Best Practices für das Projektmanagement für 2021 und darüber hinaus

Im Folgenden haben wir die 15 Best Practices im Projektmanagement zusammengestellt, die nach Meinung von Experten für den Erfolg Ihres Projekts unerlässlich sind:

• Halten Sie ein Kickoff-Meeting ab – oder zwei – mit internem Team und Kunden
  
  Es ist wichtig, ein Kickoff-Meeting abzuhalten, in dem Sie die allgemeinen Ziele des Projekts erläutern und erklären, wie das Projekt zu den strategischen Zielen des Unternehmens passt. Sie sollten auch einen Überblick über die Arbeit und die Zeitplanung geben.
  
  Alan Zucker, Projektmanagementberater und Gründer von Project Management Essentials sagt, dass Sie im Kickoff-Meeting Folgendes tun sollten:
   
  • Legen Sie Grundregeln fest, wie das Projekt vorankommen wird.
  • Stellen Sie klare Erwartungen an Rollen und Verantwortlichkeiten.
  • Legen Sie die Zielsetzung und Ziele des Projekts fest.

Einige Experten sagen, dass Sie vielleicht zwei Kickoff-Meetings abhalten sollten. Das erste Meeting sollte alle Kunden, für die Sie arbeiten, wichtige externe Stakeholder und Ihre Mitarbeiter umfassen. Das zweite Meeting kann für die internen Mitarbeiter sein, die dem Projekt zugewiesen sind.

Dennoch betonen einige Experten, wie wichtig es ist, dass ein gemeinsames Kickoff-Meeting mit Ihren Mitarbeitern, dem externen Kunden und wichtigen Beteiligten stattfindet. Auf diese Weise können sich Ihre Kunden oder Interessengruppen mit dem Projektteam vertraut machen, und das Team kann sich ein umfassenderes Bild von den Bedürfnissen und Zielen des Kunden machen.

„Manchmal müssen Sie separate Meetings abhalten. Aber ich würde Teams ermutigen, so häufig wie möglich ein Team-Meeting mit allen Beteiligten aus dem Team und den anwesenden Stakeholder-Führungskräften abzuhalten, damit alle das gleiche hören“, sagt Saman Pourkermani, Director of Digital Transformation and Product Development bei Inspirant Group, einem Managementberatungsunternehmen aus Chicago.

„Es ist viel effektiver, wenn ein Kundenvertreter mit dem gesamten Team redet, einschließlich der Mitarbeiter, die die tägliche Arbeit leisten. Auf diese Weise verstehen sie: „Das ist mein Problem.“ Das bedeutet viel mehr für das Team. Und das motiviert sie“, so Pourkermani weiter.

• Betonen Sie den allgemeinen und strategischen Zweck des Projekts
  
  Bereiten Sie Ihr Team nicht nur mit einer To-do-Liste und Deadline auf ein Projekt vor. Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied versteht, wie das Projekt mit den strategischen Zielen des Unternehmens zusammenhängt.
  
  „Den strategischen Gesamtzweck eines Projekts zu betonen – das ist enorm“, sagt Pourkermani. „Ich glaube, das ist sehr wichtig. Ich würde es als einen meiner Top 10 hervorheben. Und stellen Sie sicher, dass nicht nur die Führung und die Stakeholder auf dem gleichen Stand sind, sondern auch, dass alle im Team wissen, was der Zweck des Projekts ist. Es wird Entscheidungen geben, die sich aus der tagtäglichen Arbeit von Teammitgliedern ergeben. Wenn sie diesen Kontext sehr klar im Kopf haben, können sie schneller die richtigen Entscheidungen treffen. Es wird zu weniger Situationen kommen, in denen ich innehalten und zur Klarstellung eine Frage stellen muss: „Ist das wirklich das, was Sie dafür brauchen?“ Das bremst uns aus. Dieser Zweck hilft ihnen offensichtlich, ein viel aussagekräftigeres Produkt zu schaffen.“
  
  „Es ist auch wichtig, ausreichend politisch versiert zu sein, um die wahren Ziele und Zielsetzungen des Unternehmens für jedes Projekt und seine allgemeine strategische Ausrichtung zu verstehen“, sagt Sergei Brovkin, ein internationaler Projektmanagementberater und Gründer und Direktor von Collectiver, Inc. aus Montreal. „Ein amerikanischer Politiker hat vor langer Zeit gesagt, dass es immer zwei Ziele gibt: das gute und das echte“, sagt Brovkin. „Bei einem Projekt gibt es zwei Zwecke: den guten und den echten.“
• Projektcharta erstellen
  
  Eine Projektcharta ist ein Dokument, das einige der grundlegenden Ziele und Anforderungen beschreibt, die Sie im Kickoff-Meeting behandelt haben. Die Projektcharta umreißt das Projekt und enthält wichtige Teilnehmer, den Umfang, die Zielsetzungen und die allgemeinen Ziele. Die Mitarbeiter können sich jederzeit auf das Dokument beziehen und ihre Verantwortlichkeiten verstehen.
  
  „[Die Projektcharta] ist die Geburtsurkunde des Projekts“, sagt Brovkin. „Sie wissen noch nichts über Ihr Kind – außer, wer die Eltern sind und welchen Namen es hat. Dann haben Sie ein Ziel: Das Projekt muss das, das und das erreichen, und es muss bis zu diesem Datum erledigt sein. Dieses Dokument macht Ihr Projekt legitim.“
  
  Um mehr über die wichtigen Elemente einer Projektcharta zu erfahren und kostenlose Projektchartavorlagen herunterzuladen, lesen Sie „Projektchartavorlagen und -richtlinien, die jedes Unternehmen benötigt“.
• Konsolidieren, Nachverfolgen und Berichten über Projektinformationen mit einer leicht zugänglichen Datenbank
  
  Sie möchten den Fortschritt in einer Online-Datenbank, die alle Teammitglieder leicht erreichen können, kontinuierlich überwachen und nachverfolgen.
  
  „Die Tools für die Zusammenarbeit werden immer komplexer, weil Sie am Ende komplexere, größere Teams haben. Und diese einzige Version der Wahrheit zu haben, ist wichtig“, sagt Elizabeth Harrin, Direktorin der in Großbritannien ansässigen Otobos Consultants Ltd und Autorin, Trainerin und Referentin für Projektmanagement.
  
  Tools, die diese Art von Tracking und Reporting ermöglichen, ändern sich ständig. Und einige konzentrieren sich nicht so sehr auf Worte und detaillierte Berichte wie auf das Visuelle, sagt Zucker. (Erfahren Sie im Folgenden mehr über neue Arten visueller Projektberichterstattung.)
• Coachen Sie Mitarbeiter, um Aufgaben in kleinere Teile aufzuschlüsseln
  
  Einige Aufgaben innerhalb eines Projekts können zu Beginn überwältigend erscheinen. Und wenn Teammitglieder vor einer überwältigenden Aufgabe mit einer entfernten Frist stehen, erledigen sie ihre Arbeit oft nicht bis zu diesem Termin. Gute Projektmanager helfen ihren Team-Mitgliedern, große Aufgaben in kleine und erreichbare Teile zu unterteilen. Und sie setzen dann Fristen für jedes dieser Teile.
  
  Mehr über die Aufteilung von Aufgaben in kleinere Teile und andere Top-Projektmanagementpraktiken, die vom Project Management Institute empfohlen werden, erfahren Sie unter „Ein vollständiger Leitfaden zur PMI-PMBOK®-Methode".
• Nicht hilfreichen Scope-Creep im Rahmen halten
  
  Externe Kunden oder Führungskräfte in Ihrem Unternehmen werden manchmal neue und andere Arbeiten vorschlagen wollen, die das Team zu Beginn des Projekts oder in der Projektcharta nicht berücksichtigt hat. Manchmal passt diese zusätzliche Arbeit nicht zu den Projektzielen oder hat einen großen Einfluss auf die Fristen innerhalb des Projekts – oder beides.
  
  An diesem Punkt müssen Projektmanager versuchen, Kunden oder Führungskräfte davon zu überzeugen, dass die neue oder erweiterte Arbeit für das Projekt nicht geeignet ist.
  
  „Manchmal stelle ich fest, dass Menschen, wenn Sie für einen Kunden arbeiten, Angst haben, es auszusprechen, wenn sie Dinge erkennen, die die Kosten und den Zeitplan überschreiten können. Sie müssen also den Mut aufbringen, dem Chef zu sagen, dass das Baby hässlich ist“, sagt Cindy Young, Projektmanagementberaterin und President und CEO von CJ Young Consulting.
  
  Viele Projekte folgen immer noch angemessen der Waterfall-Methode, bei der Aufgaben von der Erledigung anderer Aufgaben vor ihnen abhängen. Scope-Creep kann bei diesen Projekten besonders mühsam sein. „Sie können dem Sponsor alles sagen, was bei diesem Projekt richtig oder falsch laufen wird, wenn er diese Änderung vornehmen sollte“, sagt Young. Um mehr über effektive Möglichkeiten zur Bekämpfung des Scope-Creep zu erfahren, lesen Sie „Scope Creep: Der schlimmste Feind eines Projekts“.
• Veränderungen erwarten und sie annehmen
  
  Während Projektmanager in bestimmten Situationen Scope Creep bekämpfen sollten, müssen sie auch verstehen, dass Änderungen in Projekten fast unvermeidlich sind – und diese Änderungen zu einem besseren Produkt und einem besseren Ergebnis führen können.
  
  Die Agile-Methode des Projektmanagements – zunächst am häufigsten in der Softwareentwicklung, aber jetzt in vielen anderen Projekten verwendet – umfasst Projektänderungen. Selbst Projektmanager, die eine modifizierte Waterfall-Methode des Projektmanagements leiten, müssen auf Änderungen in ihren ursprünglichen Planungen vorbereitet sein.
  
  „Manchmal ist das die Philosophie des traditionellen Projektmanagements – die Änderungen zu minimieren, die aufkommen, weil sie sich auf die Zeitplanung auswirken können“, sagt Pourkermani. „Erkennen Sie stattdessen die Tatsache an, dass der Wandel eine Konstante sein wird. Wir sollten es erwarten. Fragen Sie: „Wie können wir die Veränderung gut bewältigen, uns basierend auf der Veränderung schnell anpassen und sie tatsächlich annehmen und zu unserem Vorteil nutzen?'“
  
  Harrin von Otobos Consultants fragt: „Was ist falsch daran, den Umfang zu ändern? Wenn es das Produkt nützlicher macht, müssen wir viel beweglicher sein, um das zu erreichen, was sich unsere Stakeholder in einem sich ständig ändernden Umfeld wünschen.“
  
  Wenn Probleme auftreten, die mit möglichen Änderungen verbunden sind, kann es hilfreich sein, Ihr Team zusammenzubringen, um eine Lösung zu finden. Die richtigen Werkzeuge zur Erleichterung der Zusammenarbeit und Kommunikation werden diesen Prozess und die letztendliche Lösung beschleunigen. Erfahren Sie mehr über das Management dieser Art von Projektänderungen unter „PMI PMBOK® Guide Method“.
   
• Regelmäßige Kontaktaufnahme mit Kunden und wichtigen Stakeholdern
  
  Es ist wichtig, sich regelmäßig mit Kunden, für die Sie arbeiten, sowie mit anderen wichtigen Stakeholdern auszutauschen. Diese Kontaktaufnahme ermöglicht Ihnen, ein Update zu geben und ihre Meinungen einzuholen.
  
  „Holen Sie sich regelmäßiges Feedback von Kunden und wichtigen Stakeholdern ein“, sagt Zucker. „Zeigen Sie ihnen, was Sie entwickeln. Das verringert die Lücken in der Leistungserwartung.“
  
  Pourkermani schlägt auch vor, regelmäßige Besprechungen mit dem gesamten Team, einschließlich Kunden und wichtiger Stakeholder, abzuhalten. Wenn das gesamte Team Hunderte von Personen umfasst, könnten diese Besprechungen nur etwa alle drei Monate stattfinden. Wenn das Team etwa ein Dutzend Personen umfasst, halten Sie die Besprechungen alle zwei Wochen oder jeden Monat ab.
  
  „Der Zweck [dieser Meetings] besteht nur darin, als Projektteam mit Ihren Stakeholdern und Kunden im Einklang zu bleiben und zu synchronisieren“, sagt er.
• Das Projekt und Ihre Prozesse ständig überprüfen und notwendige Änderungen vornehmen
  
  Sie müssen mehr als nur Änderungen an Elementen Ihres Projekts annehmen, während Sie die Arbeit erledigen – Sie müssen auch bereit sein, Änderungen an Ihren Prozessen vorzunehmen.
  
  „Wir sollten uns während des gesamten Projekts auf häufige Retrospektiven konzentrieren“, sagt Pourkermani. „Es geht nicht nur um das Produkt oder das, was wir entwickeln oder liefern, sondern auch darum, wie wir in dem Prozess arbeiten, den wir verwenden. Ist zum Beispiel der Planungsprozess, den wir verfolgen, die effektivste Art und Weise? Sie werden während Ihres gesamten Projekts häufig neu bewertet und verfügen über einen Mechanismus, um die Art und Weise, wie Sie die Arbeit tatsächlich erledigen, kontinuierlich zu verbessern.“
  
  „Agile hat diese Retrospektiven“, sagt Harrin, „also iterieren wir am Ende jeder Iteration Leistung und Prozess.“
  
  Zucker ist ein Befürworter von Kaizen, einer aus Japan stammenden Praxis, die sich auf kontinuierliche Prozessverbesserungen konzentriert. Das japanische Wort bedeutet „Veränderung zum Besseren“ und Unternehmen verwenden die Praxis im Projektmanagement, in der Fertigung und in anderen Bereichen.
  
  „Kaizen ist ein Konzept, das von Toyota und dem Lean-Produktionssystem des Unternehmens stammt“, sagt Zucker. „Es war die Idee, dass Teams von Mitarbeitern, die Autos bauen, Wege identifizieren könnten, um den Prozess zu verbessern, und diese Änderungen wurden tatsächlich umgesetzt. Diese gesamte Idee der kontinuierlichen Verbesserung – in skaliertem Agile nennen sie es unermüdliche Verbesserung – ist die Idee, dass wir am Ende unserer Sprints unsere Sprint-Retrospektive haben, in der wir Wege zur Verbesserung identifizieren. Und wir implementieren diese Verbesserungen oder einige dieser Verbesserungen tatsächlich in unserer nächsten Iteration oder unserem nächsten Sprint.“
  
  Um mehr über Lean und Kaizen zu erfahren, lesen Sie „Den umfassenden Leitfaden zum Lean-Projektmanagement“.
• Machen Sie Ihre Beziehung zu Ihrem Kunden zu einer Priorität
  
  Young sagt, das bedeutet mehr als obligatorische Kontaktaufnahmen. Das bedeutet, dass Sie ihre E-Mails lesen und beantworten und sie schnell zurückrufen.
  
  „Ihr Kunde fühlt sich dann wichtig und mehr wertgeschätzt“, sagt sie. „Wenn Ihre Kunden erkennen, dass Sie sie priorisieren, werden sie auf die Fragen antworten, die sie benötigen, um sie zu unterstützen, und sie haben nicht das Gefühl, dass Sie nur für sie arbeiten, sondern auch, dass Sie Teil ihres Teams sind.“
• Entwickeln Sie einen Prozess, um Probleme angemessen zu eskalieren
  
  Probleme treten oft auf den unteren Ebenen eines Projektteams auf. Mitarbeiter auf niedrigerer Ebene möchten den leitenden Projektmanagern, Kunden und wichtigen Beteiligten nicht von den Problemen erzählen, aus Angst vor Tadel oder Misstrauen.
  
  Erstellen Sie zu Beginn Ihres Projekts eine Problemeskalationsmatrix, die die Bedeutung eines Problems und den geeigneten Eskalationspfad für verschiedene Arten von Problemen identifiziert.
  
  Zucker sagt auch, dass es weniger formell zu einer Eskalation kommen kann – wenn Sie tägliche Standup-Meetings und Follow-up-Meetings haben, die Teil von Agile und anderen Projektmanagementmethoden sind.
  
  „Schaffen Sie Prozesse, damit Probleme schnell gelöst werden können“, sagt er. „Identifizieren Sie Probleme im täglichen Standup-Meeting und lösen Sie sie sofort im Meeting danach."
• Stellen Sie sicher, dass Arbeiten, Änderungen, Entscheidungsfindung und Fortschritte ordnungsgemäß dokumentiert werden
  
  Pflegen Sie detaillierte Dokumente über die Grundlagen der Projektgeschehnisse. Dies bedeutet, dass Projektziele und -aufgaben, Engpässe, Umfangsänderungen und Aufgabenabhängigkeiten dokumentiert werden. Diese Dokumentation kann neuen Teammitgliedern helfen, sich mit dem Projekt vertraut zu machen. Sie kann Ihnen auch helfen, bessere Entscheidungen zu treffen und aus Problemen zu lernen.
  
  Die Software, die Ihr Team verwendet, um das Projekt zu überwachen und nachzuverfolgen, sollte Ihre Dokumentation unterstützen. Für weitere Unterstützung können Sie auch kostenlose zu verwendende Projektmanagementvorlagen herunterladen, unter „Top-Projektmanagement- Excel-Vorlagen“.
• Seien Sie bereit, ein Projekt bei Bedarf abzubrechen
  
  Manchmal ist es notwendig, zu erkennen, dass die Ziele Ihres Projekts nicht mehr zu den Geschäftsrealitäten passen. Diese Geschäftsrealitäten – die potenzielle Nachfrage nach einem Produkt oder die Nützlichkeit eines Produkts auf dem Markt – können sich schnell ändern.
  
  „Wir sehen jetzt eine andere Art von Scope Creep", sagt Raman Attri , ein Autor und Dozent über Projektmanagement und Geschäftskenntnisse. „Denn bei der Durchführung von Projekten besteht die Gefahr nicht darin, den Umfang zu überschreiten. Die Gefahr besteht darin, dass sich die Technologien in der Zwischenzeit ändern, sodass die Lösung, die wir ursprünglich im Kopf hatten, möglicherweise nicht mehr praktikabel ist.“
  
  Wenn das passiert, brauchen Sie Projektmanager, die erfahren genug sind, um zu empfehlen, das gesamte Projekt zu beenden. Sie müssen sicherstellen, dass Sie nicht weitere Ressourcen der Organisation für eine plötzlich schlechte Idee verschwenden.
  
  In diesen Fällen muss Ihr Unternehmen eine sehr grundlegende Entscheidung treffen, sagt Attri. „Sollen wir dieses Projekt weiterführen oder sollen wir es abbrechen? Es gibt Fälle, in denen das Management das Projekt sehr harsch abgebrochen hat – weil sie wussten, dass es sich nicht mehr loht“, sagt er.
• Verstehen Sie die Bedeutung des Kontextes
  
  Jede Organisation und jedes Projekt ist anders. Selbst ein ähnliches Projekt innerhalb desselben Unternehmens ist anders, wenn es zu einem anderen Zeitpunkt stattfindet.
  
  Unterm Strich sind die Umgebung und der Kontext, in dem ein Projekt existiert, sehr wichtig. Denken Sie daran, wenn Sie überlegen, welche Best Practices für Ihr Projekt unerlässlich sind und welche Sie ignorieren können.
  
  „Eines der Dinge, über die ich viel spreche, wenn ich unterrichte, ist die Idee, dass der Kontext wichtig ist“, sagt Zucker von Project Management Essentials. „Jedes Projekt, jede Organisation und jede Branche ist etwas anders. Erkennen Sie, dass Projekte und Projektmanagement keine universelle Angelegenheit sind. Wenn Sie als Projektmanager Entscheidungen treffen, müssen Sie das Umfeld verstehen, in dem Sie tätig sind, und dann entsprechend Entscheidungen treffen. Das ist sehr wertvoll.“
• Best Practices sind nicht nur eine Liste – sie sind ein fortlaufender Prozess mit Optimierungen
  
  Harrin von Otobos Consultants sagt, dass Sie kein gutes Projektmanagement leisten, wenn Sie nur einer Best Practices-Liste folgen. Sie müssen sinnvolle Anpassungen vornehmen –, auch wenn sie nicht auf einer Liste stehen oder sich sogar von traditionellen Best Practices unterscheiden.
  
  „Der Begriff „Best Practices“ impliziert, dass es eine Reihe von Dingen gibt, die wir tun müssen und allem genau folgen müssen“, sagt sie. „Und weil sich das Projektmanagement jetzt von Waterfall wegbewegt … hin zu einer Weise, die viel integrativer ist – die Agile und hybride Methoden umfasst–, dann gibt es keine einzige geltende Reihe von Best Practices. Sie lassen sich also eine Liste mit guten Dingen einfallen, die die Mitarbeiter tun sollten. Aber ich bin mir nicht sicher, ob ich mich wohl fühlen würde, alles, was ich tue, als „Best Practice“ zu beschreiben. Das bedeutet, dass alles, was davon abweicht, in irgendeiner Weise falsch ist. Oder dass es Ihnen möglicherweise kein optimales Ergebnis liefert.“