Sie nutzen Smartsheet möglicherweise schon eine Weile für die Arbeit oder sogar für die Zusammenarbeit mit Ihrem Team. Wenn Sie begonnen haben, mit Ihrem Team oder anderen Stakeholdern in Smartsheet zu arbeiten, haben Sie wahrscheinlich schon einige Verbesserungen bei der Zusammenarbeit und der Ausführung von Aufgaben festgestellt. Wäre es nicht toll, wenn Sie die Zusammenarbeit weiter verbessern und es Ihrem Team dadurch ermöglichen könnten, noch mehr zu erreichen?
In diesem Beitrag gehe ich auf drei Tipps für die Zusammenarbeit im Team ein, die auf Smartsheet-Funktionen basieren und Ihrem Team einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
1. Alle Informationen, die Ihr Team benötigt – an einem Ort
Eine der größten Hürden bei der Zusammenarbeit besteht darin, allen Beteiligten die Informationen bereitzustellen, die sie benötigen, um ihren individuellen Beitrag zu einem Projekt oder Prozess zu leisten. Einer Umfrage zufolge verbringen Arbeiter 36 % ihres Arbeitstages damit, Informationen zu suchen oder zusammenzutragen – und oft können sie das Gesuchte nicht finden.
Smartsheet kann als „Single Source of Truth“ für Ihr Team fungieren, damit Ihre Mitarbeiter zuverlässigen Zugriff auf die Informationen erhalten, die sie für die Zusammenarbeit brauchen. Nur weil sie Inhalte im selben Sheet ändern können, heißt das allerdings noch lange nicht, dass sie auf dem selben Stand sind. Mithilfe von Anlagen, Kommentaren, Erwähnungen und Formularen können Sie Informationen, relevante Dokumente und arbeitsbezogene Konversationen immer am gleichen Ort aufbewahren.
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Konversationen mit Kommentaren und Erwähnungen erfassen
Mit Kommentaren können Sie umfassende Einblicke in abgeschlossene Aufgaben erhalten, da sie dafür sorgen, dass Fragen und Diskussionen, die früher in E-Mails oder im Chat verloren gegangen wären, in einem Sheet erfasst werden. Kommentare ermöglichen Ihnen, die Unterhaltungen Ihrer Teams aus Chat-Anwendungen in Smartsheet zu überführen, um Gespräche über relevante Aufgaben aufzuzeichnen. Das ermöglicht es Ihnen, Konversationen und Bemerkungen so zu erfassen, dass jedes Teammitglied die nötigen Informationen abrufen kann.
Mit Erwähnungen (@mention) können Sie in den eigenen Kommentaren sogar spezifische Kommentare kennzeichnen, woraufhin eine sofortige Benachrichtigung an die entsprechende Person gesendet wird.
Jederzeit auf Anlagen zugreifen
Smartsheet bietet eine Spalte, in der Sie Dokumente und Bilder anhängen können, z. B. aus Google Drive, Microsoft OneDrive, Box, Dropbox, Evernote, Egnyte oder direkt von Ihrem Computer. Sie können hier auch URLs einfügen, als Verweis auf Webseiten.
Das Anhängen relevanter Dokumente und Bilder hilft Ihnen und Ihrem Team, schnell die nötigen Dateien zu finden, die Sie für spezifische Projekte brauchen. Sie müssen sich dafür nicht merken, wo die Informationen abgelegt sind, oder erst auf Ihrem Computer oder in anderen Apps danach suchen. Das erleichtert die Organisation, da Dokumente und Bilder einfach an die entsprechende Aufgabenzeile angehängt sind.
Jeder Benutzer, der Inhaber-, Administrator- oder Bearbeiterzugriff auf ein Sheet hat, kann direkt in diesem Sheet arbeiten und auf Kommentare und Anlagen zugreifen.
Einfache Datenerfassung über Formulare
Über Smartsheet-Formulare können Benutzer einem Sheet Zeilen hinzufügen. Formulare bieten Ihnen oder Ihren Teammitgliedern eine tolle Möglichkeit, genau anzugeben, welche Informationen Sie voneinander oder von anderen Stakeholdern benötigen. Das gilt für die Beantwortung von Anfragen, die Aufgabenerfassung oder das Zusammentragen von Feedback. Formulare, mit denen Sie Informationen in einem Sheet erfassen können, lassen sich leicht erstellen. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Video oder im Rahmen unseres Webinars.
Über ein Formular in einem Sheet kann Ihr Team sofort alle benötigten Informationen abrufen, statt E-Mails hin und her zu schicken oder sich per Chat auszutauschen. Das spart Zeit und reduziert den Anteil an E-Mails, wenn Informationen erfasst und in ein Sheet eingepflegt werden müssen.
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2. Zugriffskontrolle mit Sheet-Berechtigungen
In der Regel wird Smartsheet für die Zusammenarbeit genutzt, indem Sheets direkt für relevante Teammitglieder oder andere Stakeholder freigegeben werden Dafür müssen die jeweiligen Benutzer über die Schaltfläche „Freigeben“ dazu eingeladen werden, Änderungen an einem Sheet vorzunehmen.
Sheets können für jede Person freigegeben werden, die eine E-Mail-Adresse hat, selbst wenn sie Smartsheet noch nie verwendet oder keine Smartsheet-Lizenz erworben hat. Auch unlizenzierte Benutzer können Sheets bearbeiten – sie können sie nur nicht erstellen oder Sheet-Inhaber sein.
Doch eine Organisation kann Mitarbeiter und Teams haben, die Smartsheet auf unterschiedliche Weise nutzen. Nicht jeder Benutzer sollte dieselben Berechtigungen haben, etwa um Informationen in einem Sheet zu bearbeiten oder neue Informationen hinzuzufügen. Deshalb ist es wichtig, den Zugriff einzuschränken, sodass Informationen nur von bestimmten Personen – internen und externen Mitwirkenden – abgerufen werden können. Das erreichen Sie über benutzerbasierte Berechtigungen: Inhaber, Administrator, Bearbeiter und Betrachter. Smartsheet bietet Ihnen außerdem die Möglichkeit, Zeilen und Spalten zu sperren, um zu verhindern, dass Benutzer Änderungen an den jeweils enthaltenen Daten vornehmen.
Weitere Informationen zu Sheet-Berechtigungen und gesperrten Zeilen und Spalten erhalten Sie in unserem Webinar.
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3. Projektabwicklung mit Automatisierung beschleunigen
Stellen Sie sich vor, Sie richten in fünf Minuten einen automatisierten Workflow ein und sparen sich damit mehrere Stunden Arbeit, die Sie vorher damit verbracht haben, Statusupdates von Ihrem Team einzuholen, Mitarbeiter an Fristen zu erinnern und sicherzustellen, dass alle wissen, was sie zu tun haben. Mit automatisierten Benachrichtigungen, Erinnerungen und Aktualisierungsanforderungen wird Ihre Arbeit und die Arbeit Ihres Teams vorangebracht, selbst wenn Sie eine Kaffeepause einlegen.
Nie wieder manuelle Statusupdates einholen
Mit automatisierten Aktualisierungsanforderungen können Sie aktuelle Informationen zu offenen Aufgaben Ihres Teams automatisch anfragen lassen. Sie könnten beispielsweise eine Aktualisierungsanforderung einrichten, die durch eine Datumsspalte ausgelöst wird, die den verantwortlichen Mitarbeiter auffordert, die Statusspalte zu aktualisieren.
Oder Sie erstellen eine Aktualisierungsanforderung, die ausgelöst wird, wenn sich der Status zu „In Bearbeitung“ ändert, und den jeweiligen Benutzer auffordert, die geschätzte Dauer der Aufgabe anzugeben.
Teammitglieder über zugewiesene Aufgaben benachrichtigen
Sie können auch Automatisierungsfunktionen nutzen, um ein bestimmtes Mitglied Ihres Teams zu benachrichtigen, wenn Sie ihm eine neue Aufgabe zugewiesen haben. Benachrichtigungen können nämlich so eingerichtet werden, dass sie an einen spezifischen Benutzer oder an die Kontaktperson gesendet werden, die in einer Spalte vom Typ „Kontaktliste“ aufgeführt ist.
Wenn Sie eine Benachrichtigung einstellen, können Sie beispielsweise die Spalte „Zugewiesen zu“ auswählen, damit eine Kontaktperson benachrichtigt wird, wenn ihr eine Aufgabe zugewiesen wird.
Keine Frist mehr verpassen
Machen Sie sich oft Sorgen um Fristen? Haken Sie vor Lieferterminen regelmäßig bei Ihrem Team nach, ob das Projekt auch rechtzeitig fertig wird? Diese Erinnerungen können Sie jetzt einfach automatisieren, indem Sie in Ihrem Sheet eine entsprechende Funktion einrichten, die auf dem Spaltentyp „Datum“ basiert.
So können Sie sich und Ihrem Team eine automatische Erinnerung senden lassen, wenn wichtige Termine näher rücken oder eine Aufgabe an einem bestimmten Datum erledigt werden muss. Außerdem können Sie sich automatisch erinnern lassen, wenn ein Datum verstrichen ist, z. B. um überfällige Leistungen zu überprüfen oder Teammitglieder an Berichtsanforderungen zu erinnern.
Mehr zu diesen und weiteren Smartsheet-Funktionen, mit denen Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams optimieren können, erfahren Sie in unserem Work-Smart-Webinar zu Best Practices bei der Zusammenarbeit:
