Wie Overachiever mit Smartsheet ihren IT-Teams im Gesundheitswesen mehr Möglichkeiten bieten

Hinweis der Redaktion: 2020 riefen wir ein neues Programm für unsere engagiertesten Smartsheet-Markenbotschafter ins Leben: die Smartsheet Overachiever. Die Kunden in diesem illustren Kreis kennen sich nicht nur hervorragend mit den Produkten aus, sondern treiben auch Innovation und Änderungen voran und sind absolute Macher. Das ist der vierte Teil einer Reihe von Blog-Beiträgen, in denen wir Ihnen unsere ersten Overachiever vorstellen. Sie berichten hierbei von ihren Erfolgen und Herausforderungen mit Smartsheet und geben Tipps.

Einzelpersonen und ganze Teams zu managen, kann knifflig sein: Man muss Arbeit delegieren, die berufliche Weiterentwicklung mit Coaching fördern, die Einhaltung von Deadlines sicherstellen und Mehrwert schaffen. Besonders schwierig kann es sein, den Mitarbeiten ein neues Tool oder eine neue Plattform schmackhaft zu machen. Doch für Melanie Corbin, Senior Supervisor für Geschäftsprozesse bei MedPOINT Management und Smartsheet Overachiever, erleichtert Smartsheet das Managen von zwei IT-Teams.

Seit über 30 Jahren arbeitet Melanie in der IT im Gesundheitswesen. Angefangen hatte sie in einer Gruppe von Ärzten in der Abrechnungsabteilung, bildete sich bei einem Software-Anbieter und einer großen Krankenkasse in Kalifornien weiter und landete schließlich bei MedPOINT Management. Hier konzentrieren sich die Teams, die Melanie unterstehen, auf die Produktion, wobei eines von ihnen Call-Center-Support leistet und ein anderes im Bereich Konfiguration besonders spezialisierte Projekte bearbeitet.

„Obwohl ich keine Programmiererin bin, kann ich in Smartsheet IT-Lösungen entwickeln, mit denen sich Prozesse optimieren lassen. Dadurch erhalte ich einen besseren Einblick in die geleistete Arbeit. Es ist eine tolle Plattform, die Leuten dabei hilft, ihre Arbeit zu machen.“

Das eigene Smartsheet noch besser nutzen

MedPOINT ist ein Anbieter von Gesundheitsdienstleistungen in Familienbesitz, der ausgewählte Dienstleistungen für medizinische Krankenhausgruppen und Ärztegruppen mit Managed-Care-Verträgen anbietet. Oder wie Melanie es formuliert: „Wir übernehmen das Backend, damit die Ärzte mehr Zeit haben.“ Als Melanie beim Unternehmen anfing, nutzte man zwar bereits Smartsheet, jedoch hauptsächlich für kleinere Projekte.

„Dann habe ich angefangen, Fragen zu stellen, etwa was ein Dashboard eigentlich ist und was man damit macht.“ Melanie lacht. „Anfangs dachte ich, es ist nur so etwas in der Art wie Excel, aber als ich dann die Hilfevideos gesehen und mich durch die Website geklickt habe, haben die Dashboards meine Neugierde geweckt.“

Heute ist sie die inoffizielle Smartsheet-Expertin im Unternehmen und eine unserer Overachiever. Zusätzlich ist sie auch Mobilizer und Teil des Early Adopter Program. Sie hat intern bereits zehn „Lunch-and-Learn“-Sitzungen bei MedPOINT abgehalten, bei denen sie ihren Kollegen beibringt, wie man Formulare, Berichte und Messzahlen-Sheets erstellt. Wenn Sie in der Community von Smartsheet aktiv sind, sehen Sie eventuell auch hin und wieder den ein oder anderen Beitrag von ihr, in dem sie Fragen beantwortet. „Anderen bei ihren Problemen zu helfen, ist für mich Entspannung“, erklärt sie.

Teams auf dem Laufenden halten und Aufzeichnungen für Audits pflegen

Damit ihr Team auf dem Laufenden bleibt, hat Melanie eine Aufgabenliste mit dem Namen der Kollegen, der jeweiligen Aufgabe und dem Status erstellt. Auf dem größeren Dashboard ist dann sichtbar, wem wie viele Projekte zugewiesen wurden.

„Weil im Gesundheitswesen alles sehr genau geprüft wird, muss ich nachvollziehen können, wer was eingestellt hat und welche Konfigurationen seitdem gemacht wurden“, erklärt sie. „Bei den Forderungen muss ich zum Beispiel wissen, ob wir diese Forderungen bearbeitet haben, was die aktuelle Konfiguration ist oder wie viele Änderungen vorgenommen wurden. Wenn dann ein Audit stattfindet, wissen wir genau, wann ein Fehler passiert ist und können ihn beheben.“

Manchmal haben die einfachsten Lösungen die größte Wirkung. Dass es gegenüber neuen Tools oder Vorgehensweisen Widerstände gibt, ist ganz normal. Mithilfe von automatisierten Workflows sowie Alarmen, Erinnerungen und Statusaktualisierungen konnte Melanie den Anteil repetitiver manueller Aufgaben verringern, die sonst nur unnötig Zeit kostet. „Smartsheet lässt sich so gut anpassen, dass ich sogar auf Wünsche von Mitarbeitern eingehen kann, denen etwas am Programm nicht gefällt. Hat er oder sie einen Vorschlag, können wir den umsetzen“, erklärt Melanie.

Die Unternehmensführung überzeugen

„Nutzen Sie es und man wird sich Ihnen anschließen.“ Diesen Rat gibt Melanie allen, die die Zustimmung der Unternehmensführung für ein bestimmtes Tool gewinnen wollen. So hat sie Dashboards für ihre Vorgesetzten und Kollegen auf VP-Ebene erstellt und sie dadurch mit konkreten Vorteilen anstatt nur mit Worten von Smartsheet überzeugt.

„Ich gebe meinen Vorgesetzten maximale Transparenz in die Arbeit meiner Teams“, sagt sie. „Sie wollen wissen, wie viele Anrufe wir im Call Center bearbeitet haben? Wie lange ein einzelner Anruf dauert? All das steht auf dem Dashboard und alle können es sehen.“

Dadurch, dass für Smartsheet keine Programmierkenntnisse nötig sind, kann Melanie auch andere Abteilungen unterstützen. „Ich kann für unsere Finanzabteilung etwas in Smartsheet entwickeln, weil sich damit komplexe, für die Abteilung maßgeschneiderte Lösungen erstellen lassen, ohne dass dafür wertvolle Programmierer-Ressourcen eingesetzt werden müssen.“

Anderen zeigen, wie sie selbst etwas schaffen können

In ihrer Freizeit arbeitet Melanie als Mixed-Media-Künstlerin und unterrichtet Art Journaling. Sie brennt dafür, anderen die Fähigkeiten zu vermitteln, Dinge selbst zu schaffen und mehr zu erreichen – ähnlich wie in ihrer Firma, in der sie andere in Smartsheet fortbildet. „Viele behaupten zunächst von sich, nicht besonders künstlerisch veranlagt zu sein. Doch wenn sie erst einmal lernen, wie man die Tools einsetzt, lernen sie auch, ihre Kreativität zum Ausdruck zu bringen.“ Besser kann man Menschen kaum befähigen.

Lernen Sie auch die anderen Smartsheet Overachiever kennen und treten Sie der Smartsheet-Community bei, wo Sie noch mehr Tipps von Leuten wie Melanie erhalten (und sagen Sie ihr Hallo, wenn Sie sie sehen).