielle Hindernisse.
Warum ist die Projektorganisation wichtig?
Projektmanager nutzen die Projektorganisation, um Teammitglieder vor und während eines Projekts aufeinander abzustimmen. Der Prozess minimiert Unterbrechungen Ihres Workflows und Konflikte zwischen Teammitgliedern und führt zu maximaler Produktivität bei den Teammitgliedern, die an einem Projekt beteiligt sind.
Obwohl eine ausgezeichnete Strategie und Umsetzung von Projekten wichtig sind, müssen Sie auch die Opportunitätskosten eines schlecht organisierten Projekts berücksichtigen.
Anthony C. Taylor, Managing Partner und Lead Facilitator bei SME Strategy Management Consulting, arbeitet mit dem Senior Leadership zusammen, um das Organisationsmanagement strategisch umzusetzen. Er stellt fest, dass die Vorteile der Projektorganisation darin bestehen, Ressourcen zu priorisieren und besser zuzuweisen, wobei berücksichtigt wird, dass das Projekt verschiedene Stakeholder hat. Wenn Projektorganisation und -strategie kein wesentlicher Bestandteil eines Projekts sind, ist es laut Taylor leicht, in die "Falle mehrerer Ziele" zu geraten, in der die Menschen nicht wissen, wohin sie gehen. Dies schafft unterschiedliche Erwartungen bei den Teammitgliedern, was dazu führt, dass sie sich im Kreis drehen und Risiken vermeiden. Eine gut ausgeführte Projektmanagement-Organisation ist Teil dessen, was eine Lösung mit einem Ziel schafft, sagt Taylor, bei der jeder weiß, wo er am Ende einen geschäftlichen Nutzen liefern möchte.
Taylor erläutert die Opportunitätskosten folgendermaßen: “Was kostet es, wenn es nicht für Sie funktioniert? Wenn sich Teammitglieder nicht auf die richtigen Prioritäten konzentrieren, werden sie x, y und z außerhalb der Projektprioritäten tun und den Fortschritt hemmen. Wenn die Menschen nicht klar wissen, wohin sie gehen, werden sie aufhören, ohne die Wünsche, Bedürfnisse und Erwartungen aller um sie herum zu kennen. Was kostet es dann, Produktivität anzuziehen, anzuwerben, umzuschulen und schließlich zu verlieren?”
Die Erstellung und Kommunikation einer Organisationsstruktur für das Projektmanagement ist ein Tool, mit dem Sie Strategie und Vision über alle Beteiligten hinweg verbinden können. Die Entwicklung einer Projektorganisationsstruktur reduziert letztendlich Störungen, Überschneidungen, Konflikte, Ungewissheit und Verwirrung, bevor ein Projekt überhaupt beginnt.
Was ist die Organisationsstruktur im Projektmanagement?
Eine Organisationsstruktur für das Projektmanagement wird verwendet, um die Hierarchie und Autorität von Personen zu bestimmen, die an einem bestimmten Projekt beteiligt sind. Die Struktur definiert die Funktion jedes Teammitglieds und die jeweiligen Vorgesetzten in einem Diagramm, auf das Teammitglieder während eines Projekts verweisen können.
Arten von Projektorganisationsstrukturen
Im Projektmanagement gibt es drei Arten von Organisationsstrukturen: funktionell, Matrix und Projekt-bezogen. Jeder Projektstrukturrahmen wird durch die Autorität, Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder innerhalb der bestehenden Organisationsstruktur festgelegt.
Da keine zwei Projekte gleich sind, ist auch keine Organisationsstruktur genau wie die andere. Die Rolle des Projektmanagers ändert sich unter jeder dieser Rahmenbedingungen und die Organisationsstruktur jedes Projekts ist sehr nuanciert. Das Verständnis der vertikalen oder horizontalen Koordination jedes Frameworks und der Rolle, die der Projektmanager übernehmen wird, kann Ihnen helfen, eine erfolgreiche Strategie zu entwickeln.
Funktionelle Projektorganisationsstruktur
Eine funktionelle Projektorganisation organisiert ihre Hierarchie um traditionell funktionierende Abteilungen herum. Ein Funktionsmanager leitet jede Abteilung und untersteht einem Vorgesetzten. Diese Funktionsmanager – nicht andere Mitarbeiter – koordinieren das Projekt und wählen neben ihrer funktionellen Verantwortung auch Teammitglieder aus jeder Abteilung aus, um das Projekt zu unterstützen.
Projektbezogene Organisationsstruktur
Eine Projekt-basierte Organisationsstruktur schafft eine eigene Projektabteilung innerhalb einer Organisation. Die Projektkoordination erfolgt vertikal unter dieser Abteilung. Projektmanager behalten die alleinige Autorität für das Projekt und es werden ihnen engagierte Mitarbeiter zugewiesen, die an den Projektzielen arbeiten.
Matrix-Organisationsstruktur
Eine Matrix-Organisationsstruktur wird eingerichtet, um Mitarbeiterhierarchien für mehr als eine Behörde aufzuzeigen. Sie ist ein Hybrid aus funktionalen und projektbezogenen Organisationsstrukturen, und Projektmanager teilen sich die Autorität mit anderen Programmmanagern in dieser Struktur. Je nach Entscheidungskapazität des Projektmanagers ist eine Matrixstruktur einer von drei Subtypen: schwach, ausgewogen oder stark.
Schwache Struktur
Eine schwache Struktur ähnelt der funktionalen Organisationsstruktur, bei der die Koordination horizontal zwischen Mitarbeitern ohne designierten Projektmanager erfolgt. Der primäre Unterschied zwischen einer schwachen Matrix und einer funktionalen Struktur besteht darin, dass die Mitarbeiter abteilungsübergreifend und nicht die Funktionsmanager das Projekt koordinieren (aber der Funktionsmanager behält die Entscheidungskompetenz).
Ausgewogene Struktur
In einer ausgewogenen Matrix hat der Projektmanager auch eine Mitarbeiterposition inne und nutzt die Projektmanagerrolle nicht voll aus. Der Projektmanager hat immer noch wenig Autorität hinsichtlich Projektentscheidungen, Budget, Mitarbeiter usw., und dient in erster Linie als Ansprechpartner und Koordinator.
Starke Struktur
Eine starke Matrix ist einer projektbezogenen Organisationsstruktur am ähnlichsten. Darin fällt ein dedizierter Projektmanager in eine funktionale Projektmanagementabteilung, verfügt über dedizierte funktionsübergreifende Mitarbeiter und wird von einem Manager aus allen Projektmanagern unterstützt. Dieser Subtyp bietet dem Projektmanager die meisten Befugnisse, da er in einer Matrixumgebung arbeitet.
Es gibt keine perfekte Organisationsstruktur. Stattdessen muss ein Projektmanager die Vor- und Nachteile der Ressourcenzuweisung und -optimierung in jeder Struktur abwägen und dann die beste Struktur für ihn auswählen. Neben den betrieblichen Vor- und Nachteilen des Projektteams ändert sich die Autorität (Entscheidungsbefugnis) des Projektmanagers je nach ausgewählter Projektorganisationsstruktur. Dies bedeutet, dass der Projektmanager sowohl über das Wissen als auch über die Fähigkeiten verfügen muss, um effektive Führungs- und zwischenmenschliche Techniken anzuwenden, die zu einem gut funktionierenden Projektteam führen.
Kurzanleitung zur Projektorganisationsstruktur
Mit dieser Kurzanleitung können Sie die Vor- und Nachteile Ihrer Projektorganisation sowie die Führungskompetenzen ermitteln, die Sie priorisieren müssen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt so reibungslos wie möglich verläuft.
| FUNKTIONAL | ||
|---|---|---|
| Projektvorteile | Projektnachteile | Managementprioritäten eines Projektmanagers |
|
Optimale Ressourcen: Ressourcen stehen nicht im Wettbewerb mit anderen Bereichen, wodurch es zu wenig Wettbewerb oder Verhandlungen kommt. Vertrautheit: Teammitglieder kennen sich bereits und teilen ähnliche Fähigkeiten und Funktionen. Operative Effizienz: Hat aufgrund der Rollen- und Kommunikationsklarheit das Potenzial, die größte operative Effizienz zu erreichen. |
Es fehlen die richtigen Personen: Projekte erfordern möglicherweise zusätzliche Experten, wenn sich nicht alle erforderlichen Personen in der Nähe befinden. Konkurrierende Prioritäten des Teams: Es kann für Teammitglieder eine Herausforderung darstellen, konkurrierende Prioritäten für Programmverantwortlichkeiten und Projektverantwortung in Einklang zu bringen. Isoliert: Diese Struktur schafft oft Organisationssilos, was die strategische Ausrichtung schwierig machen kann. |
PM-Autorität: Niedrig Kommunikationserleichterung: Brechen Sie abteilungsübergreifende Silos auf. Koordinierung: Binden Sie funktionsübergreifende Teams ein. Schwerpunkt Teamarbeit: Binden Sie Teams außerhalb ihrer Abteilung ein. Kontinuierliche Zielklarheit: Halten Sie Projektziele gut im Wettbewerb mit Abteilungszielen, die von dem Projekt ablenken. |
| MATRIX | ||
| Projektvorteile | Projektnachteile | Managementprioritäten eines Projektmanagers |
|
Mitarbeiteroptimierung: Nutzt die Fähigkeiten jedes Experten über mehrere Projekte hinweg. Flexibilität: Mitarbeiter können abteilungsübergreifend arbeiten, ohne dass sie an eine Abteilung gebunden sind. Projektkontrolle: Eine enge Koordination zwischen Teammitgliedern baut Kommunikations- und Informationshürden ab. |
Kosten: Aufgrund der betrieblichen Komplexität der Berichtsbeziehungen sind die Verwaltungskosten höher. Schlechte Kommunikation in Bezug auf die Arbeitslast: Es besteht ein größeres Potenzial für Missverständnisse bezüglich der Arbeitslast eines Teams, da die Teammitglieder sowohl einem Projektmanager als auch einem Abteilungsleiter unterstehen. Erhöhtes Konfliktpotential: Geteilte Befugnisse unter Managern führen möglicherweise zu Verwirrung bezüglich der Rollen. |
PM-Autorität: Mittel Einflussnahme und Verhandlungskompetenz: Koordinieren Sie begrenzte Befugnisse mit anderen Programmmanagern und Interaktionen mit den Teammitgliedern. Servant Leadership: Konzentrieren Sie sich auf den Aufbau einer engen Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Team und überwachen Sie die Arbeitsteilung kontinuierlich. Offene Kommunikationswege: Diese Grenzen sind unerlässlich, um Konflikte zu erkennen und zu lösen, bevor größere Probleme auftreten. Team-Anerkennung: Erkennen Sie an, dass das Team aus mehreren Teilen der Organisation stammt. Nehmen Sie sich Zeit für Teambuilding- und Einbeziehungsmaßnahmen. |
| PROJEKTBEZOGEN | ||
| Projektvorteile | Projektnachteile | Managementprioritäten eines Projektmanagers |
|
Autorität: Alle Projektentscheidungen liegen beim Projektmanager. Klarheit: Projektausrichtung, Linien, Ziele und die Strategie sind im gesamten Team klar. |
Ressourcenduplizierung: Ressourcen sind möglicherweise nicht optimiert und können aufgrund der Verdopplung von Ressourcen über mehrere Projekte hinweg kostspielig sein. Gehemmtes Teamwachstum: Teams können isoliert sein, wodurch die Teammitglieder jeweils an ein Projekt gebunden sind und ihr Wachstum eingeschränkt wird. |
PM-Autorität: Hoch Rollenverantwortung: Kommen Sie dem Vertrauen nach und erfüllen Sie den Führungsanspruch, die mit umfassender Autorität und Eigenverantwortung für das Projekt einhergehen. Pflege der Teammoral: Schaffen Sie Vertrauen im Team und halten Sie das Team in Bewegung, um knappe Lieferfristen einhalten zu können. Kommunikation: Der Aufbau starker Kommunikationsnetze über Projekte hinweg ist unerlässlich, um zu verhindern, dass Arbeiten doppelt gemacht werden. |
Einige Organisationen nutzen aufgrund des hohen Umfangs und der Vielzahl an Projekten ein dediziertes Project Management Office (PMO). Dies ermöglicht mehr Transparenz bei Projekten im gesamten Unternehmen, verbessert die Ressourcenzuweisung und steigert die Produktivität und den ROI aller Projekte. Lesen Sie unseren Artikel mit Expertentipps und bewährten Vorgehensweisen für PMOs.
Merkmale einer Organisationsstruktur
Die Funktionen einer Organisationsstruktur definieren die Rollen und Beziehungen zwischen den Projektbeteiligten sowie zwischen Projekten. Diese Beziehungen werden durch Autorität, Kommunikationswege, Koordination, Überwachung und Verantwortlichkeiten bestimmt.
Insbesondere sind die primären Funktionen einer Organisationsstruktur wie folgt:
- Hierarchie: Die Hierarchie sollte eine klare Linie von Befugnissen abgrenzen und die Entscheidungsverantwortung festlegen.
- Arbeitsteilung: Dies bezieht sich auf die Arbeitslast (auf Manager bezogen, aufgabenorientiert usw.), die den Rollen zugewiesen ist.
- Umfang der Kontrolle: Legen Sie hier fest, wer wen verwaltet. Auf diesem Konzept werden die Hierarchiestrukturen basieren.
- Positionstyp (Linie vs. Mitarbeiter: Eine Linienposition ist ein Teammitglied, das direkt am Produkt beteiligt ist. Eine Mitarbeiterposition unterstützt diejenigen, die Linienpositionen innehaben, sind aber nicht direkt mit dem Produkt verbunden.
- Zentralisierung: Dadurch wird definiert, wie die Entscheidungsfindung erfolgt. In einem zentralisierten Projekt treffen nur wenige Personen Entscheidungen, während in einem dezentralisierten Projekt die Entscheidungskompetenz über die gesamte Organisation verteilt ist.
So erstellen Sie ein Projektorganigramm
Um ein Projektorganisationsdiagramm zu erstellen, bewerten Sie zunächst die Ziele des Projekts, identifizieren Sie das Kernteam und weisen Sie dem Projekt entsprechende Rollen zu. Entwickeln Sie das Organisationsdiagramm, indem Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes Teammitglieds abbilden.
Der PM wird das Organisationsdiagramm in der Anfangsphase des Projekts erstellen, damit der Projektmanager vor Projektbeginn mit den Teammitgliedern kommunizieren kann. Das Team wird es dann in der Projektplanungsphase verwenden, um Aufgaben zwischen Teammitgliedern aufzuteilen. Dies bietet ein klares Verständnis für jede Rolle, befähigt Teammitglieder, ihre Rollen zu auszufüllen und verschafft anderen Positionen innerhalb des Projekts Respekt, was sofort Vertrauen schafft.
Die Projektorganisation muss flexibel sein und erfordert möglicherweise Anpassungen in den anderen Phasen des Projekts. Stellen Sie sicher, dass alle Anpassungen des Organisationsdiagramms (einschließlich Personalentscheidungen) den Teammitgliedern mitgeteilt werden.
Die Entwicklung eines Projektorganisationsdiagramms erfordert die folgenden sechs Hauptschritte:
Schritt 1: Ausrichtung des Projekts an der Organisationsstrategie
Der Projektmanager muss ein tiefes Verständnis dafür haben, wie die Projektziele mit der Strategie des Unternehmens oder der Abteilung in Einklang stehen. Dies holt das Team von Anfang an an Bord, entwickelt die gemeinsame Bedeutung von Projektteammitgliedern und ermöglicht letztendlich die nahtloseste Projektabwicklung.
Schritt 2: Projekte auf Organisationsebene analysieren
Wenn eine Organisation nicht über ein PMO verfügt, muss der Projektmanager die Anzahl und die Vielfalt der Projekte analysieren, wenn er über die zu wählende Organisationsstruktur nachdenkt. Das Project Management Institute (PMI) verwendet eine Volume-Variety Matrix, ein Diagramm, das die Anzahl von Projekten einer Organisation in das Verhältnis zur Vielfalt von Projekten auf einem Kontinuum zwischen niedrig und hoch darstellt, um bei der Festlegung einer Projektorganisationsstrukturstrategie zu helfen. Eine große Vielfalt und eine geringe Projektanzahl lassen vermuten, dass eine projektbasierte Struktur am besten passen würde, wohingegen eine geringe Vielfalt und eine hohe Projektanzahl eine funktionale Struktur nahelegen würden. Zwischen diesen beiden Spektren liegt eine Matrixstruktur.
Schritt 3: Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen
Konzentrieren Sie sich zuerst auf die notwendigen Rollen und Verantwortlichkeiten, bevor Sie sich mit dem Personal befassen. Wenn ein Projektmanager die Befugnis hat, zu entscheiden, wer in das Team kommt, ist es wichtig, potenzielle Teammitglieder zu analysieren, um die am besten geeigneten Personen für das Projekt zu finden. Unabhängig davon, wie das Kernteam zusammengesetzt ist, ist es wichtig, die Stärken zu kennen, die jedes Teammitglied in das Projekt einbringt. Verbringen Sie Zeit damit, alle Teammitglieder kennenzulernen; In diesem Prozess können Sie ihre Fähigkeiten besser erfassen und bewerten.
Schritt 4: Das Diagramm strukturieren
Die Strukturierung eines Diagramms kann komplex sein, aber Sie können den Prozess einfacher machen, indem Sie sich ihm von der großen Struktur bis hin zu Aufgabendetails nähern oder umgekehrt. Beginnen Sie mit der Überprüfung der Stärken des Teams, der zu erledigenden Projektaufgaben und der bestehenden Struktur der Organisation. Entscheiden Sie, die Stärken welcher Personen für Führungspositionen geeignet sind, und welche Personen eher aufgabenorientiert sind.
Natürlich wird sich die Organisationsstruktur als eine der drei Arten von Organisationsstrukturen herauskristallisieren. Stellen Sie die Workflow-, Berichts- und hierarchischen Rollen vor und vergleichen Sie sie, um zu sehen, ob eine andere Organisationsstruktur besser geeignet wäre. Je nach Ihrem Lernstil kann es hilfreich sein, Notizen zu verwenden, um Teammitglieder zu verschieben, bevor Sie Ihre Struktur online entwerfen. Stellen Sie nach Ihrer Planung sicher, dass Sie die Arbeitslast gleichmäßig auf das Team verteilen.
Schritt 5: Das Organigramm fertig stellen
Entwickeln und schließen Sie die visuelle Darstellung des Organigramms ab. Fügen Sie Namen und Kontaktinformationen für Teammitglieder ein, um während des gesamten Projekts einfach miteinander kommunizieren zu können. Lesen Sie diese Zusammenfassung von Organisationsstrukturvorlagen, um Ihr Projektteam schnell erstellen und anpassen zu können.
Schritt 6: Kommunikation
Ein Projekt-Organigramm ist nur so gut wie die Anzahl der Teammitglieder, die es kennen. Oft wissen Teammitglieder nicht, dass es ein Organigramm gibt, und sind verwirrt, wem sie unterstehen und welche Verantwortlichkeiten andere haben. Dies führt zu Zeitverschwendung und zu unnötigen Konflikten. So einfach es auch erscheinen mag, die Freigabe des Projektorganigramms für alle Teammitglieder vor Beginn des Projekts reduziert Verwirrung. Dadurch ermöglichen Sie es Teammitgliedern auch, nicht nur ihre Rolle vor der Ausführung der Arbeiten zu verstehen, sondern Sie geben ihnen auch die Möglichkeit, Fragen zu stellen, wenn sie visualisieren, wie ihre Arbeit in Echtzeit durchgeführt wird. In diesem Zeitraum können der PM und das Team auch festlegen, wie die Projekthierarchie geregelt wird.
Bonusschritt: Erstellen eines Organidiagramms, das die Berichtsstruktur des Kunden darstellt
Eric Verzuh, President und Gründer der Versatile Company, weist darauf hin, dass "ein Projektmanager seine eigene Berichtsstruktur sowie die Berichtsstruktur des Kunden verstehen muss. Wenn sowohl das Projektteam als auch der Kunde die Berichtsstrukturen des anderen verstehen, können sie planen, mit den richtigen Mitarbeitern zu kommunizieren.”
Was Sie bei der Erstellung eines Projektorganigramms berücksichtigen sollten
Ein Projektorganigramm wird von vielen Faktoren geprägt, die das Umfeld für projektbezogene Entscheidungen schaffen. Diese Faktoren können interne Projektbeschränkungen (physisch und betrieblich) sowie externe Faktoren wie Marktbedingungen umfassen.
In ihrem Artikel "An analysis of the main project organizational structures: Advantages, disadvantages, and factors affecting their selection", schreiben J.R. San Cristóbal, V. Fernández und E. Diaz, dass es "mehrere wichtige Aspekte zu berücksichtigen gilt. All diese Faktoren prägen den Kontext, in dem Entscheidungen getroffen werden, die Form der Organisationsstruktur, die Entscheidungsfähigkeit von Projektmanagern und (in erster Linie) die Zukunft des Projekts.”
Diese Faktoren lassen sich in drei große Überlegungen zusammenfassen, die wichtig sind, um ein Projektorganigramm zu erstellen:
- Entscheidungsfindung: Berücksichtigen Sie die Komplexität sowohl physischer als auch operativer Grenzen für die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden. Fragen Sie: Wie einfach sind die Beziehungen? Sind die Verantwortlichkeiten gleichmäßig verteilt? Wer bekommt welche Befugnis? Welche Aufgaben haben mehr Gewicht als andere?
- Gestaltung: Denken Sie daran, dass alle Funktionen (Arbeitsteilung, Kontrollumfang usw.) Teil des Gestaltungsprozesses sein müssen, und achten Sie darauf, die Interaktion zwischen Projektteams zu visualisieren. Die Zusammenführung von Kontrolle, Koordination und Kommunikation kann wie ein Puzzle erscheinen. Probieren Sie ein paar verschiedene Arrangements aus, um sich vorzustellen, wie diese drei Elemente funktionieren, so dass Sie die saubersten Linien zwischen den Teammitgliedern finden können. Das Design ist einfach und flexibel, damit sich die Rollen im Laufe des Projekts ändern können.
- Gleichgewicht: Sie können administrative, soziale und technische Probleme reduzieren, indem Sie auf die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten achten. Das Ziel ist es, die Anzahl der einer Person direkt unterstellten Mitarbeiter zu beschränken (es werden max. fünf empfohlen).
Bewährte Vorgehensweisen bei der Auswahl einer Struktur und der Erstellung eines Diagramms
Wenn Sie eine Organisationsstruktur auswählen, optimieren Sie Talente und Ressourcen. So entsteht ein leistungsstarkes Team, das die Ziele des Projekts erfolgreich erreichen kann.
Eric Verzuh von Versatile Company empfiehlt auch, die Dinge einfach zu halten. Er fordert die Menschen auf zu fragen: "Welche ist die beste Organisationsstruktur, die Ihnen hilft, Ihre Ziele und Visionen zu erreichen?". Ohne klare Ziele und Visionen ist die von Ihnen ausgewählte Struktur möglicherweise nicht sinnvoll.” Lesen Sie mehr über Verzuhs Expertise in seinem Buch The Fast Forward MBA in Project Management: The Comprehensive Guide, Easy-to-Read Handbook for Beginners and Pros.
Er fährt fort: "Es gibt nicht den einen perfekten Weg. Ganz gleich, wie Sie sich aufstellen, jede Organisationsstruktur hat Vor- und Nachteile. Ihre Organisation muss eine Struktur aufbauen, testen, anpassen und sehen, was für die Projektanforderungen, -ressourcen und ultimativen Ziele am besten geeignet ist.”
Taylor von Strategy Management Consulting fügt hinzu, dass Sie sich fragen sollten: "Wie kann ich mein Team so strukturieren, dass es hohe Leistungen für ein Maximum an Qualität, Output, Geld und Kommunikation erbringt?" Erzwingen Sie nicht, was nicht passt. Bei der Zusammenstellung eines Teams ist der Aspekt der Mitarbeiter wichtiger, ebenso wie die Kommunikation. Denken Sie daran, wie Menschen zusammenarbeiten, besonders wenn Sie ein neues Teammitglied hinzufügen. Wenn sich eine Person im Team ändert, haben Sie ein neues Team.
Im Folgenden finden Sie einige wichtige Erkenntnisse hinsichtlich bewährter Vorgehensweisen:
- Jedes Projekt ist anders.
- Keine Organisationsstruktur wird perfekt sein. Ziele, Visionen, Mitarbeiter und Kommunikation stehen dabei an erster Stelle.
- Nehmen Sie sich Zeit, um das Diagramm sorgfältig zu durchdenken. Identifizieren Sie primäre Entscheidungsträger und Befugnisse und weisen Sie jedem Einzelnen eine angemessene, klar definierte Rolle zu. Identifizieren Sie, wie die Rollen verknüpft sind, und definieren und beschreiben Sie die Weisungs- und Kommunikationskanäle. Erstellen Sie das Diagramm. Verwenden Sie eine Vorlage für ein Organigramm, um den Prozess zu vereinfachen.
Beispiele für eine Organisationsstruktur für das Projektmanagement
Die Organisationsstrukturen des Projektmanagements variieren je nach den Anforderungen des Projekts und der Organisation. In einer etablierten Organisation ist bereits eine Managementstruktur vorhanden. Beispiele für Projektmanagementstrukturen passen in die bestehende Organisationsstruktur, um Ressourcen bestmöglich zu nutzen.
Wenn wir dies auf reale Beispiele anwenden, können wir sehen, wie Branchen wie die Fertigung, das Bauwesen und die Softwareentwicklung die funktionalen, matrix- und projektbasierten Organisationsstrukturen nutzen.
Beispiel für eine funktionale Projektorganisationsstruktur für die Fertigung
Ein Team, das eine funktionale Organisationsstruktur in der Fertigung verwendet, zeigt dem Manager die einfache Weisungsstruktur jeder Abteilung. Die Funktionsmanager (der Fertigungsleiter, Marketingleiter, technische Leiter usw.) sind für die Koordination aller Teile des Projekts verantwortlich, wie die grüne Markierung im folgenden Bild zeigt. Beachten Sie die tatsächliche horizontale Koordination des Projekts. Dieses Beispiel zeigt auch, dass bestehende Abteilungen in der Organisationsstruktur (Finanzwesen, Personalwesen usw.) in der Regel nicht an Projekten beteiligt sind.
Beispiel für eine projektbasierte Projektorganisationsstruktur für das Bauwesen
Bauteams verwenden am häufigsten projektbezogene Organisationsstrukturen. Dedizierte Projektmanager koordinieren alle Aspekte des Projekts und mehrere Projektmanager unterstehen der Unternehmensleitung. Es können auch andere unterstützende Abteilungen vorhanden sein, um den Geschäftsbetrieb des Unternehmens zu lenken.
Beispiel für eine Matrix-Projektorganisationsstruktur für die Softwareentwicklung
Projektmanagementstrukturen für die Softwareentwicklung können sehr unterschiedlich sein, aber sie sind meist für funktionsübergreifende Teams optimiert. Die im Folgenden gezeigte Matrixstruktur ist eine Darstellung einer solchen funktionsübergreifenden Hierarchie, wobei jeder Techniker sowohl einem Leiter seines Fachbereichs als auch dem Produktinhaber (anstelle eines Projektmanagers) untersteht).
Mehr Transparenz in der Projektorganisationsstruktur mit Smartsheet für das Projektmanagement
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