Hinweis des Verfassers: In diesem Artikel stellt Ihnen unser Senior Product Manager Chris Mathews Smartsheet Document Builder vor, der unseren Kunden dabei hilft, mit Blattdaten schnell mehrere benutzerdefinierte PDF-Dateien zu generieren – und das gleichzeitig.
Jeden Tag verwenden Teams weltweit Dokumente, um Prozesse zu starten, ihre Kommunikation zu optimieren, Verträge auszuarbeiten und vieles mehr. Aber unsere Kunden berichten, dass der Prozess der Erstellung dieser Dokumente viel zu oft eine Hürde für die ausreichend schnelle Erledigung ihrer Arbeit darstellt.
Als Produkt-Lead für die Inhaltserstellung in Smartsheet möchte ich Teams wie dem Ihren dabei helfen, sich auf Ihre wichtigen Unternehmensabläufe zu konzentrieren und weniger Zeit auf die Erstellung der Dokumente zu verwenden, die diese unterstützen. Ich freue mich, die Einführung des neuen Smartsheet Document Builder anzukündigen, der Ihnen genau dabei helfen wird.
Document Builder: Verabschieden Sie sich vom Kopieren und Einfügen
Wenn Ihr Team für das Ausfüllen von Verträgen, Aufträgen, Qualitätssicherungsberichten, Auskunftsersuchen für Bauvorhaben oder andere stark standardisierte Dokumente zuständig ist, wissen Sie, dass die Vorbereitung derselben oft viel zu lange dauert.
Das Problem ist nicht, dass eines dieser Dokumente so zeitaufwändig oder schwer vorzubereiten wäre. Die Herausforderung besteht darin, die Reichweite und Dringlichkeit der Unternehmensprozesse anzupassen, die Ihre Dokumente unterstützen.
In beiden Szenarien muss Ihr Team möglicherweise eine Vielzahl von benutzerdefinierten Dokumenten auf regelmäßiger Basis erstellen – wie Verlängerungen von Mietverträgen auf monatlicher Basis oder Leistungsprüfungen auf jährlicher oder halbjährlicher Basis.
In anderen Fällen tritt die Erfordernis spontan und kontinuierlich auf, aber die einzelnen Dokumente müssen so schnell wie möglich abgeschlossen wird. Nach einer langen Bewerbersuche möchten Sie die Stellenanzeige z. B. vielleicht möglichst schnell an Ihren ausgewählten Kandidaten senden. Und wenn eine neue Angebotsanfrage von einem möglichen Neukunden eingeht, kann eine Verzögerung Ihrer Antwort zu großen Verlusten führen.
Die manuellen Schritte zur Anpassung von Standarddokumenten sind üblicherweise zu langsam und fehlerbehaftet, um diese Anforderung zu erfüllen. Tatsächlich erhöht die Monotonie des wiederholten Kopierens und Einfügens von Werten die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, während die Mitglieder Ihres Teams sich auf das große Ganze konzentrieren.
Es gibt zwar spezielle Lösungen auf dem Markt, aber diese sind kostspielig und erfordern das Zusammenstückeln noch einer Integration zwischen bestehende Systeme.
Mit Smartsheet steht Ihnen nun eine bessere Möglichkeit zur Verfügung. Sie benötigen nur ein paar Klicks, um Blattdaten mit unserem neuen Document Builder in eine bestehende standardisierte PDF-Datei einzufügen und schnell Dutzende benutzerdefinierter Versionen gleichzeitig zu erstellen. Kein Kopieren und Einfügen mehr. Keine kostspieligen Integrationen mehr
Es gibt zwei einfache Schritte für die Verwendung des Builder:
- Nutzen Sie die Drag-and-Drop-UI, um die gewünschten Felder aus Ihrem Blatt auszuwählen, und ordnen Sie sie einer ausfüllbaren PDF-Datei zu.
- Generieren Sie dann eine Version Ihres Dokuments für eine oder mehr Zeilen und hängen Sie diese an die einzelnen Zeilen an, sodass Entscheidungsträger schnell weitere Aktionen durchführen können.
Was erreichen Sie mit dem Document Builder?
„Innerhalb der ersten Monate nach der Verwendung von Document Builder als Teil eines stark automatisierten Kaufprozesses konnten wir mindestens zwei Vollzeitmitarbeiter für andere Dinge freimachen, die sehr viel produktiver sind als die Jagd nach einem Auftrag.“
-Rob Waite, Executive Vice President, American Roofing & Metal
Seit wir Document Builder einer Reihe erster Benutzer zur Verfügung gestellt haben, war ich immer wieder beeindruckt von dem, was sie erreicht haben. Ich bin zuversichtlich, dass der Builder dazu beitragen wird, auch den Fokus Ihres Teams wieder auf die wichtigsten Aufgaben zu lenken. Das Team für die Inhaltserstellung konzentriert sich jetzt auf den Aufbau von Integrationen innerhalb und außerhalb von Smartsheet, um die Workflows weiter zu straffen, die von Ihren Dokumenten abhängen. Wir freuen uns darauf, Ihnen in der Zukunft weitere Updates zur Verfügung zu stellen.
Weitere Informationen dazu, wie der Smartsheet Document Builder funktioniert, erhalten Sie in unserem Hilfeartikel.
