Verbesserung der Teamleistung und Optimierung der Projektausführung mit den neuen Funktionen zur Arbeitslastverfolgung in Smartsheet

In der schnelllebigen Welt des Projektmanagements liegt einer der Schlüssel zum Erfolg darin, die richtigen Aufgaben zur richtigen Zeit den richtigen Personen zuzuweisen. Dies fühlt sich jedoch oft wie das Navigieren durch ein Labyrinth endloser E-Mails, Meetings und veralteter Tabellen an. Herauszufinden, wer mehr Arbeit annehmen kann und wer bereits überlastet ist, ist eine anstrengende Aufgabe. Hier kommt Smartsheet ins Spiel und bringt mit zwei neuen Funktionen zur Arbeitslastverfolgung, die das Leben von JEDEM vereinfachen sollen, der Arbeit verwaltet, frischen Wind.

Stellen Sie sich einen Projektmanager namens Adam vor, der mehrere Projekte gleichzeitig verwaltet. In der Vergangenheit konnte lediglich vermutet werden, wer eine neue Aufgabe übernehmen kann. Adam musste E-Mails und Slack-Nachrichten versenden, Meetings abhalten und Tabellen durchforsten, um zu versuchen, sich ein klares Bild von der Arbeitslast aller Beteiligten zu machen. Es war zeitaufwändig und lästig.

Kommen wir zur ersten Innovation: die Arbeitslast-Heatmap.

Die Arbeitslast-Heatmap bietet eine visuelle Momentaufnahme der Verfügbarkeit von Teams, die Managern wie Adam das Rätselraten erspart, indem sie auf einen Blick zeigt, wer Kapazität hat und wer überlastet ist, und so den Entscheidungsprozess optimiert. Wichtig ist, dass der Zuordnungsbalken alle laufenden Projekte berücksichtigt und ein umfassendes Bild darüber bietet, wann Teammitglieder ausgelastet und wann sie verfügbar sind. Ein kurzer Blick zeigt beispielsweise, dass Hazel überlastet ist, was durch die rote Farbe auf ihrem Zuordnungsbalken hervorgehoben wird. Dieses visuelle Tool erleichtert die strategische Aufgabenzuweisung auf der Grundlage von Daten und stellt sicher, dass Projekte reibungslos ablaufen und die Arbeitslast gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt wird.

Dann gibt es noch den Arbeitszeitplan, der auf der Heatmap aufbaut und mehr Details bietet, z. B. die anderen Projekte, an denen das Team arbeitet. Hier kann Adam genau sehen, warum jemand überlastet ist, und spontan durchdachte Entscheidungen treffen. Er bemerkt zum Beispiel, dass Hazel mit zwei Projekten überlastet ist. Mit wenigen Klicks weist Adam Olivia, die Kapazität hat, eine Aufgabe zu (siehe Screenshot unten). Dadurch wird die Arbeitslast ausgeglichen und die Projekte auf Kurs gehalten, ohne dass die Dinge ins Stocken geraten.

„Die neuen Funktionen zur Arbeitslastverfolgung in Smartsheet haben unseren Projektmanagementprozess stark verbessert. Zum ersten Mal habe ich einen Überblick darüber, wer Arbeit übernehmen kann und an welchen anderen Projekten gearbeitet wird. Die Arbeitslast-Heatmap und der Arbeitszeitplan ermöglichen eine schnelle Einschätzung der Verfügbarkeit des Teams, wodurch ich die Zuweisung von Aufgaben im Handumdrehen anpassen und unsere Effizienz erheblich steigern kann. Diese Tools haben sich für die Optimierung der Arbeitslastverwaltung und die Verbesserung der Projektausführung von unschätzbarem Wert erwiesen.“ – Planungsmanager, EAP-Mitglied

Dank dieser Innovationen hat Adam das ständige Durcheinander und Hin und Her mit E-Mails, das einst eine Menge seiner Zeit in Anspruch nahm, hinter sich gelassen. ​​Jetzt kann er Überlastungen aktiv verhindern und das Risiko, dass seine Teammitglieder ins Hintertreffen geraten, minimieren und so eine zentrale Herausforderung des Projektmanagements bewältigen. Diese strategische Übersicht optimiert nicht nur die Projektausführung, sondern steigert auch die Teamleistung und trägt letztendlich zum erfolgreichen Abschluss von Projekten bei.

Diese Funktionen sind derzeit für lizenzierte Benutzer in einem Business- oder Enterprise-Plan in Smartsheet verfügbar. Lesen Sie den Hilfeartikel, um zu erfahren, wie Sie die Arbeitslastverfolgung aktivieren. Wenn Sie Smartsheet derzeit nicht verwenden, können Sie es kostenlos testen.