Die vier Verknüpfungstypen von RACI
RACI hat vier Arten von Verknüpfungen: Verantwortlicher, Rechenschaftspflichtiger, Berater und Informierter. Verantwortliche Rollen produzieren Leistungen, rechenschaftspflichtige Rollen überprüfen die Leistungen, beratende Rollen werden bei Aufgaben zurate gezogen und informierte Rollen werden während dieser Prozesse auf dem Laufenden gehalten.
- Verantwortlicher: Diese Rollen sind für die Erledigung der Aufgabe oder Leistung zuständig. Wenn die verantwortliche Rolle beispielsweise ein technischer Redakteur ist, ist diese Person für das Schreiben von Online-Hilfsdokumentation verantwortlich. Ein Softwareentwickler wäre nicht für das Schreiben der Hilfsdokumentation zuständig, integriert diese Dateien aber möglicherweise in das Produkt, was als eine andere Aufgabe definiert werden würde.
- Rechenschaftspflichtiger: Die Rolle des Rechenschaftspflichtigen besitzt die finale Autorität oder Rechenschaftspflicht für den Abschluss der Aufgabe. Bleiben wir beim vorherigen Beispiel eines technischen Redakteurs, der Online-Hilfe entwickelt, und eines Softwareentwicklers, der die Hilfsdokumentation integriert: Ein Produktmanager kann dafür verantwortlich sein, sicherzustellen, dass die Dateien in das Produkt integriert werden.
- Berater: Diese Rolle fungiert als Berater für eine Aufgabe. Zum Beispiel kann ein Team durch einen Scrum-Master als Fachexperten beraten werden. Berater sollten sorgfältig ausgewählt werden, da zu viele Personen mit dieser Rolle die für die Erledigung der Aufgabe erforderliche Zeit in die Länge ziehen und das Risiko eines unzureichenden Ergebnisses erhöhen können.
- Informierter: Informierte Teammitglieder werden über den Abschluss einer Aufgabe auf dem Laufenden gehalten. Die Visualisierung dieser Rolle hilft, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben darzustellen und sorgt auch für Transparenz beim Aufgabenstatus. Das Identifizieren der zu informierenden Personen kann schwierig sein, halten Sie also mit verschiedenen Rollen Rücksprache, um zu bestimmen, wer Updates zum Status benötigt. Zum Beispiel kann der Vertriebsmanager Updates zum Status brauchen, da ein Kunde ein besonderes Interesse an der Entwicklung von Funktionen hat.
Wann Sie RACI verwenden sollten
Ein RACI-Modell ist ein nützliches Tool für das allgemeine Projektmanagement. Verwenden Sie eine RACI-Matrix, wenn Prozesse aufgrund von Unklarheiten bezüglich Rolle oder Rollenautorität verzögert werden. Im Folgenden beschreiben wir einige gängige Anwendungsfälle von RACI:
- Wenn der Genehmigungsprozess festgefahren ist, kann dies auf Rollenunklarheiten zurückzuführen sein.
- Wenn Entscheidungen häufig und scheinbar willkürlich aufgehoben werden, kann es von Vorteil sein, Rollen klarzustellen.
- Eine weitere häufig auftretende Situation ist, dass viele Personen die gleichen Analyseaufgaben ausführen. Wenn Aufgaben nicht erledigt werden, kann es sein, dass niemand weiß, wer sie erledigen soll.
- Wenn nicht klar ist, wer die Autorität zur Ausführung von Aufgaben hat, sollten Rollen und Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Autorität definiert werden.
Diese Arten von Unklarheit zu beseitigen und Rollen und Aufgaben zu klären, ist die Hauptfunktion einer RACI-Matrix.
RACI gehört zu den beliebtesten Projektmanagement-Modellen, aber es gibt verschiedene Alternativen, darunter:
- PACSI – Wird in Situationen verwendet, in denen mehrere Stakeholder die Arbeit einer rechenschaftspflichtigen Person überprüfen und ein Veto einlegen können. Zu den Rollen gehören „Performed“ (Ausgeführt), „Accountable“ (Verantwortlich), „Control“ (Kontrolle), „Suggested“ (Empfohlen) und „Informed“ (Informiert).
- RAPID – Entwickelt von Bain & Company, um die Verantwortung bezüglich Entscheidungen durch eine klare Rollen- und Verantwortlichkeitsabgrenzung zu klären. Zu den Rollen gehören „Recommend“ (Empfehlen), „Agree“ (Zustimmen), Perform“ (Ausführen), „Input“ (Meinung) und „Decide“ (Entscheiden).
Der Wert von RACI
Die Implementierung eines RACI-Modells hilft Ihnen, die qualifiziertesten Personen in Ihre Projekte einzubeziehen. Projektmanager können RACI verwenden, um im Handumdrehen Diagramme zu erstellen, die dem Team Klarheit bieten. Einige wichtige Vorteile des RACI-Modells für das Projektmanagement sind:
- Rollenunklarheiten werden beseitigt.
- Buchungen zu vieler Ressourcen für ein Projekt und Buchungen zu weniger für ein anderes Projekt werden vermieden.
- Personen erhalten eine klare Definition ihrer Rollen (ein klares Verständnis der Erwartungen ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Projekt und reduziert die Notwendigkeit einer späteren Konfliktlösung).
- Bei der Zuweisung von Ressourcen wird keine Aufgabe übersehen.
- Bei Fluktuation können Ressourcen schnell und effizient neu zugewiesen werden. Neue Mitarbeiter können ihre Rolle im Projekt und die Rollen derjenigen identifizieren, mit denen sie interagieren müssen.
Schließlich fördert die RACI-Matrix dadurch, dass die Kategorie Informiert gleich gewichtet wird, die Kommunikation unter den Rollen. Kommunikation ist der Schlüssel zum klaren Verständnis von Erwartungen, was wiederum zu einem reibungslosen Projekt führt.
So funktioniert die RACI-Matrix
Eine RACI-Matrix ist eine Sammlung aller Projektaktivitäten und der verknüpften Personen oder Rollen, die für die einzelnen Aktivitäten verantwortlich sind. Ihre Matrix sollte alle Projektelemente enthalten, einschließlich Planung, Tests, Design und Support.
Befolgen Sie zur Erstellung einer RACI-Matrix die folgenden Schritte:
- Entscheiden Sie, wie Sie die Matrix darstellen: Sie können eine beliebige Anzahl von Tools oder Vorlagen verwenden, einschließlich einer Tabellenkalkulation, eines Whiteboards oder einer Softwarelösung.
- Identifizieren Sie die Projektaufgaben oder -leistungen: Halten Sie Rücksprache mit wichtigen Stakeholdern, um eine Liste der Projektaufgaben zu erstellen. In diesem Beispiel umfassen die Aufgaben notwendige Aktivitäten wie Meetings oder Veranstaltungen sowie greifbare Leistungen wie Funktionen oder Produkte. Stellen Sie Aufgaben auf der X- oder Y-Achse der Matrix dar.
Wenn Sie z. B. ein mittels agiler Methoden ausgeführtes Softwareprojekt darstellen möchten, kann ein Sprint-Demo-Meeting eine erforderliche Aktivität sein und sollte als Aufgabe in die Matrix aufgenommen werden. Vergessen Sie nicht, die Pflege der RACI-Matrix als eigene Aufgabe hinzuzufügen. In der Regel pflegt der Projektmanager die RACI-Matrix. - Identifizieren Sie die Projektrollen: Projektrollen werden auf der anderen Achse der Matrix dargestellt. Die Projektrollen machen die Matrix verständlicher und können nützlich sein, um Daten hinzuzufügen, die Sie möglicherweise vergessen haben. Fügen Sie beim Identifizieren von Rollen Aufgaben zur Aufgabenachse hinzu, die für diese Rollen gelten. Die Aufgabenachse ist auch nützlich, um Rollen zu identifizieren und die Ressourcenzuweisung zu klären. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Rollen Namen zuzuweisen – ein Name pro Rolle ist optimal.
- Beschriften Sie die Schnittpunkte der Achsen: Wenn sich die X- und Y-Achse Ihrer RACI-Matrix schneiden, beschriften Sie den Schnittpunkt mit einem R, A, C oder I, um die verantwortlichen, rechenschaftspflichtigen, beratenden oder informierten Personen für die einzelnen Aufgaben festzulegen.
RACI-Richtlinien
Auch wenn eine RACI-Matrix für ein Projekt spezifisch ist, gibt es einige allgemeine Richtlinien, die berücksichtigt werden sollten. Ihre Matrix sollte vor allem Teamarbeit fördern und alle Personen über ihre Rollen und Aufgaben informieren. Im Folgenden zählen wir weitere Best Practices auf:
- Vermeiden Sie mehrere Ebenen der Aufsicht – eine Ebene reicht aus.
- Fördern Sie Teamarbeit.
- Sorgen Sie für stets aktuelle Diagramme. Nehmen Sie je nach Bedarf Änderungen vor und geben Sie Ihren Mitarbeitern bei Änderungen Bescheid.
- Weisen Sie jeder Aufgabe nur einen Rechenschaftspflichtigen zu.
- Stellen Sie sicher, dass die rechenschaftspflichtigen Personen Autorität im Hinblick auf den Abschluss der Aufgabe haben.
- Vermeiden Sie zu viele beratende Personen, da sie zu viel Zeit in Anspruch nehmen können (auf Antworten warten, Input sammeln usw.). Andererseits können zu wenige solcher Personen die Leistung beeinträchtigen, versuchen Sie also, die goldene Mitte zu finden.
- Informieren Sie alle Personen mit einer Rolle über ihre Zuweisung.
Die richtige RACI-Matrix-Vorlage finden
RACI-Vorlagen sparen Zeit und bieten einen Ausgangspunkt für die Erstellung Ihres Diagramms. Wählen Sie eine einfache, anpassbare Vorlage aus, um sicherzustellen, dass sie für jeden Team- und Projekttypen geeignet ist.
Einige Vorlagen verwenden die X-Achse für die Aufgaben und die Y-Achse für die Rollen, andere umgekehrt. Wenn es mehr Aufgaben als Rollen gibt, was in der Regel der Fall ist, ist es einfacher, die X-Achse für Aufgaben und die Y-Achse für Rollen zu verwenden, da Sie dadurch den Großteil der Rollen pro Aufgabe auf den meisten Computermonitoren auf einen Blick sehen können. Andererseits kann es einfacher sein, Ihre RACI-Matrix nach Rollen zu filtern (z. B. nach den „I“-Rollen für eine bestimmte Aufgabe zu filtern), wenn die Aufgaben auf der X-Achse sind. Darüber hinaus gibt es bei den meisten Vorlagen farbliche Kennzeichnungen.
Egal welche RACI-Matrix-Vorlage Sie auswählen, die Verwendung einer Vorlage nimmt Ihnen viel grundlegende Arbeit bei der Erstellung des Diagramms ab und gibt Ihnen Zeit, Rollen und Aufgaben zu definieren.
RACI-Projektmanagement
Das RACI-Projektmanagement legt den Fokus auf die Erstellung und Verwaltung einer RACI-Matrix, um Rollenkonflikte zu identifizieren und zu lösen sowie die Rollenkategorisierung zu überprüfen. Sie sollten die Analyse als Team angehen und alle Rollen ermutigen, Feedback zu geben.
Eine RACI-Matrix wird vertikal und horizontal analysiert. Dies sind einige Dinge, auf die Sie bei der Überprüfung der Rollenachse achten sollten (horizontal oder vertikal):
- Wenn eine Rolle zu viele Verantwortlichkeiten hat, sollten einige Verantwortlichkeiten neu zugewiesen werden oder sollten mehr Personen der Rolle zugewiesen werden?
- Wenn nur eine Person rechenschaftspflichtig ist, kann man wirklich erwarten, dass diese Person alle Entscheidungen trifft, und könnte dies das Projekt gefährden, indem es zu einem Engpass führt?
- Bei der Überprüfung der Rollenachse sollten Sie auf diese Dinge achten (horizontal oder vertikal):
- Wenn es eine Aufgabe ohne Verantwortlichen gibt, sollte ihr jemand zugewiesen werden oder sollte die Aufgabe entfernt werden?
- Wenn es eine Aufgabe gibt, für die niemand rechenschaftspflichtig ist, wer hat die Entscheidungskompetenz?
- Wenn es mehrere Rechenschaftspflichtige für eine Aufgabe gibt, sollten Konflikte vermieden werden, indem eine einzelne Person der Rechenschaftspflichtige wird.
- Wenn zu viele Personen als Berater fungieren, schätzen Sie ein, ob eine Person zugewiesen werden kann, die mit anderen Beteiligten Rücksprache hält.
Während der Laufzeit eines Projekts kommt es häufig zu Unklarheiten bezüglich der Rollen. Eine RACI-Matrix ist nützlich, um Projektrollen klar zu identifizieren und die Produktivität zu verbessern, insbesondere wenn Sie es Unklarheiten zu den Rollen gibt. Einige Anzeichen für Rollenunklarheiten sind:
- Bedenken darüber, wer Entscheidungen trifft: Entscheidungsträger werden in der Regel als Rechenschaftspflichtige zugewiesen, aber es kann sein, dass Entscheidungen von der verantwortlichen Partei getroffen werden. In diesem Fall sollte das Team wissen, wer in einzelnen Situationen Entscheidungen trifft.
- Schuldzuweisung: Wenn Arbeit nicht rechtzeitig abgeschlossen wird, kann es zu Schuldzuweisungen kommen. Der Schlüssel zur Vermeidung dieser Situation ist zu wissen, wer zuständig ist.
- Schlechte Ressourcenzuweisung: Die RACI-Matrix sollte die Ressourcenzuweisung unmissverständlich machen, aber manchmal kann eine einzelne Aufgabe so anspruchsvoll sein, dass unklar ist, wer was wann tun sollte.
- Mangel an Maßnahmen aufgrund ineffektiver Kommunikation: Wenn jemand nicht informiert ist, weiß die Person möglicherweise nicht, dass sie eine Aufgabe ausführen soll.
- Zu viele Rücksprachen, weil die falschen Personen konsultiert werden: Die beratenden Personen sollten klar gekennzeichnet werden, um den Projektzeitplan nicht zu gefährden.
Wenn Rollenunklarheiten vermutet werden, muss ein Projektmanager einschreiten und Rollen klären, um sicherzustellen, dass sich alle der Erwartungen bewusst sind.
Smartsheet für das Projektmanagement mit RACI und mehr
Smartsheet ist eine von Tabellenkalkulationen inspirierte Projektmanagement-Plattform mit leistungsstarken Funktionen für die Zusammenarbeit und Kommunikation. Mit einer großen Auswahl an Ansichten, einschließlich „Gantt“, „Kalender“ und „Tabelle“ sowie Dashboards können Sie Projekte nach Ihren Wünschen verwalten. Verfolgen Sie Projektanforderungen, speichern Sie Dokumente, erstellen Sie Zeitpläne und organisieren Sie wichtige Details.
