3 Gründe, warum Sie von traditionellem Projektmanagement auf PPM umsteigen sollten

Egal, ob aufgrund eines globalen Ereignisses, wie der Pandemie, oder aufgrund einer innovativen Idee oder Technologie, Unterbrechungen nehmen immer mehr zu und zwingen Unternehmen dazu, sich schnell anzupassen oder einen Verlust ihrer Marktstellung zu riskieren. Da die Möglichkeit von Veränderungen stets gegeben ist, ist es ein entscheidender Indikator für seine Resilienz, wie ein Unternehmen seine Projekte verwaltet.

Auch wenn viele Projektmanagement-Tools verfügbar sind, ist die Synchronisierung im gesamten Unternehmen für den effektiven Betrieb und die Entscheidungsfindung wichtig. Eine wachsende Anzahl von Project Management Offices (PMOs) lehnen traditionelle Tools zugunsten neuer adaptiver Methoden ab, wie aus einem kürzlich veröffentlichten Bericht von Gartner hervorgeht. 

Das Adaptive Project and Portfolio Management (PPM) betont die Automatisierung zur Unterstützung von Agilität und Transparenz, die die modernen Projektmanager und Teams benötigen. Adaptive PPM-Tools bieten Echtzeit-Dashboard-Ansichten auf einer zentralisierten Plattform, was zu einer besseren Methode für die Projektpriorisierung und die Berichterstattung führt. 

Gartner sagt voraus, dass die Hälfte aller PMOs bis 2014 adaptive PPM-Methoden als Teil ihrer digitalen Unternehmensentwicklung eingeführt haben werden. Hier sind drei Gründe, warum Sie vielleicht dasselbe tun sollten:

Jeder verwaltet Projekte, aber nicht jeder ist als Projektmanager geschult

Der Abschluss von Projektarbeiten ist nicht mit der Verwaltung von Projekten gleichzusetzen – hierbei handelt es sich um zwei unterschiedliche Skill-Sätze –, und doch müssen Manager und Mitarbeiter zu beidem in der Lage sein. Um bezüglich eines Workflows auf dem Laufenden zu bleiben, nutzen adaptive PM-Tools die Automatisierung, die die Notwendigkeit einer hyperfokusierten Überwachung eliminieren kann. 

Laut der Umfrage „Future of Work“ der Harvard Business Review (HBR) sind 52 % der Manager weltweit der Auffassung, dass eine einzelne Plattform, die das Workflow-Management mit intelligenter Automatisierung und Zusammenarbeit kombiniert, der beste Weg ist, um Aktivitäten zu koordinieren. Indem Arbeit automatisch in den nächsten Schritt verschoben wird, können Teams Projekte durch die Phasen der Erstellung, Ausführung und Prüfung schieben und dabei das Risiko eliminieren, dass ein Schritt aufgrund eines unvorhergesehenen Lapsus durchrutscht. Ein zentralisiertes Dashboard mit automatischen Berichten sorgt für Zurechenbarkeit durch Transparenz und Sichtbarkeit, was dazu beitragen kann, dass Mitarbeiter sich selbst besser verwalten können.

Intuitive adaptive Tools können auch die Lernkurve eliminieren, die den Fortschritt verlangsamt, während ein Mitarbeiter in Bezug auf die Plattform geschult wird. Einfach zu verstehende Tools fördern Innovationen und ermöglichen es Mitarbeitern, Probleme kreativ zu lösen, ohne aufwändige Anpassungen. Mitarbeiter und Manager können die Lösungen erstellen, die sie benötigen, ohne ein IT-Helpdesk-Ticket registrieren zu müssen. 

Flexibilität ist der Schlüssel für die kontinuierliche Anpassung an die sich verändernden Kundenanforderungen 

Wenn sich die Kundenanforderungen ändern, müssen Unternehmen zusammenarbeiten und sich anpassen. Alte Methoden zur Verwaltung von Workflows, die vor Jahren bereitgestellt wurden, wie z. B. Tabellen und E-Mails, unterstützen die sich ändernden Anforderungen von Unternehmen nicht ausreichend. Zusätzlich dazu, dass sie unverbunden und aufwändig sind, sind diese Tools auch nicht benutzerfreundlich oder skalierbar. In der HBR-Umfrage gaben 70 % der Manager weltweit an, dass die Tools, Anwendungen und Plattformen, die sie verwenden, nicht für eine Zukunft intelligenter Technologien geeignet sind. 

Die Integration agiler Cloud-basierter Tools, die adaptives PM und Berichtstechnologien bieten – und typischerweise über Software as a Service (SaaS) bereitgestellt werden –, haben jetzt für Organisationen Priorität. Organisationen suchen nach flexiblen Wegen, um Projekte zu definieren und zu verwalten, wie z. B. eine anpassbare Oberfläche, die es Teams erlaubt, das zu erstellen, was sie benötigen, um Projekte zu visualisieren, zu verwalten und durchzuführen. Dies hilft uns beim Onboarding und ermöglicht es Mitarbeitern, das Tool an ihre Arbeitsweise und ihre Präferenzen anzupassen, ohne Zeit bei der Gewöhnung an ein unbekanntes neues Tool zu verlieren.

Plattformen sollten auch die Möglichkeit bieten, Widgets hinzuzufügen und ergänzende Funktionen zu integrieren, um Anpassungen durchzuführen und die aktuellen Anforderungen zu erfüllen. Flexible Lösungen ermöglichen Teams die Anpassung an sich verändernde Anforderungen von Kunden und die Weiterentwicklung mit der Natur und dem Umfang eines jeden Projekts.

Pläne müssen dynamisch und mit der tatsächlich zu erledigenden Arbeit verknüpft sein

Für die Strategieplanung und -durchführung ist Transparenz in Echtzeit erforderlich. Laut der HBR-Umfrage verfügen nur 32 % der Manager über ein System, das eine dynamische Ansicht des Unternehmensfortschritts in Richtung entscheidender Pläne und Deadlines bietet. Ein Problem ist, dass alte Tools oft in Silos existieren, was zu doppelter Arbeit oder verpassten Chancen führen kann. 

Eine adaptive PPM-Plattform eliminiert Silos zugunsten einer dynamischen Single Source of Truth, die eine verbesserte Entscheidungsfindung ermöglicht. Ein sichtbares Dashboard hält die Teams zusammen, während sie sich in Richtung klar definierter Strategien und gewünschter Geschäftsergebnisse bewegen und dabei Ziele mit den Plänen zu ihrer Erreichung verknüpfen. 

Der zentralisierte Hub synchronisiert Teams auch mit transparenter Kommunikation, Zusammenarbeit und Datenfreigabe, was entscheidend ist, wenn Strategien aufgrund von Unterbrechungen auf dem Markt oder neuen Prioritäten gewechselt oder weiterentwickelt werden müssen. In einer Umfrage der Clear Company sagten 97 % der Mitarbeiter und Manager aus, dass sie sich ein Mangel an Synchronisierung innerhalb eines Teams ihrer Meinung nach auf das Ergebnis einer Aufgabe oder eines Projekts auswirkt, und 86 % der Mitarbeiter und Manager geben den Mangel an Zusammenarbeit oder ineffektive Kommunikation als Grund für Fehler am Arbeitsplatz an. 

Der Trend hin zur Einführung adaptiver PPM-Methoden kann Organisationen transformieren. Adaptive Tools können die Produktivität steigern, die Strategieplanung und -ausführung verbessern und dazu führen, dass alle am gleichen Strang ziehen. Mit Echtzeittransparenz sind Organisationen bereit für die Zukunft.

Sie möchten mehr über das adaptive Projekt- und Portfoliomanagement erfahren? Laden Sie den Marktleitfaden für adaptives Projektmanagement und Reporting von Gartner herunter.