Wie Sie eine ergebnisorientierte Retrospektive durchführen - Schritt für Schritt

Eine Projektretrospektive ist eine strukturierte Sitzung für ein Team, um die Arbeit an einem Projekt zu überprüfen, darüber nachzudenken und daraus zu lernen. Diese Maßnahme kann sowohl während als auch am Ende eines Projekts durchgeführt werden und ist Teil des Agile-Frameworks für das Projektmanagement, das nach kontinuierlicher Verbesserung strebt. 

In technischen Bereichen, in denen Agile entstanden ist, findet die Retrospektive in der Regel nach jedem Sprint statt. Dabei handelt es sich um einen zweiwöchigen Zeitraum, in dem das Team einen vorgegebenen Arbeitsumfang in Angriff nimmt, z. B. das Schreiben von Softwarecode für bestimmte Funktionalitäten. Um mehr über Agile zu erfahren, lesen Sie „Der umfassende Leitfaden über Agile-Projektmanagement.“

Agile kommt aber auch in anderen Branchen zum Einsatz, z. B. im Marketing, im Ingenieurwesen, im Bauwesen und in der Pharmaindustrie. In diesen Bereichen kann sich eine Retrospektive darauf konzentrieren, wie ein bestimmtes Projekt verläuft, und sie kann in einem bestimmten Zeitintervall (ähnlich dem zweiwöchigen Rhythmus eines Sprints) oder bei Erreichen von Etappenzielen und in bestimmten Phasen (z. B. nach Fertigstellung des Inhaltskalenders und vor dem Beginn von Schreibaufträgen) stattfinden.

Damit eine Retrospektive eine lohnende Zeitinvestition für alle Beteiligten ist, muss sie geplant werden. Dazu gehört die Wahl eines Formats, die Festlegung weiterer Aktivitäten (z. B. eines Auflockerungsprogramms) und die Entscheidung, wie die Gruppe in der Sitzung abstimmen soll. 

Die folgenden Schritte helfen Ihnen bei der Vorbereitung auf Ihre Retrospektive:

1. Reflektieren: Identifizieren Sie vor der Retrospektive, wer an der Sitzung teilnehmen wird, und bitten Sie diese Personen, über den zurückliegenden Arbeitszeitraum nachzudenken. Womit sollte das Team aufhören oder beginnen? Was hat das Team gelernt?
2. Denken Sie über das Umfeld nach: Denken Sie an Ihr Team und den Kontext der Besprechung und planen Sie, was den Umständen am besten entspricht. Wenn Sie eine Fern-Retrospektive abhalten, sehen Sie sich die Anregungen in „17 Aktivitäten für Retrospektiven aus der Ferne und verteilt arbeitende Teams« an.  Auflockerungsaktivitäten sind besonders für neue Teams wichtig.
3. Begrenzen die Besprechungsdauer: Legen Sie eine Anfangs- und eine Endzeit für die Besprechung fest, damit sie nicht aus dem Ruder läuft und die Teilnehmer engagiert bleiben. Retrospektiven zur Projektmitte und Sprint-Retrospektiven sollten typischerweise nicht länger als eine Stunde dauern. Eine gute Faustregel ist 30 Minuten für jede Arbeitswoche. Die in diesem Artikel vorgeschlagene Zeitspanne bezieht sich auf eine einstündige Besprechung, obwohl einige Teams es vorziehen, eine halbe Stunde als Standard festzulegen. 
4. Tagesordnungsentwurf: Machen Sie sich Gedanken über jeden Teil der Retrospektive und wie Sie ihn handhaben werden. In ihrem einflussreichen Buch Agile Retrospectives: Making Good Teams Great, haben die Autoren Diana Larsen, Esther Derby und Ken Schwaber Tagesordnung einer Retrospektive in die nachfolgend beschriebenen Phasen aufgeteilt:
   • Den Rahmen schaffen (10 Minuten): Legen Sie sich Ihre Begrüßungsworte zurecht. Es muss Ihnen gelingen, die Teilnehmer zu beruhigen und sie auf eine offene und respektvolle Diskussion vorzubereiten. Gehen Sie zu Beginn der Besprechung alle Grundregeln durch, wie z. B. die Oberste Direktive von Norm Kerth, nämlich der Übereinkunft, dass alle davon ausgehen, dass jeder Teilnehmer sein Bestes gegeben hat. So entsteht die Vorstellung einer „vorwurfsfreien“ Retrospektive. Führen Sie einen Wohlfühl- oder Stimmungscheck und eine Auflockerungsaktivität durch.
   • Überprüfen (20 Minuten): In dieser Phase sammeln Sie Informationen über die Projektarbeit. Verwenden Sie objektive Datenquellen, wie z. B. eine Ausbrennkurve, ein Kanban-Board und eine Projektzeitleiste. Ihr Format bestimmt oft, wie Sie diese Information einholen. Stellen Sie die folgenden wichtigen Fragen: Was funktioniert gut? Was muss verbessert werden? Was haben wir gelernt? Welche Projektziele wurden erreicht, übertroffen oder nicht erreicht? Was sind unsere größten Herausforderungen?
   • Brainstorming (10 Minuten): Auch hier kann das Format vorgeben, wie Sie diesen Vorgang gestalten. Geben Sie in der Tagesordnung an, wie Sie eine aktive Beteiligung und einen freien Fluss an Vorschlägen erreichen wollen.
   • Priorisieren (5 Minuten): Wählen Sie eine der vielen Aktivitäten für die Gruppe aus, um die Liste der Vorschläge auf zwei oder drei Aktionspunkte zu reduzieren, mit denen die zuvor identifizierten Herausforderungen am effektivsten angegangen werden können.
   • Maßnahmenplan (10 Minute): Lassen Sie von der Gruppe Personen benennen, die für jede Maßnahme verantwortlich sind, und legen Sie Fristen für die Umsetzung fest. Berücksichtigen Sie in der Tagesordnung, wie Sie sicherstellen, dass die Teilnehmer ihre Aufgaben nach der Besprechung nicht vergessen. Lassen Sie die Teilnehmer z. B. Notizen für sich selbst schreiben, planen Sie E-Mail-Erinnerungen ein und veröffentlichen Sie den Plan an einem Ort, an dem er für alle sichtbar ist.
   • Abschluss (5 Minuten): Fassen Sie die Besprechung zusammen und führen Sie eine Aktivität durch, bei der Sie von den Teilnehmern Rückmeldungen über die Retrospektive selbst einholen, z. B. indem Sie ein Emoji auswählen, ihre Gefühle auf einem Spektrum zwischen erstaunlich und enttäuschend markieren oder eine farbige Karte in einen Korb werfen (rot für keine gute Zeitverwendung, gelb für OK und grün für lohnenswert).

Sobald Sie mit Ihrer Tagesordnung den Grundstein für eine produktive Retrospektive gelegt haben, müssen Sie die Projektretrospektive selbst durchführen. Im Verlauf der Retrospektive sollten Sie darauf vorbereitet sein, gängige Probleme zu lösen, z. B. dass Team-Mitglieder nicht zu Wort kommen, dass eine Person die Diskussion dominiert und dass sich das Team auf zu viele Maßnahmen festlegt.

Eine Sprint-Retrospektive konzentriert sich auf eine bestimmte Zeitspanne, in der Hightech-Welt in der Regel zwei Wochen. Eine Projektretrospektive kann sich ebenfalls auf einen zeitlich begrenzten Arbeitsabschnitt beziehen, kann sich jedoch auch mit der Arbeit dem Erreichen von Etappenzielen oder dem Abschluss von Phasen und nicht nach bestimmten Zeiträumen befassen. Der Inhalt einer Projektretrospektive und einer Sprint-Retrospektive ist jedoch derselbe. 

Um eine gute Retrospektive durchzuführen, folgen Sie Ihrer Tagesordnung und führen Sie der Reihe nach die folgenden Schritte durch:

1. Begrüßung: Begrüßen Sie die Teilnehmer und erläutern Sie die Grundregeln, vor allem, wenn es sich um neue Team-Mitglieder oder Personen handelt, für die Retrospektiven neu sind. Ziehen Sie eine Auflockerungsaktivität in Erwägung, damit sich die Teilnehmer wohler fühlen, oder einen Stimmungscheck, um die Stimmung im Team einzuschätzen oder einen Wohlfühlcheck, um herauszufinden, ob sich die Teilnehmer gut genug fühlen, ihre Meinung ehrlich zu äußern.

2. Diskussion: Fassen Sie zusammen, was das Team erreicht hat, und nennen Sie Einzelheiten. Geben Sie auch alle geplanten Arbeiten an, die von den Team-Mitgliedern nicht abgeschlossen wurden. Bitten Sie die Team-Mitglieder, Erfolge, Herausforderungen und Hindernisse zu benennen und gewonnene Erkenntnisse und Lehren zu diskutieren. Wenden Sie zu diesem Zeitpunkt Ihr Konzept oder Format für die Projektretrospektive an, falls Sie eines verwenden. Die Team-Mitglieder können ihre Beiträge auf Haftnotizen notieren, die auf einer Pinnwand angebracht werden, auf ein Whiteboard schreiben, Karteikarten verwenden oder Informationen in ein Online-Werkzeug eingeben.

Laden Sie diese Vorlage für eine Sprint-Retrospektive herunter und verwenden Sie sie, um Details darüber festzuhalten, was gut gelaufen ist und was nicht. Sie können dieses Arbeitsblatt verwenden, um die Beiträge der Gruppe zusammenzufassen, oder jedem Teilnehmer ein Exemplar geben, damit er sich Notizen machen kann, um zur Diskussion beizutragen. 

Vorlage für eine Sprint-Retrospektive herunterladen

Microsoft Word

3. Brainstorming: Holen Sie Ideen zur Lösung von Problemen und zur Einführung hilfreicher Praktiken ein. Stellen Sie sicher, dass jeder die Möglichkeit hat, einen Beitrag zu leisten. Erfassen Sie alle Vorschläge.

4. Prioritäten setzen: Verwenden Sie eine Aktivität, wie z. B. eine Abstimmung, um die Liste der Vorschläge auf drei oder weniger Ideen einzugrenzen, die, wenn sie umgesetzt werden, die größte Wirkung haben werden.

5. Maßnahmenplanung: Identifizieren Sie Maßnahmen, mit denen Sie die Ideen in die Tat umsetzen können. Legen Sie die Schritte und Vorgehensweisen zur Umsetzung dieser Ideen fest und weisen Sie Fristen und die verantwortlichen Personen zu.

6. Abschluss: Rekapitulieren Sie die Ereignisse der Besprechung und die nächsten Schritte. Bitten Sie die Teilnehmer um Rückmeldungen dazu, wie hilfreich sie die Retrospektive fanden, oder führen Sie eine andere Abschlussaktivität durch. Erstellen Sie Notizen oder Protokolle und halten Sie fest, welches Format Sie für den Rückblick verwendet haben, damit Sie darauf zurückgreifen können. Diese Aufzeichnungen sind hilfreich, um zu erkennen, wie häufig Team-Mitglieder dasselbe Problem ansprechen, und um sicherzustellen, dass Sie das gleiche Format nicht zu oft verwenden.

Je mehr Retrospektiven Ihr Team abhält und je mehr Erfahrung Sie bei der Durchführung von Retrospektiven sammeln, desto produktiver werden diese Besprechungen. Im Folgenden haben wir Tipps zusammengestellt, wie Sie das Beste aus diesen Veranstaltungen mitnehmen können:

1. Stellen Sie sicher, dass alle Sprechzeit bekommen: Prüfen Sie bei Ihrer Eröffnung die Stimmung und das Wohlbefinden des Teams. Wenn Sie vermuten, dass sich jemand nicht wohl dabei fühlt, aufrichtig zu sein, führen Sie eine Auflockerungsübung oder eine andere Aktivität durch, um das Vertrauen zueinander zu fördern (denken Sie daran, dass dies ein langfristiger Prozess ist). Erwägen Sie auch, anonyme schriftliche Rückmeldungen einzuholen.

Um das Unbehagen zu lindern, sollten Sie die Teilnehmer vor dem Treffen daran erinnern, was sie besprechen werden und sie bitten, sich auf die wichtigsten Themen vorzubereiten. Dies wird dazu beitragen, dass auch weniger gesprächige Kollegen bereit sind, einen Beitrag zu leisten.

Wenn Sie dominante Persönlichkeiten im Team haben, halten Sie diese davon ab, die Führung zu übernehmen, indem Sie den Raum der Reihe nach durchgehen. Wenn es sich um eine Mischveranstaltung aus Fern- und Präsenzsitzung handelt, achten Sie besonders darauf, dass die Gruppen gleichberechtigt sind, damit sich die Teilnehmer in der Präsenzsitzung nicht nur aufeinander konzentrieren.

Denken Sie schließlich daran, nicht zu viel zu reden oder das Ergebnis in bestimmte Bahnen zu lenken. Ihre Aufgabe ist es, die Gruppe bei der Selbstfindung anzuleiten.

2. Halten Sie sich an Zeitlimits: Behalten Sie im Auge, wie viel Zeit Sie für eine Aktivität oder einen Tagesordnungspunkt aufwenden, und überschreiten Sie die vorgegebene Zeit nicht. Falls Ihnen das schwerfällt, während Sie die Sitzung leiten, ernennen Sie jemanden zum Zeitnehmer. Wenn die Retrospektive über die Zeit läuft, wird die Aufmerksamkeit der Teilnehmer abschweifen.

Den Teilnehmern muss das Gefühl vermittelt werden, dass ihre Zeit respektiert und gut genutzt wurde, denn wenn sie sich verzetteln oder die Besprechung an Struktur verliert, schwächt dies die Unterstützung des Teams für den retrospektiven Prozess.

3. Halten Sie den Ton konstruktiv: Gehen Sie in der Begrüßungsphase die Grunderwartungen an die Besprechung durch, z. B. dass niemand anderen Vorwürfe machen oder persönliche Kritik üben wird. Wenn die zwischenmenschlichen Beziehungen im Team gestört waren, sollten Sie diese Spannungen vor der Retrospektive mit den beteiligten Personen ansprechen. Sorgen Sie dafür, dass sich die Diskussion in der Besprechung auf die Abläufe und Praktiken im Team konzentriert und nicht auf Persönlichkeiten oder individuelle Unzulänglichkeiten. Wenn das Gespräch in Schuldzuweisungen ausartet, müssen Sie die Gruppe umgehend erneut an die Grundregeln erinnern.

4. Lassen Sie Erfolge nicht zu kurz kommen: Häufig wird davon ausgegangen, dass die Retrospektive ein wichtiges Instrument der kontinuierlichen Verbesserung ist, und dass in der Besprechung nur das behandelt werden sollte, was verbessert werden muss. Das ist ein Fehler.

Erfolge zu würdigen und den Team-Mitgliedern die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig Dank und Anerkennung auszusprechen, kann sehr motivierend sein. Um diese Praxis zu fördern, können Sie die unten stehende Vorlage für Lobkarten herunterladen, die Sie digital verwenden oder ausdrucken und verleihen können. Sie bieten Platz, um Einzelheiten über den Grund für die Anerkennung und den Namen der Person, die ausgezeichnet wurde, einzutragen.

Adobe Lobkartenvorlage herunterladen

Microsoft Excel | Microsoft Word 

Außerdem soll die Retrospektive aufdecken, was gut läuft und was vom Team häufiger getan werden sollte. Das Aufzählen dieser Praktiken wird Ihnen helfen, sich der Erfolgsfaktoren bewusst zu werden.  

5. Bleiben Sie realistisch: Enthusiastische Teams und Moderatoren tappen oft in die Falle, sich zu viele Maßnahmen vorzunehmen oder zu ehrgeizig zu sein, was den Zweck verfehlt.

Bei der kontinuierlichen Verbesserung geht es um schrittweise, kumulative Veränderungen. Wenn sich das Team zu viel auf einmal vornimmt, wird es wahrscheinlich nicht alles schaffen. Diese Inkonsistenz schwächt Ihren Prozess. Wenn zu viel auf der Maßnahmenliste steht, können die Bemühungen um die Umsetzung der Punkte auch die primäre Arbeit verdrängen und sich negativ auf das Projekt auswirken.

Zu ehrgeizige Maßnahmen können störend sein. Wenn Sie von Menschen verlangen, dass sie ihre Arbeitsweise grundlegend ändern, wird die Anpassung zu einer Herausforderung, und Dinge, die zuvor funktioniert haben, könnten in die Brüche gehen. Gliedern Sie ehrgeizige Schritte in kleinere Teile, die das Team im Laufe der Zeit umsetzen kann.

6. Seien Sie handlungsorientiert: Stellen Sie sicher, dass die Besprechung mit umsetzbaren Ideen endet, die Verantwortliche und Fälligkeitsdaten haben. Planen Sie, wie das Team diese Maßnahmen im Auge behalten wird, sei es durch E-Mail-Erinnerungen, Kalenderbenachrichtigungen oder Hinweise, die in der Nähe des Kaffeeautomaten angebracht werden. 

In unserem umfassenden Leitfaden finden Sie weitere Tipps zur Verbesserung Ihrer Retrospektivbesprechung.

Eine der wichtigsten, aber auch schwierigsten Aufgaben des Retrospektiv-Moderators ist es, die Team-Mitglieder aufzufordern, verbesserungswürdige Bereiche zu identifizieren. Dies gelingt Ihnen am besten, indem Sie Fragen stellen, die zum Nachdenken anregen. 

Die Teilnehmer können gelegentlich das Gefühl bekommen, dass ihr Verstand leer ist. Dies kann geschehen, wenn das gleiche Format wiederholt verwendet wurde und nicht mehr zu sinnvollen Überlegungen anregt. Es kann aber auch sein, dass sich die Menschen so sehr an bestimmte Probleme und Ineffizienzen gewöhnt haben, dass sie sie nicht mehr wahrnehmen. Oder Sie hetzen durch die Retrospektive, sodass den Team-Mitgliedern nicht ausreichend Zeit zum Nachdenken zur Verfügung steht. Und wenn Ihr Team die Maßnahmen nicht konsequent umsetzt, könnten die Teilnehmer das Vertrauen in den retrospektiven Prozess und ihre Engagement verlieren.

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